Форма приказа на учебный отпуск. Порядок написания заявления на учебный отпуск. Как оплачивается ученический отпуск

Тем работникам предприятия, которые совмещают трудовую деятельность с учебой, может оплачиваться учебный отпуск. Изменение законодательства в области трудовых отношений приводит к частым ошибкам и недочетам в работе кадровых и бухгалтерских служб на предприятии. В связи с этим могут возникать сложности и вопросы, как отражаются учебный отпуск, оплата и оформление 2017.

Особенности отпусков на учебные цели

Среди особенностей отпусков, предоставляемых работодателями сотрудникам, которые совмещают трудовую деятельность с учебой в учебных заведениях, отмечаются следующие:

• отпуск, предоставляемый работодателем своим сотрудникам на время учебы, не должен совпадать с другими видами предоставляемых отпусков. В случае, если отпуск на учебные цели совпадает с другими видами отпусков (например, по уходу за ребенком, ежегодный), эти отпуска прерываются;
• если сотрудник во время нахождения на сессии в учебном заведении заболел, то оформленный на него учебный отпуск не продлевается (пп. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В случае если учебный отпуск окончен, а сотрудник все еще продолжает находиться на больничном, то пособие по временной нетрудоспособности начисляется ему со дня, когда окончен учебный отпуск (ч. 1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ);
• работодатель не вправе сократить учебный отпуск в связи с производственной необходимостью или отозвать сотрудника из учебного отпуска;
• работодатель не может заменить учебный отпуск на компенсацию в виде денежных средств.

Оформление учебного отпуска

Оформление отпуска на учебные цели осуществляется на основании применения определенных кадровых документов, представленных в таблице 1.

Таблица 1. Документальное оформление учебного отпуска сотруднику

Как оплачивается ученический отпуск

Отпуск на учебу оплачивается на основании рассчитанного среднего заработка в день, умноженного на количество предоставленных и оплачиваемых отпускных дней. Количество дней, подлежащих оплате, отражается в справке-вызове, которая выдается сотруднику в учебном заведении и которую он предоставляет в отдел кадров. Расчет среднего дневного заработка производится на основании заработка, начисленного сотруднику за предыдущие 12 месяцев. Сумму заработной платы за предыдущие 12 месяцев делят на количество месяцев (12) и на среднее число дней в месяце (29,3). Полученный средний заработок в день умножают на количество отпускных дней, предоставленных сотруднику и подлежащих оплате.

Работодатель обязан произвести выплату отпускных не менее чем за три дня до начала учебного отпуска.

Пример расчета отпуска на учебу

Приведем пример начисления отпускных по учебному отпуску. Сотрудник компании обучается на 1 курсе заочной формы обучения в высшем учебном заведении, которое имеет по данному направлению подготовки государственную аккредитацию. Сотрудник предоставил в отдел кадров справку-вызов на прохождение сессии сроком 15 дней. За предыдущие 12 месяцев заработная плата сотрудника составила 234756 руб. Бухгалтерия произвела расчеты среднего заработка в день за предыдущие 12 месяцев: 234756 / (12 х 29,3) = 667,67 руб. Полученный показатель средней суммы заработной платы в день умножается на количество предоставленных дней на учебный отпуск (15). В данном случае сумма отпускных по учебному отпуску составит: 667,67 х 15 = 10015,05 руб.

Предоставить учащемуся студенту учебного отпуска на время сессии – обязанность, которая вменена каждому работодателю в статье 173 Трудового кодекса РФ. Независимо от того, будет ли оплачиваемым данный вид отпуска, необходимо его оформить документально, поскольку он подразумевает отсутствие на рабочем месте сотрудника довольно продолжительное время. Обязательно составляется приказ на учебный отпуск.

За основу такого приказа можно взять традиционную форму Т-6, которая утверждена Росстатом. Но начиная с 2019 года, работодателю выделено право самостоятельно разработать и утвердить внутри предприятия свои формы.

Важно: если во время учебного отпуска сотрудник оформит больничный лист, данный вид отдыха не будет продлен, поскольку имеет конкретное целевое назначение.

Для оформления учебного отпуска работник пишется и прикладывает справку-вызов.

