Утверждение о том, что работа есть работа, не означает, что общение в коллективе должно строиться исключительно на обмене бумагами. Как ни крути, большую часть информации мы все-таки узнаем из бесед с коллегами. Но есть в жизни коллектива и такие ситуации, в которых без «официоза» не обойтись. Вот тогда будет не до пространных повествований на отвлеченную тему, начальство устроит только конкретное объяснение причин. О том, как написать объяснительную записку на работу, а также обо всех нюансах этого вопроса расскажем далее.
Нормативная база
Форма объяснительной часто встречается в повседневной жизни, даже если происходящее далеко от рабочих проблем. Что же касается отношений в трудовом коллективе, то они опираются, прежде всего, на нормы Трудового кодекса. Такой вид документа, как объяснительная записка на работу, встречается в ТК РФ несколько раз:
- В статье 193 , как обязательный этап перед применением или отказом от дисциплинарного взыскания за проступок (прогул, опоздание, порчу имущества, должностное недоразумение);
- В статье 229.2 , как одно из доказательств, при проведении расследования случаев травматизма или другого несчастья на рабочем месте;
- В статье 247 , как основание для установления степени виновности в причинении материального или нематериального ущерба предприятию.
Во всех случаях кодекс говорит о том, что объяснительная записка на работу должна быть подана в письменном виде. Исключение сделали только для дистанционных сотрудников, они могут подать ее в виде электронного документа с цифровой подписью, ст. 312.1 ТК .
Виды объяснительных записок
Сложно перечислить все то множество обстоятельств, по которым у начальства могут возникнуть вопросы. В основном они касаются фактов нарушения внутреннего трудового распорядка или нестандартных происшествий. Вот лишь самые распространенные поводы требовать объяснений:
- Установленный факт отсутствия на работе весь день или его часть, суммарно превышающую 4 часа (нужно сказать, что объяснительная записка за – обязательна к истребованию работодателем, если по итогам ее рассмотрения планируется вынесение или увольнение);
- Опоздание к началу дня или с обеденного перерыва;
- Должностной проступок, ошибка в работе или неисполнение обязанностей;
- Действия или бездействие в сложной ситуации, намеренное игнорирование требований охраны труда;
- Употребление спиртного на рабочем месте или появление там в уже нетрезвом виде;
- Любой другой поступок работника, в котором, по мнению начальства, ему следует оправдывать свое поведение.
Поскольку закон не устанавливает регламентированный шаблон объяснительной записки на работу, в каждой отдельной ситуации может использоваться свободная форма. Лишь бы она раскрывала все детали произошедшего и была понятна работодателю или проверяющему. Неплохо также приложить к ней копию документа, подтверждающего все написанное. Понятно, что к объяснительной записке, когда работник проспал на работу, приложить нечего, но вот если опоздание произошло по более уважительной причине, то лучше позаботиться о защищающей бумаге.
До вынесения приказа о дисциплинарном взыскании нужно потребовать от работника изложенное на бумаге объяснение, ст. 193 ТК.
Сроки передачи записки
Чаще всего, письменное оправдание требуют от работника, которого хотят подвергнуть взысканию в форме выговора или, того хуже, увольнения. Понятно, что статья 193 ТК предлагает работодателю всегда учитывать серьезность проступка и тяжесть последствий, но эмпирических показателей для подобной оценки не описывает. Поскольку первичное решение будет принимать руководитель, по-своему оценивая изложенные работником факты, то самому сотруднику, перед тем, как писать объяснительную записку на работе, лучше продумать каждую написанную фразу.
Если серьезность планируемого взыскания доходит до выговора или увольнения, то работодатель должен знать, какие шаги и в какие сроки нужно предпринять, чтобы не навлечь на себя проверки и суды:
- Заактировать факт проступка.
- Вручить работнику под подпись требование о необходимости написать объяснение.
- Сообщить провинившемуся о том, что на предоставление объяснений у него есть два рабочих дня, не считая суток вручения требования и выходных.
