Знать, как правильно написать жалобу, должен каждый человек, так как это является одним из способов защиты своих прав и свобод. О том, как правильно написать жалобу в какой-либо государственный орган или организацию, поговорим в этой статье.
Как написать жалобу в организацию или органы власти?
Законодатель не устанавливает особой формы для написания жалоб, в том числе и при подаче их в государственные и муниципальные органы власти. Однако существуют общие требования к оформлению бумаг такого рода, которые следует соблюдать при ведении деловой переписки:
- При написании текста жалобы нельзя использовать нецензурные выражения, жаргонную лексику, а также оскорбительные выражения в адрес кого-либо. Обращения, не отвечающие предъявленным требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения. Кроме того, они лишают отправителя права ссылаться на соблюдение досудебного порядка урегулирования споров.
- Текст должен быть лаконичен и точен. Не следует растягивать свою жалобу на несколько листов: максимально сжато опишите ситуацию, заостряя внимание только на тех моментах, которые действительно важны для верной оценки случившегося. Не используйте в своей речи выражений, которые можно трактовать различными способами, которые имеют переносное значение и т. п. Все существенные для рассмотрения спора данные должны быть достоверными (даты, числа, номера, адреса и т. д.).
- Внимательно следите за тем, кому вы адресуете свою жалобу. Это может быть руководитель отдела, организации, либо надзорный орган. От правильности выбора адресата зависит не только оперативность рассмотрения жалобы, но и качество такого рассмотрения. Кроме того, не стоит забывать, что всегда и везде действует негласный принцип очередности. Это значит, что, например, на продавца не обязательно жаловаться сразу директору торговой сети — достаточно будет направить претензию администратору или управляющему магазином.
- Следите за грамотностью речи, соблюдайте правила синтаксиса и пунктуации. Грамотная речь — одно из наиболее важных условий при ведении деловой переписки.
Вот и все условия, которые следует соблюдать при написании жалобы. Образец того, как правильно написать жалобу, вы найдете ниже.
Образец написания жалобы
Директору ООО «Стройка»
Денисову В.В.
от Клюева М.М.
г. Волгоград, ул. Ленина, д. 1
ЖАЛОБА
01 сентября 2014 года, около 15 часов 00 минут, в забор моего дома, расположенного по адресу: город Волгоград, ул. Ленина, д. 1, на автомобиле «Рено» с государственным номером «А123БВ» въехал Алексеев Сергей Николаевич. Исходя из документов, представленных мне Алексеевым С.Н., данный автомобиль принадлежит вашей компании, гр. Алексеев является ее работником, и в момент наезда он находился при исполнении своих трудовых обязанностей.
Вызванные на место дорожно-транспортного происшествия сотрудники ГИБДД составили протокол (копию которого прилагаю). Данный протокол и претензия с требованием о возмещении причиненного мне ущерба в размере 10 тысяч рублей были направлены мной в ваш адрес 05 сентября 2014 года, что подтверждается квитанцией об отправке и уведомлением о вручении почтового отправления от 10 сентября 2014 года (их копии также прилагаю).
На сегодняшний день мною от вас не было получено никаких документов, причиненный мне ущерб компенсирован не был.
В связи с вышеизложенным прошу вас компенсировать причиненный ущерб в кратчайшие сроки. В противном случае я буду вынужден обратиться в суд с исковым заявлением для принудительного взыскания указанной суммы.
С уважением, Клюев М.М.
Как написать коллективную жалобу и чем на отличается от обычной?
Если ситуация нарушает не только ваши личные права, но и права других граждан, например соседей, то все потерпевшие могут объединиться и написать коллективную жалобу.
Коллективной называется любая жалоба, в которой претензии высказывает не один, а несколько человек, чьи права были нарушены в рамках одной (общей) ситуации.
Образец написания коллективной жалобы мало чем отличается от написания жалобы обычной (индивидуальной). Разница заключается лишь в том, что коллективная жалоба должна отражать общее мнение всех граждан по единому вопросу, а также описывать все случившееся с каждым из потерпевших.