Как заполнить приказ на учебный отпуск

Независимо от происхождения, в приказе должны быть соблюдены характерные требования:

• Как любой номенклатурный документ приказ должен иметь порядковый номер. Для более удобной нумерации при активном документообороте рекомендуется ставить на приказе индекс «-О» и обновлять нумерация с 1 января каждого года.
• Дата приказа, как правило, соответствует текущей, поскольку законодатель не определил требований к минимальному сроку оформления отпуска.
• Реквизиты предприятия, полное и краткое наименование и форма его собственности указывают в «шапке» документа.
• Реквизиты сотрудника: его имя, фамилия, отчество и табельный номер. Последний заводят для более удобного расчета и исключения ошибок при совпадении инициалов и фамилии у нескольких сотрудников.
• Должность и структурное подразделение необходимо указать полностью в соответствии со штатным расписанием или трудовым договором.
• Графа «период работы» останется незаполненной, поскольку учебный отпуск не определяется отпускным стажем.
• При оформлении формы Т-6 заполняется только строка «Б», при этом указывают полное наименование отпуска: «Учебный с сохранением среднего заработка».
• Конкретные даты начала и окончания отпускного периода. Количество дней не обязательно должно быть равным тому, что описано в из учебного учреждения. Оно может быть меньше, если в заявлении студент с этим согласен.
• В завершение документ визируется подписью руководителя организации с указанием его должности, фамилии и инициалов.
• Последней ставится подпись сотрудника и дата в графе «ознакомлен». Печать организации на приказах такого плана не ставится.

Копия приказа о предоставлении учебного отпуска передается в бухгалтерию организации для выплаты сотруднику вместе со справкой-подтверждением, которую студент предоставит после сессии.

Правила кадрового делопроизводства обязывают вести журнал учета приказов на отпуск, где делают запись о каждом документе в хронологическом порядке. Сам документ подшивают в архивную папку и хранят в течение 5 лет, после истечения этого срока приказ можно утилизировать.

Запись о предоставленном отпуске делают также и в личной карточке Т-2 работника, указывая номер и дату приказа, его продолжительность и наименование.

Образец формы Т-6

Образец заполнения приказа на учебный отпуск форма Т-6 — .

Как учебный. Начальник должен предоставить такой вид отгула в таких случаях:

Во всех этих случаях работодатель должен отпустить сотрудника для прохождения экзаменов с обязательной компенсацией затраченного времени.

Однако необходимо соблюдение некоторых условий.

Условия предоставления

Чтобы студента отпустили для сдачи сессии с места работы, должны быть соблюдены такие требования:

1. Работник получает диплом в первый раз. То есть в том случае, когда гражданин закончил учебное заведение и хочет освоить новую профессию в нём же, то гарантии от государства человеку предоставляться не будут.
2. Когда подчинённый работает в двух местах одновременно, то отпуск предоставляется только в одной организации.
3. Высшее учебное заведение имеет соответствующее разрешение.
4. Длительность отпуска на получение обучения прописана в договоре .
5. Этот вид выходных дней можно получить только при наличии вызова.

ПОМНИТЕ , что такой отпуск не может совпадать с другими его видами. При случайном совмещении основной вид выходного дня должен прерываться и переноситься.

Оформление учебного отпуска

Как оформить учебный отпуск на работе? Следует придерживаться таких действий, если вы хотите получить свободное время на сдачу экзаменов:

1. Работник пишет заявление на имя руководителя.
2. Представляет подтверждающий документ.
3. Начальник составляет приказ.
4. Бухгалтер выдаёт записку-расчёт со средним заработком.
5. Сведения про учебный отпуск заносят в личную карточку, лицевой счёт и в табель рабочего времени.

ВНИМАНИЕ! Отпуск предоставляют в календарных днях.

Теперь, давайте поговорим о справке вызове и порядке оформления учебного отпуска, какие именно документы необходимо предоставить отделу кадров для получения положенного отпуска.

Более подробная информация касающаяся денежного вопроса в учебном отпуске изложена в этой .

Перечень необходимых документов

Для того чтобы работника отпустили сдавать экзамены, ему следует взять в администрации института справку-вызов.

Для этого студент показывает свою зачётную книжку.

В справке, которую ему выдадут, обязательно указывают сроки сдачи сессии.

Такой документ нужно отнести работодателю за 10 дней до начала зачётной недели.

Справка имеет утверждённую Правительством форму и состоит из двух частей: вызова и подтверждения. Удостоверяющая официальная бумага выдаётся, когда студент сдал сессию.

Справку-подтверждение заполняют в учебном заведении. Этот документ он должен отдать на работе, чтобы доказать начальнику уважительную причину своих пропусков.

ВНИМАНИЕ! Справку-вызов нужно обязательно принести в отдел кадров: на основании неё составляется приказ о вашем отпуске!

На картинке ниже представлен образец справки-вызова на сессию:

Работник, желающий взять ученический отпуск, должен написать заявление. Составляют этот документ в произвольной форме, но придерживаясь следующих пунктов:

1. В правом верхнем углу пишут должность руководителя, его ФИО, название организации, занимаемый сотрудником пост, фамилию, инициалы.
2. Посередине наименование документа.
3. С новой строки высказывают просьбу о предоставлении учебного отпуска в определённые сроки для сдачи сессии.
4. Указывается название образовательного заведения, которое вас вызывает.
5. С новой строки пишется фраза, что вы прилагаете справку-вызов .
6. Слева ставится дата.
7. Справа – ваша подпись.

