Бухгалтерские документы: первичные учетные документы, кассовые документы и бухгалтерские регистры - должны храниться пять лет после отчетного года. Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета. такие как учетная политика - хранятся не менее пяти лет после окончания года. в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности.
В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом N 212-ФЗ, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, т.е. в течение всего срока существования организации.
Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.
| Вид документа | Срок хранения |
| Документы, используемые для целей налогообложения, в т.ч. первичные документы и счета-фактуры | Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности. Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет: - самортизировано; - или ликвидировано; - или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения |
| Регистры налогового учета и налоговая отчетность | Пять лет после окончания периода, за который они составлены |
| Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС | Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним |
| Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п. | Документы, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; |
| Кассовые документы на выдачу зарплаты | Пять лет после окончания года, в котором составлен документ. Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные: - до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания; |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся: - если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания; |
Срок хранения документов, подтверждающих налоговый убыток, который организация переносит на будущее
Завершается очередной финансовый год. Пришло время для подведения итогов. Организации оценивают удачным ли он был с точки зрения финансовых показателей. Одним из самых наглядных индикаторов успеха является финансовый результат. Он может быть как положительным - получена прибыль, так и отрицательным - получен убыток.
Убытком признается отрицательная разница между доходами и расходами, исчисленными в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса РФ. В целях налогообложения прибыли убытки учитываются в порядке, предусмотренном статьей 283 НК РФ.
Общий порядок переноса убытков
Общий порядок переноса убытков закреплен в статье 283 Налогового кодекса. В соответствии с этой нормой организации, понесшие убыток, могут уменьшить базу по налогу на прибыль в текущем налоговом периоде на всю сумму убытка. Также часть полученного убытка можно перенести на будущее.
Стоит отметить, что переносимый убыток на будущее приводит к возникновению вычитаемой временной разницы.
Это важно
Под временными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) в одном отчетном периоде, а налоговую базу по налогу на прибыль - в другом или в других отчетных периодах.
Организации имеют право переносить убытки в течении десяти лет, следующих за годом, в котором получен убыток. При этом их можно учитывать как в полной сумме, так и частично. То есть учет убытков можно «растянуть» на последующие годы, но только в пределах 10 лет.
Однако у организаций нет гарантий, что в ближайшие годы больше не возникнет убытков и предприятие будет стабильно приносить прибыль. Может сложиться ситуация, при которой уже через 2 или 3 года фирма опять «уйдет в минус».
В такой ситуации у предприятия не будет возможности уменьшить убытки, поскольку прибыль им получена не будет. На этот случай законодательством предусмотрена возможность переноса убытков на ближайший год, в котором он получит положительную разницу между доходами и расходами.
А как же быть, если убыток получен не в одном налоговом периоде, а в нескольких?
В данном случае перенос таких убытков на будущее производится в той очередности, в которой они возникли.
Пример 1
ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели:
За 2008 год получен убыток 468900 рублей
За 2009 год получен убыток 351300 рублей
За 2010 год получен убыток 112600 рублей
За 2011 год получена прибыль 695800 рублей
При исчислении налога на прибыль за 2011 год ООО «Альфа» учитывает убытки полученные в прошлые налоговые периоды в хронологическом порядке в сумме, равной налоговой базе за 2011 год, то есть 695800 рублей.
В итоге убыток за 2008 год будет считаться погашенным полностью: 695800 руб. - 468900 руб. = 226900 руб. Остаток 226900 рублей налогоплательщик также может учесть для погашения задолженности, но уже за 2009 год.
Убыток за 2009 год будет считаться погашенным частично: 351300 руб. - 226900 руб. = 124400 руб. Разница 124400 рублей это оставшийся непокрытой убыток. Данная разница и убыток за 2010 год в сумме 112600 рублей может быть направлен на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в будущие налоговые периоды. При этом часть убытка за 2009 год (124400 руб.) можно будет учесть до 2019 года включительно, а убыток 2010 года (112600 руб.) до 2020 года. По истечении указанного срока убытки за эти годы нельзя будет признать в целях налогообложения.
Специалисты финансового ведомства в своем письме от 19 апреля 2010 № 03-03-06/1/276 отметили, что перенос убытков на будущее возможен не только по итогам налогового периода, но и по итогам отчетных периодов. Другими словами, организации могут учитывать полученные убытки уже начиная с первого квартала следующего года, а не дожидаться итогов налогового периода. Это возможно только при условии, что предприятие будет работать с прибылью.
Согласно порядку заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (утв. Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 № ММВ-7-3/730@) в этом случае необходимо оформить Приложение № 4 к листу 02 декларации, где рассчитывается сумма убытка, уменьшающая налоговую базу.
Указанное Приложение не представляется по итогам полугодия и девяти месяцев. А поскольку убыток (или его часть) можно перенести и на эти отчетные периоды, то сумму убытка (части) нужно отразить по строке 110 листа 02 налоговой декларации.
В бухгалтерском учете полученные убытки учитываются целиком в отчетном периоде. При этом убытки в целях бухгалтерского и налогового учета могут признаваться по разному. Поэтому целесообразно в налоговом учете использовать специальный налоговой регистр для отражения переноса убытков на будущее. Для наглядности рассмотрим пример.
Пример 2
На начало 2012 года ООО «Альфа» имеет неучтенные убытки за 2009 год и 2010 год в размере 395695 рублей и 232481 рубль соответственно. Отчетными периодами являются первый квартал, полугодие и девять месяцев.
ООО «Альфа» имеет следующие финансовые показатели за 2011 год:
Первый квартал - получена прибыль 128439 рублей;
- полугодие - получена прибыль 215317 рублей;
- девять месяцев - получена прибыль 349941 рубль;
- четвертый квартал - получена прибыль 479672 рубля.
Поскольку ООО «Альфа» в первом квартале получена прибыль, то можно перенести убыток на данный отчетный период. В таком случае по итогам первого квартала у ООО «Альфа» налоговая база будет равна 0 рублей за счет переноса убытка за 2009 год в сумме 128439 рублей. Размер неучтенного убытка за 2009 год уменьшится до 267256 рублей (395695 руб. - 128439 руб.).
По итогам полугодия налоговая база составила 215317 рублей, то есть по сравнению с первым кварталом увеличилась на 86878 рублей. За счет перенесенного остатка убытка 2009 года налоговая база также составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года уменьшится до 180378 рублей (267256 руб. - 86878 руб.).
По итогам 9 месяцев налоговая база составила 349941 рубль, то есть увеличилась на 134624 рубля. Размер налоговой базы, с учетом неперенесенного убытка 2009 года, составит 0 рублей. Неучтенный убыток 2009 года составит 45754 рубля (180378 руб. - 134624 руб.).
По окончании 2011 года налоговая база составила 479672 рубля, то есть возросла еще на 129731 рубль. ООО «Альфа» уменьшает налоговую базу на неперенесенный убыток 2009 года (45754 руб.) и начинает переносить убыток 2010 года на сумму 83977 рублей (129731 руб. - 45754 руб.)
Таким образом налоговая база за 2011 год составит 0 рублей. Остаток неперенесенного убытка 2010 года будет равен 148504 рубля.
Перенесем полученные результаты расчетов в образец регистра налогового учета.
В данном регистре логично предусмотреть графу для отражения изменений величины отложенного налогового актива (далее - ОНА) в связи с переносом в налоговом учете убытка на будущее.
Внимание: Отложенный налоговый актив это сумма, на которую можно уменьшить исчисленный налог на прибыль в следующем отчетном периоде (периодах).
На начало 2011 года величина ОНА - 125635,20 рублей ((395695 руб. + 232481 руб.) x 20%). Переносимая в первом квартале сумма убытка уменьшит ее на 25687,80 рублей (128 439 руб. x 20%). Следовательно, на начало второго квартала значение ОНА составит 99 947,40 рублей (125635,20 руб. - 25687,80 руб.). По окончании каждого следующего квартала происходит уменьшение ОНА. На начало 2012 года значение отложенного налогового актива уменьшается до 29700,80 рублей (99947,40 руб. - 17375,60 руб. - 26924,80 руб. - 25946,20 руб.), где 17375,60 рублей (86878 руб. x 20%), 26924,80 рублей (134 624 руб. x 20%), 25946,20 рублей (129731 руб. x 20%) - уменьшаемые значения ОНА, рассчитанные по окончании второго, третьего и четвертого кварталов 2011 г.
Уменьшаемые суммы ОНА заносятся в соответствующую графу налогового регистра.
