Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 .

Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

• Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
• Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
• Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов). материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Как принять сотрудника с испытательным сроком

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

1. Несовершеннолетние.
2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
3. Беременные сотрудницы.
4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

1. Документ об образовании.
2. Водительские права.
3. Сертификаты о прохождении курсов.
4. Рекомендательные письма.
5. Характеристики с места учебы и работы.
6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником.

Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

1. Повышать в должности сотрудника.
2. Переводить его в другие отделы и т. д.
3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
2. Номер трудовой.
3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
4. Документы, подтверждающие личность.
5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
2. Фотографии.
3. Подписанная должностная инструкция.
4. Характеристики, рекомендательные письма.
5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Обязательные документы

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

Дополнительные документы

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
4. Об отсутствии беременности.
5. О составе семьи и общем доходе.
6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

Согласно Трудовому кодексу, индивидуальный предприниматель имеет право нанимать на работу сотрудников и этот процесс мало чем отличается от работодателя организаций. Однако, глава 48 ТК РФ описывает особенности труда работников, деятельность которых связана с ИП.

По закону каждый работодатель должен официально трудоустраивать наемных работников. В течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе, работодатель обязан оформить их отношения трудовым договором и внести запись в трудовую книжку.

Если предприниматель нарушает требования законодательства, то на него накладывается ответственность:

Административная - штраф в размере до 50 тысяч рублей или замораживание деятельности до 90 дней;

Налоговая - штраф от проверяющих служб в зависимости от тяжести нарушения;

Уголовная - штраф в размере до 200 тысяч рублей или лишение свободы до 2 лет.

Для того, чтобы нанять сотрудника необходимо:

Заключить трудовой или гражданско-правовой договор;

Оформить кадровые документы;

Зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС).

Гражданско-правовой договор облегчает процесс трудоустройства для индивидуального предпринимателя. В этом случае договор заключается на выполнение конкретного объема работы или оказание услуги и не требует регистрации в ФСС.

Также независимо от того, какое трудовое соглашение было заключено, работодатель в течение 30 дней с момента оформления первого сотрудника, обязан зарегистрироваться в Пенсионном фонде.

Пошаговое оформление работника

Для того, чтобы работодатель смог оформить работника, ему необходимо предоставить следующий пакет документов:

• Трудовую книжку (если отсутствует, оформить самостоятельно);

• Документы воинского учета;

  Документы, подтверждающие квалификацию работника (диплом о высшем или незаконченном высшем образовании).

Рассмотрим пошаговое оформление работника согласно ТК РФ:

1. Сотрудник должен написать заявление о приеме на работу в соответствии со штатным расписанием.

2. Согласно статье 57 ТК РФ в 2 экземплярах работодатель оформляет . Один экземпляр остается у предпринимателя, другой отдается работнику. В договоре обязательно должна быть прописана следующая информация:

ФИО работника и работодателя;

Реквизиты организации;

Паспортные данные работника;

График работы;

Информация о заработной плате и премиях;

Трудовые обязанности;

Дата и подпись.

3. Работодатель ознакамливает нового работника со своей деятельностью и имеющимися локальными актами: должностной инструкцией, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и др..

4. Предприниматель оформляет согласно унифицированной форме Т-1..

5. Работодатель заводит личную карточку работника.

6. Руководитель вносит запись в трудовую книжку в течение недели с момента заключения трудового договора.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

При заключении гражданско-правового договора, работодатель не обязан оплачивать средства в ФСС, но по желанию перечисления допускаются.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

С наемными работниками у предпринимателя увеличивается количество отчетов, которые следует сдавать в разные органы. Соответственно работодателю важно знать куда, в какие сроки и какие отчеты необходимо предоставить.

Отчеты по работникам сдаются в три инстанции:

Налоговый орган;

Пенсионный фонд;

Фонд социального страхования.

В налоговую необходимо сдать следующие отчеты:

Сведения о среднесписочной численности работников - данные сдаются один раз в год. Предоставить их необходимо до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год нужно предоставить до 20 января 2018 года. Сведения нужны для того, чтобы налоговая контролировала численность работников при расчете налогов и наложении налоговых специальных режимов.

Справка 2-НДФЛ - отчет предоставляется один раз в год до 1 апреля по каждому работнику. В справке отображена информация о доходах работника, положенных вычетах и удержанном подоходном налоге за прошедший год. Если в штате индивидуального предпринимателя больше 25 человек, отчет сдается в электронном виде.

Справка 6-НДФЛ - сдается поквартально до 1 числа следующего квартала. Предоставить справку необходимо вовремя. За просрочку, помимо денежного штрафа, налоговая вправе заблокировать расчетный счет.

