Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.
Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.
Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.
Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?
Различаются следующие типы распоряжения:
Письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).
Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников. В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);
Индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).
Правила оформления распоряжения
Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).
Констатирующую;
Распорядительную.
Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.
В большинстве случаев констатирующая часть начинается со слов «согласно..», «во исполнение..», «в соответствии с..»,«сцелью..» и оканчивается «приказываю:».
Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами). Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).
Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.
Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).
Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).
Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).
Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте). При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.
Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).
Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.
Сроки хранения распоряжений:
— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);
С приказа начинается любое управленческое действие. Приказ – некий распорядительный документ, который подобен выстрелу из стартового пистолета. Издается он с целью решения управленческих, административных задач организации или ее подразделения. Приказ является стандартным документом, поэтому имеет четко регламентируемую структуру, правила оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003 .
Приказы могут касаться деятельности организации, взаимоотношений в трудовом коллективе, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений. Условно все приказы можно разделить на две группы: по делопроизводственным процессам (основные вопросы деятельности), по личному составу (вопросы кадров). В зависимости от назначения приказа возлагается и ответственность за его издание на разных исполнителей. Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы. На бланке могут использоваться: герб РФ (учреждение федерального уровня), товарный знак, эмблема. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма организации, ее полное наименование, регистрационный номер – порядковый номер, под которым приказ зарегистрирован в журнале регистрации, дата издания – дата подписи руководителем.Можно скачать.
По правилам деловой переписки на листе бланка оставляют поля справа – 10 мм, сверху и снизу по 20 мм. Если текст приказа занимает несколько листов, то их нумеруют. Начинается нумерация со второго листа. Номера ставят по центру верхней строки. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется полностью прописными буквами. Тексту приказа предшествует заголовок, он кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?», пишется без кавычек. Следующая часть приказа – изложение его основания. Здесь записывается преамбула, то есть причина, которая вызвала издание приказа, события, ему предшествовавшие. Чаще всего начало звучит так: «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …», «В связи с …». В этой части возможна ссылка на официальный документ, послуживший основанием приказа. К примеру, «В соответствии с приказом Министерства образования от 5.05.2014 №711 «…название документа». Завершается преамбула словом «Приказываю:».
У нас можно скачать:
В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены. Приказ – это не тайный документ для хранения в сейфе. Есть в делопроизводстве организации люди, обязанностью которых является дальнейшая работа с приказом после его подписания. Лист рассылки не готовится, если сотрудники не возражают против необходимости расписаться без формальностей в том, что их с приказом ознакомили.– скачайте здесь.
Иногда к приказу оформляются приложения. Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Это могут быть: штатные расписания, схемы, графики, положения, инструкции. Каждое приложение нумеруют. Номер приложения записывают в правом верхнем углу листа. Например, – «Приложение №2».Оригиналы приказов хранятся в течение пяти лет. Приказы о приеме на работу и увольнении – 75 лет. Если организация ликвидируется, а срок хранения документов не истек, то их передают в городской архив.
Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.
Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-расспорядительной документации - распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.
Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:
- нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;
- конкретные поручения вышестоящих органов;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;
- потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Состав распорядительной документации
К распорядительной документации относятся:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения;
- указания.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения .
Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера , а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:
1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;
2) перечня рассматриваемых в них вопросов.
Рассмотрим эти отличия более подробно.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:
- единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
- коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).
В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава:
8.5. Генеральный директор Общества:
издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества…
Кроме того, право подписи организационно-распорядительных документов, изданных единоличным исполнительным органом, находит отражение и в законах о соответствующих организационно-правовых формах юридических лиц.
Извлечение
из Федерального закона от 26.12.2005 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
(в ред. от 28.12.2010)
Статья 69. Руководитель акционерного общества
2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.
Извлечение
из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ
«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
(в ред. от 02.07.2010)
Статья 21. Руководитель унитарного предприятия
1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […]
Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]
Общая схема классификации распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов.
■ Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.
Как же обстоят дела с распорядительными документами на практике?
В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.
Когда издается приказ?
Если президент компании, генеральный директор, директор предприятия или иной единоличный исполнительный орган организации решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа - решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.
Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.
Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие .
Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).
Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).
Когда издается распоряжение?
Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.
Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.
Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.
Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Когда нужно подготовить указание?
Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.
Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).
Когда используется решение?
При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере - выпуска оборудования.
Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.
Обратите внимание
На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.
Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.
Извлечение
из Регламента Правительства Москвы
3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы
Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. […]
В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).
Особенности подготовки и оформления распорядительных документов
■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган - генеральный директор (директор, президент) в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).
Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти - решение - подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.
■ Распорядительные документы могут быть совместными , т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.
■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей , последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:
3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.
4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.
5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.
■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:
2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.
Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.
■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ.Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.
6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.
Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).
■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:
3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Иванова А.В. в срок до 1 августа 2011 года.
Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.
4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни - 18 и 19 июня.
5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников Общества в течение трех дней с даты подписания приказа.
Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня - выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня - 17 июня 2011 года.
■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен ) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:
1. Отменить приказ ОАО «Синтез» «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.
Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
■ Для учета и четкой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу - № 267 л/с, по основной деятельности - № 534 о/д.
Здесь и далее за основу взяты определения из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» (Главное архивное управление при Совете министров СССР, Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центральный государственный архив древних актов. М., 1974).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
Документ, утверждаемый единоличным исполнительным органом, вводится в действие с даты его утверждения. Но если организация достаточно большая, с сетью филиалов, то потребуется время, чтобы довести данный документ до исполнителей. Кроме того, исполнителям потребуется время для ознакомления с данным документом, а если этот документ касается какого-либо направления деятельности, то еще потребуется время и для перестройки работы. Время на ознакомление с документом появится, если его утвердить приказом, так как именно в приказе можно указать дату ввода документа в действие, которая будет отличаться от даты приказа. Кроме того, приказ об утверждении документа позволит назначить ответственного за доведение приказа до исполнителей, указать, в какой срок это необходимо сделать.
Помощь: Составление и оформление распоряжений
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем.
Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления.
Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по своему статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей деятельности решения. Совет Министров РБ (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения оперативных вопросов основной деятельности руководители указанных коллегиальных органов (соответственно председатели исполкомов, главы администраций в городах, Премьер-министр РБ) единолично издают распоряжения.
Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. В частности, Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 определен порядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ. Согласно этим нормативным правовым актам председателем облисполкома может быть издано распоряжение, в котором будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента РБ и постановления Правительства РБ, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п.
Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.
Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно. Документирование решений по оперативным вопросам в них следует осуществлять путем издания приказов, в т.ч. приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний.
Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).
Право издания распоряжений закрепляется в организационно-правовых документах организации (например, уставе) либо делегируется руководителем своим заместителям или главным специалистам (например, главному инженеру предприятия) путем издания распорядительного документа (приказа).
Распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, поэтому к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные установленным для приказов.
Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.
Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:
Заголовок к тексту;
Подпись;
Регистрационный индекс.
Заголовок распоряжения формулируется по тем же правилам, что и заголовок приказа, например:
«Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности»;
«Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале»;
«Об утверждении структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома».
Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. В основном используются существительные в творительном или родительном падеже, к примеру:
«В соответствии с указаниями…»;
«В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности…»;
«В целях выполнения плана выпуска продукции…».
Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:
«Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;
«Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».
Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам.
Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»
ОБЯЗЫВАЮ:
Начальника отдела по архивам и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по структуре и штатной численности Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2006.
При оформлении распоряжений распорядительное слово допускается опускать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения указываются в дательном падеже.
Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:
1. Утвердить структуру и штатную численность комитетов и управлений Минского горисполкома.
2. Председателям комитетов подготовить и представить на утверждение штатные расписания до 15.06.2006.
Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложений к распоряжениям оформляется таким же образом, как и в приказах. Правила визирования и подписания распоряжений аналогичны установленным для приказов.
Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.
Примеры оформления распоряжений приведены в приложениях 1, 2.
14.03.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие
На сегодняшний день в стране действует масса самых различных организаций с определенной организационно-правовой формой, направлением деятельности, целью существования. Все они отличаются по размеру, количеству штатных единиц, занимаемой нише на рынке, функциями в социальной сфере и в других категориях. Но вне зависимости от всех этих критериев, все они ведут документооборот, как внешний, так и внутренний. В этой статье рассматриваются следующие образцы документов: распоряжения, приказы, постановления, решения начальства, их назначение, форма, бланки, а также реквизиты и нормативно-правовая база.
Делопроизводство и документооборот
Все компании сдают определенную отчетность, необходимую для их рода деятельности, а также ведут внутренний документооборот. важны не менее нормативно-правовых актов законодательства. Они определяют внутреннее устройство компании, ее организованность, подготовленность к различным ситуациям. Также в задачи внутренних приказов и распоряжений входит конкретизация прав и обязанностей работников и работодателя, определение правил внутреннего распорядка и многие другие аспекты деятельности фирмы. Именно внутренние акты, приказы и положения являются юридическим доказательством приема на работу, увольнения, перемещения, ухода в отпуск и других операций, связанных с сотрудниками.
