Сроки хранения архива. Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел? Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры		Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)		Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

Процессы делопроизводства устроены таким образом, что рано или поздно у большинства документов истекает срок хранения. Для того чтобы не складировать у себя в офисе лишнюю макулатуру, необходимо точно знать сроки и порядок хранения документов.

Кто определяет сроки хранения? Какой закон это регламентирует?

Основными документами, которые использует в своей деятельности экспертная комиссия для определения сроков хранения архивных документов , являются перечни документов с указанием сроков их хранения в архиве.

Перечни документов со сроками хранения представляют собой систематизированные списки документов организаций, в которых последовательно изложены сроки хранения архивных документов. Перечни могут быть типовыми, которые устанавливают сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности всех организаций любой направленности.

Это могут быть сроки хранения приказов руководства, отчеты, планы, бухгалтерская документаций, документы по личному составу и др. Они относятся к категории типовых документов и сроки хранения таких архивных документов определяются , утвержденным Министерством культуры Российской Федерации в 2010 году.

Кроме того, сроки хранения архивных документов определяются ведомственными перечнями, которые регламентируют сроки по отдельным отраслям, то есть в зависимости от того, какой вид деятельности она осуществляет. Такие перечни предусматривают большой охват видов документов. К примеру, существуют:

• «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.
• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации».
• «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации».

Какие существуют сроки хранения документов в архиве?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

• кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
• долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
• часть документов подлежит уничтожению.

В списке типовых управленческих документов предусмотрены такие сроки хранения архивных документов:

• личные дела сотрудников - 75 лет;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве – 75 лет;
• документы связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) – постоянное хранение;
• гарантийные письма – 3 года;
• акты проверок кассы – 3 года;
• акты проверок финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

С какого числа исчисляются сроки хранения документов?

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. К примеру, для документа, который «отслужил» в апреле 2011 года, срок его хранения начинается с 1 января 2012 года.

Что делать с документами, которые не подлежат хранению?

Типовые и ведомственные перечни необходимы не только для определения сроков хранения документов в архиве, но и последующего уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. Для выделенных к уничтожению документов составляется акт об уничтожении документов, в котором указываются индексы, названия, заголовки и др.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

• Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
• Указывает индексацию документов и дел.
• Определяет сроки хранения документов.
• Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
• Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
• Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
• Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

• временными до десяти лет;
• временными свыше десяти лет;
• постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

• Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
• Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
• Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
• Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

1. Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
2. Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
3. В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения		Примечание
01. Канцелярия
	Устав ООО «Вираж»		Постоянно
	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»			После замены новыми
	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности
	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
	Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»		Постоянно	Постоянно
	Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»			После замены новыми
	Номенклатура дел		Постоянно

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Штатное расписание		Постоянно
	Личные дела работников		ст. 656 «б»
	Графики предоставления отпусков
	Списки работников организации		ст. 685 «г»
	Списки лиц, подлежащих воинскому учету
	Списки работников, ушедших на пенсию
	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
	Журнал регистрации трудовых договоров		ст. 695 «б»
	Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами		Постоянно

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
03. Труд и заработная плата
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно ст. 411 «а»
	Лицевые счета по заработной плате работников
	Заявления о выплате материальной помощи
	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»
	Листки нетрудоспособности сотрудников
	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		Пока есть надобность	Не менее 5 лет

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
04. Налоговый учет и декларирование
	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»
	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования		постоянно
	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
	Счета-фактуры
	Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц
	Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу
	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»
	Акты сверок об уплате налогов с ИФНС
	Сведения о доходах физических лиц
	Книги покупок и продаж ООО «Вираж»		ст. 459 «у»

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
05. Бухгалтерский учет и отчетность
	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»
	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 351 «б»
	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		ст. 351 «в»
	Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств		Постоянно
	Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей		Постоянно	О товарно-материальных ценностях — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии)
	Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
	Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)
	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц			После увольнения материально-ответственного лица
	Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования			При условии проведения проверки (ревизии)
	Кассовая книга ООО «Вираж»
	Главная книга ООО «Вираж»
	Карточки учета основных средств		ст. 459 «д»	После ликвидации основных средств