- В месячный срок от даты обнаружения проступка издать приказ о применении наказания, вне зависимости от факта получения объяснений от работника.
Самому сотруднику, получившему требование начальства, лучше не игнорировать этот документ, даже если виноватым он себя не считает. Ответить на выпад руководства нужно оперативно и полно, это даст серьезное преимущество при обращении к трудовому инспектору или в суд.
Оформление записки
Если осложнения с начальством перешли в плоскость истребования письменного оправдания, то медлить не стоит. Для тех, кто ни разу не сталкивался с подобными документами, за образец для объяснительной записки на работу можно взять шаблон любого заявления. «Шапку», в которой указывается получатель бумаги, оставить без изменений, а заглавие сменить на слово «объяснительная».
В «теле» документа нужно расписать все то, что помешало сотруднику своевременно и правильно выполнять свои трудовые обязанности. И хоть язык составления должен быть максимально деловым, формальному подходу здесь не место. Особенно, если сложившиеся обстоятельства далеки о стандартных. В то же время, работнику стоит сдерживать свои порывы и эмоции, чтобы документ отражал события и причины, а не жалобы и пустые обвинения.
Может случиться, что ситуация проста и так же незамысловато ее объяснение, а предполагаемое наказание не строже замечания (ст. 192 ТК). Тогда можно обратиться к кадровикам и попросить у них пример кем-то ранее написанной объяснительной записки на работу.
Отсутствия и опоздания
Несмотря на активно пропагандируемую идею о том, что работники, не скованные жестким графиком, трудятся лучше, на большинстве современных предприятий время прихода на работу и ее оставления строго регламентировано. Вот почему объяснительная записка по причине опоздания на работу – один из самых распространенных документов в личных делах кадрового состава.
Опоздание, в том числе из-за транспорта
Само по себе опоздание, если оно не носит систематического характера или не превысило 4 часов от начала рабочего дня, не может стать основанием для серьезного взыскания. Но в компании может действовать правило истребования объяснительной записки даже при однократной задержке по пути на рабочее место. Делать это могут, например, для профилактики или в воспитательных целях.
Не так редко можно услышать о применении штрафов за подобные проступки. Закон не устанавливает возможности такого воздействия на сотрудников, ст. 192 ТК. Скорее речь пойдет о лишении работника, подвергнутого дисциплинарному взысканию, всех видов поощрительных выплат или понижение их величины. Хотя это и покажется нарушением требований ст. 193 ТК (о возможности использования лишь одного вида наказания), многие суды не считают факт лишения премии дисциплинарным взысканием. Оспорить это можно только, если поощрительных выплат лишили вовсе за однократное нарушение, тогда наказание могут посчитать избыточным.
Отдельная история, опоздание на работу из-за транспорта. В этом случае объяснительная записка будет смотреться убедительнее, если приложить к ней подтверждающие документы. Их могут выдать:
- В службе ГИБДД, если человек попал в ДТП или стал его свидетелем;
- В больнице, если сам сотрудник получил повреждения в результате транспортного происшествия;
- В полиции, если человек остался на месте для дачи свидетельских показаний.
Но даже, если опоздание не имело столь драматичных последствий, а стало следствием обычной «пробки», в объяснительной записке на работу нужно упомянуть и об этом. Если такие ситуации не вошли в систему, то вероятность того, что работодатель войдет в положение, возрастает в разы. Пример бланка заявления можно у нас на сайте.
Поводом для увольнения может стать однократное грубое нарушение дисциплины (прогул, например), ст. 81 ТК.
Объяснение отсутствия на рабочем месте
Отсутствие на рабочем месте более 4 часов в течение одного дня, могут расценить как прогул. Тем более, если сотрудник не сообразит сообщить начальнику о причинах заранее, или как только выяснится, что работу придется пропустить. В этом случае всю силу убеждения придется проявить при написании объяснительной записки на работу об отсутствии или явке с многочасовым опозданием.