После написания претензии все лица, указанные в коллективной жалобе, должны поставить личные подписи, которые будут выступать в качестве подтверждения согласия их с обстоятельствами, изложенными в жалобе.
Образец коллективной жалобы:
«Руководителю управляющей компании
Не знаете свои права?
Журавлеву В.С.
от Калугина В.В.
г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 1;
Смирнова А.И.
г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 2;
Иванова М.Д.
г. Москва, ул. Ленина д. 1 кв. 3.
ЖАЛОБА
Мы, нижеподписавшиеся, просим вас принять меры по проведению ремонтных работ в первом подъезде дома № 1 по улице Ленина.
Несмотря на регулярную оплату услуг, предоставляемых вашей управляющей компанией (о чем имеются соответствующие квитанции), и наличие заключенного между нами договора, предусматривающего поддержание в порядке мест общего пользования и проведение капитального/текущего ремонта, подъезд находится в аварийном состоянии: отсутствуют перила на лестничных пролетах, стены не окрашены, окна разбиты, входная дверь сломана.
Все вышеизложенное считаем нарушением своих прав и просим провести необходимые ремонтные работы в кратчайшие сроки.
В случае если вашей стороной меры по досудебному урегулированию спора приняты не будут, мы будем вынуждены обратиться в суд с целью защиты своих прав и законных интересов. В случае обращения в судебные инстанции с вас также будут взысканы государственная пошлина и стоимость услуг нашего представителя в суде.
С уважением, В.В. Калугин
А.И. Смирнов
М.Д. Иванов»
Что еще необходимо знать о жалобах?
Самое важно — о чем никак нельзя забывать! — так это не забывать оставлять у себя второй экземпляр жалобы. Тут также нужно сказать, что если вы подаете жалобу лично, то есть самостоятельно относите ее в приемную должностного лица или организацию, то на вашем экземпляре должна быть оставлена отметка о том, когда и кто принял вашу претензию.
Это необходимо по двум причинам: во-первых, с этой даты будет отсчитываться срок для ответа; во-вторых, это служит прямым подтверждением факта получения претензии адресатом.
Если вы отправляете претензию почтой, то необходимо сохранить квитанцию об отправке письма или дождаться, пока вам вернется уведомление о его вручении.
Следующее, что важно знать, — это срок ответа на претензию. Он зависит от того, кому вы направляете претензию и в связи с каким нарушением. Если претензия подпадает под действие закона о защите прав потребителей (например, если вы купили некачественный товар и отправляете претензию продавцу), то срок для ответа на претензию, в соответствии с действующим законодательством, будет равен 10 дням. Если же вы обращаетесь в органы государственной власти или местного самоуправления, то в действие вступает федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в соответствии с которым ответ должен быть дан не позднее чем через 30 дней с момента получения обращения.
В случае же, когда специальный срок для ответа на претензию не установлен, вы можете установить любой, который считаете разумным и приемлемым. Как правило, ответ на претензию просят дать в течение 10 дней с момента ее получения.
Ответ должен содержать информацию не только о том, какой вариант решения спора предлагает контрагент, но и о том, в какой срок он готов реализовать свое предложение (либо отказ выполнить требования потерпевшего и обоснование причин для такого отказа).
Освобождение от выполнения служебных обязанностей может понадобиться человеку по разным причинам, потому следует знать, на что может рассчитывать работающий гражданин и как правильно написать заявление на отпуск, чтоб не войти в противоречие с законом или не получить банальный отказ от руководства.
Отпуск может быть оплачиваемым либо за свой счёт, одноразовым (ситуационным) либо периодически повторяющимся. Отпускное время, одобренное начальником, предполагает временное отсутствие сотрудника на работе без увольнения на период отсутствия.
Ни один из отпусков, которыми могут воспользоваться граждане, не обременён стандартами в отношении составления заявления: типовой формы не существует.
