Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия. Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы «груз принял», «груз получил» и другие? Момент подписания торг 12

Процесс купли продажи, особенно в деятельности хозяйствующих субъектов, сопровождается множеством «бумажек», которые, тем не менее, важны для оформления операций.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Описание документа

Предназначение

Начиная разговор о ТОРГ-12, следует понять, что это? Данный документ специально разработан для применения в первичном бухгалтерском учете. Она была принята постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Большинство ведущих бухгалтеров используют данный документ в своей практике из-за его простоты и удобства отражения данных.

Для чего она нужна? Ее применяют в торговле для отпуска продукции. Предприятие-продавец товара предоставляет сей документ как подтверждение факта продажи ТМЦ организации покупателю.

При совершении операции по передаче товара (на бумажном носителе) используется два экземпляра ТОРГ-12. Первый экземпляр необходим для того, чтобы произвести списание ТМЦ со склада продавца. Второй же является основанием для оприходования поступивших ценностей на склад покупателя.

Основные реквизиты

Правильно оформленный документ включает в себя следующие реквизиты:

1. Наименование организаций, заключающих сделку, используемые ими банковские счета для осуществления расчета за поставленный товар, юридический и фактический адрес, ИНН, КПП и контактный номер телефона.
2. В документе обязательно фиксируется дата отгрузки и номер, присвоенный транспортной накладной, сопровождающей груз, подтверждающий законность осуществления данной сделки.
3. В графах «отпуск груза разрешил» и «отпуск груза произвел» обязательно ставятся подписи лиц, ответственных за совершение операции, непременно с расшифровкой и должностью. Далее информацию заверяют оригинальной печатью, если таковая есть.
4. Необходимо указать информацию о доверенности сотрудника, принявшего груз к перевозке (фиксируют номер, когда, кем и кому была выдана).
5. Подпись лица, которому была выписана доверенность, его расшифровка и официально занимаемая должность в организации.
6. Как обязательный реквизит значится содержание хозяйственной операции, отраженное в количественном и денежном эквиваленте.

С 01.01 2013 возможно использовать в работе накладную, отличающуюся по форме, но все вышеперечисленные пункты должны быть отражены в полном объеме.

Однако собственную форму товарной накладной редко используют, т. к. бухгалтеры опасаются, что та, или иная причина может повлечь за собой отказ о принятии налоговой службой пакета предоставленных документов.

При некорректном заполнении или отсутствии подтверждающих совершение сделки накладных НДС может быть не принят к возмещению. Налоговый орган принимает к учету только верно оформленную документацию.

Важно упомянуть, что продавцы, работающие на специализированных режимах, т. е. те, которые освобождены от уплаты НДС (к ним относят ЕНВД и «упрощенную систему налогообложения») графы, находящиеся под номером 13 и 15, оставляют незаполненными.

Удаление, каких- либо обязательных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Правила заполнения товарной накладной

Кто заполняет?

Поставщик, который реализует товар, при совершении сделки оформляет ТОРГ-12. Если нет возможности сформировать документ в момент совершения сделки, то он создается сразу после отгрузки. Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой, указанной в ТОРГ-12 по требованию налоговой службы.

В графе «Поставщик» указывается организация со всеми подобающими реквизитами. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» будет указан покупатель (если он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Заполняется графа «основание» — это может быть, например, договор на поставку.

Далее в табличную часть добавляется реализованный товар, выбирается количественный показатель, устанавливается цена и налоговая ставка. Количество товара по номенклатурным позициям в 1С автоматически суммируется и, в соответствии с ценой, выводит сумму к оплате. Также автоматически переносятся графы «масса» и «количество мест» в дополнительную строку, после чего ТОРГ-12 подписывают ответственные лица продавца и покупателя.

Документ обязательно заверяют оригинальной печатью, после чего его минимальный срок хранения составит не менее пяти лет в архиве или бухгалтерии.

Коды ОКУД и ОКПО при сохраненных в базу параметрах тоже будет выбиваться самостоятельно.

Что указывают в бланке?

Вот некоторые инструкции по форме заполнения товарной накладной (ТОРГ-12):

1. «Грузоотправитель»- для заполнения необходимо указать наименование (как полное, так и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
2. «Структурное подразделение» — графа, конкретизирует информацию о филиале грузоотправителя.
3. В графе «Грузополучатель», указывается данные на получателя груза, также его наименование (полное и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
4. Графа «Плательщик» несет в себе подробную информацию о плательщике за груз, подразумевает его полное и сокращенное наименование, адрес, реквизиты банка, телефон и др.
5. «Основание» — графа, информирующая о том, что послужило основанием для осуществления сделки (договор, дополнительное соглашение и т.д.). Тут же предусмотрены ячейки, где отражают номер и дату транспортной накладной, если она входит в пакет отгрузочных документов.
6. Далее, в приведенной ниже таблице, в ТОРГ-12 поставщик отражает реализованные товары, уточняя единицу измерения и количество, массу брутто и нетто, прописывает цену и налоговую ставку. Здесь же указана сумма товара с учетом НДС и без НДС.

