Работа по обеспечению сохранности служебной документации. Как восстановить несохраненный документ. Проверка наличия и состояния документов

Федеральное агентство по образованию России

ГОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж»

ПЦК правовых дисциплин

Дисциплина «Организация хранения, консервация и реставрация документов»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации»

Выполнил студент Н.А. Шестова

Специальность 0611 ДОУ и архивоведение

Руководитель работы О.И.Горшкова

Барнаул 2009

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве

Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

Порядок размещения и топографирование документов в архиве

Порядок выдачи дел из хранилища

Поверка наличия и состояния документов в архивах

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации -- исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной теме;

2. Определить понятие «учет документов»;

3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;

4. Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;

5. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:

ь ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ь Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;

ь Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности

д окументов архивного фонда Российской Федерации

1.1 Понятие системы учета документов в государственном

(ведомственном) архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. При этом в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

ь Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям -- отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

ь Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные -- временными.

ь Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Учет документов в государственных архива х

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения -- централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

ь книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А);

ь книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);

ь список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б);

ь список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г);

ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);

ь архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

ь опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

ь опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

ь реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д);

ь инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

ь паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

ь сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других -- реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. При этом обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.

Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. "наличие (остаток)" подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и

крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели -- промысловые, сельскохозяйственные; заводы -- авиационные, машиностроительные; управления -- благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).

Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй -- у материально ответственного лица, третий -- в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда -- по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела.

Учет документов в ведомственных архивах

Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как

правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами являются:

ь книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);

ь список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);

ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);

ь описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);

ь формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения -- индекс "в".

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).

Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй -- описанные документы.

Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:

ь опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;

ь номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;

ь акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

ь акт о выделении к уничтожению дел;

ь акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ь акт о неисправимом повреждении дел;

ь акт проверки наличия и состояния дел.

Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения -- только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 -- 16 "наличие (остаток)". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение. Ф. №, лист 2". На первом листе делается ссылка "См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому в наибольшей мереценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие в наибольшей мерезначительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.

1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе -- аннотация на особо ценные документы; гр. "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.

В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел". В гр. "примечание" напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.

В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе -- это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования -- это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

1.3 Порядок размещения и топрографирование документов в

архивах

Размещение фондов в хранилищах архивов -- это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения в наибольшей мереценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

ь документы общего хранения

ь документы обособленного хранения

ь документы на бумажной основе

ь документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. При этом эти документы могут размещаться и с обычными делами.

Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения - на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:

ь характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);

ь состава хранящихся документов (в первых -- дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых -- дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);

ь хронологических рамок документов.

Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом -- финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем -- учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как в наибольшей меречасто использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов -- по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при всём этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя -- фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя -- давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение.

Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. При этом удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители.

Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище № 1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер "лс", "в", без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование.

В приведенном примере заполнения карточки пофондового топографического указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах (документы по личному составу -- в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. "примечание", а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. "примечание" обоих указателях при необходимости можно давать наименования структурных подразделений.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел.

В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших архивах учреждений топографические указатели не составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве.

1.4 Порядок выдачи дел из хранилища

Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ.

Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться: для использования работникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временное пользование; для проведения архивных работ с документами -- хозрасчетным организациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематической разработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов -- создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораториях архивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива.

Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читальном зале (рабочей комнате) архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с документами данного учреждения.

Выдача документов во временное пользование другим организациям, в том числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменной просьбе заинтересованных организаций и с разрешения руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций (выдавшей дела и получившей дела) и скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляр остается в архиве, другой -- выдается получателю дел.

Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными из архива: для работников структурных подразделений своей организации -- десять дней, для работников других учреждений -- три месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел.

Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные с описью шифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования дела или номера его конкретных листов. При передаче дела в госархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФ РФ.

Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующей форме (приложение).

За своевременным возвращением дел в архив устанавливается контроль. На место каждого выданного дела кладется заполненная работником архива карта-заместитель (приложение).

При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранится в архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности.

Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов в особо ценных делах и делах постоянного хранения, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.). При выявлении дефектов составляется акт, предъявляемый организации, использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения к ответственности виновных.

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при всём этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом. Акт об изъятии документов хранится в деле фонда.

Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование в госархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача дел оформляется заказом. Заказ составляется и двух экземплярах по форме акта выдачи дел во временное пользование другой организации. Акт подписывается руководителем учреждения (или структурного подразделения, в состав которого входит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который будет производить расчет за выполненные работы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет проводить намеченные работы. При получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качество исполнения работ.

Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания, так и вне его. Транспортировка документов внутри здания должна гарантировать их сохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде (в обернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков, света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры.

