Справочник Физические лица предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.
Ввести информацию о работниках в справочник можно либо в режиме непосредственной работы со справочником Физические лица, либо в процессе регистрации в информационной базе приказов о приеме работников на работу в организацию. Мы воспользуемся первым способом.
Введите в справочник физические лица сведения о работниках ЗАО «МЕЧТА» согласно табл. 9, (для целей освоения программы паспортные данные, адрес по месту регистрации и месту жительства достаточно ввести только для работника Иванова Е.П.
Командой меню Кадры > Физические лица открыть справочник, то есть вывести на экран форму Физические лица (рис. 31).
Рис. 31. Форма списка справочника Физические лица
В форме Физические лица командой меню Действия > Добавить (либо командой Добавить контекстного меню, либо щелчком на пиктограмме панели инструментов, либо нажатием клавиши Insert) вывести на экран форму Личные данные физического лица (рис. 32);
– в реквизите ФИО указать фамилию, имя и отчество работника - Иванов Евгений Петрович и нажать клавишу Enter;
– в реквизите Дата рождения указать дату рождения Иванова Е.П. - 01.01.1970 и нажать клавишу Enter;
– в реквизите Пол указать Мужской и нажать клавишу Enter;
– реквизит Место рождения в учебном примере можно не заполнять, а перед вводом паспортных данных необходимо нажать кнопку Записать;
– в реквизите Удостоверение щелчком на кнопке открыть форму Паспортные данные физического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;
– в реквизите Гражданство щелчком на кнопке открыть форму Гражданство физического лица, заполнить ее и сохранить данные с помощью кнопки ОК;
– указать код ИФНС по месту регистрации физического лица, номер страхового свидетельства в ПФР и присвоенный ему ИНН;
– в разделе Контактная информация указать адрес по регистрации и месту жительства;
Рис. 32. Форма личных данных физического лица
– на панели инструментов щелчком на кнопке НДФЛ открыть форму Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу (рис. 33);
Рис. 33. Форма ввода данных для НДФЛ
– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Право на стандартные вычеты открыть для ввода строку и указать, что с 01.01.2013 г. Иванову Е.П. предоставляется личный вычет в размере 400 руб. (код 103) и вычет в размере 300 руб. (код 101) на одного ребенка (значение в колонке Количество детей);
– щелчком на пиктограмме панели инструментов табличной части Применение вычетов открыть для ввода строку и указать, что вычеты в ЗАО «МЕЧТА» Иванову Е.П. предоставляются с 01.01.2013 г.
В результате вкладка Вычеты примет вид, представленный на рис. 34.
20 марта 2017Анонс
В этой статье вы узнаете:
Как правильно создавать сотрудника
Чем отличается физическое лицо от сотрудника организации
Где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности
Как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период
В УТП существует два отдельных справочника - «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.
В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.
В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.
Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Физические лица).
Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.
На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.
Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.
Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.
Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.
Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.
Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню - Справочники - Кадровый учет - Сотрудники организаций).
С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».
После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».
При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов - при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.
На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.
Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».
В справочнике Физические лица (Кадры – См. также – Физические лица ) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.
В справочнике Сотрудники (Кадры — Сотрудники ) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.
Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники .
Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.
Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники , связанный с тем же самым физическим лицом.
Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица , то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем , где предлагается выбрать тот же это человек или другой:
Если случайно было создано два физических лица для одного и того же человека, то существует сервис Объединение личных карточек (Кадры – Сервис — Объединение личных карточек ), который доступен пользователю с полными правами:
Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:
- СНИЛС;
Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники . Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника :
Практическое задание: Ввод данных о физических лицах.
Внимание!
Целесообразнее начинать ввод справочных данных в базу со справочника Физические лица
. Данные ведённые в этот справочник будут использоваться для подстановки в другие справочники. Однако, если при работе с информационной базой используется префикс, необходимо сначала ввести данные в справочник Организации
, а затем продолжить заполнение справочников в той последовательности, как указано в заданиях.
Справочник Физические лица
предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.
В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы.
Редактирование и ввод новой информации о физическом лице производится в отдельном диалоговом окне.
Справочник вызывается из пункта Физические лица меню Кадры .
Создание новой группы физических лиц
В справочнике «Физические лица» создать группы: «Сотрудники», «Учредители», «Внешние совместители».
В группе «Сотрудники» создать подгруппы: «Сотрудники - учредители», «Подотчётники», «Совместители».
Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа.
Пользователь может задать добавление группы одним из следующих способов:
При заполнении параметров нового объекта после ввода нажмите кнопку ОК
.
^
Заполнение справочника «Физические лица».
На основании данных указанных в таблицах 1 и 2 заполните справочник «Физические лица».
Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлен элемент.
В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь может задать добавление элемента одним из следующих способов: