Проверки трудовых инспекторов, которые осуществляют федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства, затрагивают всех работодателей — как организации (независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности), так и физических лиц.
Предметом проверки является не только общее соблюдение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, но и выполнение предписаний об устранении выявленных в ходе предыдущих проверок нарушений, а также контроль за проведением мероприятий по предотвращению нарушений норм трудового права и по защите трудовых прав граждан.
Виды проверок
По своему характеру проверки государственной инспекцией труда подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая проверка
Плановая проверка может быть проведена по истечении трех лет со дня:
- государственной регистрации юридического лица;
- окончания проведения последней плановой проверки юридического лица;
- начала осуществления юридическим лицом предпринимательской деятельности, связанной с выполнением работ или предоставлением услуг, требующих предоставления уведомления о начале такой деятельности. В частности, речь идет о гостиничных и бытовых услугах, сервисах общественного питания, розничной и оптовой торговле, некоторых видах услуг по перевозке пассажиров и грузов. Подробный список этих видов деятельности можно найти в утвержденном Правительством РФ Перечне работ и услуг (Постановление Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).
Кроме того, Правительством установлен перечень организаций, в отношении которых проверка может осуществляться чаще, чем раз в три года. К ним относятся компании, работающие в области здравоохранения, образования, в социальной сфере, сфере теплоснабжения, электроэнергетики, энергосбережения и повышения энергетической эффективности.
До 31 декабря федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные на осуществление контроля, составляют план проведения плановых проверок на следующий год и размещают его на своих официальных сайтах в сети Интернет. Найти списки проверок можно по адресам: http://git78.rostrud.ru/plan/ , https://proverki.gov.ru , http://plan.genproc.gov.ru/ . Это единственно достоверный способ, как узнать о проверке трудовой инспекции и неспешно подготовиться к ней.
Если вашу компанию включили в план проверки, то первое, что необходимо проверить, — законно ли это включение.
В соответствии со статьей 26.1 , с 01.01.2016 по 31.12.2018 не проводятся плановые проверки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, отнесенных к субъектам малого и среднего предпринимательства статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». В связи с принятием Федерального закона от 25.12.2018 № 480-ФЗ, мораторий на проверки продлили до 31.12.2020, хотя есть и некоторые особенности. В частности, проверки, организованные надзорными органами, перешедшими на риск-ориентированный контроль, не запрещены.
Исключения остались те же: компании, работающие в области здравоохранения, образования, в социальной сфере, сфере теплоснабжения, электроэнергетики, энергосбережения и повышения энергетической эффективности.
Кроме того, надзорные каникулы не распространяются на организации, совершившие грубые нарушения или лишившиеся лицензий в течение трех лет до наступления момента плановых проверок.
Компания вправе подать в орган государственного контроля заявление об исключении из ежегодного плана проведения плановых проверок, если полагает, что проверка включена в план в нарушение положений указанной статьи. Порядок подачи и рассмотрения такого заявления определен Постановлением Правительства РФ от 26.11.2015 № 1268.
Внеплановая проверка
Внеплановая проверка трудовой инспекции — это способ органов контроля «потушить пожар», быстро отреагировать на проблему, на нарушение закона. Поэтому надзорные каникулы на внеплановые проверки не распространяются.
В каких случаях и в какие сроки Государственная инспекция труда проводит внеплановые выездные проверки? Внеплановая проверка осуществляется:
- если истек срок исполнения организацией ранее выданного предписания об устранении нарушений;
- если в инспекцию труда поступили соответствующие обращения и заявления о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
- если в инспекцию труда поступили:
- обращение или заявление работника о нарушении работодателем трудовых прав;
- запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со ст. 219 ТК РФ ;
- если руководителем инспекции труда издан приказ (распоряжение) в соответствии с поручениями Президента РФ, Правительства РФ, а также на основании требования прокурора о проведении такой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.
ВАЖНО!
С 01.01.2017 при рассмотрении указанных обращений и заявлений, информации о фактах должны учитываться результаты рассмотрения ранее поступивших подобных обращений и заявлений, информации, а также результаты ранее проведенных мероприятий по контролю в отношении соответствующих юридических лиц, индивидуальных предпринимателей. На практике это должно означать, что при регулярных жалобах на компанию либо если ранее уже были вынесены предписания или привлечены к ответственности компания или руководитель, по отношению к этому работодателю пропадет понятие презумпции невиновности. Однако механизм еще не разработан, и как это будет происходить в реальности, сейчас сказать затруднительно.
Что проверяет инспекция по труду при внеплановой проверке? В первую очередь, инспекторы должны найти подтверждение нарушения прав работников или в целом трудового законодательства. При отсутствии достоверной информации о лице, допустившем нарушение законодательства о труде, должностным лицом трудовой инспекции может быть проведена предварительная проверка поступившей информации. В ходе проведения предварительной проверки принимаются меры по запросу дополнительных сведений и материалов (в том числе в устном порядке) у лиц, направивших заявления и обращения. В рамках предварительной проверки у юридического лица, индивидуального предпринимателя могут быть запрошены пояснения в отношении полученной информации, но предоставление таких пояснений и иных документов не является обязательным.
При выявлении по результатам предварительной проверки лиц, допустивших нарушение, должностное лицо трудовой инспекции подготавливает мотивированное представление о назначении внеплановой проверки. По результатам предварительной проверки меры по привлечению юридического лица, индивидуального предпринимателя к ответственности не принимаются.
Как узнать о внеплановой проверке трудовой инспекции? Самостоятельно найти такую информацию невозможно. Но в законе указано, что о проведении проверки организация должна быть уведомлена любым доступным способом:
- о плановой проверке — не позднее чем за три рабочих дня до ее начала;
- о внеплановой проверке — не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.
Документарные проверки
Документарная проверка может быть как плановой, так и внеплановой, и проводиться по месту нахождения территориального органа государственной инспекции труда. В ходе данной проверки инспектор по труду имеет право запросить документы, подтверждающие трудовые и непосредственно связанные с ними отношения.
При этом если он сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, то в адрес организации-работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации с приложением заверенной копии распоряжения (приказа) руководителя (его заместителя) инспекции. Работодатель в ответ на письмо обязан в течение десяти рабочих дней направить указанные в запросе документы в виде заверенных копий либо в электронной форме.
Выездные проверки
При выездной проверке, которая также может оказаться как плановой, так и внеплановой, проверяются сведения, содержащиеся в предоставленных работодателем документах по месту нахождения организации-работодателя. Важно отметить, что в рамках внеплановой выездной проверки государственные инспекторы труда при наличии служебного удостоверения установленного образца вправе беспрепятственно в любое время суток посещать работодателей.
Предварительное уведомление работодателя о проведении в отношении него Федеральной инспекцией труда внеплановой выездной проверки запрещено законом в следующих ситуациях:
- когда внеплановая выездная проверка проводится в связи с поступлением в государственную инспекцию труда обращений и заявлений о фактах нарушений, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников, а также приведших к невыплате или неполной выплате в установленный срок заработной платы, других выплат, причитающихся работникам, либо установлению заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством;
- когда такая проверка организуется на основании обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав.
ВАЖНО!
С 01.01.2017 при проведении выездной проверки запрещается требовать от проверяемых предоставления документов и информации, которые были предоставлены ими в ходе проведения документарной проверки. На практике это означает, что после проведенной документарной проверки трудовая инспекция должна опираться на документы, предоставленные ей ранее, а не требовать их снова и снова.
Срок проведения проверки трудовой инспекцией
Срок проверки трудовой инспекцией не должен превышать 20 рабочих дней. При этом для микропредприятия такой срок установлен в 15 часов, а для малого предприятия — 50 часов. Однако на сроки проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией, если речь идет о выездных и документарных проверках, такое исключение не действует: их срок строго ограничен 20 днями.
При необходимости инспекция может продлить сроки проверки, но не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий — не более чем на 15 часов.
Если решение о продлении сроков проверки принято, то оно должно быть доведено до сведения работодателя не менее чем за три рабочих дня до окончания основного срока проведения проверки.
Продление срока внеплановой и документарной проверок не допускается.
Что проверяет трудовая инспекция
Какие документы и за какой период вправе проверять инспекция по труду?
В ст. 357 ТК РФ указано, что в ходе проверок государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения контрольных функций.