Просьба предоставить отпускное время по тем или иным причинам должна быть изложена на бумаге в свободной форме.
Письменное оформление обязательно – в этом случае работодатель не сможет обвинить работника в прогуле, что не следует исключать в случае устной договорённости.
Требования ко всем заявлениям на отпуск идентичны. Они должны содержать:
- Шапку – в правом верхнем углу. Здесь указывают имя и должность того, кому адресована просьба о предоставлении отпуска, а также фио и служебная позиция автора заявления.
- Название документа – заявление. Наименование вписывают посередине листа после шапки перед основным текстом.
- Основную часть – строкой ниже после наименования документа. Тело заявления содержит собственно просьбу об отпуске с указанием его типа (очередной, учебный, за свой счёт и пр.) и причины (если есть необходимость в пояснении). Ссылка на соответствующие статьи законодательства приветствуется, но не обязательна.
- Дата, фио и подпись.
Если заявление распечатывают, предварительно набрав на компьютере, следует помнить: дата и подпись должны быть обязательно рукописными.
Подав заявление на отпуск, следует убедиться, что оно замечено и одобрено начальством, что издан соответствующий приказ. Законодательство не устанавливает сроки подачи заявления. В отдельных случаях (неоплачиваемые отпуска), если вопрос оговорен с руководством, бумага может быть оформлена внутренним приказом и за 1 день. Исходя из того, что в обыденной ситуации бухгалтерии нужно 3 дня для расчёта, прошение об отпуске должно быть подано с учётом данного факта. Более точные сведения можно получить у кадровиков.
Образцы заявлений на отпуск
Многие организации располагают готовыми бланками заявлений на отпуск любой категории – просто потому, что такой принцип ведения отчётности удобнее для бухгалтерии и отдела кадров.
Принципиальных отличий офисных бланков и тех, что можно скачать в интернете или набрать самостоятельно, не существует.
Разница, если таковая есть, может быть только во внешнем оформлении, но не в содержании.
Например, «внутренний образец» может выглядеть следующим образом:
Образец заявления на бланке предприятия
Заявление, составленное самостоятельно, выглядит иначе:
Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Ежегодный оплачиваемый
Гарантированный ежегодный оплачиваемый отпуск может быть отгулян целиком или частями (ТК ст.125), поэтому запросить можно весь отпускной период или использовать отпуск частично.
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск с (*дата*) на (*) дней .
Продолжительность отпуска стандартна и составляет 28 дней, потому указывать количество дней не обязательно. Удлинёнными отпусками могут воспользоваться отдельные категории работающих (ТК стт. , , ; ФЗ №181 1995 , №136 2000 , №90 2006 ; ПП №949 1994 , №391 1996). Им следует дать ссылку на соответствующий нормативный документ.
При запросе части отпуска следует помнить:
- одна из частей ежегодного отпуска не может быть меньше 2х недель;
- общее количество отпускных дней (28) включает 20 рабочих и 8 выходных, поэтому взять оставшиеся 2 недели чисто рабочими днями, проигнорировав выходные, не получится.
Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска на (*) календарных дней с (*дата*).
Допустимо ходатайствовать даже об 1 дне в счёт отпуска, закону это не противоречит. В идеале заявление подают за 1-2 недели, минимум – за три дня.
С последующим увольнением
Право воспользоваться оставшимся отпуском перед увольнением прописано в ТК ст.127 . При этом последним служебным днём будет последний день отпуска, а расчёт сотрудник получит за день до начала отдыха.
Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью (*) дней с (*дата*) с последующим увольнением.
В предоставлении такого отпуска просителю может быть отказано, а не отгулянные дни в этом случае будут компенсированы деньгами.
Академический
Академка оформляется по месту учёбы, а не по месту работу.
Для получения академотпуска нужны веские причины (ФЗ №273 2012/29/12 ст.34 п.12; Приказ Минобрнауки №455 2013/13/06 + Приложение).
