Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним — это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия

Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

1. Генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
2. Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
3. Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

• выдана для покупателя;
• выдана для продавца.

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

• должна быть постранично пронумерована;
• последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
• общее количество листов обязательно прописывается прописью;
• рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

1. Порядковый номер доверенности.
2. Дата её выдачи.
3. Срок действия.
4. ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
5. Данные поставщика.
6. Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
7. Подпись поверенного.
8. Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

• поставщиками;
• получателями – при аннулировании доверенности.

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

1. Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
2. Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности.

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

• копию уставных документов или выписку из устава;
• копию решения участников о назначении лица директором;
• справку из ЕГРЮЛ

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

1. Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
2. В верхнем правом углу - код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
3. Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
4. Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
5. Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
6. Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
7. Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
8. Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
9. Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
10. Полное наименование продавца (поставщика).
11. Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

1. Порядковый номер товара.
2. Название материальных ценностей.
3. Единица измерения.
4. Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей, может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров - выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

• правильно оформленную доверенность;
• оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
• в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.
Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

1. Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
2. Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
3. Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
4. Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.

[наименование организации]

Настоящее Положение разработано в соответствии с ГК РФ, ФЗ от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" в части, не противоречащей ГК РФ.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок выдачи в [наименование организации] доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (далее - Организация, Доверенность) и отпуска их по Доверенности.

1.2. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое Организацией доверенному лицу для получения товарно-материальных ценностей от поставщиков по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

2. Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей

2.1. Доверенность выдается по форме [М-2 /М-2а ], утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а.

Примечание. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

2.2. Регистрация Доверенностей производится [М-2 - в корешке книжки доверенностей, листы в которой должны быть пронумерованы с указанием количества листов на последнем листе; М-2а - в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей"].

2.3. Доверенность выдается работникам Организации, а также иным лицам.

2.4. Доверенность выписывается на основании наряда, счета, договора, заказа, соглашения или другого заменяющего их документа.

2.5. Работник Организации (иное лицо) предоставляет [наименование должности работника, уполномоченного выписывать доверенности] наряд, счет или другой документ, подтверждающий получение товарно-материальных ценностей, и паспорт.

2.7. Право подписи Доверенности оформляется приказом [наименование должности руководителя Организации].

2.8. Лицо, которому выдана Доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения товарно-материальных ценностей независимо от того, получены они по Доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и сдаче [на склад/в кладовую/соответствующему материально ответственному лицу] полученных им товарно-материальных ценностей.

2.9. Неиспользованные Доверенности должны быть возвращены Организации на следующий день после истечения срока их действия.

2.10. О возвращении неиспользованной Доверенности делается отметка [в корешке книжки доверенностей/в журнале учета выданных доверенностей].

2.11. Возвращенные неиспользованные Доверенности погашаются надписью "не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные Доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

2.12. Лицам, которые не отчитались в использовании Доверенностей, по которым истек срок действия, новые Доверенности не выдаются.

3. Порядок отпуска товарно-материальных ценностей по доверенности

3.1. Доверенности оставляются поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей.

3.2. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется [накладная/приемо-сдаточный акт/иной аналогичный документ] с указанием номера Доверенности и даты ее выдачи.

В этих случаях один экземпляр [накладной/приемо-сдаточного акта/иного аналогичного документа] передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - остается у поставщика и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно Доверенности.

3.3. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей Доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документом на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

3.4. Отпуск товарно-материальных ценностей по Доверенности не производится в случаях:

Предъявления Доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

Предъявления Доверенности, имеющей поправки и помарки;

Непредъявления паспорта, указанного в Доверенности;

Окончания срока, на который выдана Доверенность;

Получения сообщения об аннулировании Доверенности;

Прекращения деятельности Организации;

Признания доверенного лица недееспособным, ограниченно дееспособным.

4. Контроль за соблюдением Положения

4.1. Контроль за соблюдением установленного порядка выдачи Доверенностей и отпуска по Доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на ответственное лицо, определяемое приказом [наименование должности руководителя Организации].

Семь мифов о доверенности на получение товара

Доверенность на получение товара можно оформить по унифицированной или по собственной форме. Хотя такая доверенность нужна не всегда.

Доверенность приходится как выписывать самим организациям и индивидуальным предпринимателям, так и достаточно часто требовать от контрагентов. Этот документ представляет собой письменное уполномочие, переданное одним лицом другому для того, чтобы тот совершил определенные действия перед третьими лицами.

В этой статье мы развенчаем семь часто встречающихся у бухгалтеров устойчивых мнений, сложившихся по поводу доверенностей, как на получение ТМЦ, так и для иных действий. Ведь мнения эти не более чем миф.