Образец заполнения налогового регистра «перенос убытков на будущее»
| Период | Период возникновения убытка |
Остаток неперенесенного убытка, руб. |
Налогооблагаемая база, руб. | Учтенный убыток, руб. | Сумма ОНА, руб. | ||
| За квартал | Нарастающим итогом |
За квартал | Нарастающим итогом |
||||
| Начало 2011 | 2009
2010 |
395695
232481 |
- |
- |
- |
- |
125635,2 |
| 1 квартал | 2009 | 395695 | 128439 | 128439 | 128439 | 128439 | 125635,2
- 25687,8 |
| полугодие | 2009 | 267256 | 86878 | 215317 | 86878 | 215317 | 99947,4
- 17375,6 |
| 9 месяцев | 2009 | 180378 | 134624 | 349941 | 134624 | 349941 | 82571,8
- 26924,8 |
| 2011 год | 2009
2010 |
45754
232481 |
129731 | 479672 | 129731 | 479672 | 55647
- 25946,2 |
| Начало 2012 | 2010 | 148504 | - | - | - | - | 29700,8 |
Вместе с тем, если предприятие по итогам отчетных периодов получало прибыль и уменьшало ее на сумму ОНА, а по итогам года оно получило отрицательный финансовый результат, то учтенные убытки становятся непогашенными автоматически. Это происходит из-за того, что сумма убытка, учитываемого при исчислении налога на прибыль по итогам отчетных периодов, является промежуточной. Окончательный результат определяется по итогам налогового периода, то есть года.
Сроки хранения документов
Общий порядок хранения документов обязывает налогоплательщиков хранить бухгалтерские документы в течение четырех лет. В Законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ указано, что первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет.
В свою очередь, при переносе убытков на будущие налоговые периоды, фирмы обязаны хранить документы в течение всего срока списания. Таким образом, если организация переносит убытки прошлых лет в течение 10 лет, то и документы она обязана хранить в течение всего этого срока. То есть существует особый порядок хранения документов при переносе убытков, отличный от общих правил, закрепленных в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.
Понятно, что документы, подтверждающие убытки, надо хранить столь длительный срок для подтверждения расходов, в случае проведения выездной налоговой проверки. А что делать с документами, если выездная проверка тех периодов, в которых учитывались убытки прошлых лет уже была проведена?
По данному вопросу специалисты финансового ведомства разъясняют, что хранить документы необходимо в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых получены убытки, проводились налоговые проверки (письмо Минфина России от 23 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/276). Также в письме было отмечено, что Налоговый кодекс не предусматривает прекращение обязанности по хранению документов, подтверждающих убытки, в связи с проведенной налоговой проверкой. Поэтому дальнейшее списание убытков возможно только при наличии этих документов.
В целом такая точка зрения подтверждается и арбитражными судьями. При этом они отмечают, что если в ходе выездной проверки налоговый орган проверял правильность исчисления полученного убытка, он не вправе требовать подтверждающие документы вновь при следующей выездной налоговой проверке, проводимой в период списания этого убытка (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05 сентября 2007 г. № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) и ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. по делу № А56-22363/2006).
Таким образом, если налоговые проверки не проводились и отсутствуют документы, подтверждающие убытки, то налогоплательщики не имеют права переносить убытки на будущее в связи с тем, что в этом случае ими нарушен пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 и ФАС Дальневосточного округа от 15 августа 2008 г. № Ф03-А51/08-2/3204).
Перенос убытков при реорганизации
Некоторые организации в течение нескольких лет подряд могут приносить только убытки. Наиболее простым вариантом было бы закрыть фирму. Однако становится жаль сил и средств, вложенных в дело. В данной ситуации многие собственники проводят реорганизацию предприятий. Пытаются всеми доступными способами сохранить бизнес.
Законодательством о налогах и сборах предусмотрена возможность также переносить убытки на будущие налоговые периоды в случае реорганизации. Об этом сказано в пункте 5 статьи 283 Налогового кодекса.
Реорганизация предприятий может происходить в различных формах. При этом в ходе таких мероприятий всегда есть организация-правопреемник и реорганизуемое юридическое лицо.
Организация-праоприемник может уменьшать свои доходы на суммы убытков. При этом понесенные убытки должны быть подтверждены документально и отраженны в налоговых декларациях реорганизуемым лицом. Переносить организация-правоприемник может убытки только в течение оставшегося срока, за который реорганизуемое предприятие их не учитывало (письмо Минфина России от 07 июня 2011 г. № 03-03-06/1/328).
Однако в случае реорганизации при выделении нового предприятия из реорганизуемого, учесть убытки выделившемуся лицу не удастся. Так в письме Минфина России от 24 июня 2010 г. № 03-03-06/1/428 отмечено, что при реорганизации в форме выделения реорганизуемая организация не прекращает деятельности, в связи с чем убыток реорганизованного общества не может быть перенесен на будущее выделившимися организациями в порядке, установленном статьей 283 Налогового кодекса.
Переход на УСН
Налогоплательщики вправе с начала нового налогового периода перейти на применение упрощенной системы налогообложения. При этом оно должно соответствовать ряду критериев, определенных Главой 26.2 Налогового кодекса.
Если предприятие перешло на упрощенный режим налогообложения, то списать убытки прошлых лет в период применения общей системы налогообложения нельзя. Напомним, что перенос убытков касается налогоплательщиков, выбравших в качестве объекта обложения «доходы минус расходы».
Вместе с тем, в данном случае возможность переносить убытки не исчезает совсем. Она просто прерывается до момента, когда предприятие вновь вернется на общий режим налогообложения. При этом не стоит забывать о том, что убытки можно переносить только в течение 10 лет. Другими словами в этот срок будут входить и годы, когда предприятие применяло УСН. Такая позиция отражена в письме Минфина России от 28 января 2011 г. № 03-11-11/18. Также стоит отметить, что убыток, полученный в период применения УСН при переходе на общий режим налогообложения не может быть перенесен.
Налогоплательщики при применении УСН имеют право сменить объект налогообложения. Как в данной ситуации учитывать убытки, полученные в годы применения объекта «доходы минус расходы», при переходе к исчислению налогов с доходов?
В данной ситуации перенос производится аналогично порядку, предусмотренному при смене режимов налогообложения. Такое мнение выражено в письме Минфина России от 16 марта 2010 г. № 03-11-06/2/35.
Также стоит упомянуть, что при применении УСН, полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. ФНС России считает, что неуплата авансового платежа по «
упрощенному»
налогу в данном случае неправомерна (письмо от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701@).
Мнение ФНС
При применении УСН полученный по итогам прошлого года убыток не влияет на уплату авансового платежа. Столь неприятный вывод был сделан чиновниками ФНС России в письме от 14 июля 2010 г. № ШС-37-3/6701.
В соответствии с пунктом 1 статьи 346.19 Налогового кодекса налоговым периодом для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения, является календарный год.
При этом авансовые платежи исчисляются по итогам отчетного периода, а налоговую базу « упрощенец» вправе уменьшить только по итогам налогового периода (календарного года). Следовательно, при расчете авансовых платежей налогоплательщик не вправе учесть сумму убытков, полученных в предыдущих налоговых периодах.
В письме от 01 апреля 2011 г. № 03-11-06/2/42 Минфин России указал, что порядок уплаты налога и авансовых платежей по налогу обязателен для всех « упрощенцев» , в том числе и для налогоплательщиков, которые по итогам предыдущих налоговых периодов получили убытки.
Ставка 0 процентов
С 1 января 2011 года статья 283 Налогового кодекса была дополнена новым абзацем. Начиная с указанной даты налогоплательщики не вправе переносить на будущее убытки, полученные от деятельности облагаемой налогом на прибыль поставке 0%.
Отметим, что налоговую базу по прибыли, облагаемой по ставке, отличной от ставки 20%, надлежит определять отдельно. При этом ему следует вести раздельный учет доходов (расходов) по операциям, по которым в соответствии с Главой 25 Налогового кодекса предусмотрен отличный от общего порядок учета прибыли и убытков (письмо Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/740).
Налоговая ставка 0% применяется к следующим видам доходов.
По доходам, полученным российскими организациями в виде дивидендов. При этом должны выполняться следующие условия:
- получатель дохода должен в течение 365 дней непрерывно владеть на праве собственности 50% уставным капиталом организации-источника выплаты дивидендов;
- получатель дохода должен владеть депозитарными расписками, дающими право на получение не мене 50% всех выплачиваемых дивидендов.
По доходу в виде процентов по государственным и муниципальным облигациям, выпущенным до 20 января 1997 года включительно, а также по облигациям государственного валютного облигационного займа 1999 года серии III.
Отметим, что убыток от получения дивидендов или процентов по ценным бумагам налогоплательщик получить не может, а упомянутые доходы фактически формируют отдельную налоговую базу, которая может иметь только положительную величину. Следовательно, организации, получающие подобные доходы и применяющие по ним ставку налога на прибыль 0%, не могут утратить с 2011 года право на признание убытка по прошлым налоговым периодам.
Прибыль, полученная Банком России от деятельности, связанной с выполнением им функций, предусмотренных Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ.
Для сельскохозтоваропроизводителей, по деятельности, связанной с реализацией произведенной ими сельскохозяйственной продукции, а также с реализацией произведенной и переработанной данными организациями собственной сельскохозяйственной продукции до конца 2012 года.
Начиная с 2013 года размер ставки для них возрастает до 18%. В этот период они и утратят право переносить на будущее сумму убытков, полученных от соответствующих видов деятельности за предыдущие налоговые периоды, когда ими использовалась ставка 0%.
Прибыль, полученная организацией, получившей статус участника проекта «Сколково». Таким образом, у организаций, которые будут признаны участниками проекта « Сколково» и у которых указанная прибыль будет облагаться по ставке 0%, отсутствует возможность переноса налоговых убытков на будущее, которые могут образоваться в период налогообложения доходов по ставке 0%.
