Скачать форму расчетного листка по заработной плате. Что включает и как выдается расчетный листок по заработной плате. Как оформить расчетный листок по заработной плате

Трудовой кодекс РФ работодателей обязывает доносить информацию работникам о расчете его заработной платы: как учитывается оклад, полагающиеся надбавки, премии, различные удержания (дисциплинарные взыскания) и иные показатели.

Данная информация излагается в расчетном листке.

Какую форму листа следует использовать, есть ли утвержденный бланк?

Получая в установленный день заработную плату, любой трудящийся должен быть уведомлен о ее размере в виде выдачи ему расчетного листа.

Данный порядок уведомления работника о причитающемся ему денежного вознаграждения за труд является не правом, а обязанностью юридического лица .

Но довольно часто на практике происходит, что директора предприятий не желают выдавать расчетный листок, а бухгалтерия не хочет распечатывать документ из-за экономии бумаги, и выдают бланк лишь по личной просьбе трудящегося.

Как именно должно происходить информирование, нормативной документацией на федеральном уровне четко не обозначено (за исключением факта донесения информации до работника в письменном виде).

Выдача листка осуществляется при выплате заключительной части зарплаты (после аванса).

Вне зависимости от способа передачи денежных средств , подчиненным за проделанную работу ( или ), работодателем предоставляется расчетный лист, в том числе и работника. ?

Форма оформления

В соответствии с письмом Минтруда от 21 февраля 2017 г. равнозначными считается листок и в бумажной, и в электронной форме . .

Порядок использования электронного вида документа (к примеру, отправка на корпоративный почтовый ящик) обязательно закрепляется в трудовом соглашении или локальном акте компании.

Типового бланка расчетного листка не разработано, строгих требований к его внешнему виду не предъявляется, поэтому работодатель самостоятельно разрабатывает удобный для себя документ .

Главное, чтобы в листе были отражены все необходимые данные о составляющих заработной платы.

Примерный образец можно скачать бесплатно ниже в формате excel. Форма должна быть утвержденной руководителя .

Заполнение бланка листа по зарплате

Еще с 2013 года единая форма расчетного листка отменена, тем самым предоставляется возможность организациям самостоятельной разработки бланка документа с учетом специфики их деятельности.

Индивидуальная форма бланка обозначается в учетной политике компании или отдельным распоряжением директора.

Но при этом, в бланке должны присутствовать обязательные сведения :

• наименование юридического лица;
• период, за который выдается расчетный листок (обычно календарный месяц);
• сведения о работнике: должность в соответствии со штатным расписанием, ФИО трудящегося, отдел (подразделение) и табельный номер.

Затем заполняются данные о расчетах по зарплате , разделенные на части и оформленные в виде таблицы:

Самостоятельно разработанная форма листка по зарплате позволяет добавить также иные сведения (суммы налоговых вычетов по иждивенцам).

Получают расчетный документ все категории сотрудников :

• основные;
• работники, выполняющие трудовые обязанности дистанционно;
• совместители;
• трудящие, выполняющие работу на дому.

Разработка бланка расчетного листа входит в обязанность работодателя , использовать можно форму, представленную в бухгалтерской программе.

Скачать бесплатно образец

Электронный формат

Введение электронных версий расчетного листка приводит к ускорению документооборота в компании и гарантирует отправку бланка адресату.

Когда выдается работнику?

Формировать и выдавать расчетки по заработной плате трудящимся лучше накануне выплаты зарплаты. Раздать листки можно и в день перечисления денежных средств на счета работников, но не позже.

При осуществлении авансовых платежей, оплаты отпуска в середине месяца, добавочные (промежуточные) расчетные листки не формируются .

Сотруднику, расторгающему трудовые отношения, предоставляется квиток по заработной плате в последний его рабочий день вместе иными обязательными документами.

Листок по зарплате не передается по непроверенным каналам связи, а также третьим лицам. «Расчетку» лучше передать в руки трудящемуся , а для удаленных работников - заказным письмом.

Для учета выданных документов заполняется или .

Срок хранения

В соответствии с установленными нормами при наличии у предприятия электронного документооборота расчетные листки хранятся не менее 5 лет .