Расчет страховых взносов - сдается поквартально до 30 числа следующего квартала.

В Пенсионный фонд необходимо предоставить два отчета:

Сведения о страховом стаже - сдаются один раз в год по итогам года. Предоставить отчет необходимо до 1 марта следующего года.
СЗВ-М - предоставлять отчет нужно ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В документе указаны сведения о работодателе и о работниках. По работникам должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Фонд социального страхования:

4 ФСС - отчет предоставляется один раз в квартал работодателем, которые уплачивают взносы по несчастным случаям. Отчет нужен для того, чтобы работодатель мог вернуть часть выплаченных средств. Сведения необходимо предоставить до 25 числа следующего квартала.

Оформление работника на полставки

Алгоритм принятия сотрудника на неполный рабочий день практически не отличается от приема на полную ставку. Но есть несколько нюансов:

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Оформление временного работника

В процессе рабочей деятельности возникают ситуации, когда работник уходит в декретный отпуск или оформляет долгосрочный больничный. Работодатель вынужден привлечь дополнительное лицо для осуществления трудовых обязанностей, временно отсутствующего сотрудника.

Предприниматель может прибегнуть к нескольким вариантам.

Передать обязанности на другого работающего у него сотрудника.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и издается приказ. В документах следует указать информацию о дополнительных трудовых обязанностях и изменениях в заработной плате. Помимо своих трудовых функций, работник обязан выполнять возложенные дополнительные обязанности.

Перевод сотрудника на временно освободившуюся должность. С работника полностью снимаются предыдущие обязанности и назначаются новые. Пребывать на должности в связи с переводом можно не более года. Запись в трудовую книжку не заноситься. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий его сотрудник перемещается на свою должность. Для осуществления перевода, работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Заключение срочного договора.

Заменить отсутствующего работника может новый сотрудник, с которым заключается . Договор оформляется также, как и бессрочный, но прописывается уточнение, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего работника. Если известна дата возвращения сотрудника, можно конкретными сроками ограничить работу нового работника.

Существует несколько вариантов оформления отношений между лицом, предоставляющим работу и лицом ее выполняющим. Способ трудоустройства определяет порядок оформления на работу, права и обязанности сторон, ответственность, порядок уплаты налогов и обязательных взносов и многое другое.

В России отношения между работником (исполнителем) и работодателем (заказчиком) можно оформить одним из следующих способов:

1. Удаленная работа.
2. Заемный труд.
3. Неофициальное трудоустройство.

Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем по которому работник обязуется регулярно выполнять возложенные на него трудовым договором функции, соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется обеспечить условия для выполнения работы, предоставить саму работу и своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Отношения в рамках указанного договора регулируются трудовым законодательством, в частности, Трудовым кодексом и соответствующими федеральными законами.

Признаки трудового договора:

• включение работника в штат организации с обязанностью выполнять трудовые функции по определенной должности;
• соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка , режима работы;
• невозможность передачи работы третьим лицам;
• обязательство работодателя регулярно выплачивать з/п и обеспечивать условия труда.

Порядок оформления по трудовому договору

Оформления на работу по трудовому законодательству включает следующие этапы:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку .

Принимая сотрудника на работу работодатель обязан уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы , предоставлять налоговую, статистическую и иную отчетность , предусмотренную законодательством РФ, соблюдать права и интересы работника.

Более подробно с порядком приема на работу по трудовому договору вы можете ознакомиться .

Гражданско-правовой договор

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, целью которого является выполнение определенных договором работ или услуг. Гражданско-правовой договор чаще всего заключается в случае, если необходимо выполнить разовую работу, если объем оказываемых услуг невелик и смысла принимать человека в штат на непродолжительный период нет.

Виды гражданско-правовых договоров

Существует несколько видов гражданско-правового договора:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• комиссии;
• перевозки;
• транспортной экспедиции;
• доверительного управления имуществом;
• поручения.

Примечание : заключение гражданско-правового договора в целом является намного более выгодным и удобным, нежели чем оформление трудового договора.

Обратите внимание , что при заключении гражданско-правового договора запись в трудовую книжку не вносится, но в общий трудовой стаж время работы по указанному договору включается. В случае, если договор заключается с физическим лицом, работодатель обязан уплатить за работника подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (в ФСС взносы уплачиваются только в том случае, если это оговорено в договоре).