Инспекторы вправе запросить все обязательные кадровые документы и документы по охране труда. В первую очередь проверке подвергнутся трудовые договоры с работниками. Правильность их оформления, содержание, оформление всех произошедших изменений — все это будет внимательнейшим образом проверяться.
Также будут проверяться приказы по кадрам: прием, перевод, увольнение, отпуска. Все приказы должны иметь номер, документальное основание, подпись работника об ознакомлении.
Обязательно инспектор запросит штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, локальные положения (например о материальном стимулировании сотрудников), журналы ознакомления с локальными актами, журналы по охране труда, журнал учета и движения трудовых книжек.
Причем закон не ограничивает контролеров в отношении периода для охвата проверкой. Что касается глубины проверки, то ограничения могут быть лишь в отношении сроков хранения документов. Следовательно, работодатель не обязан предоставлять документы, срок хранения которых истек.
Кадровые документы должны храниться в организации в соответствии со сроками, которые установлены в утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня, Решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).
Права и обязанности работодателя при проведении выездной проверки
Работодатель имеет право:
- быть уведомленным в установленные сроки о предстоящей проверке;
- потребовать, чтобы проверяющие лица продемонстрировали служебные удостоверения;
- получить заверенную печатью копию распоряжения (приказа) руководителя (заместителя) инспекции труда о проведении проверки;
- потребовать предъявить копию документа о согласовании проведения проверки с органом прокуратуры, если организуется внеплановая выездная проверка по основаниям, требующим такого согласования;
- запрашивать у должностных лиц информацию об органе, направившем их для проведения проверки, а также об экспертах и экспертных организациях, участвующих в ней;
- присутствовать при проверке и давать объяснения по относящимся к ней вопросам;
- обратиться с просьбой ознакомиться с административными регламентами проведения проверки и порядком ее проведения;
- отказаться от оплаты проверки;
- ознакомиться с результатами проверки;
- предоставить в письменной форме возражения, если он не согласен с фактами, выводами, изложенными в акте проверки (предписании об устранении выявленных нарушений). Возражения вместе с заверенными копиями обосновывающих документов предоставляются в соответствующую инспекцию труда в течение 15 дней с даты получения акта проверки;
- обжаловать в административном и(или) судебном порядке действия (бездействие) должностных лиц органа, проводящего проверку, повлекшие за собой нарушение прав работодателя;
- оспорить применение административного наказания по результатам проверки.
При выездной проверке работодатель обязан:
- предоставлять для проверки документы, относящиеся к предмету, целям, задачам проверки;
- организовать личное присутствие руководителя при проведении проверки либо обеспечить присутствие должностных лиц или уполномоченных представителей организации, отвечающих за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований в сфере труда и охраны труда;
- обеспечить беспрепятственный доступ проверяющих на территорию организации, в здания, строения, сооружения, помещения, используемые при осуществлении хозяйственной деятельности, к оборудованию и транспорту;
- вести журнал учета проверок, типовая форма которого утверждена Приказом Минэкономразвития № 141.
Результат проверки
Читателей волнуют такие вопросы: какие юридические документы оформляются по результатам проверки организации государственным инспектором труда, если выявлены нарушения требований охраны труда, как оформляют результаты проверок, если нарушений нет? Закон обязывает инспекторов по окончании проверки составлять акт по установленной форме (утв. Приказом Минэкономразвития № 141) в двух экземплярах. Один из них с копиями приложений вручается полномочным представителям работодателя под личную подпись об ознакомлении либо об отказе от ознакомления с актом проверки. При этом руководитель (или уполномоченный представитель) организации вправе отразить в акте свое согласие или несогласие с результатами проверки, а также с отдельными действиями должностных лиц, ее проводивших.
В случае несогласия с выводами, содержащимися в акте, работодатель может обжаловать его в течение 15 дней. Для этого необходимо предоставить в соответствующий орган, указанный в акте, письменные возражения.
Если в ходе проверки были выявлены нарушения, то инспекторы предъявляют работодателю предписание об их устранении. В нем указываются требования об устранении выявленных правонарушений трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, о привлечении виновных в нарушениях лиц к ответственности и т. д.
Если работодателю необходимо устранить нарушения, то в предписании обязательно должна содержаться ссылка на абзац, пункт, часть и номер статьи закона, положение которого нарушено. При нарушении инспектором порядка оформления предписания работодатель имеет право его обжаловать.
Кроме того, работодателя и его должностных лиц могут привлечь к административной ответственности. Постановление о привлечении к административной ответственности может быть обжаловано у руководителя инспекции или в вышестоящей организации и в суде.
Штрафы по результатам проверки
Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.
Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).
Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.
Методическое пособие издано ООО "Акция-Информ-Плюс" и размещено в Алтайском выпуске
нашего партнёра справочной правовой системы "Гарант".
Часть 1.Трудовая инспекция на пороге – наведём порядок в кадровом учете.
Уважаемые руководители! Было бы замечательно, если бы во всех компаниях изначально кадровая работа велась грамотно, соблюдалось бы трудовое законодательство. А случается, что сообщение о предстоящей проверке инспекции труда застает компанию врасплох. В небольших фирмах и у предпринимателей, как правило, специалисты по кадрам в штате вовсе отсутствуют, работодатель либо сам ведет кадровую работу, либо возлагает ее на бухгалтера, офис-менеджера. В таких случаях и руководитель, и бухгалтер, обычно не владеющие достаточными знаниями в области трудового права, беспокоятся «а все ли правильно сделано».
В этой связи мы разработали настоящую инструкцию. Она пригодится не только перечисленным категориям компаний, но и тем, в которых работают кадровики-профессионалы.
Проверьте себя. Выявите и устраните нарушения сами, наведите порядок, не дожидаясь инспекторов.
Мы постарались структурировать материал по основным участкам кадровой работы и группам трудовых правоотношений, чтобы Вам было легче проверять дела в своей компании. Обобщив накопленный опыт, мы рассказываем о типичных нарушениях, которые обнаруживаются в кадровой работе, и даем рекомендации о том, где искать ошибки, как их исправлять.
Может легче штраф заплатить, чем кадровую работу вести?
- Какой штраф грозит в случае выявления нарушений при проверке трудовой инспекцией? Стоит ли наводить порядок в кадрах и соблюдать трудовой закон, возможно, сегодня дешевле заплатить штраф, чем держать в штате кадровика?
Согласно Кодексу об административных правонарушениях РФ можно ожидать следующей ответственности.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток, на юридических лиц - от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (Статья 5.27)
Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (Статья 5.27).
Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от десяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц - от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда (Статья 19.5.)
- Деньги компания после проверки может потерять не только на штрафах. А если инспектор обнаружит незаконные увольнения работников? Их восстановление впоследствии может повлечь обязанность работодателя возместить таким работникам средний заработок за вынужденный прогул. А если инспектор обнаружит, что работников уволили в принципе законно, но не выплатили им компенсацию за неиспользованный отпуск или что работникам не выплачивали больничные, не начисляли положенные премии и надбавки или неверно лишали премий?
Придется все доплатить, произвести с доплаченных сумм необходимые отчисления в налоговые органы, в фонды. Бывает так, что работодатели оформляют отношения с работниками не трудовыми, а гражданско-правовыми договорами. Если это сделать незаконно, то придется восстанавливать права работника: оформлять с ним надлежащий трудовой договор, выплачивать невыплаченные больничные, отпускные, компенсации, доплаты за работу в выходные, праздничные, нерабочие часы, делать налоговые и страховые отчисления с данных выплат, опять же – штрафы. А, кроме того, проверка – это нервы, стресс, потеря времени и средств.
Теперь Вы видите, каково соотношение размера возможных штрафов и убытков с одной стороны, и размера оплаты кадровой работы с другой стороны.
- Обратите внимание! Порядок в трудовых отношениях выгоден, прежде всего, самой компании. Проверяем состав документов . Проверьте, все ли необходимые по закону документы имеются на Вашем предприятии. Именно их запросят для проверки инспекторы.
В компании должны быть следующие документы.