Данный срок определен в связи с необходимостью разъяснения вопросов по заработной плате штата компании при проведении финансовых проверок.

Если же в компании у сотрудников не открыты счета в кредитных учреждениях, и денежные средства персоналу выдаются через кассу наличными, то срок хранения данной документации длится 75 лет .

При выходе на пенсию сотрудников эта информация может оказаться востребованной.

Полезное видео

Подробнее о форме расчетного листа (бумажный и электронный вид) и порядке его выдачи, можно узнать из данного видео:

Выводы

Подготовив расчетный листок, но не передав его специалисту, бухгалтер нарушает трудовое законодательство.

Законом РФ предусмотрена ответственность за отсутствие расчетных документов в организации, а также за их неверное заполнение.

Выявив подобные нарушение, инспекция по труду начислит штраф для индивидуальных предпринимателей до 5 тыс.руб., юридическим лицам - до 50 тыс.руб.

Штраф директор компании вправе взыскать с работника бухгалтерии (ст. 238 ТК РФ).

Работодателю следует позаботиться о поддержании порядка при ведении финансовой документации. В будущем это позволит избежать санкций от контролирующих органов, а также претензий со стороны подчиненных.

Выявленные повторные нарушения влекут за собой более серьезные штрафные санкции.

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

ФАЙЛЫ

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

• оклад,
• проценты,
• премии,
• бонусы,
• компенсации и т.п. выплаты,
• также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

1. Вначале листка записывают:
   • название предприятия,
   • должность,
   • ФИО работника,
   • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
   • подразделение, в котором трудится работник,
   • его табельный номер.
2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
   • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
   • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
   • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре .

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.

Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст. 136 ТК РФ , наниматель обязан (аванс и основная часть). Но выдача расчетных листков по зарплате, согласно Трудовому кодексу, может осуществляться раз в месяц при окончательном расчете, т. к. составные части заработной платы при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.

Когда выдаются расчетные листки: до зарплаты или после

Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам законодательно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.

Например:

В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии.

Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:

• в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
• также можно вести специальный журнал учета. В нем сотрудники будут расписываться о получении документа.

Какая информация указывается в документе

В нем должны содержаться следующие сведения:

• составные части заработной платы, причитающейся гражданину за отработанный период;
• размер и причина удержанных денежных сумм;
• итоговая сумма, подлежащая выплате работнику.

Образец расчетного листка

Так как обязанность работодателя составлять расчетки предусмотрена законодательно, их отсутствие может быть расценено трудовой инспекцией в случае проведения проверки как нарушение . В этом случае нанимателю грозит штраф за невыдачу расчеток. Поэтому отрывные части расчеток нужно хранить не менее пяти лет.

Каждый официально трудоустроенный сотрудник должен получать ежемесячно расчетный листок по заработной плате, бланк и образец заполнения представлены ниже. Этот документ разрабатывается работодателем самостоятельно (стат. 136 ТК) и содержит информацию о начисленном заработке, а также прочих видах вознаграждений, и удержаниях. Форма утверждается во внутреннем локальном акте предприятия.

Выдача расчетных листков по зарплате, скачать бесплатно образец можно здесь, регламентируется стат. 136 ТК. Независимо от того, в какой форме выплачивается вознаграждение сотрудникам – наличной или безналичной, работодатели обязаны предоставить персоналу подробную информацию по начислениям и удержаниям из заработка. Выписка обязательно должна включать следующую информацию:

• ФИО работника, табельный номер, подразделение.
• Периоды начисления.
• Отработанное время за период – часы или дни.
• Составные части зарплаты.
• Прочие начисленные суммы, включая компенсации, премии, командировочные, больничные, пособия, материальная помощь, отпускные и пр.
• Суммы удержаний и основания по ним.
• Порядок расчета.
• Итоговая сумма к выплате «на руки» за период.

Для подтверждения вручения работникам ответственное лицо предприятия должно вести журнал учета расчетных листков или выдавать документ под роспись в отрывной части. День выдачи совпадает с днем окончательного расчета по зарплате, при выплате аванса оформлять расчетные листки не нужно.

Обратите внимание! Поскольку сведения, содержащиеся в выписке по заработной плате, относятся к персональной информации, недопустимо передавать расчетные листки третьим лицам, кроме уполномоченных, имеющих специальный доступ к личным данным персонала компании.