Сравнение трудового и гражданско-правового договоров

Основные различия между трудовым и гражданско-правовым договором

Признак	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Предмет договора	Выполнение трудовой функции	Результат выполнения работы или оказания услуг
Возможность привлечения к работе 3-х лиц	Невозможно	Возможно
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка	Обязательно	Не обязательно
Условия для выполнения работы	Работодатель обязан обеспечить работнику соответствующие условия труда	Работодатель не обязан обеспечивать работника какими-либо условиями для выполнения работы
Документация	После оформления договора необходимо составить на сотрудника большое количество документов: приказ о приеме на работу , штатное расписание, график отпусков, личную карточку , трудовую книжку и СНИЛС (если работник устраивается впервые на работу) и т.д.	После оформления договора составляется только акт приемки работ или оказания услуг
Размер з/п	З/п не может быть менее установленного МРОТ в месяц. Договор считается недействительным, если в нем отсутствует указание на размер з/п	Размер оплаты устанавливается договором и не привязан к МРОТ, его указание в договоре не обязательно
Порядок выплаты з/п	Не реже 2 раз в месяц	Порядок оплаты определяется договором
Срок действия договора	По общему правилу – бессрочный. В исключительных случаях может заключаться срочный договор	Только срочный. Отсутствие в договоре указания на срок делает его недействительным
Возможность продления срока действия договора	Возможно	Невозможно
Средства для выполнения работы	Предоставляются работодателем. Работник по согласованию с работодателем может использовать личное имущество, но в этом случае ему возмещается износ данного имущества	Работник использует собственные средства для выполнения работ (оказания услуг)
Порядок расторжения договора	Уволить работника можно только по определенным основаниям. Сам работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию	Порядок расторжения договора предусмотрен в самом документе. Особых условий его расторжения как для работника, так и для работодателя, законодательством не установлено
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором	Для работодателя предусмотрена административная ответственность, для работника – дисциплинарная (взыскание, выговор, увольнение). Штрафные санкции для работника не предусмотрены	Штрафные санкции для работника могут быть предусмотрены условиями договора. В случае если работодатель вовремя не оплачивает и не принимает работу он обязан выплатить работнику проценты за пользование чужими денежными средствами
Налогообложение	Подоходный налог и страховые взносы во внебюджетные фонды за работника уплачивает работодатель	Если договор заключается с ИП НДФЛ и взносы он уплачивает самостоятельно

Более подробно с видами гражданско-правового договора, его плюсами и минусами для работодателя и работника можно ознакомиться .

Удаленная работа

Удаленной работой признается деятельность сотрудника, осуществляемая вне стационарного места работы (дома, в транспорте, кафе, за границей и т.п.). Задание от работодателя сотрудник как правило получает удаленно: по почте, через Интернет и т.д.

Удаленная работа бывает двух видов:

1. Надомная.
2. Дистанционная.

Надомная работа предполагает изготовление продукции, имеющей материально-вещественную форму, например, сбор ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание и т.п.

Результатом дистанционной работы является не вещь, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Дистанционными сотрудниками могут быть журналисты, редакторы, контент-менеджеры, копирайтеры, программисты и т.д.

Удаленного работника можно оформить как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Примечание : уплата обязательных платежей и взносов зависит полностью от способа оформления сотрудника, и наличия у него статуса ИП.

Заемный труд

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2016 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

1. Аутсорсинг.
2. Аутстаффинг.

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2016 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

• частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
• юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.

Неофициальное трудоустройство

Работа без официального оформления сотрудника грозит работодателю довольно серьезными проблемами. Действующим законодательством предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность за незаконный найм и трудоустройство сотрудников.

Так, по КоАП РФ работодатель может быть привлечен за нарушение трудового законодательства, что грозит ему, в свою очередь, штрафом от 1000 до 5000 руб. для ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

К налоговой и уголовной ответственности работодатель привлекается в связи с тем, что не исполняет в должной мере обязанности налогового агента, а именно, не исчисляет и не перечисляет в бюджет суммы налогов за своих неоформленных сотрудников.

Оформление на работу нового человека всегда вызываем массу вопросов. Как принять на работу сотрудника, чтобы соблюсти все требования законодательства? По какой статье принимают на работу? Какие бумаги нужно при этом оформить? Об этом – в нашей статье.

Что нужно для приема на работу

Статья 65 ТК РФ определяет, какие документы должны быть у работника при оформлении на работу в обязательном порядке, а какие зависят от специфики работы.

Обязательные документы

Как устанавливает Трудовой кодекс, прием на работу осуществляется только при предъявлении гражданином паспорта или другого удостоверения личности. Это единственный документ, наличие которого Кодекс требует безоговорочно.