Правила оформления доверенностей одинаковы для всех. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться с рассмотренными вопросами. Возможно, по каким-то из них вы поменяете свое мнение.

Миф № 1: Получая ценности, любой сотрудник контрагента должен предъявить доверенность

Не секрет, что выдать ТМЦ представителю другой организации можно, только если он предъявит доверенность. Поскольку этот документ подтверждает полномочия данного лица. Однако есть и те, кому доверенность не нужна. Прежде всего это руководитель. Он может совершать любые сделки от имени компании и представлять ее интересы во всех учреждениях со всеми физическими и юридическими лицами. Однако и для руководителя нужен документ, подтверждающий его полномочия. Обратите внимание: без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель. Директор действует на основании устава. Поэтому вместо доверенности для заключения сделок или в иных ситуациях для подтверждения своих полномочий директору стоит иметь при себе один из документов:

— копию устава или выписку из нее;

— копию протокола собрания учредителей или решения участника о его назначении;

— выписку из ЕГРЮЛ.

Это установлено пунктом 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и подпунктом 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Для всех других работников организации нужна доверенность. Если же они участвуют в какой-либо сделке без этого документа, будет считаться, что они совершают сделку от своего имени, а не от имени организации (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Что же касается бизнеса предпринимателя, то без доверенности может действовать лишь сам предприниматель. Его полномочия подтвердит копия свидетельства о регистрации в качестве ИП.

Миф № 2: Нужно использовать именно унифицированную форму доверенности

Доверенности бывают разными, на различный объем полномочий, поэтому нельзя говорить о том, что они всегда должны быть составлены по унифицированной форме. Генеральная доверенность, например, всегда составляется в свободной форме хотя бы потому, что унифицированного бланка нет. А вот на получение материальных ценностей унифицированные формы доверенностей есть. Это формы № М-2 и М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Когда доверенностей и людей, которым они выдаются, много, учет целесообразен. Если же подобные операции случаются нечасто, то учет можно и не организовывать. Соответственно и форму доверенности можно выбирать без корешка.

На заметку

Доверенности бывают разными В зависимости от того, для каких целей работнику выдается доверенность, в ней можно прописывать разные полномочия. Так, доверенность можно оформить на совершение какого-то конкретного действия, например получить товар у поставщика. Тогда это будет разовая доверенность на конкретную сделку и срок ее действия будет небольшим — несколько дней. Если представитель будет регулярно выполнять однородные действия, ему выдают специальную доверенность. Например, таковой является доверенность на получение в банке документов и наличных денег по чеку. Слово «специальная» — это условное название, писать его на доверенности не обязательно. Третий вид — это генеральная доверенность, которая дает уже повышенный объем полномочий — к примеру, на заключение договоров или управление имуществом. Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре. Максимальный срок, на который она может быть выдана, — три года. Если срок действия не указан, доверенность действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Иногда организация хочет выписывать доверенность на получение товарных ценностей по своей форме. Нет ли в этом нарушения законодательства? Обратимся к пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Там сказано, что первичные документы принимаются к учету, если составлены по той форме, которая содержится в альбоме унифицированных форм. И только если такой формы нет, можно использовать произвольную.

Однако доверенность на получение ТМЦ, на наш взгляд, нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Ведь на ее основании какие-либо хозяйственные операции не оформляются и бухгалтерские проводки не формируются (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Доверенность лишь подтверждает полномочия лица на совершение определенных действий. А значит, на нее не распространяются требования Закона № 129-ФЗ об оформлении первичных учетных документов. И любую доверенность можно оформлять по той форме, которая вам удобна.

Миф № 3: Выдавать доверенность можно только работникам

Доверенность можно выдать любому гражданину вне зависимости от наличия с ним трудовых отношений. Главное, чтобы он был дееспособным. Запрет выдавать доверенность несотрудникам действовал в советское время и был установлен абзацем 2 пункта 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17. Однако в настоящее время этот документ не действует (приказ Минфина России от 17.01.2012 № 5н).

Обратите внимание!

Доверенность можно выписать любому дееспособному гражданину. А Верховный суд РФ своим решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 подтвердил, что доверенность может быть выдана любому лицу, как работающему в организации, так и не работающему.

Соответственно, если, скажем, за товаром поедет не ваш сотрудник, а водитель транспортной компании, ничто не мешает вам выписать доверенность на его имя.

