Сколько хранятся заявления на прием на работу. Подшивание заявлений-оснований к личным делам. Нужно ли хранить заявления работников? если да, то каков срок хранения

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Angelok Российская Федерация, Жемчужина Кубани #14 11 мая 2012, 13:53 Дарина, основание к приказу-приказ? или я чего то не понимаю? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Змеюковна Российская Федерация, Москва #15 11 мая 2012, 14:11 Лизонька писал(а): смотрю я на вас и думаю, это не столь важно где и как хранить заявления или у меня все неправильно?у нас все заявления прикрепляются к приказам, не складываются по личным делам, зачем они там? скажите, пожалуйста, если так нельзя сроки хранения разные у приказов и заявлений, срок хранения заявлений включенных в личное дело 75 лет, срок зачвления не включенных 5, состав личного дела коморганизация определяет сама Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… не любо — не слушай, а врать не мешай)))У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #3 11 мая 2012, 7:46 Я все заявления от работников храню в личном деле. Ко всем заявлениям на прием, увольнение и отпуска копии приказов в личное дело.

Важно

Все в хронологич. порядке. Мне так удобно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива.

А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Личная карточка работника

Нужно ли хранить заявления работников? если да, то каков срок хранения?

Внимание

Примечание: Приказы нужно оформлять на все отпуска за свой счет и отражать предоставление этих отпусков в карточке Т-2. Для предоставления оплачиваемого отпуска в стаж не включается время отпусков за свой счет свыше 14 дней суммарно за рабочий год.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Важную информацию о том, кому положен отпуск без сохранения заработной платы вы найдете в материале здесь. Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п.

1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Заявление работников — как правильно хранить?

Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;
от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п.

Хранение заявлений о приеме на работу

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством. Нужно ли заводить личные дела сотрудников организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав).
ЭПК* Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования** Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет * ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Номер статьи Вид документа Срок хранения документа* Примечания * Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». 1 2 3 4 665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.

Сколько времени хранятся заявления работников в организации

И наконец — Договор подряда Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Часто при трудоустройстве возникает вопрос о необходимости заполнять заявление о приеме.

Далеко не все люди знают, что сейчас этот документ не является обязательным при трудоустройстве.

Но, все же, во многих организациях просят написать такое заявление при трудоустройстве.

Общая информация

Заявление о приеме на работу - это документ с просьбой о приеме на работу. Такое заявление обычно пишут соискатели, когда они прошли все собеседования и уже трудоустраиваются.

Этот документ обычно является более важным для кандидата на трудоустройство, чем для работодателя . Дело в том, что после такого заявления человек больше уверен, что он будет принят. Для работодателя заявление не имеет какой то смысловой нагрузки.

Обязательно ли заявление о приеме на работу?

При подачи документов, стает вопрос нужно ли заявление о приеме на работу? Заявление о приеме на работу не является обязательным . Хотя практически любой кадровик попросит кандидата написать такое заявление, оно не будет нести какой-то смысловой нагрузки для работодателя.

Как писать?

Как правильно составить заявление о приеме на работу? Какой то утвержденной формы такого заявления нет. Обычно такое заявление пишут в произвольной форме . Также не важен его формат, его можно сделать в печатном варианте или написать от руки.

Конечно же есть некоторые требования к оформлению, то есть, вверху документа должна быть шапка, где написано, кто и кому пишет это заявление. Далее должно быть тело заявления и в конце должна быть дата написания и подпись заявителя. Это стандартная форма составления заявления . Особых изысков не требуется.

На чье имя нужно писать?

Правильное заявление о приеме на работу следует адресовать директору предприятия.

Что кандидат должен написать в заявлении?

В теле личного заявления о приеме на работу кандидату в свободной форме нужно указать должность, которая является желаемой для кандидата. Также необходимо указать дату, с которой кандидат сможет начать работать.

Еще можно уточнить, что будущий работник уже ознакомлен с такими документами, как коллективный договор, правила внутреннего распорядка.

Кроме того, работник знает, какие права и обязанности будут у него на рабочем месте и проинструктирован по ТБ и пожарной безопасности.

Кроме всего прочего, необходимо указать дату подачи такого заявления.

Подпись заявителя

Подпись ставится обычно в конце документа, в правом нижнем углу.

Правильный образец заполнения личного заявления о приеме на работу - как написать?