Деятельность обслуживающих производств и хозяйств
С начала 2011 года серьезные изменения притерпел порядок налогообложения обслуживающих производств и хозяйств (далее - ОПХ). Соответственно изменился и порядок учета убытков и перенос их на будущие периоды.
Особые правила
Организации, в состав которых входят подразделения обслуживающих производств и хозяйств, должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно. Убыток от деятельности конкретного подразделения ОПХ погашается только прибылью, полученной именно этим подразделением.
Налогоплательщики, в состав которых входят подразделения ОПХ должны определять налоговую базу по деятельности этих подразделений отдельно.
Для признания убытка от деятельности ОПХ необходимо соблюдение следующих условий:
- стоимость товаров (работ, услуг) объектов ОПХ должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями осуществляющие аналогичную деятельность;
- расходы на содержание объектов ОПХ не должны превышать обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов специализированными организациями, для которых эта деятельность является основной;
- условия оказания услуг (выполнения работ) существенно не отличаются от условий на которых осуществляют деятельность специализированные организации.
Если хотя бы одного из этих условий не выполняется, то убыток по объектам ОПХ можно перенести на срок, не превышающий 10 лет. Направить на погашение этого убытка можно только прибыль, полученную при осуществлении деятельности объектами ОПХ. Другими словами, убыток от деятельности, например столовой, может погашаться только прибылью, полученной этой же столовой.
Налогоплательщики, численность работников которых составляет не менее 25% численности работающего населения соответствующего населенного пункта и в состав которых входят структурные подразделения ОПХ, начиная с 1 января 2011 года вправе принять для целей налогообложения фактически осуществленные расходы на содержание указанных объектов.
Если организация не подходит по этим критериям, то полученный убыток может быть учтен при расчете налоговой базы только при соблюдении вышеперечисленных условий. В ином случае перенос убытка производится в порядке описанному выше.
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
« Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» , утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами.
Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.
Пример:
Если документ закончили использовать в сентябре 2013 года, на хранение его рекомендуется передать 1 января 2014 года.
Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать - временные (до 75 лет) и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению.
Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет - личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве.
В целом документы по сроку хранения делятся на группы:
- документы с ограниченным периодом хранения
- документы постоянного хранения
- хранения до минования надобности
- хранения до замены новыми документами
Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно - в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.
Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования».
Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента - это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.
Определенных требований к помещению, в котором хранятся персональные дела работников, законодательством не установлено.
В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши. Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила.
Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив, это регулируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105):
Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. (Статья № 85 ТК РФ)
В Положении также регламентируется порядок хранения бухгалтерской документации - первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов:
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Ответственность за сохранность документов организации
За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.
При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:
Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.
2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.
3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).
Таблица: «Сроки хранения документов организаций»
Cогласно федеральным законам и иным нормативно-правовым актам РФ.
| Вид документа | Срок хранения | Законодательное обоснование |
| Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | Не менее 5 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | ||
| Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования | Не менее 45 лет | Согласно Трудовому Кодексу РФ |
| Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования | ||
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Не менее 45 лет | Постановление Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73 |
| Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования | ||
| Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования | ||
| Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования | Не менее 75 лет | Постановление Правительства РФ от 15.12.2000 № 967 |
| Эксплуатационные журналы | Не менее 3 лет | Постановление Минтруда РФ от 22.12.2000 № 92 |
| Информация о платежах, в том числе об их уточнении | Не менее 5 лет | Правила оказания Федеральным казначейством информационных услуг по учету начислений и фактов оплаты физическими и юридическими лицами государственных пошлин, денежных платежей (штрафов) и сборов, утв. Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 № 252 |
| Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи) | В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур | Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Порядок выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» |
| Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | Не менее 4 лет | Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость |
| Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа | Не менее 4 лет | Налоговый кодекс РФ |
| Журнал учета поступивших в организацию федеральных специальных марок | Не менее 5 лет | Приказ Росалкогольрегулирования от 24.06.2010 № 42н «Порядок учета федеральных специальных марок, а также уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок организацией, осуществляющей производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации» |
| Журнал учета нанесенных федеральных специальных марок на алкогольную продукцию | ||
| Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок | ||
| Журналы учета акцизных марок | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 20.02.2010 № 76 «Правила изготовления акцизных марок для маркировки ввозимой на таможенную территорию Российской Федерации табачной продукции, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных акцизных марок» |
| Журналы учета специальных марок | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 26.01.2010 № 27 «Правила изготовления специальных марок, их приобретения, маркировки ими табачной продукции, учета, идентификации и уничтожения поврежденных специальных марок» |
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность | Не менее 5 лет | Федеральный закон от 06.12.2012 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) | ||
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность | ||
| Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи | ||
| Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств | Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н «Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств» | |
| Единая форма бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) № ГП-1 (вместе с документами, относящимися к поставке гуманитарной помощи) | Постановление Госкомстата РФ № 21, Минфина РФ № 29н от 03.04.2001 «Указания по заполнению единой формы бухгалтерского учета гуманитарной помощи» | |
| Рабочие документы | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Правила (стандарта) № 2 «Документирование Аудита»» |
| Документы, свидетельствующие о функционировании системы контроля качества | В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляющие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ | Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 «Контроль качества услуг в аудиторских организациях» |
| Информация об уведомлениях, направленных клиенту и полученных от клиента | Не менее 3 лет | Федеральный закон от 27.06.2011 № 161-ФЗ « О национальной платежной системе» |
| Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт) | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно- кассовой техники» |
| Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно- аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации | Не менее 5 лет с даты окончания их использования | Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Положения о регистрации и применении контрольно- кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» |
| Контрольные ленты, книга кассира- операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами) | Не менее 5 лет | Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 «Положения по применению контрольно- кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» |
| Формы синтетического и аналитического учета: - ведомость остатков по счетам кредитной организации; - лицевые счета; - отчет о прибылях и убытках | Не менее 5 лет | Указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» |
| Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде | ||
| Мемориальные ордера | ||
| Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя): - приходный кассовый ордер 0402008, который не содержит подписи клиента (вносителя); - расходный кассовый ордер 0402009, который не содержит подписи клиента (получателя) | ||
| Ведомости открытых и закрытых счетов | ||
| Кассовый журнал по приходу | ||
| Кассовый журнал по расходу | ||
| Реестр операций с наличной валютой и чеками | ||
| Реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей | ||
| Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам | ||
| Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт | ||
| Кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность | Не менее 5 лет | Положение Банка России от 26.03.2007 № 302-П «Правила ведения Бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» |
| Текст для дела (сшива) с кассовыми документами (код по ОКУД 0402433) | Не менее 5 лет | Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «Порядок ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» |
| Отчетность на бумажном носителе | Не менее 5 лет | Указание Банка России от 16.01.2004 № 1375-У «Правила составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации» |
| Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического): - в депозитарии до передачи в архив; - в архиве | Не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи Не менее 5 лет с момента передачи в архив | Приказ Банка России от 25.07.1996 № 02-259 «Правила ведения учета депозитарных операций кредитных организаций в Российской Федерации» |
| Информация о закрытых счетах депо: - до передачи ее в архив; - в архиве | Не менее 3 лет с момента закрытия Не менее 5 лет с момента передачи в архив | |
| Принятые поручения депозитария: - в картотеке поручений депозитария; - в архиве | В течение 3 лет после завершения операции Не менее 5 лет после приема в архив | |