Форма расчетного листка – образец составных частей

Современные бухгалтерские программы позволяют работодателям оперативно формировать и выдавать расчетные листки персоналу. Трудности заполнения при этом сводятся к минимуму. Компьютерная форма бланка имеет мало отличий и состоит из следующих основных разделов:

1. Общий – указывается наименование предприятия, отделы, ФИО и табельные номера персонала, должности, размер оклада или ставки, период расчетов.
2. Блок о начислениях – указывается отработанное время в часах или днях; размер оклада, надбавок и доплат различного характера, в том числе стимулирующего; начисление премий, отпускных, больничных, компенсаций при увольнении или задержке сроков выплаты зарплаты.
3. Блок об удержаниях – указывается удержанный НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы, ошибочно выплаченные суммы за расчетный период.
4. Итоговый блок о суммах к выдаче – указывается величина заработка к выплате «на руки» на дату формирования расчетного листка, суммы произведенных выплат до окончательного момента расчетов (авансы, отпускные и пр.) с конкретными датами выполнения операций.

Ответственность за невыдачу

Лица, виновные в нарушении законодательных норм, могут быть привлечены к административной и материальной ответственности. Штраф выписывается на должностное руководящее лицо и на предприятие. А повторное правонарушение грозит повышенными санкциями.

ТК РФ обязывает работодателей не просто выдавать зарплату персоналу, но и предоставлять письменное разъяснение, из каких частей эта заработная плата сформирована. С этой целью составляется документ, именуемый расчетным листком.

Выдача расчетного листка

Расчетный листок представляет собой бланк поясняющего характера, в который включается информация:

• о формирующих зарплату составных частях;
• о начислениях в пользу работника различного характера;
• о величинах удержаний с указанием оснований для их произведения;
• о конечной сумме, подлежащей выплате сотруднику.

Расчетный листок формируется в отношении каждого работника в самостоятельном виде и включает в себя подробную информацию о том, откуда взялась выплачиваемая величина заработной платы.

Выдавать подобную бумагу работодателей обязывает 136 ст. ТК РФ. Право каждого работника – знать и понимать, каким образом работодатель вознаграждает его труд. Информация из расчетного листка позволяет трудящемуся отследить верность начислений и соблюдение работодателем требований трудового права в сфере оплаты труда и условий конкретного трудового договора, заключенного с сотрудником.

Пример расчетного листка

ТК РФ обязал работодателей выдавать работнику при выплате зарплаты расчетный листок, однако сама форма данного документа не разработана и не утверждена, причем не предусмотрено ни унифицированной, ни рекомендованной формы. Это позволяет работодателю проявить инициативу в данном вопросе и составить удобный для себя бланк расчетного листка, который будет отражать всю перечисленную выше информацию.

После подготовки форма расчетного листка подлежит утверждению руководителем организации с помощью приказа. Если в организации имеется профсоюзный орган, выступающий в интересах трудящихся, то разработанную форму следует согласовать с членами этого органа.

Форма расчетного листка, разработанная компанией, должна учитывать требования, прописанные в 136 ст. ТК РФ, в частности первая часть указанной статьи определяет перечень тех сведений, которые должны найти отражения в бланке.

• Название компании работодателя;
• Название подразделения, в котором трудится сотрудник;
• ФИО трудящегося, основные сведения о нем, включающие табельный номер, профессию или должность;
• Временной отрезок, за который предоставляется листок (указывается наименование расчетного месяца, за который выплачивается зарплата);
• Наличие задолженностей за одной из сторон трудовых отношений (за организацией или работником);
• Список всех начислений за расчетный месяц с указанием наименования вида выплат и соответствующей суммы, при необходимости прописывается количество дней, часов, подлежащих оплате по данному виду начислений;
• Список всех удержаний с распределением по отдельным их видам с указанием наименований и соответствующих сумм;
• Суммарная величина начислений и удержаний за расчетный месяц;
• Общая начисленная сумма, подлежащая выплате сотруднику (разность начислений и удержаний с учетом наличия возможной задолженности за одной из сторон);
• Реквизиты ведомости, на основании которой работник получает указанную в листке сумму (это может быть платежная или расчетно-платежная ведомость);
• Оставшаяся на конец периода задолженность за сторонами (при наличии таковой).