Допустимая длительность академического отпуска 2 года, количество академок во время учёбы не лимитировано.
Заявление пишут на имя ректора, а сведения о самом заявителе, помимо ФИО, включают информацию о нём как о студенте/аспиранте, а не как о работнике (факультет, отделение, специальность, поток, группа). Как и все подобные заявления, просьба об академке заверяется подписью просителя и датой подачи заявления.
Прошу предоставить мне академический отпуск с * по * по [*причина*], что подтверждаю приложенными документами: ***
Документы, которые служат основаниями для предоставления отпуска, прилагаются в оригинальном или ксерокопированном виде.
Внутренний приказ по учебному заведению о предоставлении отпуска выходит в течение полутора недель. По окончании академотпуска студент обязан приступить к занятиям на том этапе, на котором он был вынужден приостановить обучение.
Ученический
Учебный отпуск предусмотрен для сдачи сессии (промежуточной аттестации), а также для сдачи госэкзаменов и защиты дипломного проекта (работы).
Во время ученического отпуска студенту-производственнику сохраняется средний заработок по месту службы.
Если учебный отпуск запрашивается для поступления в вуз или для прохождения аттестации по окончании подготовительного курса, то можно рассчитывать только на сохранение места без оплаты времени отсутствия на работе (ТК ст.173).
Прошу предоставить мне учебный отпуск в связи с [*указать категорию аттестации*] в [*наименование вуза*] продолжительностью (*) дней с * по *. Справка-вызов №(***) прилагается.
Количество дней учебного отпуска для каждой категории студентов определено ТК ст.173. Вызов на сессию или госэкзамены+диплом прилагается в обязательном порядке.
Декретный
Заявление на декретный отпуск подают после получения больничного в женской консультации – сразу на весь период, без разбивки на дородовый и послеродовый период.
Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с * по * на основании больничного листа № (***). Листок нетрудоспособности прилагается.
Если женщина фактически переходит «из декрета в декрет», то, очевидно, сумма расчёта по второму больничному получится катастрофически маленькой.
В этом случае она может подать прошение об изменении периода для расчёта 2го больничного (ФЗ №255 2006/29/12).
Замена периода расчёта применяется только (!) по просьбе работницы и по умолчанию не производится.
Заявление на замену пишется в свободной форме и подаётся одновременно с основным заявлением на отпуск по БиР.
Оригинал больничного должен быть прикреплён к заявлению, поэтому рекомендуется сделать несколько копий – они могут оказаться востребованными в разных инстанциях.
По уходу за ребёнком
Заявление составляется на весь период до 3-летия малыша включительно, либо на период до 1.5 лет, а потом оно подают ходатайство на продление отпуска до 3 лет.
Суммы пособий в эти периоды отпуска различны, но присутствуют (Указ Президента №1110 1994/30/05 редакция 2014/01/07; ПП №1206 1994/03/11 редакция 2014/24/12).
Прошу предоставить мне отпуск по уходу за моим ребёнком *ФИО* рождения *дата* до достижения им возраста (*) лет с * по *.
Прошу назначить мне ежемесячное пособие по уходу и ежемесячную компенсационную выплату.
Копия свидетельства о рождении ребёнка *ФИО* прилагается.
В том случае, если заявление пишется до 1.5 лет, то второе ходатайство (до 3 лет) подаётся в том же виде, только слово «предоставить» в нём нужно заменить на «продлить».
Следует обратить внимание, что датой выхода заявителя на работу должен быть проставлен день, следующий за днём рождения малыша или днём исполнения ему 1.5 лет.
Получить отпуск по уходу за ребёнком может не только мамочка. В этом случае к заявлению прикладывают:
- справку, что мать не пользуется данным видом отпуска (с ее места работы);
- документ в подтверждение родства заявителя с ребёнком.
Если в заявлении не обозначена просьба о назначении выплат, то «по умолчанию» они не будут назначены. Для исправления ситуации придётся писать дополнительное заявление.
