Как подписать документ электронной подписью. Косая черта перед подписью

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п. Пример 4 Сокращенное наименование должности с добавлением звания СвернутьПоказать Пример 5 Сокращенное наименование должности с добавлением звания СвернутьПоказать Пример 6 Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени СвернутьПоказать Полное или сокращенное наименование должности Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке. По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Оформление подписи в документах

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Виза согласования может проставляться несколькими способами: 1) Визы могут проставляться на экземплярах документов ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. 2) Проекты документов могут визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 3) На отдельном листке согласования, который прикладывается в к проекту документа. При этом следует иметь в виду, что проставление визы согласования не означает, что договор заключен.

Как правильно подписывать документы

После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются. Печать на подписи Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность.
Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи.

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Инфо

Термины и определения» <2 определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ. <2 Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте). В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят: — наименование должности лица, подписавшего документ; — личная подпись; — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен. Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

А что такое расшифровка подписи. как подпись может расшифровываться?

А как заполнять реквизит «Подпись», если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь «индивидуальный предприниматель» — это не название должности)? Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до «ИП»? Ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкция по их заполнению <4 не содержат пояснений по данному поводу, но, поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя. <4 Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Nзаписи Дата Сведения о приеме наработу, переводе на другуюпостоянную работу,квалификации, увольнении(с указанием причин иссылкой на статью, пунктзакона) Наименование, датаи номер документа,на основаниикоторого внесеназапись число месяц год 1 2 3 4 … … … … … …

Оформление реквизита «подпись»

Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников. Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий: — сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания; — подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Можно ли напечатать расшифровку подписи?

Внимание

Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам.

В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею. Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто.

Нужна ли расшифровка подписи

Проверка проекта документа Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции). Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа.

Нужна ли расшифровка подписи в заявлении

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.
Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны. Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

Нужна ли расшифровка подписи в договоре

Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее. Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Договор подписал заместитель

Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно. И так же давно она находится за рамками правового регулирования.

Еще в 1988 году Главархив СССР разъяснил, как быть, если отсутствует должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное ведомство установило, что в подобной ситуации в документе необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Исправления можно внести чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Но недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Сегодня действует еще один стандарт по оформлению документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Правда, в этом стандарте ни слова не сказано о том, как должен подписаться заместитель. Но это не значит, что косая черта узаконена. Ведь приказ Главархива № 33 никто не отменял, и он продолжает действовать на территории РФ.

Поэтому в соответствии с действующими правилами делопроизводства заместителю необходимо поставить свою подпись и сделать ее расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но как быть, если в бухгалтерию поступит договор, который со стороны контрагента подписан с косой чертой?

Работа над ошибками

Сама по себе косая черта не лишит договор силы. Но если не будут указаны фамилия и должность лица, который его подписал, суд может решить, что это неустановленное лицо (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться исполнять обязательства по такой сделке, ее могут не признать и налоговики. Это особенно неприятно если речь идет о договоре, по которому компания собирается учесть расходы для целей налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

Если вы получили договор с «косой чертой» от контрагентов, то необходимо попросить партнеров подтвердить полномочия лица, поставившего визу. В качестве подтверждения подойдет доверенность или, например, распорядительный документ о назначении лица исполняющим обязанности руководителя. Целесообразно предложить партнерам все же оформить сделку по действующим правилам. А именно: вписать в договор фамилию и должность лица, подписавшего договор, и ссылку на реквизиты документа, которым лицо уполномочено на совершение сделки. Лучше всего, если к договору будет приложена копия такого документа.

Есть еще один вариант. Если контрагент в последующем одобрит сделку, из-за косой черты можно не беспокоиться. О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д.

Особо о счетах-фактурах

Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Вместе с тем необходимо проверить, соответствуют ли требованиям налогового законодательства остальные условия, относящиеся к оформлению подписи. В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что подписать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать приказом по организации или доверенностью от имени организации.

Стандартные реквизиты бланка счета-фактуры предусматривают, что его подписывает руководитель. Минфин разъяснил, что, если документ подписывает другое лицо, его должность можно не указывать. Главное, чтобы была расшифровка подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее не будет ошибкой, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции ).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации - автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами ). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись , отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи .

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

наименование должности лица, подписавшего документ;
собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

Пример 9

Свернуть Показать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации , которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

Пример 12

Свернуть Показать

Пример 13

Свернуть Показать

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением . В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей . Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Свернуть Показать

Пример 15

Свернуть Показать

не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Свернуть Показать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.) , тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Свернуть Показать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Руководитель

Федерального

медико-биологического

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :

Исполняющий обязанности

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

Начальник

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

(подпись) (подпись)

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

В. В. Уйба

от консультанта отдела кадров

В. П. Воронова

В подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

Начальник

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

Исполняющий обязанности

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Факсимиле

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

(ФМБА России)

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

Приказываю:

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

Федеральное медико-биологическое агентство

(ФМБА России)

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

Приказываю:

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.

А. Головин

Полковник запаса,

начальник

мобилизационного отдела

Федерального медико-

биологического агентства

Подписано в печать

Например:

или на бланке:

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

__________
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 58.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
4 Там же. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. [email protected] .