| Документы органов управления кредитной организации и внутренние нормативные документы | Постоянно (после завершения ликвидационных процедур) | Приложение к письму Банка России от 05.08.1998 № 169-Т «Размещение архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» |
| Документы о приеме и передаче филиалов | ||
| Документы ревизий и проверок кредитной организации, отчеты по различным видам деятельности | Сроки хранения приведены в приложении | |
| Документы по работе кредитной организации с ценными бумагами и инвестиционными фондами | ||
| Документы, устанавливающие право собственности кредитной организации на землю, здания, сооружения, оборудование, и документы по хозяйственной деятельности кредитной организации | ||
| Документы кредитной организации по кадровой работе | ||
| Документы по работе кредитной организации с юридическими и физическими лицами | ||
| Документы по валютным операциям | ||
| Документы по кредитной работе | ||
| Документы по претензионно-исковой работе, переписка с правоохранительными органами | 3 года (после завершения ликвидационных процедур) | |
| Кредитные истории | В течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории | Статья Федерального закона от 30.12.2004 № 218-ФЗ «О кредитных историях» |
| Электронные документы | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-21/пз-н «Порядок организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по Финансовым рынкам» |
| Экземпляр бумажной формы отчетности и копии файлов электронной формы отчетности (электронного документа) | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 19.11.2009 № 09-49/пз-н «Порядок и Срок представления отчетности профессиональными участниками рынка ценных бумаг» |
| Отчеты контролера о проверке выявленного нарушения профессиональным участником рынка ценных бумаг требований законодательства РФ, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального | Не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 21.03.2006 № 06-29/пз-н «Положение о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг» |
| Документы, являющиеся основанием для записи в регистрах внутреннего учета, и иные документы внутреннего учета, включая копии отчетов клиентам | В течение 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Постановление ФКЦБ РФ № 32, Минфина РФ № 108н от 11.12.2001 «Порядок ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами» |
| Документы, связанные с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг | В течение 5 лет, если иное не установлено законодательством РФ | Приказ ФСФР РФ от 28.12.2010 № 10-78/пз-н «Положение о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг» |
| Копии первичных документов, касающихся прав на имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений), в том числе передаточных актов или иных документов о передаче указанного имущества | Не менее 3 лет | Постановление Правительства РФ от 16.04.2008 № 269 «Положение об особенностях деятельности специализированного депозитария негосударственного пенсионного фонда» |
| Копии документов, подтверждающих право на недвижимое имущество, в которое размещены средства пенсионных резервов, а также отчетов об оценке указанного недвижимого имущества | ||
| Копии договоров доверительного управления средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений), заключенных фондом с управляющими компаниями фонда, копии изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров | ||
| Копии договоров, на основании которых осуществляется размещение средств пенсионных резервов (инвестирование средств пенсионных накоплений), изменений, внесенных в указанные договоры, а также копии документов, подтверждающих прекращение указанных договоров | ||
| Копии пенсионных правил фонда и внесенных в них изменений, зарегистрированных в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом | ||
| Поручения и иные документы, получаемые или составляемые специализированным депозитарием в отношении имущества, в которое размещены средства пенсионных резервов (инвестированы средства пенсионных накоплений) | ||
| Копии документов, подтверждающих предварительное согласие специализированного депозитария на распоряжение средствами пенсионных резервов (средствами пенсионных накоплений) | ||
| Копии документа, определяющего учетную политику, принятую фондом, а также документов о ее изменении | ||
| Документы по пенсионным счетам: - негосударственного пенсионного обеспечения; - накопительной части трудовой пенсии | В течение 3 лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору В течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством РФ | Федеральный закон от 07.05.1998 № 75-ФЗ «Негосударственные пенсионные фонды» |
| Журнал, содержащий сведения о выявленных нарушениях, а также сведения об их устранении | В течение не менее 5 лет, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 03.06.2008 № 08-23/пз-н «Требования к правилам организации и осуществлении внутреннего контроля в негосударственном пенсионном фонде» |
| Отчеты контролера по результатам проверок | ||
| Подлинники документов, подтверждающих информацию, раскрытую в соответствии с Положением | Не менее 5 лет с даты ее опубликования или распространения, если другие сроки хранения не установлены федеральными законами или иными правовыми актами РФ | Приказ ФСФР РФ от 22.06.2005 № 05-23/пз-н «Положение о требованиях к порядку и срокам раскрытия информации, связанной с деятельностью акционерных инвестиционных фондов и управляющих компаний паевых инвестиционных фондов, а также к содержанию раскрываемой информации» |
| Документы, относящиеся к системе ведения реестра владельцев ценных бумаг или депозитарного учета, а также документы, связанные с учетом и переходом прав на ценные бумаги | Не менее 5 лет с даты их поступления держателю реестра владельцев ценных бумаг или депозитарию и совершения операции с ценными бумагами, если такие документы являлись основанием для ее совершения | Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ «Рынок ценных бумаг» |
| Не переданные оригиналы документов, на основании которых осуществлялись операции в реестре владельцев ценных бумаг | В течение 5 лет после прекращения действия договора на ведение реестра | Приказ ФСФР РФ от 23.12.2010 № 10-77/пз-н «Положение о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» |
| Документы и информация системы ведения реестра владельцев ценных бумаг: - на бумажном носителе; - в электронном виде (за исключением переданных в саморегулируемую организацию) | Не менее 5 лет В течение всего периода действия лицензии регистратора на ведение реестра | |
| Электронные документы, связанные с ведением реестров владельцев ценных бумаг, переданные регистраторами | В течение всего срока своей деятельности | |
| Документы, на основании которых были проведены операции в реестре владельцев именных ценных бумаг | Не менее 5 лет | Приказ ФСФР РФ от 29.07.2010 № 10-53/пз-н « Некоторые вопросы ведения реестра владельцев ценных бумаг» |
| Документы на бумажном носителе, представленные лицами, обратившимися за заверением подлинности подписи | В течение 5 лет либо в течение срока, установленного договором, на основании которого на профессионального участника рынка ценных бумаг возлагается заверение подлинности подписи физических лиц на документах о переходе прав на ценные бумаги и прав, закрепленных ценными бумагами | Приказ ФСФР РФ от 18.02.2010 № 10-10/пз-н «Положение о порядке заверения подлинности подписи профессиональными участниками рынка ценных бумаг» |
| Испорченные, недействительные и невостребованные полисы и временные свидетельства | Не менее 3 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 28.02.2011 № 158н «Правила обязательного медицинского страхования» |
| Экземпляры или электронные версии публикаций информации, указанной в п. 182 Правил | ||
| Опись уничтоженных документов | 3 года | Приказ Минфина РФ от 29.12.2010 № 193н «Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требований к обеспечению сохранности таких документов» |
| Документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов на каждую отчетную дату по каждому договору, относящемуся к страхованию иному, чем страхование жизни | Не менее 5 лет с даты полного исполнения обязательств по договору | Приказ Минфина РФ от 11.06.2002 № 51н «Правила формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни» |
| Документы и материалы по проводимым валютным операциям | В течение не менее 3 лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора | Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «Валютное регулирование и валютный контроль» |
| Заверенные копии подтверждающих документов, представленных резидентами и нерезидентами при осуществлении валютных операций | Не менее 3 лет со дня представления резидентом или нерезидентом подтверждающих документов (копий документов) и информации | Постановление Правительства РФ от 17.02.2007 № 98 «Правила представления резидентами и нерезидентами подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций агентам валютного контроля, за исключением уполномоченных банков» |
| Документы, представляемые резидентом и нерезидентом в уполномоченный банк при осуществлении валютных операций | Не менее 3 лет с даты помещения документа в материалы валютного контроля | Инструкция Банка России от 15.06.2004 № 117-И «Порядок представления резидентами и нерезидентами, уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» |
| Документы, помещенные в досье по паспорту сделки | Не менее 3 лет со дня закрытия паспорта сделки | |
| Акты и Протоколы испытаний количества и качества экспортируемых из РФ товаров | В течение 3 лет | Приказ ВЭК РФ от 06.05.1999 № 88 «Положение о порядке проведения экспертной оценки количества и качества товаров, экспортируемых из Российской Федерации» |
| Документы, содержащие сведения, указанные в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности | Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» | |
| Документы, полученные в результате реализации правил внутреннего контроля и программ его осуществления | Распоряжение Правительства РФ от 10.06.2010 № 967-р «Рекомендации по разработке организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма | |
| Документы, полученные в результате идентификации клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, а также документы, относящиеся к деятельности клиента (в том числе документы переписки и иные документы по усмотрению организации) | В течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Приказ Росфинмониторинга от 17.02.2011 № 59 «Положение о требованиях к идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в том числе с учетом степени (уровня) риска совершения клиентом операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма» |
| Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, а также документы, подтверждающие направление организациями (лицами) сведений об операциях в Росфинмониторинг, на основании статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ | Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Приказ Росфинмониторинга от 05.10.2009 № 245 «Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Сообщения, направленные организацией (лицом) в Росфинмониторинг | ||
| Документы, касающиеся противодействия отмыванию денег | Не менее 5 лет | от 30.10.2000 «Всеобщие директивы по противодействию отмыванию доходов в частном банковском секторе (Вольфсбергских принципов)» |