Товар его количество, перечисленный в ТОРГ-12, должен быть идентично прописан в счете-фактуре.

Подписи ответственных лиц

Руководитель организации имеет право подписи за всех уполномоченных лиц и несет полную ответственность за совершение сделки. Помимо руководителя организации, право подписывать первичную документацию имеют сотрудники, на которых выписаны доверенности и приказы, подтверждающие их компетенцию ставить подпись в документе первичного бухгалтерского учета. В большинстве случаев это операторы, менеджеры и другие сотрудники, работающие в крупных компаниях с большим документооборотом, часто занимающиеся непосредственно выпиской документов.

При желании использовать допускается факсимиле, этот факт должен быть обговорен и зафиксирован в договоре поставки.

Со стороны покупателя в графе «Груз получил грузополучатель» свою подпись может поставить как руководитель, так и другое уполномоченное лицо, имеющее право подписи соответственно приказу или выписанной доверенности. В графе «Груз принял» подпись ставит лицо, несущее материальную ответственность и принимающее товар. Здесь же вписываются данные его доверенности. Это могут быть кладовщик, зав.складом.

Строка с информацией о остается незаполненной, только если получение груза подтверждает сам руководитель, подписывая документ самостоятельно.

Если товар с услугами?

Услуги указывать в товарной накладной неправильно, в т.ч. и отдельной строкой. ТОРГ-12 — это унифицированная форма накладной, предназначенная для учета товара, а не услуг. Учитывая услуги (транспортные перевозки), следует оформить акт об оказанных услугах и приложить товарно-транспортную накладную.

Оформление электронной формы товарной накладной ТОРГ-12

Правомерность

Использование электронного документа, подписанного электронной подписью, будет являться таким же правомерным, как и использование его аналога, оформленного на бумажном носителе(об этом говорится в п.7ст 9 Закона N129 ФЗ и ст.1 Закона N1-ФЗ).
Наиболее приемлемые формы XML-файлов электронных документов урегулированы Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.Среди них товарные накладные, а также акты выполненных работ и счет-фактуры.

При проверке налогового органа востребованные документы также будут предоставляться в электронном виде (при условии, что они будут в соответствующем, требуемом формате) в порядке, установленном ФНС России.

Электронная накладная составляется по тому же алгоритму, что и традиционный документ на привычном бумажном носителе. Разница в том, что используется один документ, состоящий из пары файлов.

Применение электронной подписи

Заверяет электронные документы электронная подпись.

Для ее использования обязательно понадобиться приобрести свидетельство на электронную подпись и обзавестись разрешением, подтверждающим право подписи уполномоченному лицу.

На электронном экземпляре ТОРГ-12 одной подписи от продавца достаточно, так же, как и со стороны покупателя. Необходимо упомянуть и о том, что в привычных графах ответственных лиц по-прежнему заполняются ФИО и должности соответствующих людей. Графа, созданная для информации о выписанной доверенности, должна быть заполнена привычным способом.

Электронные документы отправляются через интернет. В связи с этим потребности в передаче накладных с водителем отпадают. Для перевозки груза у водителя на руках остается товарно-транспортная накладная, где есть краткое описание товара. Архив электронных документов находится на отдельно отведенном компьютере или на специальном сервере компании.

Смотрите также видео о создании товарной накладной ТОРГ-12 с помощью электронного онлайн-сервиса

Исправления и внесение изменений

В каких случаях?

Документ должен быть заполнен правильно, во всех графах. Несущественной и ненужной информации ТОРГ-12 в себе не содержит.

Неважно, где допущена ошибка: в наименовании поставляемого товара, в цене, в количестве, в % ставке НДС, или в реквизитах. Документ должен быть обязательно откорректирован и приведен в надлежащий вид.

Так или иначе, любая ошибка в товарной накладной не пройдет бесследно и повлечет за собой возникновение новых.

Методика правок

Исправление оригинальных документов при отсутствии замены возможно. Первичные бухгалтерские документы (кроме документов кассы и банка) могут корректироваться (п.7 ст. 9 Закона).

Об изменении нужно информировать всех участников операции, которые, подтверждают свое согласие подписью тех лиц, кем был подписан документ ранее. Обязательно проставить дату, когда внесены соответствующие изменения (Письмо №07 02 06/9 от 25.01.2012).

Пример наиболее распространенного способа изменения данных при отгрузке является замена ТОРГ-12. Аннулирование неверно заполненного документа и формирование нового, которое отвечает всем требованиям, наиболее распространенный метод коррекции. Исправление в оригинальном документе не запрещается, а делается, в большинстве случаев, при невозможности заменить документ.

