Документы по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:
· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);
· приказы по личному составу - оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;
· трудовые книжки - относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;
· личные карточки формы Т-2 - основной документ по учету персонала организаций;
· личные дела - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;
· лицевые счета по заработной плате и др.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело - это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов личного дела;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· личный листок по учету кадров; автобиография;
· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
· заявление о приеме на работу;
· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;
· списки научных трудов и изобретений;
· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
· фамилия, имя, отчество;
· дата и место рождения;
· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
· трудовая деятельность;
· профессия;
· общественная работа, участие в выборных органах;
· отношение к воинской службе и воинское звание;
· наличие правительственных и других наград и поощрений;
· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
· название вида документа (характеристика);
· имя, отчество, фамилия характеризуемого;
· текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:
· трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
· трудовые книжки;
· личные дела;
· лицевые счета по заработной плате.
Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:
Место работы;
Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;
Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;
Размер оплаты труда;
Обязанности организации по обеспечению охраны труда.
Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:
Основание увольнения работника;
Дисциплинарные взыскания;
Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь.
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.
Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.
В трудовую книжку вносят сведения:
О работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);
Работе (прием, перемещение, увольнение);
Награждениях и поощрениях;
Об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;
О назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Заявление о приеме на работу;
Анкета или личный листок по учету кадров;
Автобиография;
Копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;
Копии документов об утверждении в должности;
Трудовой контракт (договор);
Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
Дополнение к личному листку по учету кадров;
Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.
Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
- распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
- списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
- карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
- личные дела;
- лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- тарификационные ведомости;
- табели и наряды работников вредных профессий;
- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
- документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию;
- штатные расстановки;
- книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:
- акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
- тарификационные ведомости - 25 лет;
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
- протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.
Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
- включать в дело по одному экземпляру документа;
- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
- дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.
Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).
При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.
Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).
Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.
Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.
Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области
"Кадровый вопрос", 2013, N 12
ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.
Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:
Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
Подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом; указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;
Подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;
Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
Систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;
Валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
Подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверку правильности нумерации листов;
Помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;
Дополнение, по мере получения документов, личного дела;
Систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
Внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела; подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;
Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;
Выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела - проверку наличия и целостности документов;
Ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;
Внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;
Закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
Сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;
Регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
Внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.
Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.
К личному делу работника, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:
Заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;
Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
Сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
Документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.
Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы начиная сверху помещаются:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Трудовой договор (контракт);
Дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;
Личный листок (анкета) по учету кадров;
Биографическая справка, справка-объективка;
Автобиография;
Направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;
Письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;
Решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;
Заявление о приеме не работу;
Копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
Список научных трудов и изобретений;
Копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
Копии других приказов (при необходимости).
В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включать документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.
Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.
Оперативное хранение личных дел
Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "личные дела сотрудников".
Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.
Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным.
Личное дело формулируется в картонной обложке (папке-регистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.
Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.
Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчаются работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.
Защита персональных данных в кадровой службе
В соответствии с требованиями гл. 14 Трудового кодекса и Федерального закона "О персональных данных" (от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ) процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.
При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:
Личной ответственности руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
Разбиения (дробления) знания персональных данных между разными руководителями организации и работниками кадровой службы;
Наличия четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников к документам, содержащим персональные данные;
Проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз в кадровой службе и кадровых документов в подразделениях организации.
Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами и персональными данными.
Главным моментом в защите персональных данных являются четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Любые посторонние лица не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.
Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы. Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.
Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.
Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации.
В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.
При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения.
Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ. Эту работу следует возложить на конкретного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и т. д. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.
Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, целесообразно помещать не в личное дело сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "Строго конфиденциально". Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в самостоятельное дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.
Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел должны выполняться одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.
В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело.
Приказом руководителя организации должен быть установлен порядок ознакомления или выдачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как правило, знакомиться с личными делами могут: руководитель организации - со всеми личными делами, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.
Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам и в исключительных случаях по письменному разрешению конкретному руководителю структурного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы) под отметку в контрольной карточке. В конце рабочего дня все дела должны быть возвращены ответственному за их хранение сотруднику кадровой службы.
Руководители структурных подразделений организации с разрешения руководителя кадровой службы могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел - с карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации кадровой службы они не допускаются. Ознакомление с делами должно осуществляться в помещении службы под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела.
Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденные документами. Факт ознакомления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.
Любые правоотношения между работодателем и работником оформляются документально. И бумаг составляется немало. Это документы по личному составу. К ним предъявляются особые требования – к составлению, хранению, архивированию. А в вашей организации как обстоят дела с такими документами?
Из статьи вы узнаете:
Какие документы относятся к документам по личному составу
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дает такое определение: документы по личному составу – это архивные документы , отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Из определения видно, что к документам по личному составу относятся достаточно разнообразные виды бумаг – касающиеся возникновения трудовых отношений, их развития и окончания.
