Оформление реквизита «подпись. В каком порядке должны располагаться подписи в документе? Как ставится подпись в документах

Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи. Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста. Состав реквизита Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Внимание

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Что означает подписывать документ

О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д. Особо о счетах-фактурах Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п.
6 ст. 169 НК РФ). Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Подпись

Составные элементы подписи Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

наименование должности лица, подписавшего документ;
собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Оформление подписи в документах

На этой странице:

Необходимость подписи
У кого есть полномочия подписи?
ИП один за всех
Подпись по доверенности
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Как оформляется реквизит «подпись»
Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Подпись При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

Как правильно подписывать документы

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Оформление реквизита «подпись»

Как оформляется реквизит «подпись» Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству. Элементы подписи Подпись как реквизит состоит из трех частей.

Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием.
Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами.

Что означает подпись на документе

Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.Когда документ подписывается несколькими лицами Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал. Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз.

Расшифровка подписи.

Что означает подписывать документы

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись. Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа.

Инфо

Оно может оформляться на бланке или без его применения. Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).

См. Пример 18.

В оформлении каждого документа большое значение играет подпись соответствующего должностного лица, руководителя, лица, обращающегося за помощью в государственные органы. В связи с этим особое значение приобретает расшифровка подписи. Стоит отметить, что данное понятие незнакомо многим гражданам нашего государства.

Юридическая значимость

Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент. Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о подписи.

Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Состав реквизита

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой. Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки. В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.

Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.

Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Недопустимость косой черты

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Новый вид подписи

Цифровая подпись - это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности. За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации.

Федеральное законодательство

На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись. Согласно вышеназванному нормативно-правовому акту, она представляет собой несколько видов:

Простая электронная подпись.
Неквалифицированная.
Квалифицированная.

Простая подпись представляет собой набор кодов, паролей, а также перечня иных средств, существование которых может подтвердить определённое лицо.

Усиленная неквалифицированная подпись представляет собой результат преобразования информация в форме криптограммы. Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Область применения и использования

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества. Теперь сотрудникам не приходится носиться с кипой бумаг, необходимых для подписи, а достаточно отправить документ электронным сообщением.

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

приказами;
положениями;
инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

Название должности лица, которое ее поставило.
Сама подпись.
Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ , регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

в качестве реквизита документа является основным средством индивидуализации исполнителя и подтверждения его свободного волеизъявления при принятии на себя обязательств гражданско-правового характера.

Наличие подписи является обязательным условием признания юридической значимости документа.

В криминалистике подпись определяется как удостоверительный знак конкретного человека, атрибутами которого является личное и рукописное выполнение. Именно эти качества отличают подпись от факсимильных, компьютерных и иных ее изображений. Подпись является реализацией специально сформированного подписного почерка, который, как и обычный почерк, обладает свойствами индивидуальности, устойчивости, избирательной изменчивости. Благодаря этим свойствам с помощью судебно-почерковедческой экспертизы возможна идентификация исполнителя подписи, а также установление условий ее выполнения.

Почерк способен отражать состояние лица в момент подписания документа (заболевание, алкогольное или наркотическое опьянение, стресс). Это важно для установления способности (неспособности) лица понимать значение своих действий или руководить ими при совершении гражданско-правовых актов. Такое свойство почерка как избирательная изменчивость позволяет установить под влиянием каких «сбивающих факторов» (необычных условий) выполнялась та или иная рукопись. Это помогает выяснить наличие основного условия сделки - изъявление воли на ее совершение (ст. 158 ГК РФ). При отсутствии свободной воли сделка будет признана недействительной (ст.ст. 177, 179 ГК РФ). По той же причине рукописную подпись не могут заменить ее аналоги.

Соответственно тому, как документы - объекты осмотра разделены на традиционные и электронные, подписи в качестве одного из основных реквизитов также следует дифференцировать на традиционные (рукописные) и нетрадиционные. Последние, в свою очередь, рассматриваются отдельно как полученные техническим способом и электронные цифровые подписи (ЭЦП) 367 . Начинать осмотр подписи следует с определения её вида, т.е. отнесения подписи к одной из указанных категорий.

Подавляющее большинство подписей - объектов судебного осмотра в цивилистическом процессе составляют рукописные, которые являются наиболее

надежным реквизитом для установления достоверности документа и его подлинности. В криминалистике различают так называемые «техническую» и «рукописную» подделки «традиционной» подписи, для каждой характерны свои информативные признаки.

Способы технической подделки подписей делятся на две основные группы: 1) нанесение подписи на документ путем обводки одного из экземпляров подлинной подписи (перерисовка или перекопировка), 2) нанесение на документ изображения подлинной подписи (с помощью клише-факсимиле, цифровых технологий и т.п.).

Признаки, свидетельствующие о технической подделке оригинальной подписи традиционными способами (п. 1), довольно подробно рассмотрены в других работах, в том числе и автором.