Если ошибка совершена только на одном листе, достаточно будет заменить только его, не меняя весь пакет документов.

Документооборот в бухгалтерии очень велик, многие бланки подлежат строгому учёту и поэтому заполняются крайне аккуратно. Накладная ТОРГ-12 хоть и не является таковой, однако требует не менее внимательного отношения. От её корректности в ряде случаев может зависеть и сумма к уплате налога, и даже взаимоотношения с налоговыми органами.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

В сферу бухгалтерской деятельности входит управление хозяйственными операциями предприятия. В связи с этим каждый сотрудник бухгалтерского отдела должен знать различные тонкости заполнения документов, цель которых существенное упрощение организации трудовой деятельности. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое товарная накладная ТОРГ-12, также различные нюансы заполнения этого акта.

Товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации

Особенности унифицированной формы ТОРГ -12

Начать разговор об особенностях рассматриваемого документа необходимо с изучения его структуры. Подобные бумаги имеют особенную важность при грузоперевозке готовой продукции. Товарная накладная является официальным свидетельством передачи товара и товарно-материальных ценностей, от одного юридического лица другому.

Необходимо обратить внимание на то, что этот вид документа составляется организацией, выступающей в роли продавца, в нескольких копиях . Первая копия остается у продавца, а вторая отдается лицу, несущему ответственность за осуществление перевозок. Согласно действующему законодательству Российской федерации, каждый факт, происходящий в рамках хозяйственной деятельности компании, должен иметь документальное оформление. В данном случае, именно товарно-материальная накладная играет роль первичной документации для учета.

Бланк ТОРГ-12 используется в качестве основания для оформления списания товара, а также подтверждением факта получения товарно-материальных ценностей.

Как выглядит подобный бланк

Данный документ, использующийся в бухгалтерской деятельности, имеет два вида написания – горизонтальный (альбомный) и вертикальный (книжный). Единый регламент и общепринятая форма заполнения подобных бланков отсутствует – поэтому допускается использование любого из вышеуказанных форматов. Параметры печати и отдельные функции выставляются в текстовом редакторе, на котором набирается данный бланк.

Единая форма товарных накладных была отменена в две тысячи тринадцатом году. Несмотря на это, большинство предприятий до сих пор используют ранее утвержденный формат. Приведенный ниже пример накладной, построен именно на ранее отмененном регламенте.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС

Также необходимо обратить внимание на то, что действующее законодательство разрешает управлению предприятий использовать индивидуальную форму товарных накладных, структура которых построена с учетом нужд компании.

Утверждение формы составления первичной документации осуществляется руководством предприятия. Нередко данная обязанность возлагается на плечи уполномоченного лица, который занимается ведением бухгалтерского учета. Образец накладной разрабатывается предприятием (индивидуальным предпринимателем) с учетом различных нюансов деятельности компании.

Как должна выглядеть форма

Заполнение подобного бланка не составит труда как для индивидуального предпринимателя, так и должностного лица организации. Однако при заполнении, необходимо учитывать определенные правила, которые позволяют ориентироваться в правильном предоставлении информации. Данные правила включают в себя семь обязательных позиций. В том случае, если одна из нижеприведенных позиций не указана, заполненный документ не имеет юридической силы.

К перечисленным ниже обязательным позициям следует подойти с повышенным вниманием:

• название и порядковый номер документа;
• дата составления;
• наименование субъекта экономики, что ответственен за создание бланка;
• свидетельство факта ведения хозяйственной практики;
• определение величины результата хозяйственной деятельности;
• указание должности лица, занимающегося составлением сделки;
• фамилия и инициалы, а также печати фирм, осуществляющих сделку.

Все вышеуказанные пункты должны в обязательном порядке присутствовать в полностью заполненном бланке. При отсутствии одной из перечисленных позиций, товарная накладная теряет свою юридическую силу. Также следует обратить внимание, что предоставление недостоверных данных, может повлечь за собой уголовную ответственность.

Как заполняется унифицированная форма

Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. В первую очередь заполняется шапка бланка, которая расположена в самом верху. Данная форма заполняется в двух экземплярах, где первый предназначен для продавца, а второй для покупателя. Порядковый номер заполняемого акта должен полностью соответствовать нумерации документации. Далее следует указать дату заключения сделки.

После этого заполняется раздел, посвященный отправителю груза. Здесь указываются реквизиты организации, которая осуществляет продажу товара. При отсутствии посредников, занимающихся грузоперевозкой, продавец выступает в роли «поставщика». Следует отметить, что при наличии третьих лиц в виде транспортной компании, в данной графе обозначаются их реквизиты.

Пункт «структурное подразделение» заполняется только в случае необходимости. В разделе «Получатель/Плательщик» отмечаются реквизиты предприятия, выступающего в роли покупателя.