Несмотря на заявление, отпуск по уходу может быть прекращён в любое время по желанию заявителя и письменному уведомлению руководства.
Административный (отпуск за свой счёт)
Отпуск без оплаты запрошенных дней, но с сохранением места, именуется административным (официальная терминология) или за свой счёт (бытовая терминология). Отдельные граждане имеют право на ежегодный неоплачиваемый отпуск по закону (ст.128), который можно разбить на части, но нельзя переносить на следующий год.
Рядовые сотрудники могут рассчитывать на 5 законных дней в следующих случаях:
- бракосочетания;
- рождения наследника(-цы);
- смерти родственника.
Прошу предоставить мне (*) дней без сохранения содержания с * по * в связи с (*причина*). Соответствующая справка прилагается.
Наличие справки в подтверждение уважительности события, потребовавшего написания заявления, увеличивает шансы на положительное решение руководства о предоставлении кратковременного отпуска.
Причины запроса отпуска за свой счёт (равно как и его продолжительность) могут быть самыми различными – главное, чтобы начальник признал их уважительными.
По этой причине предварительный разговор с руководителем предприятия/подразделения с изложением причин и устная договорённость должны предварять написание заявления.
Издание внутреннего приказа по данному заявлению послужит гарантией того, что время отсутствия на рабочем месте не будет классифицировано как прогул (с вытекающими последствиями).
Заявление на компенсацию отпуска
Прошу заменить денежной компенсацией не использованный мною отпуск за (*год*) в количестве (*) дней. Основание: ст.126 Трудового Кодекса РФ.
Ст.127 оговаривает возможность компенсировать все неиспользованные отпуска при увольнении.
Заявление о переносе отпуска
Отпуск переносится по двум основаниям:
- по уважительной причине заявителя (указывается причина и запланированная дата в соответствии с графиком);
- по служебной необходимости (инициируется администрацией).
Заявления разнятся в зависимости от основания переноса: если в первом случае работник озвучивает просьбу перенести отпуск, не складывающийся в силу обстоятельств, то во втором случае он письменно соглашается на вынужденный перенос.
Форма 1.
Прошу перенести мой ежегодный отпуск, запланированный по графику на период с * по * , по причине (***).
Форма 2.
Я, ФИО + должность, согласен с переносом моего очередного оплачиваемого отпуска, запланированного по графику с * по *, в связи с производственной необходимостью.
Новые сроки отпуска проставляет начальник после согласования с заявителем – с учётом пожеланий сотрудника и состояния рабочего процесса. В отдельных случаях время ежегодного отдыха допускается переносить на следующий год. При этом годовая отсрочка исключена в условиях вредных производств и в том случае, если проситель не достиг 18.
Заявление - это документ, который содержит просьбу о зачислении на работу, переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска либо отгула.
Образцы заявлений
Заявление на увольнение по соглашению сторон - это документ, в котором содержится просьба работника о согласии работодателя на расторжение трудового договора по взаимной договоренности. Поскольку в данном случае отработка необязательна, то срок подачи такого заявления - любое время. Как правильно написать заявление на увольнение по соглашению сторон Заявление на...
Заявление на увольнение по собственному желанию - это документ, который содержит просьбу сотрудника о расторжении трудового договора по собственной инициативе. Сроки подачи такого заявления: за 14 дней (в случае бессрочного трудового договора, ст. 80 ТК РФ); за 3 календарных дня (в случае срочного трудового договора, ч. 1 ст. 296 ТК РФ); за 1 месяц (в случае, если...
Заявление на увольнение по собственному желанию без отработки - это документ, который содержит просьбу сотрудника о расторжении трудового договора по собственной инициативе без отработки в связи с невозможностью продолжать работу. К уважительным причинам, дающим право на увольнение в указанный в заявлении срок, без обязательной отработки, можно отнести (ст. 80 ТК РФ):...