Кто визирует такое заявление?

Виза на заявлении о приеме на работу ставится работником отдела кадров:

у руководителя кадровой службы для того, чтобы подтвердить вакансию;
у руководителя того структурного подразделения, куда трудоустраивается кандидат.Это важно, потому что в тексте визы часто указывают испытательный срок, который назначили кандидату;
у руководства бухгалтерии для того, чтобы руководитель внес ставку оклада и внесения определенных условия материальной ответственности.

Резолюция на заявление

Это указание руководителя в письменном виде о порядке, в котором должен исполняться или использоваться документ.

Кто составляет резолюцию?

Ее составляет руководитель предприятия.

Структура резолюции

В резолюции нужно указать дату начала работы, ее вид (основная работа или работа по совместительству) и срок трудового договора.

Лицо - ответственный исполнитель . Обычно ответственным исполнителем за заполнение резолюции является руководитель фирмы.

В чем суть резолюции?

Суть резолюции заключается в том, что руководитель ознакомлен с заявлением.

Сроки исполнения - в резолюции руководитель сам может установить сроки исполнения заявления.

Подпись руководителя . После написания резолюции руководитель ставит там свою подпись. Подпись можно поставить чуть ниже резолюции.

Дата резолюции ставится также чуть ниже. Обычно сначала ставится дата, а лишь потом подпись.

Правила оформления резолюции

Резолюция может быть стандартной. В этом случае ее можно напечатать уже на заявлении, руководитель ставит только лишь подпись и дату. Если руководитель пишет разные резолюции для документов, то в этом случае, ее можно писать и от руки.

Место резолюции - в правом верхнем углу самого первого листа заявления, перед основным текстом. Если необходимо оформить сложную по содержанию резолюцию или несколько резолюций, а также если невозможно разместить ее там, где обычно, можно разместить ее на любом свободном месте листа.

Образец резолюции на заявлении о приеме на работу:

Сроки исполнения резолюции

Срок резолюции данного документа не установлен законом. Следует обратить внимание на сроки исполнения резолюции, которые приняты в делопроизводстве компании. Именно таковым будет срок исполнения и этой резолюции.

Место и срок хранения

Сколько храниться заявление о приеме на работу?

Этот документ можно хранит как в личном деле работника, так и не в нем. Если заявление хранится в личном деле, то срок хранения составляет 75 лет . Если в отдельной папке, то 5 лет.

Хотя этот документ и требуется во многих компаниях, он не является обязательным.

Большого юридического значения он не имеет. В отличие от приказа об увольнении, к составлению такого документа не выставляется строгих правил. Оно заполняется в относительно свободной форме.

Как написать заявление о приеме на работу?

При трудоустройстве гражданин должен передать будущему работодателю установленный пакет документов. Полный перечень таких документов содержится в ст. 65 Трудового кодекса РФ – к ним относится:

паспорт;
трудовая книжка;
документ воинского учета (для лиц, являющихся военнообязанными);
диплом, подтверждающий наличие образования у соискателя (в случае, если работа требует наличия специальной подготовки);
СНИЛС (страховое свидетельство).

Это обязательный перечень, но наниматель может потребовать дополнительные документы: справку об отсутствии судимости, о привлечении к административному наказанию за потребление наркотиков и некоторых другие. Соискатель обязан их предоставить только в случае прямого указания в законе на это, то есть требование работодателя должно быть обосновано. Пакет документов подается вместе с заявлением о приеме на работу.

Как писать заявление о приеме на работу правильно и какие особенности необходимо учесть, рассказывается в данной статье.

Образец заявления

В крупных компаниях обычно есть бланк заявления о приеме на работу. В этом случае гражданину остается только внести необходимые данные. Или же соискателю предоставляется образец, в соответствии с которым должно быть написано заявление. Но чаще работники отдела кадров просто сообщают соискателю реквизиты организации-работодателя, ФИО и должность руководителя, на имя которого должно быть подано заявление, и предлагают соискателям самостоятельно написать заявление о приеме на работу, образец заполнения при этом не предоставляя. Поэтому работнику приходится искать шаблон заявления о приеме на работу в других источниках.