Название этой группы могут быть различными – документация по кадрам, по персоналу, по кадровому делопроизводству, по личному составу. Все эти понятия идентичны, т.к. отражают одинаковую сущность данной группы бумаг.
Документы по личному составу: классификация
К ним относятся:
1. оформление приема на работу:
- заявления о приеме на работу;
- приказы о приеме;
- личная карточка;
- трудовые договоры;
2. трудовые отношения:
- приказы об изменении должностных окладов;
- приказы о перемещениях, отпусках, поощрениях, взысканиях, об изменении личных (персональных) данных, командировках;
3. прекращение трудовых отношений:
- заявления об увольнении;
- соглашения о расторжении трудового договора;
- приказы об увольнении;
- связанные с увольнением по сокращению и по иным основаниям по инициативе работодателя.
Вся эта масса - документы по личному составу, классификация их может быть и иной, в законодательстве четкого разделения на группы не отражено. Они могут быть классифицированы по другим основаниям – по учету кадров и в которых учет не является основной функцией, по видам работников, по наличию для документов обязательных требований для оформления (унифицированной формы), по срокам хранения и др.
Читайте также:
Документы по личному составу: виды и особенности
Для всех кадровых бумаг существует одна очень важная особенность. Так как они содержат личную информацию работников – физических лиц – при работе с ними важно соблюдать требования федерального законодательства в сфере защиты персональных данных. Кроме того, данные из кадровой документации часто вносятся в специализированные программные средства по учету кадров. Тогда необходимо учитывать и защиту такой информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Данные особенности необходимо учитывать при работе со всеми видами кадровой документации.
Кроме того, архивные документы по личному составу (некоторые из них) должны оформляться по унифицированным формам. Хотя формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и не является обязательными (с января 2013 г), некоторые требования, основанные на иных законах и подзаконных актах, продолжают действовать, например, правила оформления трудовых книжек.
Еще одной особенностью кадрового документооборота является то, что юридическое лицо-работодатель вправе регламентировать данные вопросы локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляется обязанность по хранению, каких образом осуществляется хранение . При составлении таких локальных актов следует учитывать, что они не должны противоречить требованиям, установленным законодательно.
Сроки хранения документов по личному составу
Документы по личному составу относятся к группе архивных, с достаточно длительным сроком хранения.
С 2016 года сроки хранения документов по личному составу изменились - с вступлением в силу 13 марта 2016 года Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Теперь данный закон (ст. 22.1) устанавливает такие сроки для документов, которые созданы до 2003 года:
в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;
в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;
в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).
Для созданных после 2003 года предусматривается срок хранения в 50 лет. При этом по некоторым видам бумаг проводится экспертиза ценности в соответствии с Методическими рекомендациями «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». Документы по личному составу в отношении государственных служащих (за исключением государственной гражданской службы) хранится 75 лет, т.е. для этой категории установлена отдельная норма права – п. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 43-ФЗ.
Ранее сроки хранения документов по личному составу в организации составляли 75 лет. Теперь они разные в зависимости от того, созданы до 2003 года или после.
При определении сроков хранения следует также руководствоваться следующим действующим нормативным актом - Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно данному акту, например, сроки хранения документации, не входящей в состав личных дел (а это характеристики, переписка, резюме, рекомендации и т.д.) установлены в 5 лет.
На сегодняшний день сроки хранения документов по личному составу 2017 определяются в соответствии с вышеуказанными нормами.
Хранение документов по личному составу<
Поскольку для такого рода документации установлены длительные сроки хранения, разумеется, такое хранение необходимо обеспечить. Порядок хранения отличается в зависимости от формы собственности юридического лица. Для государственных и муниципальных организаций такой порядок более регламентирован, например, в отношении бумаг министерств, ведомств и других учреждений предусматривается отдельный порядок и сроки хранения. Документы по личному составу хранятся в нотариальных конторах также в соответствии со специальными актами.
В любом случае для начала бумаги сортируют и группируют по категориям. Руководствуются при этом зачастую номенклатурой дел, если составление ее предусматривается в юридическом лице. Порядок хранения отличается в зависимости от того, является ли оно текущим или архивным. Т.е. бумаги в отношении работников, у которых действует трудовой договор в настоящее время, хранятся непосредственно в организации. Старая документация полежит хранению в архиве (где устанавливаются свои порядки на основании отдельных нормативных актов).
Так как работодатель обязан обеспечить хранение документов по личному составу, то следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц к такого рода бумагам (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.).
Для чего их хранить? Так как именно кадровой документацией подтверждается стаж работы сотрудника у конкретного работодателя, а стаж влияет на пенсионное и иное социальное обеспечение (право на которое возникает спустя достаточно продолжительное время работы), то может возникнуть вероятность необходимости подтверждения данного стажа или иных вопросов, связанных с работой гражданина.
Таким образом, организация документов по личному составу – вопрос работодателя. Но соблюдение им обязательных требований по составлению, хранению, работе с ними и передаче в архивы обязательно.