Разнообразие внутренних документов
Существует несколько разновидностей внутренних документов, каждая из которых несет свои функции. Из них выделяют следующие виды: уставные, штатные, служебные документы, справки, протоколы, акты, договоры, положения, должностные инструкции, а также распорядительные документы. Распоряжение - образец документа, который относится к распорядительным. Также к этой группе относятся приказ и решение руководителя. Остальные виды документов отвечают за такие функции, как учреждение организации, установление прав и обязанностей ее участников, определение количества штатных единиц, их отношение к отделам и иерархия подчиненности. Справки, служебные записки и объяснительные могут касаться самых разных моментов в деятельности организации. Все они призваны упорядочить деятельность в соответствии с законодательством и внутренним режимом.
Для чего нужны распорядительные документы?
Как было отмечено выше, приказ, решение и распоряжение - образцы документов распорядительной группы. Они направлены на решение различного рода проблем и вопросов, возникающих в течение хозяйственной деятельности компании. Более подробное разъяснение по назначению можно представить следующим образом:
- Приказ - документ, издаваемый руководством организации в целях разрешения производственных и организационных вопросов компании. Различают несколько подвидов приказов по направлению действия: направленные на решение производственных вопросов (распределение финансов, управление работой отделов, снабжение и реализация), а также на управление человеческими ресурсами (отпуск, увольнение, перемещение, прием на работу, командировки, премирование и штрафы).
- Решение и распоряжение - образец документа, направленного на максимальную оперативность и эффективность исчерпания вопросов, связанных с производственной деятельностью. Обычно относится к узкому кругу лиц.
Порядок издания распорядительных документов
Порядок издания приказов, решений и распоряжений директора зависит от сферы деятельности компании, организационно-правовой формы, состава и количества учредителей, руководства, наличия в ней отдельных структур, подразделений и филиалов, а также обособленных организаций трудящихся. Чем меньше компания, тем проще происходит этот процесс. В организации с одним учредителем, в которой он же выступает в роли директора, издание распорядительного документа происходит без согласований, рассмотрений и отзывов других участников хозяйственной деятельности.
Всего выделяют восемь этапов издания приказов, решений и распоряжений:
- инициация издания распорядительного документа;
- обработка информации, законодательных актов и положений, правил, касающихся вопроса;
- подготовка проекта документа;
- согласование проекта;
- доработка и поиск компромисса;
- подписание;
- регистрация во внутренних регистрах делопроизводства;
- информирование заинтересованных лиц о содержании документа.
Регламент составления
Для того чтобы издать распорядительный документ, необходимо наличие основания. Таким может выступать плановая операция, служебная записка от руководителя отдела, акт сторонней организации, инициатива работодателя. Далее на этом основании необходимо собрать всю необходимую информацию из самых разнообразных источников: архивы внутренних и внешних документов, законодательные акты и даже публикации в СМИ. Главное условие - информация достоверная, актуальная и достаточно полная для вынесения решения. Подготовкой проекта может заниматься группа лиц либо один специалист. Обычно это задача возлагается на юридический или кадровый отдел. Проект не имеет юридической силы, а в процессе разработки может неоднократно меняться, подстраиваясь под требования различных структур.
Согласование документов
После процедур по инициации, сбору и анализу информации, а также разработки проекта, необходимо согласовать проект документа со всеми заинтересованными лицами: представителями профсоюза, руководителями отделов, учредителями. Если какие-то из этих структур не согласны с представленным проектом, необходимо прийти к компромиссным решениям и внести соответствующие изменения. После подписания документ регистрируется, ему присваивается внутренний порядковый номер. Бланки документов, касающихся административных или организационных вопросов в хозяйственной деятельности, должны храниться в архивах не менее пяти лет. Документы, относящиеся к функционированию организации в целом, ее распорядку и основным положениям, должны храниться на протяжении всего срока деятельности компании. Пример распоряжения, относящегося к таким документам, - об основании общества.
Состав документа
Любой пример распоряжения состоит из двух логических частей: преамбула и распорядительная часть. В первой отражается суть проблемы, вторая содержит решение руководящего состава по этому поводу.
К оформлению распорядительных документов имеются определенные требования. Они подробно обозначены в ГОСТе Р 6.30-2003. Он определяет обязательные реквизиты: наименование организации, ее организационно-правовая форма, наименование документа, данные директора, а также всех участвующих в согласовании сотрудников и их должности, дата, номер и срок действия документа. Оформляются приказы, решения и распоряжения на фирменном бланке документов организации.