Норм, согласно которым нужно написать заявление, не установлено, и поэтому оно оформляется в произвольном виде, письменно, на листе формата А4. При этом есть сведения, которые при написании нужно отразить обязательно:

реквизиты оранизации – наименование и форма собственности, Ф.И.О. руководителя и должность — к примеру, генеральному директору ООО «Ответ»;
сведения о соискателе – Ф.И.О, адрес места жительства, контактный номер телефона, паспортные данные;
наименование документа («заявление о приеме на работу»);
текст, содержащий просьбу о приеме на работу с указанием должности, на которую претендует заявитель (к примеру, «прошу принять меня на должность кассира»);
дата, с которой заявитель просит его трудоустроить.
дата составления документы и подпись заявителя.

В некоторых случаях также может потребоваться указать:

структурное подразделение, в которое трудоустраивается соискатель;
условия приема (в порядке перевода, по совместительству, на полставки, для выполнения определенных работ, для замещения временно отсутствующего работника и т. д.);
дополнительные условия (в случае, если они не противоречат закону).
Заявление от иностранных граждан и от лиц младше 18 лет.

Далеко не всегда в качестве соискателей выступают граждане Российской Федерации, достигшие 18-летнего возраста. Часто на работу может устраиваться несовершеннолетний или иностранный гражданин. Отличается ли в этом случае форма заявления о приеме на работу, образец которого был представлен выше или нет?

В случае, если на работу устраивается иностранец, пример написания заявления о приеме на работу возможно использовать тот же, что и для граждан РФ (и в целом процесс трудоустройства будет незначительно отличаться, за исключением неообходимого пакета документов). Но при трудоустройстве несовершеннолетнего лица существует ряд нюансов, которые необходимо учесть работодателю.

При заключении договора с несовершеннолетним работодатель должен руководствоваться ст. 63 ТК РФ. Так, самостоятельно подать документы (в том числе и писать заявление о приеме на работу, образец 2017 года) может только лицо, которому исполнилось 16 лет (и в некоторых случаях - 15 лет). С 14 лет лицо, которое хочет трудоустроиться, вправе выполнять легкий труд, если предоставит работодателю письмо с согласием одного из родителей (или иных законных представителей) на это. Лицо моложе 14 лет вправе работать с согласия родителей в кинематографических организациях, театре, цирке. При этом родители должны оформлять и подписывать за них трудовой договор.

Рассмотрение заявления

Как правило, оформление заявления производится после того, как все этапы (собеседование, тестирование и т.д.), предусмотренные работодателем, пройдены и вопрос о трудоустройстве гражданина решен (но встречаются и исключения). Когда соискатель закончил заполнять заявление, оно передается руководителю, который, в свою очередь, ставит резолюцию – принять на работу.

В случае, если руководитель решил принять соискателя, все сведения и документы передаются на оформление в отдел кадров и бухгалтеру, а между сторонами заключается трудовой договор (срочный, временный или бессрочный). Далее издается приказ о назначении на должность, и работник может приступать к своим трудовым обязанностям. Все необходимые документы остаются у работодателя, который обязан хранить их в соответствии с установленными требованиями – до момента увольнения сотрудника.

В случае же увольнения работника, наниматель должен будет вернуть ему основные документы, но заявление выдано не будет и останется у работодателя. Срок хранения заявления установлен законодательно. Заявление о приеме на работу (бланк 2017 года) попадает в разряд документов по кадровому обеспечению и, согласно пункту 656 раздела 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, хранится в организации 75 лет.

danetnavernoe.com

Как подать заявление о приёме на вакантное место?

О начале трудовых отношений между работником и работодателем свидетельствует заключённый контракт - основной документ, важный для обеих заинтересованных сторон. Заявление от работника также традиционно подаётся работодателю перед заключением трудового контракта.

Хотя оно уже утратило свою актуальность (по состоянию на 2016 год этот документ можно вовсе не писать), заявлению придаётся немалое значение, как бумаге, гарантирующей приём на вакантное место. То есть, заявление, прежде всего, важно для самого работника. А для работодателя оно особого значения в наши дни уже не имеет.

Многие кадровики при этом ссылаются на перечень документов, приведённый в 65-й статье ТК, в котором заявление не указано в качестве обязательного документа для заключения трудового контракта. Нет у такого заявления и единой формы для составления - пишут его часто от руки, в свободной форме излагая свою просьбу о приёме на работу. Этот «лишний» документ работодателю приходится хранить в течение пяти лет, а если заявление вложено в личное дело сотрудника, его срок хранения придётся продлить до 75 лет.