Далее следует указать юридические данные обеих организаций. Здесь следует привести информацию о названии компании, указать руководителя, а также указать адрес и контактный телефон. После того как накладная будет заполнена, она заверяется подписью уполномоченных лиц или непосредственно руководителями обеих организаций.

Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности

Особенности заполнения

Несмотря на то что единые привила заполнения ТОРГ-12 отсутствуют, при заполнении бланка необходимо учитывать определенные нюансы. В строке с реквизитами следует указать номер ОКПО. Помимо этого, необходимо указать вид, однако, как показывает практика - это поле остается незаполненным. В графе основание, отмечается необходимый параметр, «счет» или «договор».

Особо следует отметить графу «вид операции», так как в данное поле информация не вводится.

Список групп товарно-материальных ценностей

В стандартизированной накладной ТОРГ-12, имеется специальная таблица для указания списка товаров. Приведенная таблица должна быть заполнена в строгом соответствии с оглавлениями полей:

1. Платежное поручение – в этом поле нужно указать порядковый номер продукции. Для заполнения этой графы используется специально отведенный порядок.
2. Наименование – здесь следует привести перечень данных, требующихся для заполнения документов. Здесь перечисляются название товара, потребительские характеристики, сорт и артикул. Если при товарообороте, каждому продукту присваивается уникальный артикул, то следует заполнить каждую графу. Если артикул отсутствует, то следует поставить прочерк.
3. Код – указанное поле не заполняется, вместо этого ставится прочерк. Данный раздел таблицы является дополнением к названию товара и используется для идентификации продукции.
4. Единицы измерения – здесь следует указать наименование продукции и определенные параметры.
5. Вид упаковки – чаще всего данная графа также не заполняется.

В столбцах под номером десять, одиннадцать и двенадцать указывается количество отправляемой продукции, стоимость единицы товара, и общая сумма без вычета налоговых обложений. С тринадцатого по шестнадцатый столбец следует ввести такие значения, как ставка налоговых обложений, сумма рублей и общий результат с учетом НДС. В шестнадцатом столбце следует указать сумму параметров, указанных в 8-15 столбцах.

Дополнение

Товарная накладная ТОРГ-12 – первичная документация, требующая определенного времени на правильное заполнение. При заполнении определенных граф, необходимо тщательно проанализировать их структуру. Неправильное заполнение документа может привести к тому, что он потеряет юридическую силу. Нередко к данному бланку прикрепляются дополнительные приложения, однако подобные бумаги почти никогда не заполняются.

В таких полях, как «масса груза», «всего мест» и «приложение», следует поставить прочерк. Единственное поле, которое заполняется в приложениях, графа «отпущено». В этой графе следует указать конечную сумму, потраченную на приобретение товарно-материальных ценностей. Ниже приведен образец накладной на товар, который содержит в себе правильно составленную структуру.

ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации

Подписи сторон

В рассматриваемом документе имеется несколько граф, которые обязаны быть заполненными лицами, обладающими определенным уровнем ответственности. К данной категории относятся люди, в чьи трудовые обязанности входит разрешение отпуска товарно-материальных ценностей.

Также в этих графах, должна стоять подпись работника бухгалтерского отдела, в чьи обязанности входит оформление документации, связанной с выполнением хозяйственных операций. Также в товарной накладной должна стоять роспись сотрудника, осуществившего отпуск товара со склада предприятия, выступившего в роли продавца.

Нюансы, связанные с получением ТМЦ

Товарная накладная - это первичный документ, для осуществления хозяйственной деятельности. Согласно правилам, указанным в текущем законодательстве, товар может получить не только сам покупатель, но и доверенное лицо. Однако при составлении документов, необходимо в обязательном порядке указать доверенного субъекта.

Данный документ закрепляется за предприятием, выступающим в роли продавца. При получении товарно-материальных ценностей доверенным субъектом, в товарной накладной заполняются следующие поля:

1. Порядковый номер договора - где отмечен номер соответствующего документа. При отсутствии такого номера, следует указать дату составления договора.
2. Выданной - в этой графе следует указать наименование организации, осуществившей выдачу доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
3. Груз принял - здесь следует указать реквизиты получателя документа и товарно-материальных ценностей.

Следует обратить внимание на то, что доверенность на получение груза наделяет доверенное лицо правом, своевременно приобрести товарно-материальные ценности. Система получения груза рассматривается в индивидуальном порядке.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном

Отгрузка товарно-материальных ценностей

Инструкция отгрузки ТМЦ, говорит о том, что отгрузка товара осуществляется только после предъявления получателем всех необходимых документов. Данный момент требует особого внимания, так как при отсутствии необходимых актов, значительно увеличивается риск отгрузки товаров лицам, не являющимися покупателями.