1.5 Поверка наличия и состояния документов в архивах

В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, чистящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат.

В государственных архивах проверка наличия и состояния дел является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в госархивах делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащие в наибольшей мереценные, а следовательно, в наибольшей мереинтенсивно использующиеся документы, подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьей категорий -- раз в 15 лет, а особо ценные документы -- раз в 5 лет.

Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в государственных и ведомственных архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа в госархивах более сложна и объемна.

Проверка наличия и состояния документов в ведомственном архиве проводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются не реже одного раза в пять лет и перед передачей на госхранение, а дела по личному составу и долговременного хранения (свыше десяти лет) -- не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене заведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения.

Проверка наличия документов проводится работниками архива или комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (по каждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов (правильность нумерации дел и итоговых записей в описях, соответствие итоговых записей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках: шифра дела, названия фондообразоватсля и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книге и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел (ветхость бумажной основы, поражение плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Вес обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем.

В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливается следующее: количество дел, числящихся по описям и окапавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество итоговых записей (учет литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам; количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру мате риалов, необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться к пофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частей фонда.

Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой -- дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющий просматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела в соответствующие графы листа проверки.

Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить итог, находить ошибки, вносить исправления после выявления неточностей.

Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данного комплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать в конце листа.

При проведении проверки наличия следует сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать на соответствующие места обнаруженные в ходе проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист проверки по другой описи, можно внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других (изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ). Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся в конец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным и т.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как некоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не были зашифрованы. Все эти вопросы выясняются в ходе розыска необнаруженных дел.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеров фондов, описей, дел.

При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. При этом вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается -- "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела -- акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации -- общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Список использованных источников:

Законодательная база:

1. Закон Алтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Нормативно-методическая база:

3. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»

5. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

6. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

7. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

8. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

9. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

10. Алтайский архивист. - 2003 № 2

11. Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). - М.:ЗАО [!!! В соответствие с ФЗ-99 от 05.05.2014 данная форма заменена на непубличное акционерное общество] «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 192с.

12. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

13. Архив фирмы.- М., 1997

14. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004 - 260с.

15. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М., 1999

16. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

17. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

18. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2002

19. Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

20. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

21. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996

22. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. - М., 2000

23. Отечественные архивы. - 2004 № 4

24. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001

25. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005

Долгая и кропотливая работа над документом может быть сведена на нет одним неосторожным нажатием кнопки или сбоем в системе. Однако несохраненные документы можно восстановить, и при этом разными способами. Достаточно выполнить шаги, описанные в инструкции ниже.

Вы по ошибке отказались от сохранения документа и закрыли его? Не паникуйте. Сразу же перезагрузите компьютер для предотвращения перезаписи данных. Откройте Word, и вы увидите слева список несохраненных документов. Выберите наиболее полную или последнюю версию документа, скопируйте данные и сохраните их. Если предыдущий способ не сработал, проверьте, включено ли у вас автосохранение. Для этого выберите «Сервис» – «Параметры» – «Сохранение». Укажите периодичность автоматического сохранения. Дополнительно вы можете задать функцию резервного копирования для сохранения данных до последнего изменения. Выполните эти шаги, чтобы обезопасить себя от потерь в будущем.

Если Word «не видит» копии документа, нужно найти ее вручную. В Windows 7 в Word нажмите «Файл» – «Открыть» – «Имя пользователя» – AppData- Roaming – Microsoft – Word. Здесь хранятся все временные файлы и резервные копии редактора. Нажмите на «Дата изменения», чтобы список начинался с последней по времени копии, затем выберите ее и нажмите «Открыть и восстановить». В другой версии Windows, чтобы узнать путь к временным файлам и автосохранениям, выберите в Word «Сервис» – «Параметры» – «Расположение». Кликните дважды на «автосохраненные», чтобы перейти в конечную папку, и откройте выпадающий список, чтобы узнать весь путь к папке. В Word 2007 эта функция доступна после нажатии кнопки Microsoft Office и перехода в «Параметры» – «Сохранение».

Примечание: Если одна из папок скрыта (например, AppData), нажмите в проводнике «Упорядочить» – «Параметры папок» – «Вид» и выберите функцию «Показывать скрытые файлы, папки и диски». Теперь вы можете открыть через Word любую скрытую папку.