Миф № 4: Доверенность нужно полностью оформлять либо на компьютере, либо вписывать от руки

Нигде не содержится ограничений по поводу способа оформления доверенности. Значит ее можно заполнять на компьютере, от руки либо комбинированным способом. Кто-то распечатывает доверенность, где уже занесена информация об организации, а данные о поверенном вписываются вручную. Кто-то вообще ставит штамп с реквизитами фирмы. В общем, выписывать доверенность можно тем способом, который вам удобен, она будет действительна.

Миф № 5: Для учета доверенностей нужно вести специальный журнал

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. В то же время делать это целесообразно, если на вашем предприятии получение ценностей по доверенности носит массовый характер. Тогда, если вы используете унифицированную форму № М-2а, то все выданные документы лучше регистрировать в журнале.

А вот у формы № М-2 есть отрывной корешок. И в нем как раз и нужно записывать информацию о выданной доверенности. Тогда подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Можно скрепить их в виде книжки и пронумеровать листы, а на последнем листе сделать запись за подписью главного (старшего) бухгалтера «В настоящей книжке пронумеровано __ листов».

Памятка

Бланки неиспользованных доверенностей нужно хранить в течение пяти лет.

Срок действия доверенности установите в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу. При этом максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены. Если этот срок в доверенности не указан, то она будет действительна в течение одного года со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также можно сделать запись в корешке книжки доверенностей. На возвращенных доверенностях напишите «Не использовано» и храните их пять лет. Это установлено статьей 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Миф № 6: В доверенности на получение товарных ценностей нужно перечислять все их наименования

На оборотной стороне унифицированных форм № М-2 и М-2а предусмотрены поля для перечисления номенклатуры товаров или материалов, которые доверяется получить. Однако это не означает, что туда необходимо вписывать все наименования, особенно если их много. Как тогда поступить? Напомним, что доверенность выписывают для того, чтобы получить товарно-материальные ценности от конкретного поставщика. Поэтому на лицевой стороне доверенности нужно указать наименования поставщика, а также номер и дату документа, по которому будут получены ценности. От того, как был оформлен этот документ, как раз и зависит, придется ли переписывать все наименования. Ведь если в документе все товарно-материальные ценности, которые предстоит получить, уже указаны, то повторно их записывать на оборотной стороне доверенности не нужно. Можно просто поставить прочерк.

Если же нет (например, доверенность выписывается на основании договора), то придется перечислять в ней наименования товаров. Избежать этого можно, если у вас есть счет для оплаты, где перечислены цены и наименование товаров, которые нужно получить по доверенности. Тогда на лицевой стороне этой доверенности запишите реквизиты этого счета. А поскольку в счете наименования указаны, повторно записывать их на обороте доверенности нет необходимости.

Миф № 7: Доверенность нужна кладовщикам, а бухгалтеру она ни к чему

Это ошибочное мнение. Разумеется, доверенность подтверждает, что за товаром приехал именно представитель покупателя, а не какой-то сторонний человек. То есть без доверенности отдавать товар незнакомому лицу нельзя. Но иногда между организациями налаживаются довольно тесные связи. И ваш кладовщик знает в лицо и по именам многих представителей организаций-покупателей. Может ли он в этом случае выдавать товар без получения от представителя доверенности? Мы не советуем, особенно если у вас объектом налогообложения при упрощенной системе являются доходы минус расходы.

Важное обстоятельство

У поставщика доверенность от покупателя на получение товара подтверждает факт его реализации.

Дело в том, что реквизиты доверенности вписываются в соответствующее поле товарной накладной по форме № ТОРГ-12. То есть наличие доверенности и заполнение указанных полей подтверждает реализацию товара. А для списания в расходы покупной стоимости товаров необходим факт их реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Следовательно, оформленная в надлежащем порядке накладная и доверенность поставщику нужна для налогового учета расходов. Поэтому рекомендуем вам хранить доверенности, которые получены от покупателей, вместе с накладными на отгрузку товаров. Итак, с основными заблуждениями, касающимися доверенностей, мы разобрались. В заключение оформим доверенность на примере.

Пример

ООО «Виктория» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество приобрело товары по договору у ООО «Арго», товары оплачены, есть счет на оплату от 26.03.2016 № 307. Оформим доверенность по форме № М-2а на имя менеджера по закупкам Е.П. Савельева.

Вначале укажем наименование организации и срок выдачи — 29 марта 2016 года. Предположим, что доверенность выдается на 10 дней. В графе «наименование потребителя и его адрес» повторим ООО «Виктория» и запишем адрес организации. Так как ООО «Виктория» является и потребителем, и плательщиком, графу «наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять. Далее зафиксируем банковские реквизиты. После этого заполним строки, касающиеся личных данных представителя. В графе «наименование поставщика» укажем ООО «Арго», а затем реквизиты счета. В счете указаны конкретные наименования товаров, поэтому на оборотной стороне доверенности будет стоять прочерк. После этого Е.П. Савельев должен расписаться, доверенность подпишут руководитель и главный бухгалтер организации, также нужно поставить печать. Заполненная доверенность приведена ниже.