| Анкета (досье) клиента | Не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом | Банк России 19.08.2004 № 262-П «Положение об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации(отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Уведомления, полученные от кредитных организаций: - о принятии кредитной организацией решения о ненаправлении сведений о подозрительной операции, полученных от своего филиала, в уполномоченный орган; - о принятии (непринятии) уполномоченным органом представленных филиалом сведений, предусмотренных Федеральным законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ и относящихся к операциям, которые были выявлены в указанном филиале кредитной организации (в этом случае вместо уведомления кредитная организация может направить в филиал копию извещения в виде электронного сообщения (ИЭС)) | Не менее 5 лет со дня их получения | Банк России от 29.08.2008 № 321-П «Положение о порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных Федеральным законом « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Направленные кредитной организацией в уполномоченный орган ОЭС, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС территориального учреждения и ИЭС уполномоченного органа, полученные кредитной организацией в ответ на данный ОЭС (в электронном виде) | ||
| Копии документов, полученных на основании Федерального закона « О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и Положения Банка России № 262-П, которые могут быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе, Сообщения, а также иные документы и деловая переписка | Не менее 5 лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом | Письмо Банка России от 13.07.2005 № 99-Т «Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» |
| Отчеты арбитражных управляющих и иные документы, утвержденные решением общего собрания членов саморегулируемой организации | В течение 5 лет с даты представления соответствующего документа | Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «Несостоятельности (банкротстве)» |
| Акты проверок деятельности своих членов в качестве арбитражных управляющих со всеми приложениями | В течение всего периода их деятельности | Постановление Правительства РФ от 25.06.2003 № 366 «Правила проведения саморегулируемой организацией арбитражных управляющих проверки деятельности своих членов» |
| Заявки на участие в открытых торгах и иные документы, представленные заявителями, участниками торгов, а также протоколы о результатах проведения открытых торгов (в электронной форме) | В течение 10 лет с даты утверждения протокола о результатах проведения открытых торгов | Приказ Минэкономразвития РФ от 15.02.2010 № 54 «Требования к электронным площадкам и операторам электронных площадок при проведении открытых торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве» |
| Информация, внесенная в реестр сертификатов | В течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ | Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Электронная подпись» |
| Информация, указанная в ч. 1 ст. 15 Федерального закона « Об электронной подписи» | ||
| Сертификат ключа подписи в форме электронного документа: - после его аннулирования - в режиме архивного хранения | Не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Не менее чем 5 лет | Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Электронная цифровая подпись» |
| Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи | В течение всего срока | Деятельности аккредитованного удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ Приказ Минкомсвязи РФ от 05.10.2011 № 250 «Формирование и ведение реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров» |
| Регистрационный журнал | Не менее 1 года с даты последней записи в нем | Закон РФ от 27.12.1991 № 2124-1 «Средства массовой информации» |
| Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы (кроме документов, в отношении которых законодательством РФ установлено иное) | В течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров | Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «Реклама» |
| До дня вступления в силу принимаемого соответствующим нормативным правовым актом технического регламента | Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «Техническое Регулирование» | |
| Полученные в письменной форме замечания заинтересованных лиц | До утверждения национального стандарта | |
| Декларация о соответствии и доказательственные материалы | В течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом | |
| Зарегистрированная декларация о соответствии вместе с документами, на основании которых она была принята | Не менее 3 лет после окончания срока ее действия | Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 № 766 «Порядок принятия декларации о соответствии и ее регистрации» |
| Тарная этикетка на дезинфекционные средства | Весь период хранения (реализации) дезинфекционного средства | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 09.06.2003 № 131 |
| Копия сертификата соответствия и документы, послужившие основанием для его получения | В течение не менее чем 2 лет после окончания срока его действия | Федеральный закон от 12.06.2008 № 88-ФЗ «Технический регламент на молоко и молочную продукцию» |
| Техническая документация, включая документы, подтверждающие соответствие на территории государств- членов Таможенного союза: - на газоиспользующее оборудование; - партию газоиспользующего оборудования (единичное изделие) | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Оборудования В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 875 «Безопасность аппаратов, работающих на газообразном топливе» |
| Комплект документов на продукцию легкой промышленности: - на продукцию, выпускаемую серийно; - на партию продукции | В течение не менее 5 лет со дня снятия (прекращения) с Производства продукции легкой промышленности В течение не менее 5 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 876 «Безопасность продукции легкой промышленности» |
| Декларация о соответствии и входящие в состав доказательственных материалов документы | В течение 10 лет со дня окончания действия декларации о соответствии вследствие снятия продукции с производства или реализации последнего изделия из задекларированной партии средств индивидуальной защиты | Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 «Безопасность средств индивидуальной защиты» |
| Комплект документов на: - средство индивидуальной защиты; - партию средств индивидуальной защиты | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства данного средства индивидуальной защиты. В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | |
| Комплект документов на: - техническое средство; - партию технических средств | В течение не менее 10 лет со дня снятия (прекращения) с Производства этого Технического средства В течение не менее 10 лет со дня реализации последнего изделия из партии | Комиссия Таможенного союза от 09.12.2011 № 879 «Электромагнитная совместимость технических средств» |
| Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля | Федеральный закон от 18.07.1999 № 183-ФЗ «Экспортный контроль» | |
| Учетные журналы и учетные документы | Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законодательством РФ | Приказ ФСТЭК РФ от 31.03.2010 № 165 «Порядок учета внешнеэкономических сделок для целей экспортного контроля» |
| Документация, связанная с проведением экспертиз | В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законодательством РФ | Постановление Правительства РФ от 21.06.2001 № 477 «Положение о проведении независимой идентификационной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля» |
| Приходно-расходные документы, указанные в абз. 5 п. 3.5 Инструкции | Не менее 3 лет | Приказ Росгидромета от 26.02.2007 № 58 «Инструкция о порядке учета, хранения и передачи средств активного воздействия одной специализированной организацией другой специализированной организации» |
| Маркшейдерская документация, перечисленная в п. 428 Инструкции | В течение 3 лет со дня окончания отображенных в ней работ | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 73 «Инструкция по производству маркшейдерских работ» |
| Журналы вычислений, послужившие основой составления чертежей, указанных в п. 428 Инструкции, а также материалы фотометрической съемки - снимки (негативы) и списки координат опорных точек, использованных для ориентирования (корректирования) стереомоделей | Не менее 3 лет | |
| Чертежи, перечисленные в п. 429 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | До ликвидации отдельных объектов и до погашения горных выработок | |
| Чертежи, перечисленные в п. 430 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | До ликвидации горного предприятия | |
| Чертежи, перечисленные в п. 431 Инструкции, а также журналы вычислений, послужившие основой их составления | Постоянно (уничтожению не подлежат) | |
| Документация по отгрузке товарного сырья | В течение операционного года | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.06.2003 № 71 |
| Карточки учета индивидуальных доз облучения персонала | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 12.03.2003 | |
| Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А, работающего с лучевыми досмотровыми установками (ЛДУ) | В течение 50 лет после увольнения работника | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 37 |
| Копии карточек учета индивидуальных доз внешнего облучения персонала группы А | В течение 50 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 16.06.2008 № 36, и приложения № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10, № 11 к ним |
| Журналы, формы которых приведены в приложениях № 3, № 5, № 6, № 7, № 8, № 10 и № 11 к СанПиН 2.6.1.2368-08 | Постоянно | |
| Договоры на оказание сыскных услуг и акты на выполнение работ | В течение 5 лет | Закон РФ от 11.03.1992 № 2487-1 «Частная детективная и охранная деятельность в Российской Федерации» |
| Документы, подтверждающие приобретение специальных средств | До принятия руководителем частной охранной организации решения об их уничтожении, продаже (передаче) | Постановление Правительства РФ от 14.08.1992 № 587 «Правила приобретения, учета, хранения и ношения специальных средств, приобретения и обращения огнестрельного оружия и патронов к нему, применяемых в ходе осуществления частной охранной деятельности» |
| Дела с учетными документами, реестры, книги и журналы учета оружия | В течение 10 лет (либо до письменного разрешения органа внутренних дел, осуществляющего контроль за деятельностью данного юридического лица на их уничтожение) | Приказ МВД РФ от 12.04.1999 № 288 «Инструкция по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации» |
| Данные самопишущих приборов | Не менее 3 месяцев | Постановление Госгортехнадзора РФ от 24.04.2003 № 24 |
| Технологические журналы | До капитального ремонта установки | |
| Полученные в результате проведения экспертизы опасного объекта материалы (договор, заключение экспертизы опасного объекта, переписка, другие документы) | В течение срока действия договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца опасного объекта | Приказ МЧС РФ от 30.12.2011 № 807 «Методические рекомендации по проведению экспертизы опасного объекта, а также взаимодействию владельцев опасных объектов, страховщиков, специализированных организаций и специалистов, осуществляющих экспертизу опасных объектов» |
| Отчеты экспертов | В течение всего срока действия лицензии | Постановление Госгортехнадзора РФ от 06.11.1998 № 64 |
