Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:
Оформить кадровые документы онлайн ⟶
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>> .
Таблица . Сроки хранения документов в 2019 году
|
Документ |
Сколько хранить |
|
Бухгалтерские документы |
|
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
|
Путевой лист |
|
|
Документы по банку |
5 лет |
|
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
|
Учетная политика |
5 лет |
|
Бухгалтерская справка |
|
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
|
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
|
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
|
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
|
Документы по налогам |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
|
Налоговая отчетность |
|
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
|
Счет-фактура |
4 года |
|
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
|
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
|
Акт сверки с ИФНС |
|
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы по страховым взносам |
|
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
|
Расчет 4-ФСС |
Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
|
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
|
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
|
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
|
Кадровые документы |
|
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
|
Личная карточка и копии документов работника* |
- 50 лет , по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; - 75 лет , по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
|
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
|
Приказы по кадрам |
|
|
Табель учета рабочего времени |
|
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
|
График отпусков работников |
1 год после использования |
|
Штатное расписание |
До закрытия компании |
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН .
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в . А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы
Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Срок хранения документов бухгалтерского учета
Представим сроки хранения бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ , Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558):
Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов.
Срок хранения документов может быть:- временным (до 10 лет);
- временным (свыше 10 лет);
- постоянным.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.
Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
- при составлении ;
- при ;
- при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
Типовые перечни документов по срокам хранения
Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.
Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.
Определение срока хранения документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.
Итак, в процессе экспертизы производится:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
- документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.
Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранениюПо результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
- опись дел постоянного срока хранения;
- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- опись дел по личному составу;
- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.
С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
Общие сроки сохранения документации
Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:
- временный – до 10 лет;
- долгосрочный – более 10 лет;
- постоянный.
Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.
Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.
Основная цель экспертизы:
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
I и IV разделы
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Учет кадровых документов (I)
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
- 1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
- 3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.
Бухгалтерские документы(IV)
К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.
Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.
Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | ||
| по основной деятельности | постоянно | присланные для сведения – до минования надобности |
| по личному составу | 75 лет | ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | ||
| сводные годовые | постоянно | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – постоянно |
| передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним |
постоянно | |
| аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам |
Постоянно | |
| переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов |
5 лет | |
| документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
постоянно | квартальные — 5 лет |
| сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
5 лет после снятия с учета | |
| отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
постоянно | |
| Отчеты по налогам: | ||
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – 5 лет |
| документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов |
5 лет | ЭПК |
| документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам |
5 лет | ЭПК |
| документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним |
5 лет | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | ||
| сводные годовые | Постоянно | |
| годовые | Постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности | ||
| синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета |
5 лет | |
| документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5 лет | в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.) |
5 лет | |
| первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки) |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями |
5 лет | |
| переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) |
||
| переписка о выдаче и возврате ссуд |
5 лет | |
| документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях |
5 лет | |
| гарантийные письма | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
постоянно | |
| документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей |
постоянно | |
| договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) |
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК | |
| договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственного лица | |
| документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности |
5 лет | ЭПК |
| По учету кадров, оплаты труда и т.п. | ||
| лицевые счета работников | 75 лет | ЭПК |
| положения о премировании работников | 5 лет | ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми |
| документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) |
5 лет | Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет |
| переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности |
5 лет | |
| документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
до минования надобности, но не менее 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета: | ||
| ценных бумаг | постоянно | |
| основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
| приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
||
| хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонированной заработной платы |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость |
||
| депонентов по депозитным суммам; доверенностей |
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
- Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
- , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел
1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде)
- наименование структурного подразделения (в полном виде)
- номер дела (в соответствии с номенклатурой)
- заголовок дела
- срок хранения документов по номенклатуре
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
- изданные в одном календарном году
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Сроки хранения
Периоды сохранения документации приведены в таблице.
|
Период хранения |
Наименование |
|---|---|
|
данные лиц, не принятых на работу |
|
|
графики отпусков |
|
|
учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
|
записи о трудовой дисциплине |
|
|
акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
|
|
выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
|
документы, по технике безопасности и ее соблюдению |
|
|
документы о командировках |
|
|
50 лет (до востребования владельцем) |
личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
|
характеристики и личные карточки сотрудников |
|
|
трудовые договоры |
|
|
Постоянно |
коллективные договоры |
|
личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Постоянный срок хранения |
||||
|
Положение о защите персональных данных |
||||
|
Положение об аттестации |
||||
|
Положение о системе обучения |
||||
|
Приказы по основной деятельности |
||||
Длительное хранение |
||||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
||||
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
||||
|
Трудовые договора, соглашения к ним |
||||
|
до замены новыми |
||||
|
Перечни профессий |
до минования надобности |
|||
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Судебная практика
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