Подводя итог всему вышесказанному, заполнение рассматриваемого документа – процесс, требующий правильного подхода и наличия определенных правил, установленных законом. Для того чтобы быстро реализовать или приобрести товар, следует правильно подойти к заполнению необходимых бумаг. Стандартизированная накладная ТОРГ-12 должна быть составлена в двух экземплярах, которые передаются обеим сторонам. Надеемся, что наша статься в полной мере отразила правила заполнения ТОРГ-12 и поможет вам в работе.

Вконтакте

Применяется для оформления продажи товарно-материальных цен­ностей сторонней организации. Данный документ является оправда­тельным и, как правило, пристально проверяется налоговыми инспек­торами. Необходим организации-продавцу - для отпуска товаров и покупателю – для принятия товаров на учет.

Форма

Напомним, что все хозяйственные операции, проводимые организаци­ей, должны оформляться оправдательными документами. Эти доку­менты служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Операции по купле-продаже товаров оформляются товарной на­кладной по форме ТОРГ-12. Она имеет унифицированную форму, ут­вержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Указания по ее применению утверждены этим же постановле­нием.

Правила заполнения

Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр оста­ется в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и явля­ется основанием для их списания. Второй экземпляр передается сто­ронней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Данный документ должен содержать следующие реквизиты:

• наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика;
• номер и дату транспортной накладной;
• должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуще­ствивших его фактическую отгрузку.

Помимо самих подписей, в товарной накладной в обязательном порядке приводятся расшиф­ровки подписей указанных лиц.

Обращаем внимание, что при получении груза важно соблюсти не­которые нюансы.

Так, если от имени грузополучателя товар получает уполномо­ченное лицо при наличии печати организации, то в накладной ука­зывается его должность, подпись и расшифровка подписи, а затем печать. Если при получении груза печати нет в наличии, то в на­кладной также указывается должность такого лица, подпись, рас­шифровка печати, дата и номер доверенности, выданной лицу орга­низацией.

Соблюдение этих требований важно, так как по поводу заполне­ния накладной сложилась обширная арбитражная практика. Как правило, налоговики придираются по тому или иному основанию. Их позиция понятна, поскольку документ (а затем и понесенные рас­ходы) можно принять к учету только тогда, когда он оформлен над­лежащим образом.

К примеру, в постановлении ФАС Московского округа от 29 фев­раля 2012 г. № А40-127306/10-90-714 рассмотрена следующая ситуа­ция: инспекция отказала обществу в возмещении НДС, поскольку ТОРГ-12 оформлена с нарушением требований. В ней отсутствует дата отпуска товара, не заполнена строка «груз получил грузополу­чатель», не указана должность лица, принявшего груз, а также до­веренность, на основании которой груз принят; нет расшифровки подписи подрядчика. Судьи в вынесенном решении отметили, что указанные налоговым органом неточности в товарных накладных, допущенные при оформлении, не могут лишать организацию права принять поставленный товар к учету и не являются основанием для отказа в возмещении НДС. При этом они указали, что товарная на­кладная является документом бухгалтерского, а не налогового уче­та, поэтому законодательство не связывает право на налоговый вы­чет по НДС с нарушением порядка оформления товарных наклад­ных.

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Когда проводятся любые торговые операции, все участвующие в сделках организации обязаны заполнять документы, которые в установленном законом порядке подтверждают, что продукция перешла из собственности одного субъекта в собственность другого. Один из основных документов, которые надо заполнить, — это товарная накладная ТОРГ-12. Она была утверждена в 1998 году решением Госкомстата России (Постановление № 132).

Общие правила

При заключении сделки форма ТОРГ-12 подписывается в двух экземплярах. Один экземпляр продавец оставляет себе после того, как покупатель поставит на нём подписи и печатью подтвердит факт получения продукции.

Второй же экземпляр служит документальным подтверждением того, что товар был оприходован у покупателя. Наравне со счёт-фактурой этот документ является официальным подтверждением того, что сделка была совершена. В дальнейшем это необходимо, чтобы получить вычет по НДС.

Оформление товарной накладной

По оформлению документ должен точно соответствовать утверждённой форме — в противном случае он будет недействителен.

Вы можете посмотреть, как должна выглядеть накладная и .

Прежде всего, указывается информация об отправителе и о получателе продукции, данные о продавце и покупателя. Вся эта информация должна вноситься в накладную на основании реквизитов, которые содержатся в учредительных документах компаний-контрагентов. К реквизитам относятся:

• полное или сокращённое наименование компании;
• адрес организации. Лучше всего указывать юридический адрес. Это позволяет в дальнейшем избежать проблем с получением вычета по НДС;
• контактный номер телефона;
• банковские реквизиты. Следует указать номер расчётного и корреспондентского счетов, наименование банка и БИК.