Следует отметить, что практика подачи заявлений в подобных ситуациях сохранилась на большинстве предприятий. Документ, несмотря на определённые сложности с его хранением и частичную утрату юридической ценности, позволяет в будущем решать конфликтные ситуации, возникающие между работником и его работодателем.

Функции документа

Как было сказано выше, заявление приносит психологический комфорт претенденту на рабочее место. Принятое заявление указывает на то, что работодатель обратил внимание на кандидата и готовит подписание трудового контракта.

Кроме того, такие заявления помогают наладить оборот документов на предприятии или в организации, являясь очень важными для сотрудников кадрового отдела.

Если работодатель настаивает на подаче документа, а будущий сотрудник отказывается от его составления, ссылаясь на положения 65-й статьи Трудового кодекса, кадровый отдел может указать претенденту на необходимость подачи этой бумаги, участвующей в документообороте конкретного юридического лица. То есть, запрет ТК в этом случае не имеет отношения к ведению локальной документации.

Сотруднику также необходимо указать, что в случае возникновения спорных ситуаций судебные инстанции и проверяющие органы уделят внимание, в том числе, и заявлению, поскольку в нём отражено свободное волеизъявление сотрудника и зачастую дана краткая характеристика вакантной должности, на которую претендует работник.

Также необходимо понимать, что в определённых случаях подачи заявления нельзя избежать согласно Трудовому кодексу. Такое исключение касается трудоустройства муниципальных и государственных служащих. Согласно ФЗ под номером 79 (26-я статья, часть вторая) и ФЗ под номером 25 (16-я статья, часть третья) заявление входит в список документов, требующихся для подписания трудового контракта с государственными служащими и чиновниками.

В подобных случаях важен факт ознакомления со служебными инструкциями (регламентом) и распорядком, который претендент на должность подтверждает в составленном и поданном заявлении.

Структура документа

Бланк распечатывается на компьютере и заполняется будущим сотрудником либо его можно составить в письменном виде, написав от руки. При этом необходимо придерживаться структуры документа. В его шапке делается обращение к руководителю организации или предприятия, с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Также указывается полное наименование организации, учреждения или предприятия.

Ниже вписывается ФИО претендента на вакантную должность и адрес его постоянного проживания. Иногда здесь же вписываются данные паспорта.

В теле документа кратко излагается основная просьба (цель его составления). Например:

Его структура включает дополнительную информацию о прилагаемых документах. В бланках других предприятий этого пункта может не быть.

Нюансы оформления

Документ пишется или печатается на стандартном листе формата А4 .

Единой или унифицированной формы для этого документа трудовым законодательством не установлено, однако, на многих предприятиях и в организациях имеется готовый бланк с образцом заполнения, на который необходимо ориентироваться при составлении документа.

Готовый документ проходит регистрацию и подаётся ответственным работником руководителю организации или предприятия. На заявление накладывается резолюция, после чего оно передаётся в кадровый отдел для подготовки трудового контракта.

После чего заявление подшивается в личное дело работника и сохраняется в архиве организации или предприятия в течение 75 лет.

У предпринимателей, ведущих частную деятельность, учётная документация может вестись не в полном объёме. Например, на работников не заводятся личные дела. По этой причине заявления хранятся отдельно в течение пяти ближайших лет.

А если соискатель несовершеннолетний?

Трудовое законодательство допускает приём на вакантные должности несовершеннолетних лиц. Такими считаются дети в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет (26-я статья Гражданского кодекса). На их труд законодательством наложено множество ограничений. Например, они касаются поднятия тяжестей или работы с токсичными веществами.

Если работодатель всё-таки решил взять на работу несовершеннолетнего гражданина, заявление за него составляется лицом, могущим согласно 28-й статье ГК совершать сделки за ребёнка (опекуном, родителем или усыновителем). Документ заполняется по общепринятым нормам и содержит те же самые основные пункты, что и для взрослого работника.

Акты выполненных работ

Более 1000 актов выполненных работ на одном сайте!

Заявление о приеме на работу: как составить, сколько хранить, как утилизировать

До недавнего времени прием на работу сотрудника не обходился без составления и подачи им соответствующего заявления. С 2016 для коммерческих организаций данная процедура была упразднена и сейчас, законодательно, этот документ не требуется. Но это не значит, что его не надо составлять.