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
06. Охрана труда
	Инструкции по технике безопасности и охране труда		ст. 27 «б», 28 «б»	После замены новыми
	Протоколы аттестации по технике безопасности
	Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
	Журнал регистрации вводного инструктажа		ст. 626 «б»
	Журнал инструктажа по пожарной безопасности
	Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам		ст. 259 «б»
	Журнал учета медицинского осмотра водителей

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
07. Планирование, статистика и финансы
	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно
	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно
	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно
	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность
	Индивидуальные планы работников
	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов
	Индивидуальные отчеты сотрудников

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Технологические карты		Постоянно
	Технологические правила и предписания		До замены новыми
	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации
	Технологический паспорт		Пока существует надобность
	Карта наладки инструмента		До замены новыми

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.

Если пойти привычным путем

Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.

Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:

перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и

типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.

Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!

Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?

Перечни документов с указанием сроков хранения

Самым главным документом, на который мы должны опираться, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов , указанные в графе № 3, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Существуют и другие перечни:

ведомственные. Например:

• «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»,

  «Перечень документов , образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

  а вот успевший всем полюбиться «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Переч­нем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел

Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.

Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».

Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел , на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму - лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.

Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств

Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу - 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет , а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:

Фрагмент документа

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответст­вии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, ­в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.

Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту - Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ , в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения . Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону ­о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).

Берем на вооружение риск-менеджмент

Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями. А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.

Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) ­хранения для передачи в архив организации;

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе - учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям. Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом .

Классика жанра

Для понятия «риск» существует множество определений. В теории управления проектами под ним подразумевают событие, которое может наступить с определенной вероятностью и может повлечь как положительные, так и отрицательные последствия.

Риску присущи следующие атрибуты:

важность, которая обычно измеряется по 3- или 5-балльной шкале (чем выше балл, тем важнее);

степень вероятности тоже измеряется в числах (от 0 до 1, где 0 говорит о невозможности наступления события, а 1 - о его неотвратимости; тогда, например, 0,05 - это 5-процентная вероятность наступления события).

Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.

Управлять риском можно по-разному: вы можете затратить усилия на его устранение, минимизацию или сделать ставку на усиление (это актуально для рисков, приносящих положительный эффект). Борьба с рисками - дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! По общему правилу, управление рисками проекта приводит к его удорожанию примерно на 15%.

Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:

Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную. Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного.

Приемлемый уровень беспокойства. Иногда эту задачу называют еще «обеспечением покоя и нормального сна». Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Хотя, конечно, все, кто так или иначе заинтересован в судьбе компании, должны спать по возможности спокойно. Это, в конечном счете, гарантирует социальный мир.

Стабильность доходов. Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании.

Приемлемая непрерывность работы (задача риск-менеджмента - не допустить сбоев и остановок, которые чреваты гибелью компании) и целесообразный темп роста фирмы .

Социальная ответственность. Некоторые обстоятельства могут подо­рвать способность компании быть достойным членом общества. И если маленькие предприятия не всегда задумываются об этом, ­то заметные игроки рынка уже уделяют этой задаче должное внимание.

Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам (налоговым, таможенным и др.).

Экономичность, т.е. удержание себестоимости риск-менеджмента на уровне, минимально достаточном для нормальной работы компании.

Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов (по истечении законодательно определенного срока хранения) экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками .

Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто?

Риски утраты бухгалтерских документов

При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Но главная из них - документальное подтверждение законности и обоснованности доходов и расходов ­предприятия при проведении проверок налоговой инспекции.

Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации.

Для начала поясним понятие «дебиторская задолженность», которое используется налоговым законодательством. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов. В этом случае и возникает дебиторская задолженность (не организация должна деньги, а ей должны). Бывает, что дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а может быть, и годы.

Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатеже­способности должника.

Но возможна и другая причина - недобросовестный предприниматель (налогоплательщик) таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения. Например, товар поставлен, но его оплата была сделана не на расчетный счет или в кассу предприятия, а «неофициально». В налоговом учете компании «убыток» от такой сделки уменьшает полученную предприятием прибыть - в результате размер налоговых платежей в бюджет снижается.

Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят - проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании . Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена.

Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов (5 лет) уже истек. А если вы не сможете их предоставить, то, увы, придется платить доначисленный налог на прибыль, которую вы и в глаза не видели, а также штрафы и пени.

Предлагаем вспомнить обещанный законом о бухгалтерском учете срок хранения первичных бухгалтерских документов продолжительностью в 5 лет. А после этого произвести несложный арифметический подсчет, чтобы вычислить период, в течение которого вам могут понадобиться ­бухгалтерские документы.

Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. Учитывая, что налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года, необходимый срок хранения таких документов ­вырастает до 13 лет.

А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности (а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения), срок возрастает до 16 лет! Реально может потребоваться еще больший срок хранения , т.к. 3-летний срок отсчета для определения срока списания дебиторской задолженности может откладываться, если дебитор хоть как-то ­подтверждает свои обязательства (например, ­подписывает акт сверки расчетов).

А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты. Сколько же их набежит за 16-то лет?!

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует ­учитывать также многофункциональность таких документов .

Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.

Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится. Но если вы приобрели товар у импортера и со временем собиретесь его перепродать, то на вопросы таможенных органов об источнике поступления товара вы сможете ответить только при помощи счета-фактуры (лишь там останется номер ­таможенной декларации, по которой товар был ввезен на территорию России).

Предприятие купило компьютер иностранного производства, но через несколько лет решило его продать. На том предприятии, кому данный компьютер был продан, проводилась комплексная проверка, в результате которой было выявлено, что номер таможенной декларации, указанной в счете-фактуре, фальшивый. Проверка следом пришла на предприятие-продавец. Хорошо, что сохранилась документация, по которой этот компьютер был куплен, и выяснилось, что оператором при наборе данных была допущена ошибка в цифре таможенной декларации. Если бы предприятие не смогло подтвердить законность покупки такого товара, ему бы грозило обвинение в контрабанде, а это не только штрафные санкции, но и угроза уголовного дела.

Риски утраты договоров

Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.

Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.

Если анализировать договоры купли-продажи с точки зрения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранении», то такие документы следует хранить 5 лет после перехода права собственности. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации.

Если речь идет о недвижимости, то:

При налоговой проверке договор купли-продажи может потребоваться для подтверждения правильности расчета первоначальной стоимости основного средства и расчета амортизационных отчислений.

Когда эту недвижимость продают, документы необходимы для определения себестоимости операции продажи, расчета прибыли по сделке и обоснования расчета налога на прибыль. С этого момента на документ распостраняются требования о сроке хранения документов для документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Если организация не сможет подтвердить цену, по которой куплено имущество, налог на прибыль придется платить со всей суммы дохода от продажи имущества без учета затрат на его приобретение.

Предприятие приобрело здание, произвело в нем капитальный ремонт и несколько лет использовало для своих нужд. Работы по капитальному ремонту производились подрядной организацией по договорам строительного подряда. Через 6 лет было принято решение продать здание. С точки зрения документации такой договор субподряда - типичный хозяйст­венный договор, срок хранения которого - 5 лет с момента окончания действия. Но для определения себестоимости здания, которое продается, а соответственно, прибыли от сделки и расчета налога на прибыль, необходимо подтвердить стоимость произведенных работ, которые увеличивают первоначальную стоимость здания. Все документы по факту проведения капитального ремонта могут быть затребованы налоговой инспекцией при проверке (хотя срок хранения по Перечню уже истек и, казалось бы, документы можно было уничтожить). Именно поэтому договоры по работам, увеличивающим стоимость объектов недвижимости, необходимо хранить весь срок эксплуатации такого объекта. А при его продаже - еще 4 года, согласно требованиям Налогового кодекса для подтверждения факта произведенных расходов. Следует отметить, что все сказанное относится только к работам, увеличивающим стоимость объекта недвижимости, т.е. к капитальному ремонту. Если же делается обычный ремонт, то такие затраты списываются на себестоимость в текущем периоде и не требуют увеличения стандартных сроков хранения документов.

Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.

Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:

финансовые потери (это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно было бы получить),

утрата контроля над предприятием, акциями которого владеет организация.

В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.

Если объектом купли-продажи является транспортное средство , в любой момент эксплуатации могут потребоваться сведения о его истории, о стоимости покупки.

По поводу инвестиционных договоров в законодательстве присутст­вует пробел. Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. ­Соответственно, он не упоминается и в других нормативных документах.

Срок хранения таких договоров необходимо устанавливать сугубо ­индивидуально и очень тщательно определять последствия утраты договора .

Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.

Анализ рисков утраты всех видов договоров - тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов .

Риски утраты конкурсной документации

Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки. Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса.

Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами (см. статьи 28 и 37 Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»).

Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства

Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя! Документ - это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании.

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.

При списании дебиторской задолженности возник убыток, который в целях налогообложения нужно списывать в течение 10 лет. Кроме того, налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года. Итого получается, что относящиеся к этому вопросу первичные бухгалтерские документы нам могут понадобиться еще в течение 13 лет. Один из документов, свидетельствующих о факте возникновения задолженности - накладная на отгрузку товара, - находится в деле «Накладные на отгрузку товара со склада № 1 за ноябрь 2003 года». Накладных много, но для долговременного хранения нужна только одна - та, по которой возник убыток. Поэтому ее перемещаем в отдельное дело, а все остальные документы этой папки можно отправить на уничтожение по истечении стандартного срока хранения, определенного в номенклатуре для этого дела.

При определении сроков хранения документов , которые могут по­требоваться в судебных разбирательствах, необходимо отталкиваться ­от существующих сроков исковой давности.

А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.

Судебно-арбитражная практика

Порой самое смехотворное оправдание, представленное фирмой в арбитражный суд, может стать важной вехой в ее противостоянии с налоговиками и позволит если не одержать победу, то хотя бы выиграть время. Такой вывод напрашивается при ознакомлении с постановлением ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2007 г. по делу № А56-24271/2006. Началом этой несколько комедийной тяжбы следует считать март 2006 года, когда ИФНС № 19 по Санкт-Петербургу доначислила местному предпринимателю, у которого отсутствовали первичные документы ­за минувшие периоды, налог на доходы физических лиц, НДС и ЕСН. Находчивый ПБОЮЛ обжаловал решение налоговиков в арбитражном суде Санкт-Петербурга, где на полном серьезе пояснил, что «первички» нет по вполне уважительной, с его точки зрения, причине - ее съели крысы. Арбитры, как нетрудно догадаться, такой довод отклонили, посчитав, что предприниматель водит за нос и налоговиков, и суд. Дескать, никаких документов не было и в помине, а если и были, то их утрата обусловлена халатным отношением предпринимателя к фискальной отчетности. Следовательно, налоги доначислены правомерно. А в следующий раз, дорогой товарищ, проводи вовремя дератизацию и спи спокойно. Предприниматель, однако, оказался не из тех, кто останавливается на полпути, и подал кассационную жалобу. Представители ФАС Северо-Западного округа в целом согласились с мнением нижестоящих коллег, однако указали, что согласно статье 168 Арбитражного процессуального кодекса в полномочия суда входит «точное установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела, а не предположения об их наличии или отсутствии». Между тем суд первой инстанции лишь предположил, что документы не существовали изначально, а если и существовали, то в их утрате виновен сам предприниматель. На этом ­основании дело решено было вернуть на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

* * *

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы - финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.

Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:

Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?

Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?

1 Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел , законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года.

2 От «бдительности» и недоверчивости налоговиков страдают и добросовестные налогоплательщики, которые не играют в «темные» игры, а действительно пали жертвой «неплатежа». И если тех, кому недоплатили миллионы рублей, может оказаться не так много, то тех, кому за несколько лет ведения хозяйственной деятельности кто-то что-то не полностью оплатил, - большинство!