Данный список реквизитов можно дополнить данными о начисленных страховых взносах обязательного характера для уплаты в фонды, о величине положенных вычетов, учитываемых при исчислении НДФЛ.

Когда выдается листок?

Согласно ТК РФ, расчетный листок подлежит предоставлению сотруднику в момент выдачи денежных средств зарплаты на руки . Дни для оплаты труда определяются работодателем самостоятельно, при этом их не может быть меньше двух – в первую дату выдается аванс в счет текущего месяца, во вторую дату – остатки зарплаты.

Выдавать расчетный листок следует при выплате зарплаты за вторую часть месяца, когда сумма полностью посчитана, все начисления и удержания за месяц отражены.

Не нужно выдавать листок при выплате отпускных, так как они не попадают под определение «заработная плата».

Если работник увольняется, то в последний трудовой день ему оплачивается выполненный труд, при этом вместе с деньгами предоставляется и расчетный листок.

Трудовое законодательство позволяет рассчитываться с работником как в наличном, так и безналичном виде. При перечислении зарплаты на карты сотрудников надлежит также выдавать на руки расчетные листки. В понятие «выплата заработной платы», при которой требуется предоставлять данный листок, включается и ее безналичное перечисление на счета персонала.

Порядок выдачи расчетного листка

В трудовом законодательстве не прописан конкретный пошаговый порядок выдачи данных листков сотрудникам, поэтому компания вправе разработать свой порядок и закрепить его в локальной документации внутреннего характера. Как правило, локальный акт определяет вместе с порядком выдачи и форму расчетного листка.

День выдачи расчетного листка должен совпадать с днем выплаты зарплаты или с днем ее перечисления на счет сотрудника.

Так как предоставление работнику данного документа является обязанностью работодателя, то последнему нужно иметь письменное подтверждение того, что работник расчетный листок получил, а, значит, работодатель исполнил свои обязательства по ТК РФ.

Подтверждением получения трудящимся расчетного листка может быть его подпись, поставленная в нужном месте. Может быть сформирован отдельный лист с перечнем всех сотрудников, в котором каждый работник ставит свою подпись в момент получения листка. Документ с подписями прикладывается к платежной ведомости. Можно также добавить в ведомость дополнительную графу и назвать ее «расчетный листок получен», в которой сотрудники будут ставить свои подписи.

Допускается также вести журнал учета выдачи расчетных листков, в который работники ставят подписи по факту получения документа.

Не важно, как именно компании организует данную процедуру, важно, чтобы была в наличии подпись каждого сотрудника организации. В этом случае любая проверка надзорными органами не выявит никаких нарушений со стороны работодателя в вопросе выдачи расчетных листков.

Ответственность для работодателя

Невыдача расчетных листков при выплате зарплаты представляет собой нарушение требований трудового права, за которое предусмотрена административная ответственность. Ст.5.27 КоАП РФ определяет величину данной ответственности.

Ответственность для работодателя в указанном размере наступает не только при невыдаче расчетных листков в день выплаты заработной платы, но и при формировании данного документа с помощью бланка, не утвержденного работодателем.

Форма расчетного листка обязательна должна быть подготовлена и утверждена распорядительным документом, нельзя использовать не утвержденную форму расчетного листка . Данное действие является неправомерным и влечет за собой административную ответственность в указанном выше размере.

Штраф работодателю придется уплатить также в том случае, если в расчетном листке не содержатся все те сведения, которые подлежат обязательному отражению, согласно 136 ст. ТК РФ.

Повторное допущение указанных нарушений карается более значительным штрафом.

Хранение расчетных листков

Конкретных сроков хранения данного документа не установлено трудовым кодексом, однако имеется указание в Перечне архивной документации на срок, установленный для ведомостей расчетного и платежного характера и документов к ним приложенных, в том числе и расчетных листков:

• В общем случае – 5 лет;
• При отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Необходимость хранения расчетных листков требует формирования данного документа в двух экземплярах. Один передается работнику под роспись, второй остается у работодателя и хранится установленный промежуток времени.