С 8 января 2015 года порядок направления работников в служебные командировки стал проще. Теперь не нужно оформлять командировочные удостоверения и ряд других документов.
Из этой статьи вы узнаете:
- зачем нужна отмена командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595;
- с какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений;
- какие еще документы упразднило постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года;
- как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило документооборот по командировкам;
- можно ли, несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595, продолжать их использовать.
Предыстория отмены командировочных удостоверений
Отменить командировочные удостоверения Правительство РФ намеревалось еще в апреле 2014 года. Такой срок был установлен в пункте 10 Плана мероприятий («Дорожной карты») по совершенствованию налогового администрирования. Постановление Д.А. Медведева об отмене командировочных удостоверений было утверждено распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.
Во исполнение этого распоряжения Минфин России подготовил проект постановления Правительства РФ об отмене командировочных удостоверений. В частности, в нем предлагалось:
- отменить командировочные удостоверения (форму № Т-10) и служебные задания (форму № Т-10а) для работников, направляемых в служебные командировки;
- внести изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Проект постановления об отмене командировочных удостоверений был подготовлен с целью минимизировать количество первичных учетных документов, оформляемых при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение и служебное задание решили отменить, поскольку в них дублируется содержание приказа руководителя компании о направлении работников в служебную командировку.
С какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений?
Несмотря на то, что постановление датировано 29 декабря 2014 г. (номер постановления об отмене командировочных удостоверений – 1595), постановление об отмене командировочных удостоверений вступило в силу только с 8 января 2015 года. С этой даты при направлении сотрудников в служебные командировки компаниям больше не нужно оформлять им командировочные удостоверения.
Постановление об отмене командировочных удостоверений упразднило еще два документа. Помимо отмены командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г., компании избавили от оформления еще одного документа – служебного задания.
Теперь задание на командировку (служебное поручение) и ее срок работодатель указывает в приказе о направлении работника в командировку.
Кроме этого, постановление РФ об отмене командировочных удостоверений освободило работника от обязанности по возвращении из командировки представлять работодателю отчет о выполненной работе.
Таким образом, постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года упразднило два документа: служебное задание и отчет командированного работника о выполненной работе.
Нужно ли вносить изменения во внутренние документы компании?
В связи с тем, что постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года отменило три документа, связанных с командировкой, в Положение о командировках, действующее в компании, нужно внести следующие изменения:
- исключить из него упоминание о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете о выполнении служебного задания;
- включить в него положение о том, что срок и задание на командировку определяются в приказе о направлении в командировку;
- включить в него положение о перечне документов, которые оформляются при направлении в командировку на личном транспорте (служебная записка, подтверждающие документы).
Изменения в Положение о командировках вносят приказом руководителя компании.
Как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило порядок подтверждения срока командировки?
До выхода постановления об отмене командировочных удостоверений с 2015 года фактический срок пребывания в командировке подтверждался отметками о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делались в командировочном удостоверении.
С 8 января 2015 года фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает проездными документами (билетами на автобус, поезд или самолет). Их он представляет по возвращению из служебной командировки.
Если работник ездил в командировку на личном транспорте, фактический срок пребывания в командировке ему нужно указать в служебной записке. Ее он составит по возвращению из командировки. К записке ему нужно приложить подтверждающие документы: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.
Постановление об отмене командировочных удостоверений скорректировало документооборот по командировкам
- оформить приказ о направлении в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1;
- сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку (Форма журнала приведена в приложении № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н);
- выдать работнику аванс на командировку;
- вести табель учета рабочего времени.
Так упростило документооборот постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года.
По возвращении работника из командировки:
- работник – в течение трех рабочих дней представит работодателю авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах. К нему он приложит документы о найме жилого помещения (счет гостиницы), о фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой;
- работодатель – произведет окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному работнику перед его отъездом в командировку.
Можно ли продолжать использовать командировочные удостоверения?
Несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года, компания может и дальше продолжать их использовать. Но это нужно прописать в Положении о командировках, действующем в компании.