Обязательно ли составление документа при трудоустройстве

По существующим на данный момент правовым нормам регулирования трудовых взаимоотношений, заявление на прием при трудоустройстве подавать необязательно. После успешного прохождения собеседования сотрудник вправе сразу заключить с компанией-работодателем трудовой договор, отражающий все нюансы будущей работы. Это, согласно ТК, будет служить началом трудовых взаимоотношений.

Тем не менее, приказ о приеме на работу в большинстве организаций составляется на основании заявления. Поэтому его все же стоит предоставить в отдел кадров.

Обратите внимание, что при трудоустройстве в бюджетную или муниципальную организацию данная процедура остается обязательной, согласно ст 26 ФЗ № 79 и ст. 16 ФЗ 25.

Когда нужно составить заявление

Законодательная регламентация сроков написания заявления отсутствует. На практике, оно происходит параллельно с подачей требуемых на основании ст. 65 ТК для приема на работу документов. Также оно может быть составлено заранее.

По факту написания и подачи HR регистрирует документ в журнале входящей корреспонденции, после чего передает бланк для резолюции руководителя. В случае подписания заявления оно подшивается к личному делу сотрудника. Таким образом, происходит оформление на работу.

Как составлять документ – правила и нюансы

Стандартизированный бланк заявления отсутствует. В разных организациях оно может выглядеть по-разному. Однако, независимо от формы, работник должен написать его собственноручно или набрать на компьютере, поставив свою подпись ручкой.

Начинается написание заявления с верхнего правого угла стандартного листа А4. В нем указывается, кому направлен документ: название организации, руководящая должность, ФИО руководства или же уполномоченного сотрудника отдела кадров.

После этого с новой строки посередине страницы, согласно требованиям делопроизводства компании, пишется наименование документа, то есть слово «Заявление».

После этого делается отступ (несколько строк) и излагается основная часть. Ее начинают со слов «Я прошу принять меня на работу», если иное не предусмотрено делопроизводством работодателя. После этого указывается будущая должность и отдел.

На этом можно закончить, а можно прописать дату трудоустройства, указать, является ли работа основной или нет (в случае совместительства) или предоставить другие сведения по соглашению с HR.

После этого снова нужно сделать от ступ в несколько строк, слева указать дату оформления заявления, а справа по линии проставить собственную физу и расшифровать ее, указав свои ФИО.

По факту рассмотрения заявления руководством им ставится резолюция в виде надписей «Не возражаю», «Оформить», «Принять на работу», «Разрешить» или «Утверждаю».

Сколько хранится заявление

В случае, если документ был составлен и имеет юридическую силу, законодательство обязывает работодателя соблюдать правила и сроки его хранения.

Срок хранения заявления отсчитывается с 01 января нового года, регламентируется документами Росархива (от 06.02.02 г.) и составляет не менее 75 лет в случае ведения отделом кадров личных дел и 5 – если таковая практика отсутствует.

Как утилизируется документ

Утилизация подобных документов регламентирована законодательными актами. Приказом администрации формируется экспертная комиссия из 3 и более человек, проводящая соответствующую экспертизу и, по результатам которой, составляющая акт. Только после этого заявление может быть уничтожено шредером.

akti-vipolnnenyh-rabot.ru

Как написать заявление о приеме на работу по совместительству

Совместительство определяется трудовым законодательством как выполнение в свободное от основной работы время других обязанностей. Для трудоустройства по совместительству в некоторых случаях требуется от работника написать заявление о приеме на работу, образец которого можно скачать ниже.

Заявление не является обязательным по трудовому законодательству, но может потребовать в конкретном месте трудоустройства по причине наличия такового требования у работодателя. То есть по закону совместителю не нужно писать заявление, достаточно оформленного трудового договора и приказа о приеме на работу по совместительству, но работодатель вправе попросить о написании такой бумаги работника.

Если работа по совместительству будет выполняться на протяжении ограниченного срок, то есть с работником заключается срочный трудовой договор, то заявление нужно писать по такому образцу.

Необходимо различать совместительство и совмещение. Последний вариант предполагает доплату за дополнительную работу или задания без заключения второго трудового договора. Оно оформляется приказом по основной деятельности на основании служебной записки руководителя. Заявление сотрудника в этом случае не требуется, согласие его выражается подписью об ознакомлении с приказом. Условия и доплата оговариваются в дополнительном соглашении к основному трудовому договору.