Заявление о переносе отпуска - это документ, который содержит просьбу работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска либо его части на другое время, уходе на отдых не в соответствии с утвержденным графиком отпуском. Инициатором заявления о переносе отпуска может выступать как работник, так и работодатель - по причине производственной необходимости. Как написать заявление...
Заявление на ученический отпуск - это документ, который содержит просьбу сотрудника, совмещающего работу с учебой, о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска. Как написать заявление на ученический отпуск Заявление на ученический отпуск пишется сотрудником на имя директора компании по основному месту работы. Этот документ имеет реквизиты обычного заявления. В шапке...
Заявление на очередной отпуск содержит просьбу работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Данное заявление на отпуск пишется в следующих случаях: отпуск не предусмотрен в графике отпусков; отпуск предусмотрен в графике отпусков на другие даты. Срок подачи заявления на очередной отпуск - за две недели до даты ухода в отпуск. Как написать заявление...
Заявление на отпуск с последующим увольнением - это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении ежегодного очередного отпуска с намерением уволиться по истечению дней отдыха. Как написать заявление на отпуск с последующим увольнением Заявление на отпуск с последующим увольнением имеет такую же структуру, как обычное заявление. В шапке документа указывается...
Заявление на отпуск по уходу за ребенком - это документ, который содержит просьбу работницы о предоставлении дней отдыха по уходу за ребенком. Как написать заявление на отпуск по уходу за ребенком Заявление на отпуск по уходу за ребенком имеет структуру обычного заявления. В шапке документа прописывается должность, наименование компании, фамилия и инициалы директора, а также...
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы - это документ, который содержит просьбу работника о предоставлении отдыха без содержания, за свой счет. Как написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы Форма заявления на отпуск за свой счет идентична обычному заявлению. В шапке документа в дательном падеже указывается должность, наименование организации и...
Заявление на компенсацию отпуска - это документ, который содержит просьбу работника о замене неиспользованного отпуска деньгами при увольнении либо при наличии неиспользованной части оплачиваемого очередного отпуска, превышающей 28 календарных дней. Денежная компенсация не предоставляется работающим лицам в возрасте до 18 лет и беременным женщинам, только в случае увольнения. Как...
Заявление на декретный отпуск - это документ, который содержит просьбу работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам и выплате пособия. В некоторых организациях данный документ не является обязательным, декретный отпуск дают на основании больничного листа, выданного женской консультацией. Как написать заявление на декретный отпуск Заявление о предоставлении...
Заявление на академический отпуск - это документ, который содержит просьбу студента о предоставлении отпуска по состоянию здоровья, по семейным обстоятельствам и в других исключительных случаях. Как написать заявление на академический отпуск Данный документ имеет такие же реквизиты, как обычное заявление. В шапке документа, в верхнем правом углу указывается должность,...
Заявление на административный отпуск - это заявление на отпуск за свой счет, которое содержит просьбу работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Как написать заявление на административный отпуск Заявление о предоставлении административного отпуска имеет такую же структуру, как обычное заявление. Сначала в верхнем правом углу, в шапке документа...
Заявление на паспорт входит в пакет бумаг, необходимых для оформления основного документа, который удостоверяет личность и подтверждает гражданство РФ. Заявление подается в бумажной форме вместе с полным комплектом документов в отделения управления Федеральной миграционной службы или в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг. При предоставлении бумаг...
Шапка располагается в верхнем правом углу документа: адресат - ФИО директора организации либо другого полномочного должностного лица указывается в дательном падеже, заявитель - ФИО составителя пишется в родительном падеже. Ниже посередине идет наименование документа, начинается с заглавной буквы (Заявление) либо полностью пишется заглавными буквами (ЗАЯВЛЕНИЕ) без точки в конце. Далее следует текст. В нижнем левом углу ставится дата, рядом подпись составителя.
Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.
В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:
- деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
- заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
- заявление работника, направляемое работодателю.
Еще одного вида заявлений - исковых - мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.
Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.
Деловое письмо-заявление
Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, - обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.
Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.
Какой вид письма выбрать?
Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?
Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- наименование организации;
- справочные данные об организации.
При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).
Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.
Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.
Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.
В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу - адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.
Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.
Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.
Заявление в организацию от физического лица
Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.
Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее - Федеральный закон № 59-ФЗ).
Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций» . Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.
В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:
Наш словарик
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц .
Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 7. Требования к письменному обращению
1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.
«Вы вольны выбирать…»
Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:
от руки или в печатном виде;
называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;
писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;
а также направлять документ по почте или привозить лично.
Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.
Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.
Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:
- заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
- по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
- по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.
Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.
Заявление в кадровом делопроизводстве
Особый пласт заявлений - кадровые заявления. Цель этих документов - выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.
Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.
По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.
- Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель - первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.
Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер - хорошо, но это не обязательная информация.
Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа - заявление, затем с новой строки излагается текст заявления - просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.
Вопрос в тему
Как правильно писать слово «заявление»?
Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.
На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.
Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?
Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.
В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.
В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.
- Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.
Важно!
Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.
Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.
Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:
- регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.
Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);
- запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:
В записи указывается:
- факт принятия документа;
- дата (обязательно!);
- должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.
Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:
В отдел кадров. Подготовить приказ.
Давыдов 17.09.2015
Резюме
- Заявление - документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
- Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
- Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
- Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.
В делопроизводстве существуют определенные правила написания заявления разного рода, и очень важно их знать, чтобы составить тот или иной документ, подаваемый при совершении определенных действий.
Без этого вы не сможете устроиться на работу или уволиться с нее, попросить об отпуске, поступить в университет или оформить жалобу в магазине. Чтобы составить документ, нужно знать не только реквизиты, но и правила русского языка.
Написание заявления
Если мы желаем, чтобы поданный документ был рассмотрен как можно быстрее, его нужно правильно составить. Базовые правила написания заявления подразумевают такой порядок:
- адресат (ФИО в дательном падеже с указанием должности);
- адресант (ФИО составителя в именительном падеже и кем он является);
- изложение сути документа (предложение, просьба, жалоба и т. д.);
- дата составления;
- подпись.
Размещение реквизитов
Первые два пункта должны быть размещены в правом верхнем углу листа (он же должен иметь формат А4). Третий должен быть озаглавлен как «Заявление» (название пишется по центру), а последние два располагаются внизу страницы.
Это и есть ключевые правила написания заявления. Образец при необходимости практически всегда можно попросить в той инстанции, куда вы обращаетесь, или же найти в интернете, если, например, нужно написать документ на отпуск или увольнение. Составляет он от руки или может быть набран в печатном виде.
При изложении сути не используйте сложные и заумные словесные конструкции, все должно быть кратко и просто.
Что запрещено при составлении
Правила написания заявления также подразумевают и некоторые ограничения при его составлении.
Так, нельзя в документе использовать нецензурные слова, применять оскорбительные эпитеты по отношению к должностным лицам и угрожать им. Запрещено клеветать на других, а также унижать других по религиозному или расовому признаку. Не допускается нетерпимость по отношению и к политическим оппонентам, заявление не может использоваться также и в качестве агитации.
Во всех перечисленных случаях документ рассматриваться не будет. Он также не будет принят, если указанные в нем сведения не будут правдивыми и точными. Если есть необходимость указать адрес, телефон и прочие данные, то все их нужно перечислить. В случаях отправки документа по почте (обычной и электронной) нельзя забывать указывать обратный адрес, на который вы ожидаете получить ответ.
Не принимаются к рассмотрению анонимные заявления. В зависимости от вида документа, к нему нужно прикладывать дополнительные бумаги, которые могут служить подтверждением изложенной информации в нем.
Существует ли единая форма составления?
Несмотря на то что есть определенные правила написания заявлений, ГОСТ на них отсутствует. Все рекомендации имеют только рекомендательный характер. Существуют общие принципы ГОСТ 6.30, но можно и не следовать им со всей строгостью.