Причины такого пропуска могут быть весьма разнообразными. Например, посещение врача, неотложная помощь больному родственнику, коммунальные проблемы (затопление, замыкание, заклинивание замков, отказ в работе лифта и т.п.). Что из этого вызовет наибольшее сочувствие у работодателя, виднее самому работнику. Вот почему, еще сидя в обесточенном лифте, нужно определиться с тем, как будет выглядеть объяснительная записка о невыходе на работу, и чем она будет подкреплена.
Крепко подумать об этом стоит еще и потому, что прогул считается грубым нарушением трудового распорядка, и уволить из-за него могут без предварительных внушений, ст. 81 ТК, подпункт 6 а). Образец объяснительной за прогул можно у нас на сайте.
По семейным обстоятельствам
Наиболее зыбкая стартовая позиция у тех, кто пропустил рабочее время . Коль уж работника угораздило уйти без разрешения, то объяснительная записка на работу должна содержать максимально убедительные причины.
Необходимость уйти пораньше с работы чаще появляется у семейных сотрудников с детьми школьного или дошкольного возраста. Собрания, получение справок из поликлиники или прохождение обследований, неприятности по учебе – далеко не полный набор причин для того, чтобы отпроситься у работодателя.
Но что делать, если заранее договориться с начальством не удалось, а тайное бегство не осталось секретом? В этом варианте преимущество будет на стороне одиноких или многодетных родителей, беременных или мам, воспитывающих детей с ограниченными их здоровьем возможностями. Скорее всего, наказывать их не станут, конечно, если это не перешло в систему, а перед тем, как писать объяснительную записку, на работе проведут воспитательную беседу и дадут подписать стандартный образец предупреждения. Образец объяснительной — такой, как и в случае с любым прогулом. Придется указывать именно ваше семейное обстоятельство.
Ошибки в работе или другие причины
Как правило, сознательный сотрудник перепроверяет все выполненные им действия на работе. Это вынужденная необходимость продиктована тем, что постоянное повторение однообразных задач неизбежно влечет за собой появление серьезных или незначительных недочетов. Хорошо, если их выявил сам специалист, хуже, если ошибка стала достоянием общественности. В зависимости от тяжести последствий этого происшествия, руководство может настаивать на предоставлении на работу объяснительной записки об ошибке.
Оправдание причин
Это требование может быть продиктовано не столько строгостью начальства, сколько необходимостью проведения действий по устранению последствий производственного промаха подчиненного. Не исключено, что одним их них станет материальный ущерб для компании. Тогда, по результатам рассмотрения объяснительной, будет приниматься решение о взыскании финансовых потерь с работника или способе восстановления поврежденного имущества.
Конечно, причиной ошибки может стать элементарная невнимательность или халатность. Например, по рассеянности сотрудница не поставила печать на первичном финансовом документе. Тогда объяснительная записка на работу, скорее всего, будет оканчиваться фразой о признании вины и обещанием впредь быть осмотрительнее.
Объяснение отказа от выполнения работы должно быть подкреплено договором о найме или данными о неблагоприятных условиях труда. Это позволит избежать наказания по ст. 192 ТК.
Записка о невыполнении должностных обязанностей
Неоднозначной может быть и ситуация, в которой работник не выполняет свои трудовые функции. Здесь возможны два варианта развития событий.
Начальник застал сотрудника в момент явного игнорирования возложенной на него работы. Возможно, он занимается отвлеченными делами или попросту уснул на работе, тогда от человека потребуется объяснительная записка с извинениями и предложением исправить положение.
Сложнее обстоят дела в случае, когда работник не может выполнять свои обязанности или считает, что его заставляют исполнять работу, не предусмотренную его договором. И то, и другое освобождает его от дисциплинарной ответственности. Главное для сотрудника, знать, как правильно написать объяснительную записку о сложившейся ситуации на работе. Ознакомьтесь с образцом у нас на сайте ().
Прежде всего, нужно понимать, что безбоязненно можно отказаться от работы, если:
Если докладная на эту тему не заставила начальство изменить позицию и от сотрудника продолжают предъявлять неправомерные требования, то объяснительная записка на работу с описанием тех же причин неисполнения обязанностей понадобится уже для трудовой инспекции или суда. Нужно помнить, что отказ от «лишней» работы не освобождает от выполнения основных обязанностей, а необеспечение защищенных условий труда не позволяет покидать рабочее место.