В правой части бланка имеется таблица, в которой нужно указать ОКПО и ОКДП отправителя товара. Эти классификационные коды присваиваются уполномоченными организациями и в каждом конкретном случае различаются. Ниже расположены графы «Товарная накладная». Они заполняются в тех случаях, когда форма ТОРГ-12 исполняется вместо товарного раздела ТТН.

Договор или заказ-наряд — это фактическое основание для того, чтобы сделка была совершена. Номер и дата договора — это и есть главные сведения. Их следует вносить в соответствующую строку бланка ТОРГ-12.

Обязательная номенклатура

Каждая накладная обязательно должна быть снабжена номером и датой составления. Табличная часть бланка содержит перечень номенклатуры, которая будет передана покупателю товара. Кроме того, там будет содержаться информация о самом товаре: единицы измерения, форма упаковки, количество товара или его масса, цена единицы продукции, НДС и итоговая стоимость.

В обязательном порядке должны быть внесены следующие данные о товаре:

• порядковый номер;
• название продукции;
• единица измерения;
• количество либо масса нетто;
• цена единицы продукции;
• итоговая сумма без НДС;
• НДС (не указывается, если используется УСН);
• итоговая сумма с НДС.

Остальные графы обязательными не являются. Информация в них вносится только при необходимости.

После того как таблица заполнена, количество позиций записывается прописью (не цифрами) во избежание ошибок. Прописью также пишется масса товара или число единиц продукции. Если товары подлежат сертификации, то указывается число приложенных сертификационных документов.

Если при заполнении документа была допущена хотя бы малейшая ошибка, то следует полностью переделать накладную. Опечатки и исправления не допускаются. Реквизиты и все сведения об организациях должны быть заполнены согласно законодательным требованиям.

Подписи контрагентов

Заполнение товарной накладной завершается тем, что стороны ставят свои подписи. Чаще всего продавец одновременно является в сделке и отправителем груза, но иногда фактическими отправителями могут быть и третьи лица — транспортные и курьерские службы.

Подписи должны быть поставлены в следующем порядке:

• подпись продавца («главный бухгалтер»);
• ответственное лицо продавца («отпуск груза разрешил»);
• ответственное лицо отправителя — тот, кто фактически проводил отгрузку товара («отпуск груза произвёл»).

Подписи заверяются оттиском печати.

Если со стороны покупателя товар принимает не ответственное, а доверенное лицо, то оно должно получить доверенность, и эти сведения также отражаются в накладной. Лишь в этом случае подпись доверенного лица, принимающего товар, будет действительна. В конце документа ставится дата заключения — когда был выдан и получен товар.

Оформляя товарную накладную при поставке товара, многие, к сожалению, не уделяют должного внимания деталям. Автору часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда в товарной накладной (форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132), применяемой для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) , продавец либо получатель товара ставил штамп вместо печати фирмы, а иногда вообще только подпись. И это довольно распространенное явление. Законно ли это и какие правовые последствия в данном случае могут возникнуть, необходимо знать каждому руководителю.

Нормативно-правовая основа

С татьей 313 НК РФ установлено, что данные налогового учета подтверждаются первичными учетными документами, а согласно п. 1 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ (далее - ФЗ № 129) все хозяйст­венные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Руководствуясь п. 1 ст. 5 указанного Закона, общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в РФ осуществляется Правительством РФ. Правительством РФ было принято постановление от 08.07.1997 г. № 835. Согласно данному постановлению на Государственный комитет РФ по статистике (ныне - Росстат) возложена функция по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Таким образом, постановлением Государственного комитета по статистике РФ от 29.05.1998 г. № 57а был утвержден и согласован в установленном законом порядке ряд унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе и товарная накладная (по форме ТОРГ-12). В указаниях по применению данной унифицированной формы не содержится требования об обязательном наличии оттиска печати. На то, что печать должна быть, указывает аббревиатура «М.П.» (место печати) в самой форме (ТОРГ-12) для заполнения как со стороны продавца, так и со стороны получателя ТМЦ.

Штамп юридического лица

Кроме того, согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20), в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом установленные реквизиты остаются неизменными (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, можно сделать вывод, что печать на товарной ­накладной является обязательным реквизитом.

Однако имеются прецеденты, когда участники товарного оборота, считая это возможным, ставят штамп юридического лица. Думаю, что данная позиция необоснована, так как законодательством РФ не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию штампов в отличие от печати.

Из специального законодательства (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях») следует, что каждое юридическое лицо должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения.

Таким образом, законодательством РФ установлено, что на товарной накладной (ТОРГ-12) должна быть печать организации круглой формы с обязательными реквизитами: полным фирменным наименованием юридического лица на русском языке и указанием на его местонахождение. Нельзя не согласиться, что штампы зачастую не соответствуют указанным требованиям закона.

Аналогичная позиция содержится и в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, согласно которым накладная, оформляемая при движении товара от поставщика к потребителю, заверяется круглыми печатями ­организаций поставщика и получателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций).