Совместительство может быт внешним и внутренним. Первое представляет собой обычный прием на работу и отличается лишь особенностями хранения и ведения трудовой книжки.

Внутреннее совместительство оформляется работодателем по заявлению сотрудника. В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ приказ о приеме на работу является основанием для заключения трудового договора. Заявление о приеме не является обязательным, но профессиональные юристы рекомендуют написать его для исключения возможности предъявления претензий касательно принуждения выполнять дополнительную работу.

Как пишется правильно заявление о совместительстве

В заявлении указываются все необходимые реквизиты организации, а также должность уполномоченного. Нельзя писать заявления на имя лица, не имеющего доверенности заверять кадровые документы.

Пример написания текста заявления:

«Прошу принять меня на должность старшего инспектора отдела кадрового администрирования на о,5 ставки с 01.10.2017.»

То есть в тексте пишется просьба принять в штат, указывается должность, подразделение, дата начала работы, факт совместительства, а также дата начала работы.

Заявление заверяется актуальной датой, подписью и расшифровкой подписи работника. После чего регистрируется в книге входящей корреспонденции отдела кадров и помещается на хранение в личное дело.

Совместительство может быть оформлено не только на 0,5, но и 0,25 ставки. Время работы оговаривается по согласованию с работодателем. Однако важно помнить об ограничениях, которые наложены законодателем. Совместителю по второй должности устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, не более 4 часов в день. Особое внимание уделяют сотрудникам, работающим в условиях суммированного учета рабочего времени с периодом в квартал или год. Связано это с рисками перелимита сверхурочных часов. Количество их не должно превысить 120 в год.

Вопреки сложившимся представлениям никакие визы, например « Утвердить» или «Принять» на заявлении о приеме на работу не ставятся. Это не станет причиной административного наказание, но является нарушением кадрового этикета. Согласие работодателя с условиями приема работника по совместительству подтверждает подпись уполномоченного лица на приказе и трудовом договоре. Дата заявления и дата приема могут не совпадать.

Трудовым законодательством оговорены случаи, в которых внутреннее совместительство невозможно или имеет ограничения:

Несовершеннолетние сотрудники
Работа во вредных или опасных условиях труда по обеим должностям
Отдельные категории работников: судьи, сотрудники прокуратуры, государственные и муниципальные служащие, адвокаты, руководители охранных предприятий, сотрудники органов внутренних дел, служащие Банка России, водители метро, железнодорожных составов, воздушных и водных судов.

Как и в случае со стандартным приемом на работу, работодатель проверяет наличие у сотрудника медицинских противопоказаний и допусков, а также ознакамливает с результатами специальной оценки условий труда по второму месту работы.

Нежелательно совместительство по одной и той же должности, поскольку трудовой инспектор может расценить это как сокрытие сверхурочной работы и нежелание оплачивать ее в удвоенном размере.

Образец оформления

Образец заявления о приеме на работу по совместительству - скачать.

Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
По закону военного времени 1983 Формат: SATRip, AVI, XviD, AC3 Режиссер: Игорь Слабневич Жанр: военный Продолжительность: 01:15:11 Год выпуска: 1983 В ролях: Ольга Агеева, Владимир Широков, Борис Сморчков, Игорь Ясулович, Алексей Ясулович, Раиса Рязанова, Николай Маковский, Татьяна Кочемасова, Майя Булгакова, Наталья […]
Жалоба губернатору Если другие региональные органы власти не смогли решить проблему, остается жалоба губернатору. Такой документ может обратить внимание на сложившуюся ситуацию, ведь губернатор является главным должностным лицом региона, осуществляющим контроль за деятельностью региональных структур. Мы поможем […]
Расприватизация или отмена приватизации квартиры: как происходит? Как отменить проведенную когда-то операцию? В стремлении оформить свои права на жилплощадь большинство граждан прошли процесс бесплатной приватизации. В настоящее время ажиотаж, связанный с планами отмены бесплатного проведения процедуры прошёл. Люди […]
Бланки налоговых деклараций Предлагаем вашему вниманию бланки декларации по всем видам налогов и сборов: 1. Налог на прибыль. Внимание с 10.02.2014 отчет по налогу на прибыль подается по новым образцам деклараций, утвержденных приказом Миндоходов № 872 от 30.12.2013.1. 1. Налоговая декларация по налогу на […]
Как с вами связаться? Онлайн-сервисподготовки декларации по единому налогу для УСН за 2018 год Сервис позволяет: Подготовить отчет Сформировать файл Протестировать на ошибки Распечатать отчет Отправить через интернет! Скачать новую форму бланка декларации по единому налогу для УСН за 2016-2018 г.г. […]

Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения.

