За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).
Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:
- Передавать ее иным лицам.
- Применять для подписания документов.
Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).
Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.
Довольно частая ситуация в Казахстане, когда требуется отменить используемые ранее сертификаты ЭЦП, обычно возникающая после смены ключевых сотрудников имеющих доступ к электронно цифровой подписи предприятия.
ЭЦП выдается и хранится в большинстве случаев, в виде файлов на компьютере или флешке пользователя, что делает незаметным процесс копирования ключей.
И легким, незаконное использование чужой ЭЦП (получение различных справок о состоянии предприятия, отправка заведомо ложных форм налоговой отчетности).
Способов «контролировать» и «навредить» с каждым годом становится все больше и больше.
На данный момент проблем с незаконным использованием ЭЦП в Казахстане немного и большинство их не доходит до суда, но помимо вопроса «кому предоставлять доступ к ЭЦП предприятия» должен быть и вопрос, «Как перевыпустить ключи ЭЦП и прекратить действие старых ключей», которые могли быть скомпрометированы в случае изменения ключевых сотрудников предприятия.
Например, чем может грозить попадание ЭЦП физического лица в чужие руки:
- Получение адреса прописки физ.лица
- Получение данных по имеющемся имуществу
- Получение данных о судимостях
- Получение суммы пенсионных накоплений, вместе с списком рабочих мест
Например, чем может грозить попадание ЭЦП юридического лица в чужие руки:
- Получение данных о зарегистрированном имуществе
- Доступ к налоговой истории
- Намеренная сдача неверных отчетов в различные надзорные органы
Не допускайте попадания ЭЦП в посторонние руки!
На вопрос: Как перевыпустить ЭЦП, ответит — .
А вопрос аннулирования устаревших ключей будет разобран в видео уроке:
Видеоурок: Как отозвать ЭЦП
От автора:
Если проблема решена, один из способов сказать «Спасибо» автору, указан —
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это средство идентификации личности в сети, необходимое для заключения сделок, пользования госуслугами и выполнения других действий. Срок действия ЭЦП обычно составляет 1 год, однако он может быть изменен при определенных обстоятельствах. Этот срок устанавливает удостоверяющий центр, и в некоторых случаях действие подписи может быть прекращено до его окончания.
Что такое электронная подпись и сколько она действует
ЭЦП – это информация, специальный зашифрованный код, с помощью которого можно провести идентификацию ее обладателя. Собственник получает сертификат ключа ЭП, и с этого момента начинает течь срок действия электронной подписи. Соответствующую дату обязательно фиксируют в реестре. Этот момент прописан в федеральном законодательстве – Законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Срок действия также может стартовать чуть позже, чем дата получения сертификата ключа (прописывают отдельно).
Обычный срок действия ЭЦП для электронных торгов – 1 год. Срок действия электронной подписи для налоговой инспекции тоже составляет 12 месяцев.
Когда сертификат перестаёт действовать
Сертификат ключа в соответствии с нормами законодательства может прекратить действовать в следующих случаях:
Как только срок действия ЭЦП закончился (сертификат прекратил действовать), об этом необходимо внести запись в реестр, что делают не позднее чем через 12 часов. Только после того, как информация была исключена из реестра, сертификат прекращает действие и больше не может быть использован для совершения различных операций и действий в Интернете.
Где можно получить электронную подпись
Чтобы стать обладателем электронной цифровой подписи, необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Эти организации работают с ИП, юридическими и физическими лицами.
Для получения подписи необходимо указать личные данные и персональные реквизиты. Сотрудник удостоверяющего центра подробно расскажет, сколько составляет срок действия электронной подписи, как проверить срок действия ЭЦП, а также как восстановить подпись или получить новую при необходимости.
При обращении в аккредитованную организацию вы получаете подпись, соответствующую всем техническим требованиям. Она будет без проблем работать при оформлении сделок и выполнении иного перечня действий. При заполнении заявки организация гарантирует сохранность персональных данных и их обработку в строгом соответствии с действующим законодательством.
Как аннулировать ЭЦП
Если срок действия сертификата ЭЦП еще не подошел к концу, но его собственнику по каким-либо причинам необходимо прекратить существование электронной подписи, он должен обратиться с заявлением в удостоверяющий центр, который её выдал. Также собственник может запросить механическое уничтожение носителя электронного ключа – флеш-накопителя или смарт-карты. Это позволяет предотвратить возможное восстановление подписи и использование ее в преступных целях. Для этого должен быть заполнен специальный акт.
Таким образом, срок действия ключа ЭЦП определяет выбранный удостоверяющий центр. Но при необходимости его можно продлить или значительно сократить. Если организация прекращает работу или предприниматель решает завершить деятельность, необходимо позаботиться об аннулировании электронной подписи, чтобы не допустить ее противоправного использования. Информация после этого будет удалена из реестра, и для восстановления деятельности во всемирной сети необходимо будет получить новую электронную подпись.
Сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок действия - он составляет 12 месяцев для юридических и физических лиц. По истечении этого периода сертификат нужно менять. Как это сделать?