Например, пункт об адресанте может быть оформлен как «От Иванова И.И.», так и просто «Иванова И.И.», и это в заявлении не принципиальный вопрос.
Заголовок документа после первых двух пунктов, который пишется посередине, может быть целиком написан заглавными буквами:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Другой вариант написания такой:
Заявление
И оба будут правильными.
Нюансы составления документа во многом зависят от его назначения. Ниже мы рассмотрим на примере двух ситуаций, как его правильно оформить в том или ином случае.
Особенности подачи заявления в суд
Подать документ в судебную инстанцию – это, конечно же, не попроситься у начальника в отпуск. И правила написания искового заявления будут несколько отличаться от обычного рабочего. Документ данного типа будет включать в себя такие составляющие:
- Введение, где следует привести информационную справку касательно обеих сторон конфликта, включая ФИО, телефоны, адреса проживания и другое на усмотрение.
- Исковая стоимость, которая подразумевает денежный эквивалент требований истца. Она должна соответствовать ситуации, если ее завысить, документ будет отклонен. Следует также приложить документы, которые могут ее аргументировать. Это может быть справка об оценке имущества, чек на покупку или квитанции.
- Описательная часть, где истец обязан в сжатой форме и при этом максимально полно изложить все причины, по которой он и подает данное заявление. Расписывается суть происшедшего, когда и кто нарушил права, с указанием на нормативно-правовую базу.
- Прошение – здесь излагаются требования с указанием стоимости иска.
- Перечень дополнительных документов.
Что прикладывается к заявлению?
Независимо от того, куда именно вы планируете подавать документ – в суд, руководству, органам исполнительной власти или начальникам компаний, с которыми вы заключаете договор или ведете переговоры, он может содержать приложения, без которых иметь юридическую силу он не будет.
В заявлении следует в конце перечислить список прилагаемых бумаг, которые нужно пришить к нему в виде оригиналов или копий (в зависимости от требований).
Чаще всего требуются:
- копии паспортов и прочих документов;
- фото;
- чеки;
- гарантийные талоны;
- формы из жилищных товариществ;
- справки из социальных органов или ЗАГСа;
- расчетные бумаги и т. д.
Как правильно заполнить документ при уходе с работы?
Если у вас появилась необходимость покинуть имеющееся место работы, то об этом тоже нужно попросить в письменном задекларированном виде. Правила написания заявления на увольнение по собственному желанию мало чем отличаются от общих рекомендаций по составлению этого документа.
В правом верхнем углу пишем ФИО руководителя вашей структуры с указанием правильной должности и названия компании. Под этим вносим свои данные и прописываем свою занимаемую должность согласно трудовому договору.
Под заголовком документа следует изложить его суть примерно так: «Прошу освободить меня от исполнения моих обязанностей по собственному желанию». В некоторых случаях требуется указать причину увольнения. Помимо этого, требуется поставить дату, с которой вы покидаете занимаемую должность, она, как правило, наступает спустя 2 недели после подписи заявления.
Ниже пропишите фамилию и инициалы и поставьте дату написания документа и свою подпись.
Рекомендуется подавать данное заявление вовремя с расчетом на необходимость двухнедельной отработки. Специалисты по персоналу советуют делать ксерокопию, чтобы, если в этом будет нужда, можно было бы указать на дату, начиная с которой вы не являетесь сотрудником компании.
Согласно Трудовому кодексу РФ, любой сотрудник имеет право на увольнение в любое время, а также на получение компенсации и на неиспользованный ранее отпуск. Также он обязан получить вовремя расчет и свои документы. Если же работодатель не дает уволиться в срок, прописанный в документе, или как-то иначе ограничивает ваши права, вы можете смело обращаться в судебные органы.
Как видим, правила написания заявления достаточно просты, и составить его не будет чем-то сложным. Иногда нужно собрать сопутствующие бумаги, которые могут придать ему вес, все зависит от адресата и сути документа.