Правда, в этом случае командировочное удостоверение не будет документом, подтверждающим служебную поездку и произведенные в ней расходы.
Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.
Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).
Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:
- командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.
Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения - это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.
Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 " ".
Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 " " и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений ".
Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.
Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.
Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.
С января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания. Законодатель посчитал, что нет смысла указывать цель служебной поездки в каких-либо иных документах кроме приказа о направлении в командировку.
Из этой статьи вы узнаете:
- как отмена служебного задания отразится на документообороте при направлении в командировку;
- какими документами подтвердить командировочные расходы в связи с тем, что отменили служебное задание в командировке;
- можно ли оформлять командировку в 2015 году по старым правилам.
Отмена служебных заданий на командировку
До 2015 года служебное задание оформлялось каждому работнику, который направлялся в командировку. В служебном задании в краткой форме излагались задачи предстоящей служебной поездки (например, проведение переговоров, заключение партнерского соглашения и т. д.). Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении были одними из важных первичных документов, которые позволяли компании подтвердить командировочные расходы. В связи с этим много внимания уделялось правильности их заполнения.
Отмена служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполнении служебного задания должна была упростить документооборот при направлении работника командировку. Действительно, отмена служебных заданий на командировку уменьшила количество оформляемых документов. С другой стороны командировочное удостоверение и служебное задание позволяли достоверно определить время нахождения сотрудника в командировке, ведь принимающая сторона фиксировала в командировочном удостоверении фактическое время прибытия и убытия (окончание работ) сотрудника. В связи с этим отмена служебного задания и командировочного удостоверения была скептически воспринята многими кадровиками.
Можно ли оформлять командировку по-старому, ведь служебное задание отменили?
Да, можно. Несмотря на то, что с 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания, работодатель вправе использовать эти документы при направлении сотрудников в командировку. Однако для этого потребуется закрепить этот порядок в соответствующем локальном акте организации, например в Положении о командировках (образец ).
Образец
|
Общество с ограниченной ответственностью «Кактус» УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ 3.1. Работник направляется в служебную командировку на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, составленной на имя руководителя организации. |
Служебное задание отменили: как теперь подтвердить командировочные расходы
Отмена служебного задания никак не отразилась на порядке подтверждения командировочных расходов. Даже до того, как служебное задание отменили, для подтверждения командировочных расходов требовались:
- авансовый отчет об израсходованных суммах:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилья;
- документы о расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных командировочных расходах;
- отчет о выполненной в командировке работе.
С 2015 года в числе документов, подтверждающих командировочные расходы, оставлены только авансовый отчет и документы о найме жилья и расходах на проезд (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Работник должен предоставить эти документы работодателю в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Авансовый отчет заполняется строго по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. В качестве документов, подтверждающих командировочные расходы, могут выступать чеки, квитанции, путевые листы, счета и т. д.
Обязанность оформлять работникам, направляемым в командировку, служебные задания и командировочные удостоверения отменена с 8 января 2015 г.Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595 Изначально бухгалтерское сообщество отреагировало на эту новость положительно, ведь бумажной работы убавилось. Да и сведения, которые содержались в отмененных бумагах, либо были не очень нужны, либо дублировались в других командировочных документах. Срок пребывания в командировке теперь определяется по билетам. В связи с этим появились свои особенности в оформлении командировок в случаях, когда нет документов на проезд.
Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте
В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д.п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько - в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировк уПисьмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 .
ВНИМАНИЕ
Если у вас есть соглашение с работником о выплате ему компенсации в связи с использованием личного транспорта, в которую включается возмещение расходов на ГСМ, то, по мнению ФНС, и при направлении работника в командировку такая компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли только в пределах установленных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 188 ТК РФ ; Письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 .
Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1 ; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 , от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 .
Для подтверждения делового характера поездки лучше прописывать цель командировки в приказе о направлении в командировку.
Заполнение «командировочных» журналов учета
Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и прежд епп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н . Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.
Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировк уприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н .
А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала - исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.
Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политик еч. 2 , 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.
Правда, ваши внутренние документы - не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.