Обязательные документы: |
Учредительные документы |
*Трудовые договоры |
*Штатное расписание (форма Т-3) |
*Табель учета рабочего времени (форма Т-13) |
*Правила внутреннего трудового распорядка |
*Документ о защите персональных данных работников (положение) |
*График отпусков (форма Т-7) |
Личные карточки (форма Т-2) |
*Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.(утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.) |
*Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) |
Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
*Трудовые книжки |
*Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка. |
* Звездочкой отмечены документы, обязательные для индивидуальных предпринимателей.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: |
|
Коллективный договор |
обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить. |
Положение об оплате труда и премировании |
обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании. |
Должностные инструкции |
обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах. |
Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы |
обязательно, если работодателем проводится аттестация работников. |
График сменности |
обязателен при наличии сменной работы. |
Положение о коммерческой тайне |
обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. |
Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда |
при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. |
Если у Вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И напомним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. В этой связи рекомендуем проверить даты подписания работниками трудовых договоров и даты ознакомления с локальными нормативными актами.
- Обратите внимание! Проверьте, правильно ли составлены перечисленные документы, соответствуют ли они действующему законодательству.
ЧАСТЬ 2. ПРИЕМ НА РАБОТУ
Что должен знать работник, оформляющий прием работников? Что должен знать руководитель компании и индивидуальный предприниматель, самостоятельно принимающий на работу новых подчиненных?
При приеме на работу нового сотрудника необходимо обеспечить соблюдение закона и, в первую очередь, норм Трудового кодекса РФ:
Ради максимальной защиты интересов работодателя;
Для того, чтобы избежать штрафов трудовой инспекции и соответственно дополнительных затрат.
Что нужно сделать?
- Проверить, соблюдена ли процедура приема на работу, не пропущен ли какой-либо обязательный этап приема на работу и сроки составления документов;
- Проверить, включает ли в себя трудовой договор все условия, обязательные для включения в договор согласно ст.57 ТК РФ. Есть ли противоречия условий трудового договора и других документов: коллективного договора, правил внутреннего распорядка и т.д.
- Проверить, включает ли трудовой договор в себя выгодные для работодателя условия, например:
Обязанность работника соблюдать и не разглашать коммерческую тайну (согласно Федеральному закону от 29 июля 2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна работодателя может быть защищена законом и судом). А режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну (т.е. наличия утвержденного перечня информации, составляющего коммерческую тайну, подписи сотрудника на обязательстве о неразглашении коммерческой тайны).
Срок трудового договора (проверить правомерность установления срока трудового договора, если он установлен);
Испытательный срок должен быть установлен в трудовом договоре;
Обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя (условие может указываться, либо в трудовом договоре, либо дополнительно заключается ученический договор);
Условие о материальной ответственности.
ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА НА РАБОТУ.
1. Получить от работника заявление о приеме на работу.
Обратите внимание, что закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако юристы, занимающиеся судами, уверяют, что оно может пригодиться.
Во-первых, Вы можете попросить работника написать сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, для внесения в личное дело.
Во-вторых, если сотрудник устраивается по совместительству, в заявлении должно быть обязательно написано его рукой, что он принимается на работу по совместительству. В этом случае работодатель застрахован от судебных разбирательств, когда сотрудник может утверждать, что его принимали вовсе не по совместительству, а на полный рабочий день.
2. Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Рекомендуем ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности. Есть работники, которые после оформления на работу, могут возмущаться, что устно оговаривали другие условия труда, рабочего времени, состав и обьем обязанностей и т.д.
3. Заключить с работником письменный трудовой договор и договор о полной материальной ответственности.
Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать, или увольнять непокорного. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Только не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников.
4. Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Достигаемый результат. В результате данной рокировки снижаются налоги. НДФЛ с 13 до 6% снижается ставка налога с доходов сотрудников. Компания не начисляет ЕСН и пенсионные взносы, платежи в ПФР с предпринимателей меньше взносов компаний.
- Обратите внимание! В ходе налогового контроля может быть доказано, что договора возмездного оказания услуги (гражданско-правовой договор) содержат признаки трудового договора, а следовательно произведенное снижение налогов незаконно.
Признаки трудового договора, недопустимые в соглашении с ИПБОЮЛ
Признаки трудового договора |
|
Работник включен в штатную численность |
Трудовым назовут соглашение, в котором работник приглашен на конкретную должность (постановление ФАС СЗО от 27 августа 2002 года № А05-4374/02-275/18), скажем торгового представителя. Тут в соглашении с предпринимателем нужно указывать, что последний становится поверенным либо агентом, работающим за вознаграждение (желательно, чтобы оно начислялось как процент от реализации). Еще вариант - отдавать физическому лицу товары на реализацию. |
Работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку |
Подрядчик не должен следовать этому распорядку, обычно он сам определяет способ выполнения заданий заказчика (п. 3 ст. 703 ГК РФ). Но договором можно установить особые условия, определив, когда ИПБОЮЛ подчинен заказчику. Например, в договоре с торговым представителем можно обговорить место его работы (район или торговую точку). ИПБОЮЛ все равно будет вести самостоятельную деятельность, только в определенном регионе. |
Работнику обеспечиваются условия труда |
«Предприниматели должны сами оборудовать рабочее место», - говорят налоговики, отказываясь признавать ими продавцов в магазинах, бухгалтеров, постоянно работающих в офисах, мастеров, нанятых службами быта и т. д. Часть этих ограничений можно оспорить, ссылаясь на статьи 703 и 704 ГК РФ. Из них видно, что в договорах с подрядчиками (ими могут быть и ИПБОЮЛ) разрешено вводить особые условия. Среди них допустимо и то, что заказчик создает условия для работы. Еще вариант - сдать необходимое оборудование предпринимателю в аренду. Этот способ возможен не всегда, но иногда бывает полезен, например, для сотрудничества с мастерами по ремонту техники, шоферами, продавцами с лотков на улицах. |
Работнику выплачиваются больничные, даются иные гарантии, введенные ТКРФ |
Предприниматель работает на свой риск, поэтому на него не распространяется ТК РФ. Если компания начисляет больничный для ИПБОЮЛ, то соцстрах эти расходы не возместит. Налоговики иногда указывают, что предпринимателю не положено оплачивать жилье, если он едет в командировку по заданию заказчика. Но здесь чиновники не правы. Если компенсация подобных издержек предусмотрена в договоре с ИПБОЮЛ, то ее надо выдавать (п. 2 ст. 709, ст. 975 и 1001 ГК РФ). Так сказано и в постановлении ФАС ПО от 25 сентября 2001 года №А12-6361/2001- C 7- Y 5. |
Работнику зарплата выдается регулярно. Этим он отличается от подрядчика(из письма Минфина России от 11 февраля 2005 года № 03-05-02-04/25) |
Спорное суждение. В гражданско-правовом договоре, в том числе заключенным с ИПБОЮЛ, можно предусмотреть авансы (п. 2 ст. 711 ГК РФ). Их количество неограниченно. Кроме того, по итогам месяца зачастую можно определять стоимость выполненных работ (услуг), оплачивая ее. Причем рассчитываться нужно не за отработанное время, а именно за произведенные услуги (к примеру, не за то, что человек был 160 часов торговым представителем, а за то, что он реализовал товаров на 400 000 рублей). При повременных расчетах соглашение, вероятно, признают трудовым (постановление ФАС ВСО от 1 апреля 2003 года № АЗЗ-2391/02-СЗа-Ф02-792/03-С1). |
Есть судебные дела, которые можно использовать в спорах о виде договора. Например, по постановлению ФАС УО от 29 августа 1997 года № Ф09-448/97-АК предприниматель независим, если сам платит налоги. Договор, заключаемый с ИИПБОЮЛ, нельзя дополнять его заявлением о найме на работу - соглашение признают трудовым (постановление ФАС ПО от 20 июля 2004 года № А12-4849/04-С51). По этой же причине ИИПБОЮЛ не нужно показывать в табеле учета рабочего времени. Надо составлять акты выполненных работ или оказанных услуг. Иначе судьи могут сказать, что результаты деятельности не принимались, значит гражданину оплачивалось отработанное время. Поэтому договор - трудовой (постановление ФАС ВСО от 25 ноября 2004 года № A33-6199/04-СЗ-Ф02-4845/04-С1). |
|
Схема1. Содержание схемы.
В целях сокращения объема уплачиваемых налогов с заработной платы, в основном ЕСН, работников увольняют (из компании 1) и трудоустраивают в компанию (компания 2), применяющую УСНО, которая заключает договор на представление персонала с бывшим работодателем сотрудников.