В этой статье мы рассмотрим:

как организовать хранение документации;
общие положения хранения документов;
какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения;
как правильно хранить заявления работников;
сроки хранения заявлений работников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Предприятия и ИП обязаны обеспечить хранение архивной документации в том числе по личному составу, в течение установленных законом сроков. При хранении документации существует две крайности – желание избавится от ненужных на первый взгляд документов и вторая крайность - сохранять даже самые ничтожные бумажки. Как результат в отделе кадров храниться гора неразобранной документации. Если знать сроки хранения документации, то можно избежать обеих крайностей.

Организация хранения документации

Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях. Для специфических функций предприятий, отраженных в документах, существуют ведомственные перечни. Наименования типов документации располагаются виде логической последовательности и по степени значимости документов.

Общие положения хранения документов

Указанные в Перечне сроки хранения документации касаются всех организаций, не зависимо, хранится ли их документация в государственных или муниципальных архивах. Также, временный срок хранения, указанный в Положении, является общими для всех. Для организаций чьи документы поступают на хранение в архивы (государственные или муниципальные) определен постоянный срок хранения. Организации, не сдающие документацию в архив должны хранить документы таким образом:

Муниципальные или государственные предприятия и организации - 10 лет;

Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.

Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.

В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание "до минования надобности" говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.

Примечание "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.

Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.

ЭК совместно с делопроизводственной службой и архивом определяет последовательность отбора документации на уничтожение или хранение, определяют ценность документов и осуществляют надзор за выполнением решений.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно пункту 2.11 Указаний по использованию Перечня, самовольное снижение установленных сроков хранения запрещено. Тогда как увеличение сроков хранения возможно, если этого требует специфика работы организации.

Без утверждения архивным органом документов, подлежащих постоянному хранению или нарушение сроков хранения, влечет за собой административную и правовую ответственность ст. 27 Закона об архивном деле.

Как правильно хранить заявления работников

Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения

Сроки хранения заявлений работников

В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.

В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.

Вложенные файлы

Заявление сотрудника о замене выдачи молока денежной компенсацией (образец).doc
Заявление сотрудника о предоставлении другого дня отдыха за работу в выходной день (образец).doc

Доступно только подписчикам

Заявление о выплате среднего заработка на период трудоустройства от сотрудника, уволенного по сокращению (образец).doc
Заявление сотрудницы о продлении срочного трудового договора в связи с его окончанием в период берем (образец).doc

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #6 11 мая 2012, 12:03 ВетеранТруда писал(а): А при архивации личного дела выдергиваете приказы на отпуска, на ком-ки сотрудника?Зачем двойная работа? К тому же в личном деле ведется опись документов. Как таковые личные дела я не веду. У меня есть просто документы в хронологическом порядке для каждого сотрудника, где хранятся копии приказов. Я их не выдергиваю. И описей там у меня нет. А личные карточки хранятся как и полагается — отдельно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Заявления на прием и увольнение сколько хранить

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет.
Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Заявление работников — как правильно хранить?

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Внимание

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Хорошо, если вы их делаете на основании Постановлений, Приказов Правительства РФ, Президента, а если Вашему боссу приспичило, шоб стена была красно-зелено-желтая — ну фен-шуй у него так лег, или пятка чесалась правая, у любого приказа должно быть основание. И какое может быть основание для красно-зелено-желтой стены? Я искренне не понимаю как у каждого приказа (особенно по ОД) может быть основание? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #13 11 мая 2012, 13:51 Angelok писал(а): Ольгуня писал(а): Не, ну все, че относится к приказам (основания — заявления, служебки, объяснительные и пр.) должно храниться столько же, сколько сами приказы. Иначе, как доказать правомочность ваших приказов.

Личная карточка работника

Инфо

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).

Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Приказы
Заявления
Хранение документов
Отпуск без сохранения заработной платы

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все о хранении кадровых документов 2016 вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.

Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.

Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.

Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения - 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.