Если доверенности по формам № М-2 и № М-2а утверждены руководителем компании в качестве рабочего документа, то все поля и графы этих бланков придется заполнять. А в этих бланках предусмотрены подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера. Поэтому доверенность должна быть заверена подписью главного бухгалтера.

Большинство из нас знают, что товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) не отпускаются без соответствующей доверенности. Поэтому организации и предприятия должны оформить специальный документ на сотрудника. Но как правильно заполнить данную доверенность и каков порядок ее оформления знают не все.

Давайте детальнее остановимся на этом вопросе и рассмотрим основные моменты, связанные с правилами и порядком заполнения этого документа.

Что это за документ и зачем он нужен

Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность . Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор.

Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.

Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон . Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.

По общему правилу существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная либо разовая.

Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом.

В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.

Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.

Кем и когда он заполняется

Доверенность на получение ТМЦ выдается либо покупателю, либо продавцу. Этот документ также имеет важное значение, поскольку выдача ТМЦ без надлежаще оформленной доверенности грозит неприятными последствиями.

Продавец, передавший материальные ценности лицу, не имеющему доверенности, должен доказать, что он действительно отгрузил ТМЦ через суд. Судебная тяжба очень длительная и нередко дорогая, поэтому лучше заранее позаботиться о правильности процедуры передачи. Проверить полномочия по доверенности легко, и занимает этот процесс всего несколько минут.

Но есть и один исключительный случай. В случае, если ТМЦ доставляются на склад, принадлежащий заказчику, то доверенность не требуется. Презюмируется факт, что работники склада – это представители предприятия или организации, которые являются материально-ответственными лицами. Они имеют право принимать товары в соответствии со своими должностными обязанностями, поэтому и специальный документ не нужен.

Где будет происходить передача товара, определяется пунктами договора. В зависимости от этого и определяется потребность в доверенности.

Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки . Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия.

Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным.

Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться. Поэтому на предприятии делается один образец, и по нему в каждом отдельном случае выписывается доверенность. После отгрузки оригинал поставщик оставляет у себя, его прикладывают к накладной и передают в бухгалтерию.

Доверенность оформляют в одном экземпляре сотрудники бухгалтерии и выдают ее сотруднику под расписку.

Бланк, заполненный по всем правилам (об этом в следующем разделе статьи), заверяет руководитель предприятия или организации, свою подпись ставит и главный бухгалтер. Проставляется печать юрлица.

Немного об ответственных лицах. Главбух обязан следить за правильностью выдачи, за регистрацией и оформлением документа. В его обязанности входит и инструктаж доверенных лиц, которые получают ТМЦ. Он отвечает и за порядок хранения документов. Доверенное лицо несет материальную ответственность, поэтому с ним может быть заключен договор об ответственности. Этот человек обязан принимать меры, направленные на недопущение причинения ущерба ТМЦ, и немедленно сообщить об угрозе сохранности ценностей руководству.

Порядок оформления

Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а . Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.

Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:

• название организации или предприятия;
• наименование документа;
• регистрационный номер;
• дата выдачи, указанная прописными буквами;
• место, где выдана доверенность.

Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.

Основная часть содержит такие реквизиты:

• полное название предприятия или организации (должно совпадать с учредительными документами), юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН и иная регистрационная информация;
• должность и ФИО лица, который наделен правом подписи доверенностей от имени юрлица;
• информация о доверенном лице, его ФИО, паспортные данные;
• перечень действий, которые он может осуществлять;
• дата окончания полномочий доверенного лица;
• образец его подписи.

Как мы уже отметили ранее, есть две утвержденные формы. М-2 выписывается в том случае, если товар получается один раз . Если предполагается регулярное проведение операций, то нужна форма М-2а, по которой лицо сможет получать ТМЦ неоднократно .

Лицевая сторона формы М-2 содержит такие сведения, как:

• номер доверенности;
• даты начала и окончания ее действия;
• данные о получателе и плательщике, если это одно лицо, то во второй графе ставят «он же»;
• счет плательщика в банке;
• доверенное лицо – ФИО, паспортные данные;
• название поставщика;
• основание передачи ТМЦ.

Вторая сторона состоит из таблички с перечнем ценностей, которые получаются, в том числе их единица измерения и количество. Все строки таблицы, которые остались незаполненными, следует перечеркнуть с помощью символа Z. Под таблицей ставятся подписи лица, на которое составлена доверенность, руководителя и главбуха, затем – печать.