| Акты, оформленные по установленной форме по результатам спуска обсадной колонны и ее цементированию, наряду с заключениями геофизических организаций о фактическом состоянии цементного камня за обсадными колоннами | На протяжении всего периода эксплуатации скважины (хранятся в деле скважины) | Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 56 |
| Декларация о соответствии автомобильного и авиационного бензина, дизельного и судового топлива, топлива для реактивных двигателей и топочного мазута (вместе с доказательственными материалами) | В течение 3 лет с момента окончания срока ее действия | Приказ Ростехрегулирования от 25.12.2008 № 743-ст |
| Документы и материалы, подтверждающие сертификацию указанной продукции | Не менее чем срок действия сертификата | |
| Документация по строительству скважин на площадях залегания калийных солей | Постоянно | Постановление Госгортехнадзора РФ от 04.02.2002 № 8 |
| Результаты анализа, оформленные в виде отчетов | На весь период разработки месторождения и проведения ликвидационных работ | |
| Заключения, радиографические снимки, магнитные ленты или диаграммы | В течение года после сдачи газопровода в эксплуатацию | Постановление Госгортехнадзора РФ от 18.03.2003 № 9, и приложение № 3 к ним |
| В течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) | ||
| Наряды-допуски | Не менее 1 года с момента его закрытия | |
| Наряды-допуски, выдаваемые на первичный пуск газа, врезку в действующий газопровод, отключения газопроводов с заваркой наглухо в местах ответвления | Постоянно (хранятся в исполнительно- технической документации на данный газопровод) | |
| Журнал регистрации нарядов-допусков на производство газоопасных работ | Не менее 5 лет | |
| Проектная и исполнительная документация | В течение всего срока Эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации) | Постановление Госгортехнадзора РФ от 27.05.2003 № 40 |
| Наряды-допуски | Не менее 1 года | |
| Наряды-допуски, выдаваемые на первичный слив газа, производство ремонтных работ с применением сварки на элементах технологических газопроводов и резервуаров в земле | Постоянно (хранятся в исполнительно-технической документации объекта СУГ) | |
| Журналы регистрации нарядов-допусков | Не менее 5 лет | |
| Журнал контроля работы стационарной дегазационной станции (ДС) (мобильной дегазационной установки (ДУ)) | Весь период эксплуатации ДС (ДУ) | Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 679 «Инструкция по дегазации угольных шахт» |
| Журнал проведения вакуумно-газовых съемок дегазационной сети | Весь период эксплуатации дегазационной сети шахты | |
| Журнал учета работы дегазационных скважин | Весь период эксплуатации выемочного участка | |
| Журнал осмотра и ремонта дегазационных газопроводов | Весь период эксплуатации дегазационной системы шахты | |
| Акт приемки подземных дегазационных скважин | Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины | |
| Акт приемки дегазационных скважин, пробуренных с поверхности | Весь период эксплуатации выемочного участка. Для скважин, пробуренных в старые выработанные пространства, - весь период эксплуатации скважины. | |
| Параметры работы главных вентиляторных установок, характеризующие ее как элемент вентиляционной системы шахты, переданные в систему аэрогазового контроля (АГК) | Не менее 1 года | Приказ Ростехнадзора от 01.12.2011 № 678 «Положение об аэрогазовом контроле в угольных шахтах» |
| Данные, характеризующие проветривание тупиковых выработок | ||
| Данные о состоянии шлюзов | ||
| Письменное указание начальника участка о временной блокировке автоматического отключения электроснабжения при закорачивании вентилляционных струй воздуха в шлюзах | ||
| Данные о контролируемых параметрах работы газоотсасывающих установок | ||
| Данные от систем контроля вакуум- насосной станции и дегазационных трубопроводов и эффективности работы дегазационной системы | ||
| Сведения от датчиков, используемых для выявления пожаров и обнаружения начальных стадий возникновения пожаров | ||
| Данные, получаемые от датчиков основных измерительных каналов | ||
| Данные обо всех измерениях программного обеспечения (конфигурация, технологические программы, настройки, прикладные технологические программы для подземных устройств контроля и управления), связанные с алгоритмами измерения, АГК и автоматической газовой защиты (АГЗ) | ||
| Документация по системе АГК шахты | Не менее 1 года после Прекращения эксплуатации контролируемого объекта | |
| Наряд-путевки | Не менее 6 месяцев | Постановление Госгортехнадзора РФ от 05.06.2003 № 50 |
| Протокол испытаний и техническая документация | В течение периода действия сертификата, но не менее 5 лет | Постановление Госстандарта РФ от 04.04.1997 № 7 «Правила проведения сертификации продукции в системе сертификации металлообрабатывающих станков» |
| Протокол оценки производства | ||
| Руководство по эксплуатации изделия | Не менее 5 лет | |
| Журналы регистрации в ОС | ||
| Отчеты ОС | ||
| Протоколы испытаний ИЛ (ИЦ) | ||
| Журналы регистрации ИЛ (ИЦ) | ||
| Государственный реестр Системы сертификации ГОСТ Р, который ведет ОС и который содержит основные сведения, входящие в сертификаты соответствия | ||
| Ведомости выдачи сертификатов соответствия в ОС | ||
| Ведомости выдачи копий сертификатов соответствия в ОС | ||
| Ведомости выдачи лицензий на применение знака соответствия в ОС | ||
| Сводные отчеты о работе ОС и ИЛ (ИЦ) и копии сертификатов соответствия, направляемые в Госстандарт России | ||
| Сводная информация о работе ОС и ИЛ (ИЦ), направляемая в Центральный орган Системы сертификации металлообрабатывающих станков (ЦОС) | ||
| Журнал учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции и содержания в них денатурирующих веществ | Не менее 5 лет после окончания его заполнения | Приказ Росалкогольрегулирования от 30.04.2010 № 30н «Порядок ведения журнала учета процесса денатурации (введения денатурирующих веществ) этилового спирта и спиртосодержащей непищевой продукции, и содержания в них денатурирующих веществ» |
| Один экземпляр диссертации, принятой к защите, и два экземпляра автореферата | Бессрочно (хранятся в библиотеке, на правах рукописи) | Приказ Минобрнауки РФ от 12.12.2011 № 2817 «Положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук» |
| Второй экземпляр аттестационного дела соискателя | В течение 10 лет (хранится в диссертационном совете) | |
| Один экземпляр автореферата и диссертации (при отрицательном результате защиты диссертации) | В течение 10 лет (хранятся в диссертационном совете) | |
| Журналы регистрации выданных дипломов доктора наук и кандидата наук | Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 37 «Порядок оформления и выдачи дипломов и дубликатов дипломов доктора наук и кандидата наук, а также замены дипломов» | |
| Журналы регистрации выданных аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности | Постоянно (хранятся как документы строгой отчетности) | Приказ Минобрнауки РФ от 24.01.2012 № 38 «Порядок оформления и выдачи аттестатов об ученых званиях профессора по кафедре, доцента по кафедре, профессора по специальности и доцента по специальности и их дубликатов» |
| Аттестационные дела: - отложившиеся до 1945 г. включительно; - дела лиц, утвержденных в ученом звании профессора, отложившиеся до 1991 г. включительно; - аналогичные дела, отложившиеся после 1991 г.; - дела лиц, утвержденных в ученых званиях доцента и старшего научного сотрудника (вне зависимости от периода утверждения) | Постоянно Постоянно 10 лет ЭПК 5 лет ЭПК | Росархив от 05.12.2008 № 4/2191 «Сроки хранения аттестационных дел лиц, утвержденных в ученом звании доцента, старшего научного сотрудника, профессора» |
| Корешки Медицинских свидетельств о рождении | В течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано Медицинское свидетельство (хранятся по месту их выдачи) | Минздравсоцразвития РФ от 19.01.2009 № 14-6/10/2-178 |
| Корешки Медицинских свидетельств о смерти | ||
| Корешки Медицинских свидетельств о перинатальной смерти | ||
| Корешки бланков листков нетрудоспособности | В течение 3 лет | Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004 «Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» |
| Испорченные бланки листков нетрудоспособности | ||
| Экземпляр заключительного акта | В течение 50 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Порядок проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований)работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» |
| Второй экземпляр акта медицинского освидетельствования на состояние опьянения лица, которое управляет транспортным средством (форма № 307/у-05) | В течение 3 лет | Приказ Минздрава РФ от 14.07.2003 № 308 «Инструкция, приведенная в приложении № 3, и п. 7 Инструкция, приведенная в приложении № 4» |
| Заполненный журнал регистрации медицинских освидетельствований на состояние опьянения лиц, которые управляют транспортными средствами (форма № 304/у) | ||
| Третий экземпляр заключения независимой экспертизы вместе с представлением, протоколом заседания комиссии, копиями запрошенных документов, рассмотренных при производстве независимой экспертизы, особыми мнениями экспертов (при их наличии) | В течение 50 лет | Постановление Правительства РФ от 28.07.2008 № 574 |
| Индивидуальная карта пациента при применении вспомогательных репродуктивных технологий (форма № 111-1/у-03) | 50 лет | Приказ Минздрава РФ от 26.02.2003 № 67 «Применение вспомогательных репродуктивных технологий (ВРТ) в терапии женского и мужского бесплодия» |
| Индивидуальная карта донора спермы (форма № 158/у-03) | ||
| Индивидуальная карта донора ооцитов (форма № 158-1/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования спермы пациентов (форма № 158-2/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования спермы доноров (форма № 158-3/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования ооцитов пациенток (форма № 158-4/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования ооцитов доноров (форма № 158-5/у-03) | ||
| Журнал учета, хранения и использования криоконсервированных эмбрионов (форма № 158-6/у-03) | ||
| Журнал проведения искусственных инсеминаций (форма № 158-7/у-03) | ||
| Акт о несчастном случае на производстве | Не менее 3 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.03.2008 № 15 |
| Оконченные журналы (карты) | Не менее 3 лет | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 24.08.2007 № 61 |
| Все документы на серию каждого медицинского иммунобиологического препарата (МИБП): - на препараты, вводимые человеку; - на другие препараты | Не менее 2 лет по окончании срока годности Не менее 6 месяцев по окончании срока годности | Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 18.04.2003 № 60 |
| Оконченные журналы (карты) учетных форм, перечисленных в пунктах 3.2.1, 3.2.2 и 3.2.6 СП 1.2.036-95 | В течение 3 лет | Постановление Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.08.1995 № 14 |
| Санаторно-курортная карта | В течение 3 лет | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 22.11.2004 № 256 |
По материалам: buhgalteria.ru, www.osgrm.ru
В деятельности любой организации формируются документы, сохранность которых она должна обеспечить. Количество документов напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений.
Если пойти привычным путем
Сначала необходимо систематизировать весь массив документации предприятия , чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения . Эта работа называется составлением номенклатуры дел предприятия на следующий год .