Первый день учебного отпуска должен совпадать с датой в справке-вызове.
Образец заявления на учебный (ученический) отпуск с сохранением заработной платы представлен на картинке ниже:

А о том, как написать заявление на учебный отпуск по заочной форме, наглядно покажет картинка ниже с примером заявления на отпуск по учёбе — заочная форма обучения:

Приказ на дополнительный отпуск

После того как работник принёс справку и написал заявление, начальник составляет приказ. Документ этот можно составить в произвольном виде или заполнить, утверждённую законодательством форму № Т-6.

Тут должны быть следующие пункты:

1. Номер приказа.
2. Дата составления.
3. Присвоенный номер сотрудника.
4. Фамилия, инициалы работника и его должность.
5. В какие дни человек не будет присутствовать на службе.
6. Всего пропущенных дней.
7. Причина отсутствия.
8. Основание приказа. Таковым будет справка-вызов.

В конце документа руководитель ставит подпись и знакомит с распоряжением работника.

ВАЖНО! В ТК РФ нет понятия учебного отпуска, поэтому в приказе пишут «дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)».

Образец приказа на учебный отпуск:

Сколько раз в год полагается учебный отпуск?

Студенту будет предоставляться оплачиваемый отпуск на сдачу всех установленных сессий. Как правило, это происходит в зимний и летний период. Также законодательство (Трудовой Кодекс РФ ст. 173) чётко указывает количество дней на каждый из сессионных периодов. Так, для тех, кто учится на магистра или специалиста:

• на первом и втором курсах – вам могут дать до полутора месяцев;
• все остальные – до 50.

Если учитесь в колледжах или училищах, то вам положено:

• 1 и 2 курс – до 30 дней;
• С 3 по 6 – до 40 суток.

Для сдачи вступительных экзаменов сотруднику выделяют 15 календарных дней. Чтобы защитить дипломный проект – 4 месяца. Но это время могут не оплатить студенту.

Отмечается ли учебный отпуск в графике отпусков?

Рассчитывают отпускные, исходя из среднего заработка учащегося работника. Начисления производится за 3 дня до начала сессии всей суммой сразу. Если во время сдачи экзаменов выпадают праздники, то такой отпуск не продлевается.

Руководитель не может отказать вам в ученическом отпуске, если это не указано в Трудовом Кодексе, или заставить работника сдавать экзамены за счёт ежегодного. Это противоречит действующему законодательству. При нарушении этих прав стоит обращаться к юристу.

Совмещая работу и учебу, сотрудник может воспользоваться правом для получения дополнительного (учебного) отпуска (26 Глава ТК РФ).

Условия оформления возможны различные - с компенсацией или без нее. Все зависит от индивидуальных обстоятельств.

Предоставление учебного отпуска оформляется приказом, который возможно составить с помощью формы Т-6, скачать образец заполнения приказа при предоставлении отпуска в связи с учебой можно ниже.

Возмещение выходных дней учебного отпуска, несмотря на одинаковый принцип оформления, предоставляется не всегда. Если со стороны работодателя не наблюдается желание предоставить отгулы, требуемые для учебного процесса, сотруднику можно написать жалобу в правоохранительные органы.

Имея в наличие заявление и справку-вызов от сотрудника-студента, специалистами кадровой службы подготавливается приказ на разработанном фирмой бланке либо по форме Т-6.

Заполнив обычные реквизиты (дата, номер), далее указываются данные сотрудника: ФИО, должность, наименование подразделения. Строка с обозначением периода работы остается пустой.

Часть Б бланка приказа нужно оформить текстом «дополнительный отпуск (учебный)» и уточнить компенсируется или нет.

Часть В формы Т-6 — написать сведения об общем количестве дней дополнительного отпуска в связи с учебой, его начало и завершение.

На распоряжении ставится виза директора фирмы и подпись сотрудника-студента.

Согласно ст.287 ТК РФ сотрудник только по основной работе может рассчитывать на внеочередной отдых.

Для подтверждения факта пребывания в университете, сотрудник по завершении сессии отдает отрывную часть - справку-подтверждение. Иначе период отсутствия на рабочем месте будет расцениваться как прогул.

Одновременное нахождение в нескольких видах отпуска недопустимо. Если, к примеру, совпадают учебный и отпуск по уходу за ребенком, последний прерывается на время сессии и возобновляется по ее окончании.

Если происходит совпадение учебного отдыха и болезни работника, следует уточнить в заявлении, куда относятся пересекающиеся дни. Иначе бухгалтерия пересчитает отпускные в пользу больничных, которые выплачиваются за счет Фонда социального страхования.