Помимо этого, к обязательным относятся:

• СНИЛС – при его наличии, в противном случае его оформление становится обязанностью работодателя;
• Трудовая книжка для всех работников, за исключением тех, для кого оформление на работу происходит впервые;
• Военный билет, нужен только для военнообязанных категорий населения;
• Документы об образовании, только, когда выполняемая работа требует специальных навыков и знаний;
• Справки о судимостях и административных наказаниях, только для отдельных специалистов и видов работ.

Отдельно оговаривается, что перечень обязательных документов может дополняться отдельными законодательными актами.

Прочие документы

Законодательство запрещает требовать у гражданина, документы, которых нет в ст. 65 ТК РФ или других нормативных актах. Но часто регламент приема на работу сотрудника у отдельных работодателей включает в себя и другие документы. К ним могут относиться следующие:

• Анкета или резюме будущего работника;
• Документ о регистрации в налоговой, то есть ИНН;
• Медицинская справка (в тех случаях, когда занимаемая должность не требует медосмотров);
• Характеристики с предыдущих мест работы и т.д.

Работник вправе отказать работодателю в предоставлении документов сверх установленных законодательно.

Процедура приема на работу

Как принять работника на работу правильно? В первую очередь, соблюсти порядок приема на работу, установленный статьей 68 ТК РФ.

Правила приема на работу

Прием на работу нового сотрудника должен начинаться с ознакомления с условиями труда и корпоративными правилами предприятия.

Факт ознакомления должен быть подтвержден письменно, то есть работник должен поставить свои подписи на всех локально-нормативных актах, с которыми он ознакомился.

С работником обязательно должен быть заключен трудовой договор в письменном виде. В этот документ должны быть включены все обязательные сведения. Это регламентируется статьей 57 ТК РФ.

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на своих работников, а также соблюдать правила их регистрации и хранения.

На каждого работника должна вестись личная карточка, по форме Т-2.

Основание для приема на работу

Заявление работника – это основной документ, который обосновывает прием на работу. ТК РФ также относит к основанию для начала трудовых отношений факт избрания работника на должность в результате голосования или конкурса, либо назначение на должность учредительным собранием.

Заявление пишется на имя руководителя, в нем указывается желание работника занять определенную должность.

Заявление визируется руководством, и кадровик начинает оформление сотрудника на работу.

Этапы приема на работу

При оформлении на работу нового человека можно выделить следующие этапы:

• Подача заявления о приеме на работу;
• Ознакомление под роспись со всеми документами, относящимися к работнику (коллективный договор, положение о заработной плате, должностная инструкция и т.д.);
• Составление и подписание трудового договора. Этот документ должен обязательно составляться в 2 экземплярах;
• Оформление приказа о приеме на работу. Ознакомление с ним работника;
• Проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда;
• Заполнение трудовой книжки;
• Заполнение личной карточки Т-2.

Обратите внимание! Работодатель вправе допустить работника к исполнению обязанностей без письменного договора, но не более чем на три дня.

Есть ли разница в том, как оформить на работу в ООО или в ИП? Нет, независимо от того, какую организационно-правовую форму имеет работодатель, порядок оформления на работу не меняется.

Оформление документов пи приеме на работу

Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:

• в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
• приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
• личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
• трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.

Это обязательные документы, составление которых сопровождает оформление сотрудника на работу.

Оформление приема на работу: нюансы

Как правильно принять на работу сотрудника, если условия труда будут отличаться от обычных? Все условия труда должны быть оговорены при приеме работника и внесены в его трудовой договор.

Прием сотрудника на работу по срочному трудовому договору

Если мы принимаем на работу сотрудника по срочному трудовому договору, то нужно соблюсти несколько условий:

• в трудовом договоре должно быть указано, что работа временная, с обязательным указанием причины. Поскольку, если трудовой договор заключен на определенное время без уважительной причины, то по жалобе работника он может быть признан бессрочным. Перечень причин для заключения срочного трудового договора приведен в статье 59 ТК РФ.
• срок работы может быть ограничен либо конкретной датой, либо наступлением определенного события.
• в трудовой книжке не указывают, что работник принят по срочному трудовому договору.

Обратите внимание! Срок временного договора не должен превышать 5 лет.

Прием работника на работу по совместительству

Если мы принимаем на работу по совместительству, то необходимо учесть следующие нюансы:

• условие совместительства должно быть указано в договоре;
• совместитель не может работать больше чем на 0,5 штатной единицы;
• на внешнего совместителя работодатель не ведет трудовую, поскольку она находится у другого работодателя.

При приеме работника на условиях внутреннего совместительства оформляется еще один пакет документов, в том числе и карточка Т-2.

Прием работника на работу оформляется согласно положениям ТК РФ. При этом обязательно заключить с ним трудовой договор в письменном виде. Помимо договора необходимо издать приказ о приеме и заполнить личную карточку.