Начальник не принял записку
Не все проступки или конфликты в коллективе доходят до документального оформления. Обычно до того, как написать объяснительную записку на работе, проходит устная часть. Если разговоры ни к чему не приводят, начинается фаза обмена официальными бумагами.
Вот тут-то и может сложиться ситуация, когда работодатель не захочет получать составленную по образцу объяснительную записку. Например, об опоздании на работу по уважительным причинам или обоснованному отказу от продолжения труда до устранения нарушений.
Чем аргументировано такое нежелание и насколько моральны мотивы поступков руководства, останется на их совести. Работнику, получившему требование о необходимости предоставления письменного объяснения, нужно вручить его во что бы то ни стало. И, при этом не забыть о подписи на втором экземпляре. Иначе у работодателя будет основание состряпать акт об отказе наемного лица разъяснять причины своего поведения.
Если вручить бумагу лично руководителю не получилось, нужно безотлагательно отправляться на почту и направить ее письмом с описью и уведомлением. А заодно, можно оповестить о подобном поступке профсоюз и комиссию по решению трудовых споров. Конечно, это актуально, если конфликт заходит слишком далеко, и на горизонте маячит незаконное увольнение.
Любой, даже самый вопиющий, проступок сотрудника, вполне возможно, имеет под собой «железное» обоснование. Вот почему, до того, как принять кардинальные меры, Трудовой кодекс предписывает работодателю получить от работника документ, объясняющий его действия. Самому же провинившемуся стоит помнить, что гарантией его защиты станет только особая уважительность причин, подтвержденная документами. Но даже в такой ситуации, ставить пропуск работы или опоздания «на поток» не стоит. Ведь тогда у начальства будет лишний повод напомнить, что для решения личных проблем есть свободное от работы время.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.
Объяснительная записка (образец) представляет собой документ справочного либо информационного характера. В соответствии с положениями ТК перед вынесением решения о привлечении сотрудника к работодателю надлежит взять с него объяснение в письменной форме.Условно документ может носить пояснительный и оправдательный характер, в каждом конкретном случае используется тот или иной его вид. Объяснительная оправдательного характера оформляется в случае, когда сотрудник безоговорочно согласен с совершением им негативного действия. Записка пояснительного характера составляется тогда, когда необходимо пояснение условий совершенного проступка.
Объяснительная записка может потребоваться при различных обстоятельствах, возникающих на рабочем месте для дальнейшего представления ее вышестоящему должностному лицу. Составляется документ по распоряжению последнего, либо по инициативе сотрудника в целях получения объективной информации о допущенном проступке.
Объяснительная записка содержит в себе указание на:
Составляется объяснительная записка на бумажном носителе на имя лица, затребовавшего ее. Обязательной ее формы законодателем не предусматривается, но в ряде компаний разработаны типовые формы такого документа.
Важно
Сотрудник вправе отказаться от написания объяснительной, предоставив при этом отказ работодателю в письменном виде, что не несет за собой для него правовых последствий.
Акт об отказе писать объяснительную записку
В нем следует отразить:
- наименование (Акт об отказе писать объяснительную);
- данные о сотруднике («отказнике»), с указанием его инициалов, должности, наименования предприятия/организации;
- данные о лицах (не менее 2-х), присутствующих при составлении акта с указанием их ФИО и должностей;
- описание ситуации, ставшей основанием для требования объяснений с работника-нарушителя со ссылкой на статьи ТК РФ;
- иные сведения, например, когда сотрудником дано объяснение своего отказа от написания записки, то этот факт требует отражения в акте;
- дата составления документа;
- подпись лица, составившего его.
На написание объяснительной работнику дается 2 дня (рабочих), в противном случае составляется упомянутый акт об отказе, на основании которого к нему могут применяться меры дисциплинарного воздействия.