Достигаемый результат: Значительно снижается ЕНВД (в тех случаях, когда он зависит от количества сотрудников).
К сведению: Первое понятие - «аутсорсинг» (outsourcing) , это передача функций внутреннего подразделения внешнему исполнителю. Обычно по непрофильным направлениям. Другими словами договор оказания услуг или, в отдельных случаях, договор подряда. Этот вид отношений достаточно четко определен Гражданским кодексом.
Второе понятие – «аутстаффинг» (outstaffing) , передача фирмой части своих работников кадровому (лизинговому) агентству. «Отданные» сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя лизинговая компания. В широком понимании аутстаффинг означает сделку фирмы с кадровым агентством, в ходе которой последнее передает заказчику сотрудников на определенное время.
Третий термин – «лизинг персонала» ( s taff leasing) , смысловое содержание данного понятия аналогично общему определению аутстаффинга. Однако необходимо заметить, что пользоваться словосочетанием «лизинг персонала» в России не совсем верно. Дело в том, что согласно статье 665 Гражданского кодекса, а также Федеральному закону от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)», понятие лизинга по смыслу полностью идентично аренде. Объектом же договора аренды может быть только имущество. Ни человек, ни его труд в соответствии с российским законодательством таким предметом не является.
Недостатки или типичные ошибки при оформлении подобного рода договоров:
Персонал в штат фирмы-аутсорсера оформляется в порядке перевода;
Не раскрывается порядок документирование оказываемых услуг;
Не раскрывается порядок расчета стоимости оказанных услуг;
Отсутствуют критерии оценки качества предоставленного фирмой-аутсорсером персонала и его влияния на стоимость договора.
- Обратите внимание! Оформление отношений с работниками подобным образом само по себе может свидетельствовать о притворности сделки, а при наличии указанных выше ошибок позволяет усомниться в экономической эффективности заключенной для компании потребляющей услуги фирмы-аутсорсера сделке, с другой стороны - двояко трактовать те или иные положения, что при проверке контролирующими органами может повлечь для Общества негативные гражданско-правовые и налоговые последствия.
Что нужно учитывать, при использовании данной схемы?
При заключении подобного договора Обществу следует обратить внимание на следующие моменты:
1. Особое внимание при заключении подобного рода договора необходимо уделять наличию деловой цели, отличной от налоговой экономии, что подтвердил и Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ (Постановление от 12.10.2006 N 53). Должна отсутствовать прямая связь между участниками сделки. Не желательно, чтобы у фирмы-аутсорсера был заключен один единственный договор возмездного оказания услуг. Чтобы дробление бизнеса не стало причиной претензий со стороны контролирующих органов, оно должно иметь реальный, а не номинальный характер. Например, деление видов деятельности по разным юридическим лицам может преследовать цель повысить эффективность управления бизнес-процессами. Дополнительным аргументом в споре с контролирующими органами может послужить тот факт, что компания-"упрощенец" ведет дела с другими контрагентами и ее местонахождение отличается от адреса головной компании.
2. В договоре должно быть указано персонал, какой квалификации и в каком количестве передается Заказчику для оказания услуг. Становясь потребителем аутсорсинговых услуг, организация-заказчик получает возможность сосредоточиться на основном бизнесе, поскольку договор аутсорсинга, как мы отметили, заключается именно по непрофильным направлениям деятельности организации. Передача части работ на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как зачастую услуги аутсорсера стоят намного дешевле, чем содержание собственного персонала.
Следует отметить, что в ряде случаев компаниями не правильно квалифицируются договора и имеет место не аутсорсинг, а разновидность договора о предоставлении персонала - договор аутстаффинга - передача фирмой части своих работников агентству. "Отданные" сотрудники при этом остаются на прежнем месте службы, но функции работодателя (например, начисление зарплаты и социальные гарантии) берет на себя агентство.
3. В договоре необходимо указать конкретный вид работы, которую берет на себя фирма-аутсорсер, а также все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством для данного вида договора. Тогда аутсорсинг пройдет в рамках договора возмездного оказания услуг, предусмотренного гл. 39 ГК РФ. Следует помнить, что по договору аутсорсинга не может передаваться персонал, на который в соответствии с законодательством возлагается материальная ответственность за сохранность имущества, ТМЦ и прочих активов организац ии.
4. Работники должны быть зачислены в штат фирмы-аутсорсера, но желательно не в порядке перевода. Нельзя переводить весь персонал, так как это вызовет подозрение и ряд технических затруднений, например, с оформлением документации по оперативной деятельности компании бывшего работодателя.
Все распорядительные документы по вопросам увольнения, охраны труда, выплаты заработной платы, поощрения, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка должны исходить от представителей фирмы-аутсорсера.
5. Должен быть четко определен вопрос о правовом положении имущества, которое фирма-аутсорсер будет применять в своей деятельности. Желательно, чтобы имущество принадлежало самой фирме-аутсортсеру, в противном случае необходим отдельный дополнительный договор аренды имущества.
6. Точное определение стоимости оказываемых услуг.
ЧАСТЬ 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКОВ.
Р ассмотрим требования к подготовке и оформлению отпусков сотрудников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков уста навливается графиком трудовых отпусков, утверж даемым работодателем по согласованию с работниками. График отпусков обязателен как для работодателя, так и работника.
График отпусков является основой документального оформления ухода работников в отпуск. Он составляется на календарный год и утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков доводится до сведения всех работников путем вывешивания его на видном месте или ознакомления с ним каждого работника под роспись (последнее предпочтительнее для исключения возможных споров). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно продолжительностью 28 календарных дней. Согласно ст.122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней, ст.124 ТК РФ.
Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Работник при оформлении отпуска пишет заявление о предоставлении отпуска. Работодатель готовит приказ о предоставлении отпуска.
Типичные ошибки работодателей при предоставлении отпусков.
Нередко работодатели при предоставлении отпусков своим сотрудникам допускают ошибки, нарушая при этом трудовое законодательство. Назовем некоторые из них:
1. Работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время;
2. Работодатель нарушает утвержденный график отпусков;
3. Работодатель не предоставляет работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд;
4. Работодатель не предоставил ежегодный оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда в удобное для них время;
5. Работодатель без согласия работника переносит отпуск на следующий рабочий год (в случае, если работодатель не сможет подтвердить, что перенос отпуска вызван какими-то уважительными причинами, а также не подтвердит, что отпуск перенесен с согласия работника, это будет нарушением законодательства о труде);
6. Работника отозвали из отпуска без его согласия;
7. Ежегодный оплачиваемый отпуск был разделен на части, продолжительность которых составляет менее 14 календарных дней;
8. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы, работнику, работающему по совместительству, в то же время, что и на основной работе;
9. Работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет;
10. Работодатель нарушил сроки своевременного извещения (две недели до его начала) работника о времени начала отпуска;
11. Типичная ошибка – работников «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку;
12. Весь отпуск был заменен денежной компенсацией;
13. Работодатель не своевременно выплатил работнику суммы отпускных;
14. Невыплата при прекращении трудового договора предусмотренных сумм компенсации за неиспользованный отпуск, причитающихся работнику от работодателя. Это является нарушением порядка увольнения, что дает работнику право обратиться с заявлением в суд.
ЧАСТЬ 4. ОБЪЯВЛЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЯ И ВЫГОВОРА.
Нередко руководителям приходится сталкиваться с проблемными работниками, для которых требования трудовой дисциплины, как пустой звук. В процессе работы возникает необходимость применять к таким работникам дисциплинарные взыскания. И делается это не только в управленческих целях – грамотное объявление замечания или выговора может быть необходимо для законного увольнения в дальнейшем. Хочется отметить, что лишать премии работника работодатель не имеет право. Если Вы намерены применить дисциплинарное взыскание к своему работнику, начните с того, что внимательно ознакомьтесь со статьями 192-195 ТК РФ.
Рассмотрим пошаговую процедуру применения дисциплинарного взыскания.
1. Работником совершено нарушение (неисполнение) какой-то трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, Правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т.д. Нарушение юридически не закрепленной обязанности не в счет.
2. По факту нарушения сотрудник, который его обнаружил, составляет докладную записку . В записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником и др.)