Вы можете воспользоваться поиском для обнаружения временных или резервных копий документов. Для этого нажмите комбинацию клавиш Win+F и введите в строке поиска искомые расширения: *.tmp для временных файлов или *.asd для резервных копий. Укажите область поиска – «Мой компьютер». В фильтре поиска выберите дату изменения документа, например, текущее число. Откройте найденные файлы в Word через «Открыть» – тип файлов: «все файлы». Сохраните восстановленные данные. Иногда Word сохраняет временные файлы с именем, начинающимся с тильды ~ . Если поиск по расширениям из предыдущего пункта не дал результата, измените параметры на ~*.* Отыщите документ с вашим названием, задав сортировку по типу. Если ни один вариант не сработал, есть небольшой шанс восстановить документ специальными программами. Одной из таких является EaseUS Data Recovery Wizard Free . Скачать ее можно . При установке не выбирайте диск, на котором будете восстанавливать данные, иначе остатки файлов могут быть затерты.

Следует учесть, что файлы с расширением *.asd удаляются при корректном закрытии редактора, но сохраняются при сбое в системе. Поэтому, по ошибке закрыв программу без сохранения, вы вряд ли обнаружите эту копию документа. В этом случае поможет описанный выше шаг – включении функции резервного копирования в параметрах Word. Не жалейте времени на настройки, указывая периодичность автосохранения и подключая другие полезные функции. Во многих случаях намного легче предотвратить потерю данных, чем потом их восстанавливать.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения сохраняются в организации:

До завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

До сдачи дел на государственное хранение;

До ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию хранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписи, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

1) устойчивого электропитания;

2) резервного копирования;

3) антивирусной защиты;

4) профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CD-R).

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

5.1 Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещение и сократить время на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа хранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

Специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

Ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

Ширину основных проходов до 120 см;

Расстояние между полками по высоте 35-40 см;

Расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

Расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах - до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20єС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.

К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

5.2 Проверка наличия и состояния документов

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно должны проводиться проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое хранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Утверждено

приказом Отдела образования

от 16.01.2012 г. № 13

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению делопроизводства

1. Общие положения

Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утвержденной Минобразованием России 06.05.2002г.

1.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.

1.2. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы (устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 12000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу от 11.02.2013 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу от 02.02.2013 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний.

Протоколы оформляются на бланках учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается,

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

3. Прием и регистрация документов

3.1. В канцелярии учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления

3.5. Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах регистрации входящих и исходящих документов

4. Контроль за сроками исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

4.3. Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. В целях правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения

5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

5.2. Формирование дел

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 - 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

5.3. Систематизация отдельных категорий документов

5.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам.

5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

заявление о приеме на работу;

направление или представление;

листок по учету кадров;

автобиография;

документы об образовании;

аттестационный лист;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

5.3.6. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

5.3.7. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

6. Подготовка документов к передаче в архив

6.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

6.2. Экспертиза ценности документов

6.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.

6.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела

6.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др., и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

6.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

6.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

6.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

6.4. Описание документов постоянного срока хранения

6.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

6.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

6.4.3. Описи составляются секретарем.

6.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения (приложение 21).

6.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 22).

7. Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступ­лении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

• - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
• - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
• разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
• - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
• конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
• страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным .

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.

Несохранность

несохранность

Слитно или раздельно? Орфографический словарь-справочник. - М.: Русский язык . Б. З. Букчина, Л. П. Какалуцкая . 1998 .

Смотреть что такое "несохранность" в других словарях:

несохранность - непризнание участия отказ в авторстве отказ — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом Синонимы непризнание участияотказ в авторствеотказ EN… … Справочник технического переводчика

несохранность - *несохра/нность, и … Слитно. Раздельно. Через дефис.

Хранение в гостинице Большой юридический словарь

ХРАНЕНИЕ В ГОСТИНИЦАХ - в соответствии со ст. 815 ГК гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за исключением денег, иных валютных… …

Хранение в гостинице - (англ. storing in hotel) в гражданском праве РФ специальный вид хранения. Согласно ст. 925 ГК РФ* гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его… … Энциклопедия права

хранение ценностей в банке Большой юридический словарь

ХРАНЕНИЕ ВЕЩЕЙ В ГОСТИНИЦЕ - услуга, предоставляемая гостиницей, по хранению вещей постояльца. Гостиница отвечает как хранитель и без особого о том соглашения с проживающим в ней лицом (постояльцем) за утрату, недостачу или повреждение его вещей, внесенных в гостиницу, за… … Большой экономический словарь

ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ - в соответствии со ст. 16 Закона от 13 июня 2006 г. О транспортно экспедиционной деятельности (далее Закон) по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или… … Юридический словарь современного гражданского права

МОРСКОЕ СТРАХОВАНИЕ - финансовое обеспечение страховщиком риска возможных убытков в имуществе страхователя от определенных причин, связанных с торговым мореплаванием. Сущность М.С. заключается в разложении возможных убытков одного лица среди большого числа других лиц… … Морской энциклопедический справочник

По гражданскому законодательству РФ особый вил хранения. Согласно ст. 921 ГК РФ банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и ценности, в том числе документы. Заключение договора Х.ц. в б.… … Юридический словарь