Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков
Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.
В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.
В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.
В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.
Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1
При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.
В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.
Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.
В окне отчетов есть два отчета по остаткам:
- «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
- «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.
В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).
Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.
В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Начальные остатки отпусков
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").
Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1
Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.
В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»
Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу - 01.06.2009, рабочий год - с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска - 173 дня:
Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.
Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:
- Количество дней отпуска в год
- Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет
- Дата приема сотрудника на работу
- Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)
Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.
Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.
В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка - рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней ) и вычислила остаток по формуле:
ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12
Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.
Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»
В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.
Часть 2. Ввод остатков отпусков.
Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»
В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.
Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).
Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали - то придется повторить ввод остатков).
В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:
А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:
Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
КоличествоДней - это введенное нами число остатка на 31.05.2015.
ОтработаноМесяцев - начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).
КоличествоДнейОтпускаВГод - заданное для должности или для сотрудника (у нас - 28 дней).
У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.
Рассмотрим детальный способ ввода остатков.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.
Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:
В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:
Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.
Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.
Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:
В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.
Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.
Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.
После проведения документа смотрим остатки отпусков:
Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.
Ручной ввод остатков не типичный процесс для пользователей редакции 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5. Это весьма трудоемкое занятие, особенно если в организации работает много сотрудников.
Чаще всего встречается два варианта переноса данных:
- организация переходит с 1С: ЗиК 7.7 - для этого применяется типовой механизм переноса данных
- в организации раньше вели учет вообще не в 1С - скорее всего, для такого случая пишется обработка переноса данных.
Однако процесс ввода остатков вручную, необходим для правки результатов типового переноса, которая также выполняется в ручном режиме.
Пример – ввод остатков на начало года
Для ввода остатков нам нужен документ - “Перенос данных”. Он находится в меню – Операции - Документы... - Перенос данных.
В новом документе нужно установить период регистрации предшествующий текущему, дату конца предыдущего месяца и на закладке “Регистры накопления” добавить необходимые регистры.
Взаиморасчеты с сотрудниками организаций
Для ввода долгов по зарплате сотрудников предназначен регистр “Взаиморасчеты с сотрудниками организаций”. Если организация должна сотруднику, то вводится запись с видом движения – Приход, если нет - Расход.
Последние три колонки заполняются при регистрации долга перед организацией (необязательно).
Взаиморасчеты с депонентами организаций
Если есть зарплата на депоненте, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
При вводе задолженности по депонентам нужно указать, по какой ведомости возникла задолженность. Для этого сначала нужно сформировать документ “Зарплата к выплате организаций”.
НДФЛ расчеты с бюджетом
В случае задолженности перед бюджетом по уплате НДФЛ, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
НДФЛ к зачету
Если есть суммы переплаты НДФЛ по сотруднику, нужно ввести записи с видом движения – Приход.
Такая ситуация возникает когда у сотрудника удержали НДФЛ больше, чем должны. Это происходит в тех случаях, когда сведения о налоговых вычетах регистрируются “задним числом”.
Если возникла такая задолженность, нужно сделать следующую запись:
Погашение займов сотрудниками организаций
Для ввода остатков по непогашенным займам сначала нужно ввести документ “Договор займа с сотрудником”, в котором указать данные действовавшие на момент получения займа.
Например, если сотрудник брал в сентябре 50000 руб. под 10% на 5 месяцев, то в документе нужно указать следующее:
После этого в документе “Перенос данных” сделать запись с видом движения “Расход” на сумму, которую сотрудник уже погасил к моменту ввода остатков.
В записи указать период, предшествующий вводу остатков, ранее введенный договор займа и сумму погашения.
Все остальные данные, необходимые для расчета можно ввести при помощи соответствующих документов:
- Для учета невыходов переходящих на первый месяц начисления - больничные, отпуска и оплаты по среднему заработку.
Ввод остатков в середине отчетного периода
Если остатки вводятся не с начала года, то придется вводить данные для расчета НДФЛ и Страховых взносов, а также сведения по больничным и отработанному времени.