3. У работника-нарушителя берут письменное объяснение (объяснительную записку) по факту проступка, чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания. Если же из объяснительной записки следует, что у работника уважительная причина совершения проступка отсутствует (т. е. отсутствуют оправдательные документы, иные доказательства), то тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили три работника.
4. Издание приказа о применении к работнику меры взыскания в форме замечания или выговора. Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, на документы, которые это подтверждают, например, докладные записки, уведомления ФНС РФ о просрочке сдачи декларации бухгалтером, если наказывают бухгалтера.
5. Приказ регистрируют в Журнале регистрации приказов.
6. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (акт об отказе ознакомиться с приказом ). Желательно, чтобы этот акт подписали три работника.
- Какие дисциплинарные взыскания разрешает законодательство?
Трудовой кодекс содержит только три возможных дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).
Замечание – это наименее «суровое» дисциплинарное взыскание, которое выражается в устной форме.
Выговор – может объявляться как устно, так и письменно.
Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания применяется в случаях, предусмотренных пунктами 5–10 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Несколько слов о порядке применения дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ).
1. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
2. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.
- Совет: не следует откладывать неприятный разговор с работником до проведения ежегодного собеседования, так как может быть пропущен срок и работодатель утратит право наложения взыскания.
Днем обнаружения проступка считается день, когда лицу, которому по работе подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (п. 34 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 г. №2). В месячный срок для применения дисциплинарного взыскания не засчитывается время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).
3. Срок применения дисциплинарного взыскания – не позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а в отношении проступка, выявленного по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки, – не позднее двух лет со дня его совершения.
4. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.
- За какие проступки можно объявить выговор, а за какие уволить?
В соответствии со ст. 192 ТК РФ применение дисциплинарного взыскания является правом работодателя, а не обязанностью. Поэтому работодатель может применить любой вид дисциплинарного взыскания, предусмотренный ч. 1 ст. 192 ТК, или же вообще не применять его.
Замечание и выговор могут применяться за любое нарушение трудовых обязанностей. Увольнение как вид дисциплинарного взыскания может применяться только в случаях, четко предусмотренных Трудовым кодексом РФ:
1. Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ст. 81 Кодекса). Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по данному основанию при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.
2. Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей. При этом следует иметь в виду, что перечень грубых нарушений трудовых обязанностей, дающий основание для расторжения трудового договора с работником по п. 6 ст. 81 ТК РФ, является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит:
а) Прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
б) Появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации-работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
в) Разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника.
г) Совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого), умышленного уничтожения или повреждения чужого имущества, совершение растраты, установленные вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. В качестве чужого имущества следует расценивать любое имущество, не принадлежащее данному работнику, в частности имущество, принадлежащее работодателю, другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной организации.
д) Нарушение работником требований охраны труда, установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия ( , авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий.
3. Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ). Необходимо учитывать, наступили ли названные неблагоприятные последствия именно в результате принятия этого решения, и можно ли было их избежать в случае принятия другого решения.
4. Однократное грубое нарушение руководителем организации или его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ). В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо причинение имущественного ущерба организации.
5. Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). Применение данного пункта возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.). При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда указанные действия не связаны с их работой.
6. Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 8 ст. 81 Кодекса). По данному основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью, например учителей, преподавателей учебных заведений, мастеров производственного обучения, воспитателей детских учреждений, и независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту.
- Можно ли штрафовать работников?
В своей практике нам приходилось встречать руководителей, которые считали так: «Некоторые мои сотрудники не выполняют свои должностные обязанности. Хочу ввести материальные наказания и штрафы. Однако мне сказали, что это неправомерно».
Практически любой юрист, открыв Трудовой кодекс, может ответить на данный вопрос и сказать, что на сотрудников, работающих на основании трудовых договоров, нельзя налагать штрафы. И это, конечно, правильный ответ.
Мы подготовили правовое заключение по этому вопросу. Приведу его основные тезисы.
Трудовой кодекс (ст. 192) предусматривает три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение.
Другие взыскания (например: вычеты из заработной платы или лишение премии, предусмотренной в трудовом договоре в составе заработной платы) работодатель налагать на работников не может (часть 3 статьи 192 ТК РФ). На это указывает и судебная практика (см. Решение Верховного Суда РФ от 28.10.2002 г. № ГКПИ02-1100).
Приведем два простых способа, использование которых позволяет снижать материальные выплаты в зависимости от объема выполняемой работы работником.
1. Часть 3 статьи 155 ТК предусматривает, что «при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы». Таким образом, в трудовом договоре с работником, либо в положении об оплате труда (подписанное работником) следует указать эти нормы труда – конкретный объем работы, которую данный работник должен выполнять. И если работник по своей вине (например, из-за опозданий) не выполняет свои должностные обязанности, работодатель имеет полное право заплатить ему пропорционально выполненной работе, т.е. скорректировать в сторону снижения размер премии. Самое главное в данном случае – правильно и точно установить норму труда (это не сложно сделать, принимая за эталон работоспособность ответственного работника), и утвердить эти нормы через положение об оплате труда работника.
- Например. Работник занимается изготовлением мебели. Он недобросовестно относится к своим обязанностям, постоянно опаздывает. Дисциплинарные взыскания (замечания, выговор) не возымели должного результата: работник продолжает нарушать правила внутреннего трудового распорядка. Пропишем в трудовом договоре, или в положении об оплате, что заработная плата работника в месяц составляет, например, 15 000 руб. при норме труда 30 стульев (объем работы, который он может выполнить только при очень добросовестном отношении к труду, не опаздывая и т.п.). Таким образом, у работодателя появляется законный способ материального воздействия на работника в виде пропорционального уменьшения размера заработной платы (10 000 руб. за производство 20 стульев).
2. Использование аутсорсинга – компания передает какую-либо из своих функций, не являющуюся профильной, внешней компании. Обычно такие компании используются для планирования налогообложения, но могут быть полезны и для облегчения управления персоналом, снижения зависимости организации от работников.
Между компаниями заключается гражданско-правовой договор (договор оказания услуг), в соответствии с которым компания, которая предоставляет персонал, несет ответственность за действия (бездействия) предоставляемых сотрудников. Плюс данного варианта заключается в том, что сторонами данных отношений являются не организация и физическое лицо (работник), которое поставлено в привилегированное положение трудовым законодательством, а две организации, имеющие равные права. Кроме этого, зачастую аутсорсинговые компании специализируются на определенной деятельности и содержат высокопрофессиональных специалистов. О минусах подобного рода договоров мы указывали ранее.
Например, в договоре оказания услуг, который заключается компанией с клиентом, можно прописать: «Если клиент по качеству оказанных услуг и их стоимости имеет обоснованные и правомерные возражения и претензии, фирма обязуется в бесспорном порядке уменьшить стоимость конкретной «оспоренной» услуги в любом случае на 5–10%. Больший и точный процент уменьшения согласовывается с клиентом в каждой конкретной ситуации в зависимости от содержания его претензий и пожеланий».
Типичные ошибки, допускаемые при объявлении замечания и выговора:
1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительная записка, акты, приказ и т.д.
2. Работник не ознакомлен под роспись с приказом, или ознакомлен не соответствующей датой.
3. Работник наказан за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.
4. За одно нарушение к работнику применены 2 взыскания: и замечание, и выговор. Или в качестве второго взыскания применена неустановленная законом мера взыскания, например, строгий выговор, понижение разряда, лишение премии. Согласно ст. 192 ТК РФ существует три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. Как видите, среди них нет лишения премии или понижения категории.
5. Дисциплинарное нарушение работника имело уважительную причину, но работодатель этого не установил и не учел.
6. Истекли сроки применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
ЧАСТЬ 5. УВОЛЬНЕНИЯ.
Бывает так, что работодателю приходится отстранять работника от работы. А работник обращается в инспекцию по труду с заявлением о незаконности увольнения. Если у Вас имели место такие случаи, то, возможно, инспектор проверит приказы об отстранении и приказы о прекращении отстранения от работы .
- Обратите внимание! В частности, будет проверено, на законных ли основаниях было произведено отстранение.
Напомним, что согласно ст. 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:
Появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
Не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;
Не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр (обследование), а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
При выявлении в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором;
Основание, включенное в статью федеральным законом № 90-ФЗ от 30.06.2006г - в случае приостановления действия на срок до двух месяцев специального права работника (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права) в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если это влечет за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору и если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (приготовьте инспектору на проверку документы, подтверждающие, что эти предложения делались, и документы, подтверждающие согласие или отказы работников от перевода);
По требованию органов или должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В других случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
- Обратите внимание! Иногда инспекторы обнаруживают, что названные обстоятельства имелись, но работника не отстраняли , и например, он работал, не пройдя обязательный медицинский осмотр или проверку знаний в области охраны труда.
У Вас могут быть неприятности в случае, если отсутствуют приказы об отстранении работников от работы, а документы (медицинские справки, протокол заседания комиссии по проверке знаний в области охраны труда и др.) и их даты свидетельствуют о наличии вышеперечисленных обстоятельств.
- Обратите внимание! Также случается, что работодатель отстраняет работника, не имея на то законных оснований . Например, в одной компании директор отстранил от работы менеджера по продажам, потому что она некомпетентно отвечала на телефонные звонки.
- Обратите внимание! Напоминаем, что работодатель отстраняет от работы работника на весь период времени до устранения обстоятельств, явившихся основанием для отстранения от работы или недопущения к работе. Момент устранения названных обстоятельств также может быть проверен.
Соблюдение законодательства об отстранении особо важно, потому что имеет финансовую сторону . В период отстранения от работы (недопущения к работе) заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. В случаях отстранения от работы работника, который не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда либо обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр (обследование) не по своей вине, ему производится оплата за все время отстранения от работы как за простой.
- Обратите внимание! Каждый вид увольнения требует определенного документального оформления, соблюдения процедуры, различных сроков. Все это инспектор может проверить.
Приведем примерный состав документов для наиболее распространенных видов увольнений.
Вид увольнения |
Примерный состав документов |
Увольнение по соглашению сторон (по п.1 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение по собственному желанию (по п.3 части первой ст. 77 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с сокращением численности или штата (по п.2 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение работника в связи с несоответствием занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, когда работник имеет дисциплинарное взыскание (по п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
Увольнение за прогул (по подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) |
|
- Обратите внимание! Как видно из вышеприведенной таблицы, некоторые виды увольнений предполагают обязательное предварительное предложение работнику перевода на другую должность , например, увольнения по основаниям, предусмотренным пунктом 2 или З части первой ст. 77 ТК РФ.
Обращаем Ваше внимание, что применительно к переводам имеется в виду другая имеющаяся у работодателя работа, как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом согласно ст. 81 ТК РФ работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Комплект документов-оснований при увольнении работника по п.3 части первой ст. 81 ТК РФ в связи с несоответствием занимаемой должности определяется для некоторых категорий работников (госслужащих, педагогов) законом, иными нормативными актами, локальными актами работодателя, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников, а для большинства – коммерческих фирм в основном локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.
Приведем некоторые из типичных ошибок, допускаемых работодателями при увольнении работников , и обнаруживаемых инспекторами.
1. Отсутствуют или неверно составлены какие-либо обязательные документы: объяснительные, акты, приказы и т.д. Работник не ознакомлен под роспись с приказами или ознакомлен не соответствующей датой.
2. Увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Это нарушает требование ст. 81 ТК РФ (за исключением случаев увольнения в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя).
3. Увольнение по «не той» статье (неправильный выбор основания увольнения), например, в период действия испытательного срока вместо увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) работник уволен по ст. 71 ТК РФ как не выдержавший испытания. Несоответствие формулировки записи об увольнении в трудовой книжки формулировке приказа об увольнении.
4. При увольнении работнику не выдают трудовую книжку. А по закону должны выдать в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
5. Незаконное увольнение беременных работниц. Статья 261 ТК РФ запрещает увольнять по инициативе работодателя беременных женщин, за исключением случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя.
6. Невыплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск (его часть), зарплаты и иных причитающихся работнику сумм при увольнении. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в вышеуказанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.
7. Несоблюдение установленной законом процедуры согласования при увольнении некоторых категорий работников. При увольнении работников – членов профсоюза к приказу о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 82 ТК РФ). Для увольняемых представителей работников, участвующих в коллективных переговорах, в период их ведения, - согласие органа, уполномочившего их на представительство (ч. 3 ст. 39 ТК РФ), а участвующих в разрешении коллективного трудового спора - согласие уполномочившего их на представительство органа (ч. 2 ст. 405 ТК РФ). При увольнении несовершеннолетних работников требуется согласие соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав, кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 269 ТК РФ).
8. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что работник наказывается за неисполнение должностной обязанности, не вмененной ему надлежащим образом, например, не прописанной в его должностной инструкции, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре или другом документе. Либо обязанность эта прописана в документе (например, должностной инструкции), но работник с этим документом под роспись не ознакомлен.
9. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что за первое из двух нарушений к работнику не применялось дисциплинарное взыскание официально, т.е. не издавался приказ об объявлении замечания или выговора. А его наличие согласно ст. 81 ТК РФ обязательно. Без него суд и инспектор не сочтут увольнение законным, даже если по факту нарушения составлены докладные, объяснительные и т.д.
10. При увольнении за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 части первой ст. 81 ТК РФ) или за прогул (подп. «а» п.6 части первой ст. 81 ТК РФ) не учтено, что проступок работника имел уважительную причину.
11. За одно нарушение к работнику применено два взыскания, например, издан приказ о выговоре и приказ об увольнении. Применение двух взысканий за одно нарушение не допустимо.
12. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако работника не предупредили заблаговременно в письменном виде о том, что трудовой договор с ним будет прекращен в связи с истечением его срока.
13. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), когда срок трудового договора уже истек. А согласно ч.4 ст. 58 ТК РФ в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
14. Трудовой договор прекращен по п.2 части первой ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора), однако срок трудового договора был установлен незаконно, поэтому на момент прекращение договора он считается не срочным, а заключенным на неопределенный срок.
Допущение ошибок при оформлении документов для увольнения при прохождении процедуры увольнения может повлечь не только штраф, но и восстановление незаконно уволенных работников.
- Обратите внимание! Проверьте, не допущены ли Вами какие-то ошибки на участке работы «увольнения». Если Вы их обнаружите, то исправьте те, которые можно. Например, если обнаружите, что не выданы трудовые книжки уволенным работникам или не выплачены какие-то из причитающихся сумм, то незамедлительно свяжитесь с уволенными работниками, пригласите их для получения или направьте по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.
Выпуск подготовлен с использованием справочной правовой системы ГАРАНТ
Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.
Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения
Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:
- Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
- Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.
Частота проведения плановых проверок
График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2019, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.
График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:
- Государственной регистрации юрлица или ИП;
- Окончания проведения последней проверки.
Уведомление о проведении проверки
Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:
- Дата издания;
- Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
- Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
- Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.
Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.
Внимание! Инспекторы не могут:
- Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
- Изымать оригиналы каких-либо документов.
Проверяемый период
В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.
Какие документы проверяет трудовая инспекция
Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.
Договоры
- Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
- Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
- Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.
Учредительные документы
- Устав;
- Свидетельство о госрегистрации.
Локальные НПА
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Коллективный договор.
- Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
- Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
- Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.
Документы по охране труда
- Инструкции по охране труда;
- Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
- Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.
Приказы
- О приме на работу;
- Об увольнении;
- О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.
Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.
Важная информация
Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.
Бухгалтерские документы
Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:
- Формы расчётных листов;
- Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.
Документы об отпусках
Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.
Документация по учёту рабочего времени
- Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
- Штатное расписание (необязательный документ).
Другие документы
Сюда можно отнести:
- Трудовые книжки;
- Личные карточки работников (форма Т-2);
- Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
- Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
- Больничные листы;
- Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).
Виды плановых проверок
В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.
Выездная проверка
При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2019 год, для исследования документов.
ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:
- Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
- Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.
В таблице указана максимальная длительность проверки
Документарная проверка
Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.
Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.
Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:
- Надпись — Верно; либо — Копия верна;
- Должность лица, удостоверившего копию;
- Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
- Дату.
Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).
Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист
Сколько времени занимает проверка
Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:
- На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
- Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.
Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.
На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.
Как проходит выездная плановая проверка
Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.
- Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2019 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
- Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
- Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
- Изучает документы по охране труда.
- Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.
Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.
Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Штрафные санкции: административная ответственность работодателя
Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:
- воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
- нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
- непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.
Проверка в компании: необходимые основания
Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов.
Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Ревизия организации: какие документы могут быть проверены
Документы можно разделить по следующим видам:
- Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
- Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
- Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).
Таблица 1
Индивидуальные локальные нормативные акты
Свернуть Показать
Таблица 2
Обязательные локальные акты организации
Свернуть Показать
Таблица 3
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета
Свернуть Показать
Систематизация информации: как организовать документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
В нашем случае:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.
Сложные вопросы проверок: судебная практика
Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.
Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
Сноски
Свернуть Показать
За что накажут инспектора: Провел проверку без распоряжения или без оснований, Не выдал акт проверки, Нарушил сроки проверки, Не согласовал проверку с прокуратурой. Наказание назначает мировой судья по КоАП РФ.
Нет распоряжения на проверку
Иногда инспекторы приходят в компанию без распоряжения. Они предъявляют удостоверения и просят документы по списку. Такие действия незаконны. Проверять компанию без распоряжения нельзя (Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ ). Инспектору грозит штраф по ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП РФ, если он проведет проверку без распоряжения.
Пример, Инспектор провела проверку компании без распоряжения. Прокуратура выявила нарушение и направила материалы дела мировому судье на рассмотрение. Инспектор утверждала, что имела право запрашивать документы, чтобы установить необходимые обстоятельства. Суд этот довод не принял. Он указал, что проверки можно проводить только при наличии распоряжений. В итоге суд оштрафовал инспектора по ч. 2 ст. 19.6.1 КоАП РФ (решение Пензенского областного суда от 14.01.2016 по делу № 12–5/2016).
Таким образом, если инспектор пришел к вам с проверкой без распоряжения, вы не обязаны пускать его на территорию и предъявлять документы. Если вы все же отдали документы и инспектор выписал вам предписание и штраф, оспаривайте их. Суд признает предписание и штраф незаконными.
В жалобе не указаны нарушения
Проверка незаконна, если у инспектора не было оснований ее проводить. Например, работник выразил отношение к работодателю, но не жаловался на невыплату зарплаты, перевод на другое рабочее место или дисциплинарное взыскание. Инспектор не имеет права проверять компанию, так как в жалобе не указаны конкретные нарушения. Если же работник лишь выразил недовольство работодателем или сетует на плохие условия жизни, то проверять компанию нельзя.
Превышены сроки проверки
Срок любой проверки трудовой инспекции не должен превышать 20 рабочих дней. Точный срок контрольных мероприятий указывается в распоряжении. Инспектор вправе закончить проверку и досрочно. Также он имеет право ходатайствовать перед руководителем инспекции о продлении проверки. Например, если по уважительным причинам не смог оценить соответствие деятельности компании требованиям закона. Однако превышать срок проверки нельзя. За такое нарушение инспектору грозит штраф.
Глава 48.1 ТК РФ устанавливает упрощенное регулирование труда лиц, работающих у работодателей – микропредприятий. Типовой трудовой договор.
Узнайте, что может проверить у вас трудовая инспекция
Зачастую проверка, проводимая государственной инспекцией труда становится нелегким испытанием для руководителя и бухгалтера (в особенности, когда он ведет кадровый учет).
Варианты, при которых трудовая инспекция может нанести визит в организацию:
В Федеральном законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Закон № 294-ФЗ ) достаточно подробно указаны основания для проведения проверки трудовой инспекцией или другими государственными органами. Основания подразделяются на 2 группы:
1) Для плановой проверки .
2) Для внеплановой проверки .
Все ли организации могут попасть под плановую проверку, проводимую трудовой инспекции?
Да, и это возможно в следующих случаях. Причем для проведения плановой проверки достаточно всего лишь одного основания:
1) со дня государственной регистрации определенного работодателя прошло три года.
2) с момента завершения последней плановой проверки прошло три года.
3) с начала фактического ведения работодателем предпринимательской деятельности прошло три года.
Что может послужить поводом для внеплановой проверки?
Частота проведения внеплановых трудовых проверок никак не регламентируется. Согласно Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.12 № 875
, основанием для их проведения являются следующие обстоятельства:
- или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
- установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, ;
- невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
- поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
- жалоба работника на нарушение трудовых прав;
- запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
- приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.
Может ли работодатель получить информацию у проверяющего - от чьего имени была получена жалоба в трудовую инспекцию?
Согласно закону анонимные обращения не рассматриваются трудовой инспекцией. А значит работник обязан указывать в жалобе свои данные, а именно Фамилию, Имя, Отчество, адрес, а также телефонный номер. Но в случае, когда заявитель хочет сохранить данные о себе в тайне (сделав соответствующую запись в заявлении), то инспекторы обязуются действовать конфиденциально. Это право закреплено в . Стоит отметить, что проверка организации должна быть проведена таким образом, чтобы никто не догадался с чей именно подачи она запланирована.
Какие полномочия есть у инспектора труда во время проверки?
С полным перечнем полномочий инспекторами можно ознакомиться в пункте 13 Положения о надзоре за соблюдением трудового законодательства. утвержденного постановлением Правительства РФ №875 от 01.09.2012 г.
13. При осуществлении федерального государственного надзора в сфере труда государственные инспекторы труда имеют право:
а) беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного "образца" посещать работодателей в целях проведения их проверки;
б) запрашивать у работодателей и их представителей, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения , информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
в) изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными "законами" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составляют соответствующий акт;
г) расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
д) предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений обязательных требований в сфере труда, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
е) направлять в суды при наличии заключений государственной экспертизы условий труда требования о ликвидации юридических лиц (организаций) или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения "требований" охраны труда;
ж) выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
з) запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с "законодательством" Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным "требованиям" охраны труда;
и) составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах своих полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
к) выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных требований в сфере труда, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве.
Как можно получить информацию о плановой проверке в организации?
Получить информацию о том, планируется ли в вашей организации проверка можно на сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации - http://www.genproc.gov.ru/.
Для этого следует зайти в раздел «Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2019 год».
Следует иметь ввиду, что согласно п.7 ст.9 Закона № 294-ФЗ Генеральная прокуратура имеет обязательство по формированию ежегодного сводного плана проведения плановых проверок и должна размещать данный документ на своем сайте до 31 декабря текущего календарного года. Однако имейте ввиду, что это относится к плановым проверкам трудовой инспекции.
Перечень документов, которые может затребовать трудовая инспекция для проверки
Как правило трудовая инспекция может затребовать в обязательном порядка следующие кадровые и документы трудового законодательства:
- Трудовой и коллективный договоры
- Книги по учету и движению трудовых книжек
- Личные карточки работников
- Штатное расписание
- и извещение о начале отпуска
- График работы и Табель учета рабочего времени
- Локальные акты. К обязательным локальным актам относятся правила внутреннего , положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных работников () и инструкции по охране труда ()
- Документы по охране труда
- Приказы (распоряжения) работодателя
- Документы по специальной оценке рабочих мест
- Журналы инструктажей;
- Документы на оплату труда (платежные ведомости, лицевые счета работников и др.)
Кроме оригиналов вышеназванных документов следует предоставить и подтверждение того, что сотрудник с ними ознакомлен.
Какие действия следует произвести в том случае, если у организации нет документов, требуемых трудовой инспекцией, во избежание штрафа?
Работодатель должен быть уведомлен о проведении внеплановой проверки не позднее чем за сутки до момента начала ее проведения. Но согласно имеют место и проверки без уведомлений. Так что, если позволяет время, то следует максимально быстро заняться подготовкой и оформлением недостающих документов.
В организациях, которые применяют УСН, за кадровый учет довольно часто отвечает сам бухгалтер. Какие документы ему следует не забыть оформить?
Зачастую в небольших фирмах нет локальных актов (положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работников и т. д.). А это и есть нарушение. Данные документы должны быть утверждены, даже если в организации по найму работает всего один человек.
Примечание : Трудовая инспекция занимается проверкой всех документов, касающихся кадровой работы и документов, которые связаны с охраной труда, независимо от величины предприятия и количества занятых работников.
Довольно часто не уделяется должное внимание соблюдению требований законодательства в отношении охраны труда. К примеру, у работодателей нет инструкций об охране труда или журналов регистрации инструктажа по охране труда.