Дополнительные печати

Рассмотрим случай, когда ТМЦ передаются обособленному подразделению юридического лица . Например, при передаче товара магазинам определенного юридического лица. При этом бытует мнение, что печать у организации может быть только одна, так как согласно перечисленным законам, применимым для различных организационно-правовых форм, юридическое лицо «должно иметь печать», а не печати. И если следовать этому принципу, при передаче товара обособленным подразделением заверение оттиском печати на накладной становится невозможным, так как печать организации будет храниться в одном месте.

Вместе с тем обособленными подразделениями очень часто используются так называемые дополнительные печати (печати для документов и др.). При этом ни судебными, ни иными государственными органами не оспаривалась их легитимность.

В отдельных случаях налоговыми органами высказывались рекомендации о целесообразности дополнительной печати, в частности, для оформления счетов-фактур (письмо МНС России от 21.05.2001 г. № ВГ-6-03/404). Согласно рекомендациям налоговых органов в отношении подобных печатей, используемых в обособленных подразделениях, указанные печати должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации, кроме перечисленных реквизитов, указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.

Таким образом, исходя из формального (буквального) толкования законодательства организации могут заверять накладные только одной печатью, в то время как в правоприменительной практике такое ограничение не предусмотрено. Последнее, в свою очередь, обуславливает широкое применение в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через обособленные ­(структурные) подразделения организаций.

Распространение требований закона на индивидуальных предпринимателей

Не стоит забывать об участии в товарном обороте индивидуальных предпринимателей, которых закон прямо не обязывает иметь и использовать в своей деятельности печать. Однако в данном случае в законодательстве существует пробел, поскольку требования по заполнению товарной накладной распространяются на всех участников предпринимательской деятельности. В письме УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 г. № 28-10/15239 даются разъяснения, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена.

При этом существует мнение Верховного Суда РФ, выраженное в определении от 20.02.1998 г. № 58-Г98-2, согласно которому в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не могут быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии. При этом согласно п. 3 ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

Таким образом, вопрос использования печати индивидуальным предпринимателем на товарной накладной в настоящее время является спорным. И если контрагент является индивидуальным предпринимателем и ссылается на факт отсутствия у него печати, желательно, во избежание налоговых рисков, требовать от него информационное письмо об этом. И в случае претензий со стороны налогового органа всегда возможно предъявить данное письмо в качестве основания отсутствия оттиска печати на накладной.

Правовые риски

Товарные накладные могут быть не приняты к учету

Несоблюдение вышеуказанного требования (заверение печатью товарной накладной) служит серьезным основанием для конфликтов с налоговыми органами. Ведь согласно п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

В вышеперечисленных реквизитах не содержится требования о наличии печати, однако форма товарной накладной (ТОРГ-12) является унифицированной, а значит, заполняться должна в соответствии с предусмотренными к ней требованиями, в том числе и об обязательном наличии печати организации.

Таким образом, согласно указанной статье товарные накладные, не заверенные печатью, могут быть не приняты к учету. Штрафные санкции при этом предусмотрены ст. 120 НК РФ « за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения». Согласно п. 3 данной статьи «под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов». А отсутствие первичных документов трактуется налоговым органом обычно достаточно широко. В связи с этим, если неправильно оформленная товарная накладная не принята к учету, такое обстоятельство само по себе указывает ­на отсутствие данного первичного документа.

Отгруженный товар нельзя будет списать в налоговом учете

В данном случае при неправильном заполнении товарной накладной продавцом то­вар может быть не признан отгруженным, следовательно, его нельзя будет списать на расходы для налогового учета.

Такие же последствия возможны и для покупателя. Товар может быть не признан оприходованным, а значит, при дальнейшем использовании его нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли. Кроме этого, покупатель не сможет предъявить сумму НДС по при­обретенным (но неоприходованным) товарно-материальным ценностям к налоговому вычету из бюджета.

Однако стоит заметить, что покупатель рискует гораздо больше, так как поставщик получает по сделке доход с продаж и снимать данный доход не в интересах налогового органа. А в отношении покупателя его доход может быть признан налоговым органом заниженным. Так как согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством. Следовательно, невозможно списывать затраты на основании неправильно оформленной товарной накладной, иначе они могут быть признаны необоснованными, а прибыль организации - заниженной. Таким образом, налоговый орган вправе будет увеличить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и выставить пени по неуплате недоплаченных в срок сумм данного налога согласно ст. 75 НК РФ.

Разъяснения по данному вопросу даны, в частности, в письме УФНС по г. Москве от 16.12.2005 г. № 20-12/93109, согласно которому расходы покупателя могут быть приняты к учету лишь на основании оформленных первичных документов, в данном случае товарной накладной (ТОРГ-12). Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ также предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета, повлекшее занижение налогоплательщиком налоговой базы (в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей).