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:
Чтобы указать в графе 4 срок хранения дела, нужно проанализировать нормативные документы.
Раньше их число было ограниченным. Достаточно было использовать в качестве справочников:
перечни документов с указанием сроков хранения, утвержденные Росархивом, и
типовые и примерные номенклатуры, которые часто разрабатывали по линии ведомств.
Когда «стабильное» советское время кануло в прошлое, нормативное регулирование, касающееся сроков хранения документов, стало усложняться и расплываться по бесчисленному количеству законов и подзаконных актов. И их единого утвержденного списка вам сейчас никто не даст!
Итак, посмотрим, как в настоящее время расширился первоначальный список документов, подлежащих анализу?
Перечни документов с указанием сроков хранения
Самым главным документом, на который мы должны опираться, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Он включает документы, которые образуются при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности. Сроки хранения документов , указанные в графе № 3, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Существуют и другие перечни:
«Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»,
«Перечень документов , образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»,
«Перечень документов , образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;
-
«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;
а вот успевший всем полюбиться «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Перечнем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.
ведомственные. Например:
Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях мы сразу понимаем, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.
Но существуют еще:
отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
Типовые и примерные номенклатуры дел
Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.
Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».
Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел , на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.
В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму - лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел , имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.
Анализ действующего законодательства и подзаконных актов министерств и ведомств
Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.
Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу - 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет , а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:
Фрагмент документа
|
Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. |
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.
Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту - Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ , в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения . Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).
Берем на вооружение риск-менеджмент
Самостоятельное снижение сроков хранения документов , установленных нормативными документами, чревато неприятными последствиями. А вот увеличивать для своих документов предписанный свыше срок жизни можно. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.
Для ее осуществления в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются наиболее опытные специалисты, хорошо знающие состав и содержание образующихся документов, а также значение и ценность заключенной в них информации. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащими дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Основная сложность по определению сроков хранения документов на этом этапе - учет всех ситуаций, в которых отсутствие документов может привести к материальным или иным потерям. Как сделать это наиболее рационально? Для работы в ситуации неопределенности разработана специальная методология управления. Мы предлагаем вам воспользоваться риск-менеджментом .
Классика жанра
Для понятия «риск» существует множество определений. В теории управления проектами под ним подразумевают событие, которое может наступить с определенной вероятностью и может повлечь как положительные, так и отрицательные последствия.
Риску присущи следующие атрибуты:
важность, которая обычно измеряется по 3- или 5-балльной шкале (чем выше балл, тем важнее);
степень вероятности тоже измеряется в числах (от 0 до 1, где 0 говорит о невозможности наступления события, а 1 - о его неотвратимости; тогда, например, 0,05 - это 5-процентная вероятность наступления события).
Сначала экспертным путем для каждого из них определяются важность и степень вероятности, а потом эти два числа умножаются. По полученным данным можно произвести ранжирование рисков, что позволит выявить наиболее приоритетные из них.
Управлять риском можно по-разному: вы можете затратить усилия на его устранение, минимизацию или сделать ставку на усиление (это актуально для рисков, приносящих положительный эффект). Борьба с рисками - дело затратное, поэтому в первую очередь следует управлять рисками , имеющими наибольший приоритет! По общему правилу, управление рисками проекта приводит к его удорожанию примерно на 15%.
Управление рисками в целом имеет своей целью решение следующих задач:
Выживание компании. Для достижения этой задачи стараются удержать издержки и другие параметры организации в границах, которые позволяют сохранить фирму как работающую и прибыльную. Грамотная работа с одними издержками не может гарантировать прибыльности. Например, утрата банкиром доброго имени и доверия клиентуры приводит к невозможности бизнеса, даже очень хорошо организованного и потенциально высокоэффективного.
Приемлемый уровень беспокойства. Иногда эту задачу называют еще «обеспечением покоя и нормального сна». Ее обычно ставят владельцы фирмы или высшее руководство. Хотя, конечно, все, кто так или иначе заинтересован в судьбе компании, должны спать по возможности спокойно. Это, в конечном счете, гарантирует социальный мир.
Стабильность доходов. Можно трактовать эту задачу как стабильность благосостояния всех сторон, заинтересованных в компании.
Приемлемая непрерывность работы (задача риск-менеджмента - не допустить сбоев и остановок, которые чреваты гибелью компании) и целесообразный темп роста фирмы .
Социальная ответственность. Некоторые обстоятельства могут подорвать способность компании быть достойным членом общества. И если маленькие предприятия не всегда задумываются об этом, то заметные игроки рынка уже уделяют этой задаче должное внимание.
Удовлетворение требований извне. При организации работы с документами эта задача включает подготовку и сохранение документов, необходимых для юридической защиты в случае судебных разбирательств, а также для предъявления контролирующим органам (налоговым, таможенным и др.).
Экономичность, т.е. удержание себестоимости риск-менеджмента на уровне, минимально достаточном для нормальной работы компании.
Управлять документами нужно так, чтобы свести к минимуму негативные последствия случайных и злонамеренных событий. И в момент проведения экспертизы ценности документов (по истечении законодательно определенного срока хранения) экспертной комиссией нужно всесторонне оценить важность дальнейшего хранения документов с точки зрения всех задач управления рисками .
Как показывает опыт, набор рисков индивидуален для каждой организации. Хотя можно выделить нечто общее. Итак, какие ситуации возникают достаточно часто?
Риски утраты бухгалтерских документов
При работе с бухгалтерскими документами необходимо решать практически все задачи риск-менеджмента. Но главная из них - документальное подтверждение законности и обоснованности доходов и расходов предприятия при проведении проверок налоговой инспекции.
Существуют ситуации, когда общий срок хранения бухгалтерских документов, определяемых законодательством, недостаточен для полного обеспечения защиты интересов организации.
Для начала поясним понятие «дебиторская задолженность», которое используется налоговым законодательством. В реальной практике нередко возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не имеет возможности взыскать долги с контрагентов. В этом случае и возникает дебиторская задолженность (не организация должна деньги, а ей должны). Бывает, что дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а может быть, и годы.
Как правило, подобные ситуации возникают вследствие неплатежеспособности должника.
Но возможна и другая причина - недобросовестный предприниматель (налогоплательщик) таким образом может вывести довольно значительные денежные средства из-под налогообложения. Например, товар поставлен, но его оплата была сделана не на расчетный счет или в кассу предприятия, а «неофициально». В налоговом учете компании «убыток» от такой сделки уменьшает полученную предприятием прибыть - в результате размер налоговых платежей в бюджет снижается.
Казалось бы, такого рода ситуации должны встречаться как редкое исключение, но налоговые органы о них помнят - проявляют бдительность и недоверчивость, от которой страдают и добросовестные компании . Действующее законодательство о бухгалтерском учете и налогообложении содержит особые правила учета и списания дебиторской задолженности, которая в обозримом будущем не будет погашена.
Арбитражная практика показывает, что суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих возникновение дебиторской задолженности, даже если срок хранения таких документов (5 лет) уже истек. А если вы не сможете их предоставить, то, увы, придется платить доначисленный налог на прибыль, которую вы и в глаза не видели, а также штрафы и пени.
Предлагаем вспомнить обещанный законом о бухгалтерском учете срок хранения первичных бухгалтерских документов продолжительностью в 5 лет. А после этого произвести несложный арифметический подсчет, чтобы вычислить период, в течение которого вам могут понадобиться бухгалтерские документы.
Еще раз подчеркнем: сложность возникает, если в деятельности организации возник убыток. Согласно правилам налогового учета он списывается в течение 10 лет. Учитывая, что налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года, необходимый срок хранения таких документов вырастает до 13 лет.
А в ситуации, когда убыток возник вследствие списания дебиторской задолженности (а ее списание допускается не ранее, чем через 3 года после возникновения), срок возрастает до 16 лет! Реально может потребоваться еще больший срок хранения , т.к. 3-летний срок отсчета для определения срока списания дебиторской задолженности может откладываться, если дебитор хоть как-то подтверждает свои обязательства (например, подписывает акт сверки расчетов).
А если документов не будет - вывод налоговой инспекции о необоснованном списании расходов на себестоимость, занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, штрафы за неуплату налогов и пени за весь период неуплаты. Сколько же их набежит за 16-то лет?!
При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует учитывать также многофункциональность таких документов .
Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.
Если предприятие закупило партию товара в качестве сырья для производства, в дальнейшем номер таможенной декларации ему не понадобится. Но если вы приобрели товар у импортера и со временем собиретесь его перепродать, то на вопросы таможенных органов об источнике поступления товара вы сможете ответить только при помощи счета-фактуры (лишь там останется номер таможенной декларации, по которой товар был ввезен на территорию России).
|
Предприятие купило компьютер иностранного производства, но через несколько лет решило его продать. На том предприятии, кому данный компьютер был продан, проводилась комплексная проверка, в результате которой было выявлено, что номер таможенной декларации, указанной в счете-фактуре, фальшивый. Проверка следом пришла на предприятие-продавец. Хорошо, что сохранилась документация, по которой этот компьютер был куплен, и выяснилось, что оператором при наборе данных была допущена ошибка в цифре таможенной декларации. Если бы предприятие не смогло подтвердить законность покупки такого товара, ему бы грозило обвинение в контрабанде, а это не только штрафные санкции, но и угроза уголовного дела. |
Риски утраты договоров
Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.