Порой забывают и о проведении аттестации рабочих мест, а также обеспечении работников средствами индивидуальной защиты, если в них есть необходимость.
Список документов, проверяемых трудовой инспекцией, является открытым.
Какие нарушения имеют место при оформлении трудовых договоров, Наиболее частые нарушения в кадровом учете?
Наиболее частыми нарушениями при проверке работы организации,- это отсутствие трудовых договоров в письменной форме или же неверное их оформление.
Что именно работодатели могут оформить неправильно?
Нарушениями будут признаны:
1) факт не указания в договоре размера заработной платы;
3) отсутствие подписи работника о получении его экземпляра трудового договора, которая должна быть на экземпляре, который принадлежит работодателю.
Варианты ошибок при оформлении графика отпусков. Что делать, если у компании нет графика отпусков?
Если работодатель заранее уведомлен о проверке со стороны трудовой инспекции, то он может заняться составлением графика отпусков до начала ее проведения. Отметим, что утвердить данный документ следует приказом руководителя от декабря прошлого года. Имейте ввиду, что график отпусков должен быть утвержден за две недели до наступления календарного года. Эти правила указаны в . Но вот на самом деле этот срок редко соблюдается. Поэтому можно сделать график отпусков в летнее время, а утвердить его серединой декабря прошлого года.
Еще одна ситуация. Некоторым работникам, к примеру лицам до 18 лет, следует предоставлять отпуск в любое время по первому требованию (согласно Трудового кодекса РФ). Есть ли необходимость в составлении графика отпусков на этих сотрудников?
Безусловно, в график отпусков необходимо включить всех сотрудников, а также имеющих право получения отпуска в подходящее для них время. Если, сотрудник захочет изменить указанную предварительно дату отпуска, то он может просто заранее подать заявление. Работодатель не имеет права отказать работнику в данном вопросе.
Действительно ли работник должен быть извещен под роспись об отпуске не позднее чем за две недели до его начала?
Да, это так, о чем свидетельствует . Работодатель должен иметь подтверждение этого извещения. Но зачастую такого документа у него нет. А это уже нарушение. Также работодатели довольно часто нарушают сроки выплаты отпускных. Согласно Трудового Кодекса РФ оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала.
Может ли инспекторов заинтересовать то, как работники делят свой отпуск на части?
Ежегодный основной отпуск должен быть не меньше 28 календарных дней, установленных законом. Об этом говорится в . При делении отпуска по заявлению работника, одна его часть не должна быть меньше 14 дней, согласно . А значит, Когда вы предоставляете работникам отпуск работникам отпуск частями, проверьте, чтобы хотя бы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.
Когда инспекторов интересует размер заработной платы
Сумма заработной платы должна быть прописана в трудовом договоре.
Может ли размер зарплаты быть предметом проверки?
В статье 133 ТК РФ сказано, что заработная плата, которая начислена за отработанный месяц, не может быть ниже . С 1 января 2015 года он равен 5965 руб. Если же в регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет являться нарушением.
Должен ли быть указан размер зарплаты именно в рублях?
Безусловно, в трудовом договоре нельзя прописывать сумму заработной платы в иностранной валюте.
Сколько раз в месяц сотрудник должен получать заработную плату?
Согласно выплата заработной платы должна производиться не реже 1 раза в полмесяца. Согласно письму Роструда №472-6-0 от 01.03.2007 г. заявление работника о согласии получать оклад один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности.
Почему нужно выписывать расчетные листки. Можно ли обойтись без расчетного листка?
Нет, этого делать нельзя. Согласно ст.136 ТК РФ при выплате зарплаты работодатель обязан извещать работника о составных частях его заработной платы, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате, причем в письменной форме. Так что расчетные листки должны быть выданы при каждой выплате зарплаты. О чем свидетельствует письмо Роструда №739-6-1 от 18.03.2010г. А согласно постановлению Верховного суда РФ № 75-АД10-3 от 23.12.2010г. В случае невыполнения этих правил, можно получить штраф по ст.5.27 КоАП Российской Федерации.
Нужно выдавать расчетные листки, если зарплата перечисляется на банковские карточки?
Не смотря на то, что заработная плата работникам перечисляется на пластиковые банковские карточки, работодатель обязан выдавать им с данными о начислениях и удержаниях.
Если учесть, что заработная плата должна выплачиваться не реже раза в полмесяца нужно ли выдавать, расчетный листок дважды в месяц?
Это так, но при определенных обстоятельствах допускается выдача расчетных листков один раз в месяц, если они выдаются в бумажной форме (согласно письму Роструда №5277-6-1 от 24.12.2007г.) Расчетный листок может быть выдан работнику либо в момент выдачи зарплаты (при выплате наличными), либо он должен быть доступным со дня выплаты зарплаты в случае перечисления ее на банковскую карту работника.
Если при проведении проверки, инспекторы спросят у работников - выдают ли им расчетные листки, а кто-то не вспомнит об их получении, то какие действия следует предпринять, чтобы в дальнейшем не объясняться с проверяющими?
Прекрасный вариант- в день выдачи зарплаты повесить объявление или же сделать рассылку по электронной почте о том, что, если кому-то из работников нужны расчетные листки, то следует обращаться в бухгалтерию. И зафиксировать выдачу листков.
Зафиксировать выдачу расчетных листков можно при помощи журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать получение листка своей подписью. Еще можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.
Но вот Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.
Правила оформления трудовых книжек. Какие существуют нюансы при проведении проверки трудовых книжек?
Согласно , в случае, если сотрудник проработал в организации более 5 дней и его работа является основной, то работодатель обязан оформить на него трудовую книжку. А значит у работодателя должны быть оформлены трудовые книжки на всех работников. Работник должен быть ознакомлен со всеми записями в своей трудовой книжке. Для этого под приказами, которые послужили основанием для соответствующей записи. К примеру о назначении на новую должность, работнику следует поставить свою подпись.
Примечание : Согласно письма Минфина РФ № 0307-11/367 от 27.11.2008 г.при оформлении трудовой книжки на работника, у которого нет стажа, следует удержать НДФЛ со стоимости книжки из его зарплаты.
Где должны храниться трудовые книжки?
Они должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу. Трудовую книжку нельзя выдавать работнику, если нужно, то ему сделают заверенную копию.
На что следует обращать внимание работодателям, нанимающим иностранных граждан?
Довольно часто при с ним заключают срочный трудовой договор, который действует в течение срока разрешения на работу иностранца. А это является ошибкой. Ведь согласно ст.58 и 59 ТК РФ, заключить срочный договор можно только при определенных обстоятельствах. А срок разрешения на работу иностранца не является таким обстоятельством. Поэтому при проверке, действия работодателя, заключившего с иностранцем срочный договор до истечения у него разрешения на работу будут признаны неправомерными. А организация будет привлечена к административной ответственности. Поэтому, при приеме на работу иностранных граждан, при прочих равных условиях лучше заключать с ними обычные трудовые договоры на неопределенный срок.
Довольно часто на иностранных работников не заводят трудовые книжки. Это ошибочный подход. Как уже было сказано выше, на работника, проработавшего в организации более 5 дней должна быть заведена трудовая книжка. Иностранные граждане не являются исключением.
На какую сумму инспектор труда может оштрафовать. Какая ответственность может ждать работодателя, если были выявлены нарушения при проверке его работы?
Для начала инспектором трудовой инспекции будет выдано предписание об устранении нарушений (согласно ). Если нарушение не будет устранено, то возможна и административная ответственность в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток или же штраф для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 руб., а для организаций от 30 000 до 50 000 руб. Избежать штрафа по данному основанию можно в случае, если это правонарушение будет выявлено инспекторами спустя два месяца с момента его совершения. А также согласно ст.20 Закона №294-ФЗ можно обжаловать результаты проверки трудовой инспекции.
Оплата штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков.
Кто является должностными лицами?
Руководители государственных или коммерческих структур.
Штраф должен оплачивать руководитель, предприниматель или сама компания?
Не только. На основании локальных актов организации на отдельных работников, например на начальника отдела кадров, главного бухгалтера, могут возлагаться организационно-распорядительные функции. В таком случае ответственность будут нести эти лица. А вот рядового работника оштрафовать в административном порядке нельзя.