Анализ противоречий судебной практики

Определение ВАС РФ от 21.12.2007 г. № 16524/07 подтверждает, что на товарной накладной (ТОРГ-12) помимо подписи уполномоченных лиц, отвечающих за отпуск и прием товара, должны стоять еще и печати организаций.

Тем не менее имеется и противоположная судебная практика, согласно которой оприходование товарно-материальных ценностей возможно и на основании первичных документов, составленных не в соответствии с их унифицированными формами, но содержащих обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 ФЗ №129.

Судебная практика

Свернуть Показать

Поводом для рассмотрения дела послужило решение налоговой инспекции, согласно которому усматривается, что основанием для отказа обществу в применении вычетов по НДС явилось непредставление им на проверку ­товарных накладных формы № ТОРГ-12 по одному из поставщиков.

Что обществом на проверку были представлены счет-фактура, платежное поручение, накладная на отпуск материалов на сторону. При этом, по мнению налоговой инспекции, накладная неустановленной формы не может быть признана равноценной заменой первичному документу установленной формы - товарной накладной формы № ТОРГ-12.

Мнение суда было противоположно мнению налогового органа. При этом суд указал на следующие основания. Требования к оформлению организациями документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, установлены ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно данной статье все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 данной статьи. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания. Первичные учетные документы должны включать обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• наименования должностных лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Таким образом, оприходование товарно-материальных ценностей может осуществляться на основании как унифицированных форм (№ ТОРГ-12, М-15, 1-Т), так и иных форм первичных документов в предусмотренных случаях.

Как установлено арбитражным судом, накладная на отпуск материалов на сторону содержит все необходимые реквизиты, в связи с чем может являться первичным учетным документом и служит доказательством ­оприходования товара.

Судебная практика

Свернуть Показать

Иначе на этот вопрос ответил ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19.01.2005 г. № А13-5025/04-14, в котором сделал выводы, что согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные документы могут быть приняты к учету, если они составлены по унифицированной форме. При этом данное правило не распространяется на документы, для которых ­унифицированные бланки не предусмотрены.

Известны случаи, когда суд вообще признал правомерным отнесение налогоплательщиком на себестоимость товаров расходов по оплате транспортных услуг на основании первичных документов, составленных после проведения выездной налоговой проверки, поскольку налогоплательщик имеет право представить в суд доказательства, подтверждающие ­обоснованность его возражений.

О том, что печать является обязательным реквизитом товарной накладной (ТОРГ-12), без которого невозможен отпуск-оприходование товара, подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.03. 2009 г. по делу № А05-9970/2008.

Судебная практика

Свернуть Показать

В ходе судебных разбирательств было установлено, что при камеральной проверке налоговым органом обнаружено нарушение в оформлении первичных документов, на основании которых ОАО «Соломбальский ЦБК» (грузополучатель) произвело оприходование спорного товара. Так, при оформлении торговых операций в связи с поставкой лесопродукции от ОАО «Соломбальский ЛДК» (продавец) составлялись товарные накладные не по форме № ТОРГ-12, а по форме № М-15 на отпуск материалов на сторону.

При этом судом были сделаны следующие выводы. Положениями главы 21 НК РФ не установлено специальных требований к объему и видам первичных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (работ, услуг). Тем не менее для подтверждения права на налоговый вычет налогоплательщик обязан представить счета-фактуры, оформленные в порядке ст. 169 НК РФ, и доказать факт принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) первичными документами, составленными в соответствии с требованиями ст. 9 ФЗ № 129.

В соответствии с постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» именно товарная накладная по форме № ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Данная форма должна содержать: наименование, адрес, телефон, факс и банковские реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, поставщика, плательщика; сведения о транспортной накладной (ее номере и дате); должности и подписи разрешивших отпуск груза и фактически отпустивших груз (с расшифровкой их Ф.И.О.), заверенные печатью организации; номер и дату доверенности, на основании которой груз принят к перевозке от грузо­отправителя, а также информацию о том, кем и кому (организация, должность лица, его Ф.И.О.) эта доверенность выдана; подпись и должность лица, принявшего груз по доверенности, расшифровка подписи; должность и подпись лица, выступающего от имени грузополучателя о получении груза, с расшифровкой Ф.И.О., заверенная печатью организации.

Причем согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20, удаление организациями ряда граф в формах первичной учетной документации (создание сокращенного варианта) не допускается. Из указания по применению и заполнению товарной накладной (№ ТОРГ-12), изложенного в постановлении Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, следует, что указанный документ применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Он составляется в двух экземплярах: первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания; второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Таким образом, можно сделать вывод, что судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Однако во избежание налоговых рисков субъектам предпринимательской деятельности необходимо заверять товарные накладные печатью.

Сноски

Свернуть Показать