Если нужна плановая смена ЭП
Замена считается плановой, если просто истекает срок действия сертификата, при этом ключевой носитель (токен) не утерян, а реквизиты ваших юридических документов и личных данных не поменялись. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее присылает уведомление о необходимости получить новый сертификат.
При плановой замене вы получите новый сертификат электронной подписи (), обратившись в свой удостоверяющий центр по той же схеме, что и при первичном получении сертификата:
- Шаг 1. Написать заявление на выпуск. Если срок действия сертификата электронной подписи не истек, нужно будет написать заявление на его отзыв, чтобы прекратить действие старого.
- Шаг 2. Прийти в с оригиналами документов или их юридически заверенными копиями. При плановой замене все сведения о владельце сертификата должны совпадать со сведениями в старом сертификате.
- Шаг 3. Оплатить выставленный счет и выслать специалисту сканы документов (список можно уточнить у специалистов).
- Шаг 4. Получить новый сертификат на токен.
Если замена внеплановая
Внеплановой можно назвать такую ситуацию:
- Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
- Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
- Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).
Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.
Если нет страховки на такие случаи, то за перевыпуск придется заплатить. В Удостоверяющем центре СКБ Контур есть услуга « », воспользовавшись которой можно бесплатно перевыпустить сертификат до трех раз в год.
Выпустить новый сертификат из-за того, что в нем изменились данные, можно только после официального изменения реквизитов организации. То есть вместе с комплектом документов на внеплановую замену сертификата нужно предоставить оригинал информационного письма с подписью действующего руководителя и печатью организации (при наличии), в котором будут указаны новые реквизиты организации.
Пакет документов для перевыпуска сертификата (оригиналы или юридически заверенные копии):
- Заявление на изготовление сертификата. Все заявления заполняются и подписываются от лица действующего руководителя или уполномоченного сотрудника, у которого есть право подписи таких документов. Право должно быть подтверждено доверенностью или приказом — их тоже надо будет предоставить.
- Заявление на отзыв прежнего сертификата. Данное заявление необходимо, только если срок действия сертификата электронной подписи не истек. В УЦ СКБ Контур сертификат отзывается и выдается по одному заявлению.
- Копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные. Предоставляется в случае, если данные изменились.
После получения заявления, нужно будет прийти в сервисный центр для получения нового сертификата.
Сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок действия - он составляет 12 месяцев для юридических и физических лиц. По истечении этого периода сертификат нужно менять. Как это сделать?
Если нужна плановая смена ЭП
Замена считается плановой, если просто истекает срок действия сертификата, при этом ключевой носитель (токен) не утерян, а реквизиты ваших юридических документов и личных данных не поменялись. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее присылает уведомление о необходимости получить новый сертификат.
При плановой замене вы получите новый сертификат электронной подписи (), обратившись в свой удостоверяющий центр по той же схеме, что и при первичном получении сертификата:
- Шаг 1. Написать заявление на выпуск. Если срок действия сертификата электронной подписи не истек, нужно будет написать заявление на его отзыв, чтобы прекратить действие старого.
- Шаг 2. Прийти в с оригиналами документов или их юридически заверенными копиями. При плановой замене все сведения о владельце сертификата должны совпадать со сведениями в старом сертификате.
- Шаг 3. Оплатить выставленный счет и выслать специалисту сканы документов (список можно уточнить у специалистов).
- Шаг 4. Получить новый сертификат на токен.
Если замена внеплановая
Внеплановой можно назвать такую ситуацию:
- Утерян или сломался ключевой носитель, при этом не сделана копия в реестре или на другой носитель.
- Подпись скомпрометирована: есть риск, что ключ электронной подписи стал доступен злоумышленнику.
- Изменились данные в сертификате (ФИО и/или должность владельца сертификата, наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический адрес организации, и т. д.).
Во всех трех случаях, прежде всего, нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового. В ЦУ СКБ Контур отзыв старого и выдача нового происходят по одному заявлению.
Если нет страховки на такие случаи, то за перевыпуск придется заплатить. В Удостоверяющем центре СКБ Контур есть услуга « », воспользовавшись которой можно бесплатно перевыпустить сертификат до трех раз в год.
Выпустить новый сертификат из-за того, что в нем изменились данные, можно только после официального изменения реквизитов организации. То есть вместе с комплектом документов на внеплановую замену сертификата нужно предоставить оригинал информационного письма с подписью действующего руководителя и печатью организации (при наличии), в котором будут указаны новые реквизиты организации.
Пакет документов для перевыпуска сертификата (оригиналы или юридически заверенные копии):
- Заявление на изготовление сертификата. Все заявления заполняются и подписываются от лица действующего руководителя или уполномоченного сотрудника, у которого есть право подписи таких документов. Право должно быть подтверждено доверенностью или приказом — их тоже надо будет предоставить.
- Заявление на отзыв прежнего сертификата. Данное заявление необходимо, только если срок действия сертификата электронной подписи не истек. В УЦ СКБ Контур сертификат отзывается и выдается по одному заявлению.
- Копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные. Предоставляется в случае, если данные изменились.
После получения заявления, нужно будет прийти в сервисный центр для получения нового сертификата.