Скачать образец

Образец приказа о предоставлении учебного отпуска — скачать.

Когда отдых не оплачивается?

Особенности и сроки учебного отпуска (в календарных днях):

Получающие среднее профессиональное образование трудящиеся для сдачи вступительных или переходных экзаменов могут взять отпуск в размере 10 календарных дней, для защиты дипломной работы и сдачи заключительного экзамена - до 2 месяцев.

Не оплачивается период, отведенный на прохождение практики перед дипломом, если это не предусмотрено в локальных актах организации.

Когда подлежит оплате?

Независимо от длительности работы специалиста на предприятии предоставляются отпуска:

Оплата учебного отдыха совершается по среднему заработку и включает все праздничные и нерабочие дни в установленном периоде времени.

Заочная форма обучения

Работники, совмещающие трудовую деятельность и учебу по заочной форме, имеют право на следующие изменения в своем графике:

• семичасовую рабочую неделю за 10 месяцев перед сессией;
• сокращенный или выходной один из трудовых дней с согласия работодателя;

Выплачивается половина средней зарплаты, но не меньше МРОТ. А также возмещаются один раз в год транспортные расходы до учебного заведения и обратно.

Многие специалисты совмещают трудовую деятельность с обучением.

Часто они при этом имеют право получить освобождение от рабочих обязанностей на определённый период. Чтобы получить его, необходимо написать заявление на учебный отпуск. В некоторых случаях он даже оплачивается.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Условия предоставления

Но необходимо соблюдение ещё некоторых условий , описанных в 177-й статье ТК:

1. Сотрудник раньше не получал образование на таком уровне .
2. Образовательное учреждение обладает государственной аккредитацией .
3. Данная компания является основным местом работы .
4. Должна быть справка-вызов .
5. Продолжительность отпуска – не больше, чем указано в ТК .
6. Совместителям учебный отпуск не положен. Но они могут уйти в неоплачиваемый на то же время . Для этого потребуется подтверждение того, что им оформлен ученический отпуск на основном месте работы. В таком качестве используется, например, копия приказа об отпуске.

Приказ

После того, как принято заявление, издаётся приказ на предоставление отпуска по форме Т-6. В него вносятся такие сведения:

• Название организации.
• Дата и номер приказа.
• ФИО работника, его должность и структурное подразделение.
• Графа «за период работы» не заполняется, так как в данном случае он значения не имеет.
• В строке для дополнительного отпуска пишется «учебный».
• Даты начала и окончания.
• Продолжительность.
• Личная подпись руководителя с расшифровкой и указанием должности.
• Подпись работника об ознакомлении.

Образец заполнения приказа:

Ученический отпуск не вносится в график , поэтому может совпасть с ежегодным. В таком случае последний продляется или переносится на другое время (по 124-й статье ТК).

Каких-либо ограничений по количеству отпусков за год не существует. Но необходимо, чтобы общее количество дней не превышало установленное ТК для данного случая.

Оно зависит от формы и места обучения. «Вечерникам» и «заочникам» на учёбу отводится:

1. 40 дней на 1-м и 2-м курсе;
2. 50 дней на следующих;
3. до 4 месяцев – для итоговой аттестации.

«Очникам» положены:

• 15 дней на промежуточную аттестацию;
• 1 месяц для сдачи госэкзаменов;
• 4 месяца для подготовки и защиты диплома.

Для среднего профессионального образования отводится 1 месяц , для вечерних школ сроки небольшие – 9 дней в 9-м классе и по 22 в 11-м и 12-м классах. Будущим кандидатам наук выделяется до 3-х месяцев для подготовки и защиты диссертации.

Есть ли оплата?

Это зависит от формы обучения и успешности сессии. Ученический отпуск оплачивается:

Обучение считается успешным, если сессия сдаётся в срок. Отпускные выдаются в размере . Чтобы их рассчитать, нужно:

1. Определить, сколько сотрудник заработал за предыдущий год.
2. Разделить эту сумму на 12 (по числу месяцев в году).
3. А затем на 29,3 – это усреднённое число дней в месяце.
4. Получившееся частное умножить на количество дней.

Отпускные выдаются не позднее, чем за три дня .

Что делать в случае отказа?

Если сотрудник имеет право на отпуск, не отпустить его нельзя. Он имеет право не появляться на рабочем месте. При каких-либо негативных последствиях (штрафах, увольнении и т. п.) работник может или обратиться в суд.

Во многих случаях предоставление ученического отпуска – обязанность работодателя . Но сотрудник должен предъявить справку-вызов. Максимальная продолжительность этого периода ограничена. В некоторых случаях он оплачивается.