Относительно недавно в экспертной практике появился новый способ имитации подписи с использованием «графопостроителей» или «плоттеров» . В результате комплексного исследования специалистами (почерковедом, техникодокументалистом и специалистом в области компьютерной техники) факт имитации подписей, выполненных с использованием данных компьютерных технологий, удается установить.

Американскими и Канадскими компаниями разработан еще один вариант устройства для компьютерного копирования рукописных подписей и текстов - «роботизированная рука» (robotic arm). Пока еще в нашей экспертной практике не было случаев использования подобных достижений научно-технического прогресса в противоправной деятельности. Однако, нельзя не согласиться с Н.А.

Ивановым в том, что необходимо работать на опережение и проводить серьезные исследования по разработке методик для установления факта компьютерной подделки рукописных объектов.

Рукописные подделки подписей представляют собой выполнение подписи от имени другого лица с подражанием его подлинным подписям. Выполнение подписи одним лицом с подражанием подлинной подписи другого лица производится с установкой на наиболее близкое сходство с оригиналом.

В криминалистике различают следующие виды подражания: «на глаз», по памяти, с предварительной тренировкой. Применительно к каждому из них разработаны признаки, которые помогают при осмотре обоснованно усомниться в

подлинности подписи и предположить выполнение ее с подражанием.

В процессе осмотра обнаружение соответствующих признаков в подписи на оспариваемом документе дает основания сомневаться в её подлинности. Однако, дальше сомнения при осмотре идти нельзя, т.к. подобные признаки, как правило, многозначны и появляются не только в подписях, выполненных с подражанием. Они имеют диагностическое значение при установлении необычных условий выполнения подписи и не являются исключительно симптоматичными для подделки.

Проверка сомнения в подлинности оспариваемой подписи облегчается с помощью сопоставительного анализа, если в распоряжении субъекта осмотра имеются другие документы, содержащие подписи, выполненные от имени того же лица, и их происхождение не вызывает сомнений. Обычно такого рода документы в дальнейшем при назначении судебно-почерковедческой экспертизы служат образцами подписного почерка лица, от имени которого исполнена подпись на оспариваемом документе.

В качестве объектов осмотра с идентификационных позиций аналоги подписи - изображения, полученные с помощью клише-факсимиле или цифровых технологий, малоинформативны.

Нанесение на документ оттиска подписи может осуществляться с помощью специального клише, точно воспроизводящего сочетание штрихов подписи (факсимиле). Факсимиле наносится штемпельными красками и представляет собой рельефное клише. Как правило, факсимильное изображение подписи используют лица руководящего состава организаций и финансовых служб предприятий, которым приходится подписывать большое количество документов, или требуются подписи лиц, часто отсутствующих на рабочем месте.

Закон (п. 2 ст. 160 ГК РФ) допускает использование при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, и по соглашению сторон. Однако, замена рукописной подписи факсимильной не всегда допустима. Так, вексель будет «считаться подлинным, если на нем имеется подпись, выполненная собственноручно лицом, которое его составило либо приняло на себя обязательство» . Нормативными актами запрещено наносить изображение подписи с использованием факсимиле или иных способов копирования на доверенности, платежные документы, другие документы, имеющие финансовые последствия (исключение составляют случаи подписания документов инвалидами по зрению при осуществлении кредитной организацией операций).

Такое ограничение обусловлено следующим: во-первых, практически невозможно установить, что изображение подписи нанесено непосредственно тем лицом, от имени которого подписан документ, а, во-вторых, факсимиле может быть специально изготовлено в целях фальсификации документа. В судебной практике встречаются иски, в которых оспариваются подписи на документах, нанесенные с помощью факсимиле (при этом сторона отрицает факт подписания) .

Изображение подписи может быть нанесено путем использования цифровых технологий (подлинная подпись сканируется, вносится в изготовляемый документ, а затем данный документ распечатывается на цветном принтере). Такие изображения подписи характеризуются признаками печатающих устройств, о которых говорилось выше применительно к осмотру печатей. Поэтому при осмотре важно, ориентируясь на разработанные криминалистами признаки, прежде всего, определить способ выполнения подписи. Затем, проверяется нормативная допустимость данного аналога подписи. В случае затруднений в установлении способа нанесения подписи к осмотру может быть привлечен специалист или назначена судебно-техническая экспертиза документа.

С лужба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции ).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации - автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами ). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись , отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи .

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

наименование должности лица, подписавшего документ;
собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

Пример 9

Свернуть Показать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации , которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

Пример 12

Свернуть Показать

Пример 13

Свернуть Показать

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением . В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей . Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Свернуть Показать

Пример 15

Свернуть Показать

не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Свернуть Показать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.) , тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Свернуть Показать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.