Недавно введено новое правило. Доверенность содержит в себе отрывной корешок, в котором указывается:

• номер и срок действия документа;
• ФИО, должность доверенного лица и его подпись;
• реквизиты документов, которые являются основанием получения ТМЦ и которые подтверждают их получение.

Этот корешок отрывается и передается в бухгалтерию. Он служит регистрационной записью по каждой выданной доверенности.

Форма М-2а идентична рассмотренной форме, кроме отсутствия в ней отрывного корешка.

Можно использовать и электронную форму. Пустые бланки внесены в базу данных предприятия. Такую доверенность можно заполнить при помощи компьютера и распечатать. На распечатанном бланке ставятся только подписи и печать. Второй вариант – распечатать пустой бланк и заполнить его от руки. Бухгалтера нередко применяют выписку доверенностей в программе 1С. Это значительно сокращает время на оформление, что особенно важно при значительном документообороте предприятия.

Как создать документ в программе 1С — на следующем видео:

С точки зрения закона, это письменное уполномочие, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Если говорить о документе, который нужно подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который будет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (далее по тексту — ТМЦ) по соответствующему договору.

До 06.06.2011 было запрещено выдавать такой документ на имя человека, который не работает в организации. Однако решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.

Форма доверенности на получение материальных ценностей

Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Поэтому и бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Однако доверенность на получение ТМЦ — исключение. Для нее не утверждена первичная форма, обязательная к применению органами государственного сектора.

В такой ситуации у организации есть два варианта:

• разработать и утвердить собственный бланк;
• использовать одну из тех форм, что были утверждены ранее, но затем стали не обязательными.

Собственная форма

Можно разработать собственный бланк и, утвердив ее в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование учреждения, которое выдало;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину с указанием единиц измерения;
• наименование должностей ответственных лиц;
• подписи этих лиц и их расшифровки.

Унифицированная форма

Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

• № М-2 (ОКУД 0315001);
• № М-2а (ОКУД 0315002).

Их также необходимо утвердить внутренним актом.

Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер.

В дальнейшем в настоящей статье будет использована форма М-2 (с корешком об использовании). После получения материальных ценностей отрывной корешок нужно сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.

Бланк доверенности на получение товара

Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Выше вы смогли скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей, а теперь рассмотрим, как он заполняется на конкретном примере (№ М-2).

Оформляет ее уполномоченный работник бухгалтерской или другой ответственной службы учреждения на основании документов поставщика (наряда, счета, договора, заказа, соглашения и т.п.). Необходимо отразить паспортные данные лица, на которого она выписывается.

Вначале заполняется лицевая сторона.

Шаг 1. Заполняются реквизиты учреждения, номер, дата выдачи и срок выдачи.

Шаг 2. Заполняются поле «Должность» и паспортные данные представителя учреждения.

Шаг 3. Заполняются реквизиты поставщика, номера и даты приходных документов.

Затем заполняется оборотная сторона.

Шаг 4. Если в документах поставщика отражены наименования и количество материальных ценностей, которые нужно получить, то заполнять всю таблицу нет необходимости. Достаточно указать наименование приходного документа, единицу измерения и общую сумму цифрами и прописью. В противном случае таблица должна быть заполнена по каждому наименованию материальных ценностей.

Шаг 5. Лицо, на которого оформляется доверенность на получение материальных ценностей, оставляет образец личной подписи.

Шаг 6. Проставляются подписи ответственных лиц организации и их расшифровки.

Шаг 7. Заполняются реквизиты в отрывном корешке (для № М-2): номер, дата выдачи и срок действия, должность и ФИО лица, ее получившего, и расписка в получении. Затем указывается наименование поставщика и приходных документов от него.

При выдаче доверенности по форме М-2а все действия по Шагу 7 отражаются в Журнале учета.

Образец доверенности на получение товара

Порядок регистрации

Учреждения и организации, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер, могут применять № М-2а. В остальных случаях допустимо использовать № М-2. Документы по форме № М-2 можно не учитывать, они регистрируются на отрывном корешке.

Для учета № М-2а бухгалтерская или другая ответственная служба регистрирует выдачу в журнале «Учет выданных доверенностей». Перед использованием журнал нужно прошнуровать и пронумеровать. Шаблон журнала учета утвержден Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и имеет следующий вид:

Сроки выдачи

Срок, на который выдается документ, составляет, как правило, 15 дней. При получении материальных ценностей в порядке плановых платежей (например, по договору поставки) ее можно выдавать на календарный месяц.

Если срок действия доверенности не указан, то считается, что она действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).