Как написать объяснительную записку
Не все знают, как написать объяснительную записку в случае допущения нарушений трудового распорядка, невыполнения рабочего задания, распоряжений руководства и т.п., хотя особых стандартов для нее не предусмотрено.
Как правильно написать объяснительную записку? Для этого следует руководствоваться определенными правилами, среди которых:
- написание документа от 1-го лица;
- соблюдение делового стиля изложения;
- краткость, логичность, достоверность, последовательность излагаемой информации.
Заверяется объяснение личной подписью сотрудника, допустившего проступок, и проставляется дата написания таковой. На ее основании руководитель должен принять решение о наложении или в отказе от такового.
На специализированных сайтах можно найти пример объяснительной записки или скачать ее образец, на который можно ориентироваться при составлении документа.
Верно изложенная в нем информация нередко позволяет избежать наложения дисциплинарного взыскания.
Полезно узнать, какой , если вы решили уволиться?
Объяснение различных ситуаций
Объяснительная записка об опоздании на работу, образец
Так, например, объяснительная записка об опоздании на работу оформляется следующим образом:
- В верхнем углу справа указываются инициалы должностного лица, в адрес которого она направляется.
- Здесь же ниже указываются данные сотрудника, дающего объяснение (его ФИО, должность).
- По центру пишется наименование (Объяснительная записка).
- Далее излагается необходимая информация о ситуации, требующей объяснения, указывается причина несвоевременного прихода на работу.
- Внизу документа проставляется дата его написания и личная подпись сотрудника.
Затем объяснительная записка об опоздании на работу передается для дальнейшего рассмотрения руководителю (иному уполномоченному должностному лицу), который должен наложить свою резолюцию, касательно дальнейших действий в отношении виновного.
Порой сотруднику нужно объяснить неисполнение или неполное исполнение обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Что из этого следует?
- Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
- Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:
— не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.
— не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.
— не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.
Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».
Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- от кого
- наименование документа – «Объяснительная записка»;
- заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
- текст пояснения;
- составитель, его подпись.
В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:
— по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).
|
Управляющему
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От контролера-кассира отдела
Офисных продаж
Сидоровой О.В.
Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут. Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время. Сидорова О.В. (подпись) |
— по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!
Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.
|
Управляющему
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От начальника
Отдела офисных продаж
Сидоровой О.В.
Объяснительная По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее: По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений. По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки. По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами. Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было. По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П. По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П. Сидорова О.В. (подпись) |
— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.
|
Управляющему Филиалом
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От Начальника отдела
Офисных продаж
Сидоровой О.В
Пояснительная записка Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее:
|
Для начала надо определиться, что есть такое объяснительная записка. На имя руководителя можно составить докладную записку, а можно объяснительную. Отличие заключается в отсутствии в последнем случае выводов и предложений, а вот оформление внешне похожее.
Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия).
Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).
Есть еще одна функция объяснительной записки - может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.
В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.
Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно, тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.
Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).
Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу.
Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).
Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.
Сама объяснительная записка состоит из двух частей:
1) фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее написанию)
2) причинины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.
Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения.
В объяснительной записке так же обязательно указываются следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный номер.
Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое объяснение.
Оформление объяснительной записки
Объяснительная записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет.
В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.
Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
Наименование организации
Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
Само наименования - "Объяснительная записка";
Дата составления и зарегистрированный номер документа;
Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
Непосредственно текст пояснения.
Составитель и подпись.
Образец объяснительной записки:
Наименование Адресат структурного подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
________________ № ____________
Наименование _________________ И.О. Фамилия
должности (личная подпись)
В дело № ___
______________ ___ ____________ 200 __ г.
(личная подпись)
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
Фрагмент документа
Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Письменное требование объяснений у работника
Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись
Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка
Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:
- 03.09.2014 – 1-й день,
- 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
- 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.
Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.
Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
От руки или на компьютере?
Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.
Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:
- должность,
- личный росчерк и
- И.О. Фамилия.
Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
«Шапка» объяснительной записки
Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки
Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».
Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.
Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.
Отметка о наличии приложений
Объяснительная составлена. Что делать дальше?
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.
Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.