Эти документы необходимы для подтверждения права собственности.
Если анализировать договоры купли-продажи с точки зрения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранении», то такие документы следует хранить 5 лет после перехода права собственности. Реально же данные договоры следует хранить все время владения приобретенным имуществом, а иногда и дольше. Все зависит от вида имущества и ситуации.
Если речь идет о недвижимости, то:
При налоговой проверке договор купли-продажи может потребоваться для подтверждения правильности расчета первоначальной стоимости основного средства и расчета амортизационных отчислений.
Когда эту недвижимость продают, документы необходимы для определения себестоимости операции продажи, расчета прибыли по сделке и обоснования расчета налога на прибыль. С этого момента на документ распостраняются требования о сроке хранения документов для документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Если организация не сможет подтвердить цену, по которой куплено имущество, налог на прибыль придется платить со всей суммы дохода от продажи имущества без учета затрат на его приобретение.
|
Предприятие приобрело здание, произвело в нем капитальный ремонт и несколько лет использовало для своих нужд. Работы по капитальному ремонту производились подрядной организацией по договорам строительного подряда. Через 6 лет было принято решение продать здание. С точки зрения документации такой договор субподряда - типичный хозяйственный договор, срок хранения которого - 5 лет с момента окончания действия. Но для определения себестоимости здания, которое продается, а соответственно, прибыли от сделки и расчета налога на прибыль, необходимо подтвердить стоимость произведенных работ, которые увеличивают первоначальную стоимость здания. Все документы по факту проведения капитального ремонта могут быть затребованы налоговой инспекцией при проверке (хотя срок хранения по Перечню уже истек и, казалось бы, документы можно было уничтожить). Именно поэтому договоры по работам, увеличивающим стоимость объектов недвижимости, необходимо хранить весь срок эксплуатации такого объекта. А при его продаже - еще 4 года, согласно требованиям Налогового кодекса для подтверждения факта произведенных расходов. Следует отметить, что все сказанное относится только к работам, увеличивающим стоимость объекта недвижимости, т.е. к капитальному ремонту. Если же делается обычный ремонт, то такие затраты списываются на себестоимость в текущем периоде и не требуют увеличения стандартных сроков хранения документов. |
Если объектом купли-продажи выступают ценные бумаги, то для этого вида собственности действительно все, сказанное о недвижимости.
Но есть и специфические моменты. Если ваша организация не сможет подтвердить свои права на владение акциями, то ее ожидают:
финансовые потери (это и стоимость самих акций, и доходы, которые по ним можно было бы получить),
утрата контроля над предприятием, акциями которого владеет организация.
В ситуации активного рейдерства, которая сложилась в нашей стране, утрата договора купли-продажи долей в уставном капитале общества или акций может быть успешно использована против вас.
Если объектом купли-продажи является транспортное средство , в любой момент эксплуатации могут потребоваться сведения о его истории, о стоимости покупки.
По поводу инвестиционных договоров в законодательстве присутствует пробел. Этот тип договора вы не найдете в Гражданском кодексе. Соответственно, он не упоминается и в других нормативных документах.
Срок хранения таких договоров необходимо устанавливать сугубо индивидуально и очень тщательно определять последствия утраты договора .
Фактически их нужно хранить все время, пока вложенные инвестиции не возвращены и не истек срок давности по всем видам взаимоотношений, возникших в ходе работы по такому договору.
Анализ рисков утраты всех видов договоров - тема отдельной статьи. Поэтому основное внимание мы уделили самым распространенным договорам купли-продажи. А сейчас переходим к рассмотрению рисков утраты следующих групп документов .
Риски утраты конкурсной документации
Если основной объем госзакупок идет через конкурсы и тендеры, конкурсная документация является дополнительной документацией, подтверждающей законность сделки. Кроме того, при возникновении каких-либо проблем с качеством приобретенных товаров или произведенных работ, при составлении судебного иска может потребоваться конкурсная документация для подтверждения соответствия или несоответствия закупленных товаров или услуг условиям проведения конкурса.
Срок хранения для такой документации определен законодательством 3 годами (см. статьи 28 и 37 Федерального закона от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»).
Риск утраты документов, необходимых при проверке или в ходе судебного разбирательства
Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя! Документ - это оружие в судебных разбирательствах и броня при проведении налоговых и иных проверок. Нельзя оставаться безоружными, когда речь идет о финансах и безопасности компании.
Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые бумаги из конкретной папки.
|
При списании дебиторской задолженности возник убыток, который в целях налогообложения нужно списывать в течение 10 лет. Кроме того, налоговая проверка может проводиться за 3 прошедших года. Итого получается, что относящиеся к этому вопросу первичные бухгалтерские документы нам могут понадобиться еще в течение 13 лет. Один из документов, свидетельствующих о факте возникновения задолженности - накладная на отгрузку товара, - находится в деле «Накладные на отгрузку товара со склада № 1 за ноябрь 2003 года». Накладных много, но для долговременного хранения нужна только одна - та, по которой возник убыток. Поэтому ее перемещаем в отдельное дело, а все остальные документы этой папки можно отправить на уничтожение по истечении стандартного срока хранения, определенного в номенклатуре для этого дела. |
При определении сроков хранения документов , которые могут потребоваться в судебных разбирательствах, необходимо отталкиваться от существующих сроков исковой давности.
А теперь предлагаем вашему вниманию забавную и при этом абсолютно реальную историю о том, как можно действовать, если при проверке все-таки обнаружилась нехватка каких-то документов.
Судебно-арбитражная практика
|
Порой самое смехотворное оправдание, представленное фирмой в арбитражный суд, может стать важной вехой в ее противостоянии с налоговиками и позволит если не одержать победу, то хотя бы выиграть время. Такой вывод напрашивается при ознакомлении с постановлением ФАС Северо-Западного округа от 10.07.2007 г. по делу № А56-24271/2006. Началом этой несколько комедийной тяжбы следует считать март 2006 года, когда ИФНС № 19 по Санкт-Петербургу доначислила местному предпринимателю, у которого отсутствовали первичные документы за минувшие периоды, налог на доходы физических лиц, НДС и ЕСН. Находчивый ПБОЮЛ обжаловал решение налоговиков в арбитражном суде Санкт-Петербурга, где на полном серьезе пояснил, что «первички» нет по вполне уважительной, с его точки зрения, причине - ее съели крысы. Арбитры, как нетрудно догадаться, такой довод отклонили, посчитав, что предприниматель водит за нос и налоговиков, и суд. Дескать, никаких документов не было и в помине, а если и были, то их утрата обусловлена халатным отношением предпринимателя к фискальной отчетности. Следовательно, налоги доначислены правомерно. А в следующий раз, дорогой товарищ, проводи вовремя дератизацию и спи спокойно. Предприниматель, однако, оказался не из тех, кто останавливается на полпути, и подал кассационную жалобу. Представители ФАС Северо-Западного округа в целом согласились с мнением нижестоящих коллег, однако указали, что согласно статье 168 Арбитражного процессуального кодекса в полномочия суда входит «точное установление всех обстоятельств, имеющих значение для дела, а не предположения об их наличии или отсутствии». Между тем суд первой инстанции лишь предположил, что документы не существовали изначально, а если и существовали, то в их утрате виновен сам предприниматель. На этом основании дело решено было вернуть на новое рассмотрение в суд первой инстанции. |
* * *
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы - финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Вы также можете ознакомиться с ответами на следующие вопросы:
Как определить сроки хранения аудиовизуальной, звуковой и видеоинформации? Регламентирован ли срок хранения записей телефонных совещаний организации, переговоров?
Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?
1 Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел , законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года.
2 От «бдительности» и недоверчивости налоговиков страдают и добросовестные налогоплательщики, которые не играют в «темные» игры, а действительно пали жертвой «неплатежа». И если тех, кому недоплатили миллионы рублей, может оказаться не так много, то тех, кому за несколько лет ведения хозяйственной деятельности кто-то что-то не полностью оплатил, - большинство!
В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.
Хранение правоустанавливающих документов
В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .Хранение бухгалтерских и налоговых документов
Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:- Первичные документы.
- Учетные документы.
Хранение документов по кадрам
Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.Сдача документов в архив
Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Три типа сроков хранения
Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.
Влияет ли вид носителя на время хранения?
Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Медицинская документация
Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.
Бухгалтерская документация
Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.
Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.
Период хранения бухгалтерских документов
Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:
- первичная документация, бланки - 3 года;
- кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
- платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.
Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.
Кадровое делопроизводство
Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.
Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.
Приказы
Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.
Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.
В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.
Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".
Сроки хранения кадровой документации
Итак, в течение 5 лет хранятся:
- Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
- Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
- Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
- Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
- Документы, касающиеся трудовых споров.
- Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.
На протяжении 3 лет хранятся:
- Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
- Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
- Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.
Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.
Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.
Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.
Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
- Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
- Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
- Учет военнообязанных - 3 года.
- Сведения об отпусках - 3 года.
- Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
- Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
- Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
- выдача командировочных удостоверений - 5 лет.
Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.
Что делать, если документ испорчен?
Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.
В заключение
Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.
