В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:
- Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
- Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
- Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
Опись документов образец 2019
Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
- Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
- Наименование организации, которая передает документы.
- Дата составления.
- Таблица с самой описью, в которой указываются:
- номер по порядку;
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- количество листов.
- Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
- Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).
Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.
Вариант составления в специализированной программе показан на видео:
Основные разновидности
В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:
- Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
- Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:
- Опись по аттестационному делу.
- Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
- Личных дел сотрудников и многие другие.
Как правильно составить
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
- Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
- Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
- Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
- Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
- Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
- Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
- Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:
- Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
- Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
- Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
- В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
Пример приводится ниже.
Скачать образцы бланков:
(word) — для передачи в другую организацию
— для сдачи в архив
Опись дел постоянного хранения - систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.
Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.
Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:
- наименование организации
- номер фонда
- порядковый номер
- индекс дела (при наличии )
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание (если есть)
Важно: ежегодно опись дел постоянного хранения в установленные сроки должна быть .
В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.
Правила заполнения описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
Фонд №
Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.
Порядковый номер
Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).
Индекс дела
Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.
Заголовок дела
Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».
Дата дела
В данной графе указываются крайние даты дел.
Число листов в деле
Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.
Примечание
В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
Опись дел по личному составу (Приложение 15);
Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
Лицевые счета;
Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
Акты о несчастных случаях;
Журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
Название фонда;
Номер фонда;
Номер описи;
Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
Крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части :
Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
Предисловие;
Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).
Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.
Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:
- постоянного хранения;
- временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
- по личному составу.
В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .
Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:
- описания дел;
- организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
- оставления собственно описи документов;
- составления справочного аппарата и оформления описи.
В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:
- все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
- дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
- дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.
Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.
Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.
Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.
Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.
Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.
Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:
- порядковый номер;
- делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
- заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
- крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
- количество листов в деле;
- примечания.
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).
Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.
Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.
В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.
| № пп | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты | Количество листов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 4 | 01-12 | Документы о содержании аппарата управления (планы, обоснования, переписка). В письме руководителя ОАО «…» от 02.04.2009 г. содержатся нормы расходов на административно-хозяйственные нужды. Л. 15 | 04.03.2009 -12.05.2009 | 175 |
Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.
Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.
Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.
Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.
Например:
Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.
Например:
Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .
Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.
Бурова Е.М.
к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ
Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях, к ним создается справочный аппарат, который включает:
Титульный лист,
Предисловие;
Список сокращенных слов;
Переводные таблицы шифров (в случае переработки описей);
Указатели.
Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов.
Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении научно-справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.
Титульный лист описи является обязательным элементом
справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве.
Титульный лист архивной описи включает: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи. Правильное обозначение указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.
На титульном листе описи дел по личному составу имеются те же реквизиты, что и в иных архивных описях. Отличие состоит в том, что после номера описи в реквизите “название описи” отмечается, что в ней содержатся дела по личному составу.
Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения-фондообразователя.
Например:
Главное управление лесозаготовок, сплава и лесного хозяйства Западной Сибири Народного Комиссариата лесной промышленности СССР (Главзапсиблес СССР) (1936 – 1946 гг.).
Удомельское районное агропромышленное объединение (РАПО) (1986 – 1989 гг.).
При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования каждого названия фондообразователя под данным названием.
Например:
Администрация Удомельского района Тверской области
Управление сельского хозяйства, г. Удомля Тверской области
Калининское областное управление сельского хозяйства
Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области
Исполнительный комитет Удомельского районного Совета депутатов трудящихся
Управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области.
Февраль 1971 г. – апрель 1975 г. и т.д.
Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований , который помещается за титульным листом.
Номер фонда на титульном листе описи указывается тот, который ему был дан в списке фондов архива, а номер описи – по листу фонда.
Название описи на титульном листе дается после номера описи.
Крайние даты документов, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки.
строение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении (содержании) указываются предисловие; список сокращенных слов; названия всех разделов, подразделов и других групп дел, включенных в опись; указатели; переводные таблицы шифров (если они имеются). Против каждого из указанных подразделений ставятся номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К фондам, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять.
Предисловие к описи
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.
Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.
Составление предисловия основано на дифференцированном подходе, что выражается, прежде всего, в наполнении конкретным содержанием предисловия к каждому отдельному фонду, степенью обобщения или глубиной детализации информации предисловия.
Так, предисловие, составленное к фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондам личного происхождения, содержащим, в основном, уникальные и особо ценные документы, будет иметь наибольшую глубину детализации информации, оно должно включать подробные сведения по истории фондообразователя, истории фонда, в том числе – аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.
К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и к фондам личного происхождения, в составе которых хранятся особо ценные документы, предисловия могут составляться более простые по структуре и по содержанию, так история фондообразователя раскрывается кратко. Оно может включать: дату возникновения организации, название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации, ее основные изменения, дату ликвидации организации, название организации-преемницы.
При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, документы самого фонда, учетные документы, научно-справочный аппарата архива, а также историческая справка к конкретному фонду, а для фондов КПСС и ВЛКСМ следует использовать постановления ЦК КПСС и ВЛКСМ, решения их руководящих органов, уставы, положения, инструкции, циркулярные письма.
В том случае, когда составляется предисловие к фонду личного происхождения, следует использовать личные официальные документы: метрики (свидетельства о рождении), аттестаты, дипломы, различные свидетельства, удостоверения и т.д.).
При изложении истории фондообразователя кратко описываются исторические условия, в которых возник и действовал фондообразователь, указываются дата возникновения организации со ссылкой на законодательный акт, название организации-предшественницы, подчиненность фондообразователя. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций фондообразователя, также следует указать все изменения, произошедшие на протяжении существования организации в ее названии, функциях, структуре и подведомственности, делая ссылки на причины этих изменений.
В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.
Например:
Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов.
Официальной датой создания партийного комитета считается дата проведения первой выборной конференции (в отдельных случаях, пленума, собрания), где определялась структура и организационное устройство партийного комитета.
Датой создания первичной партийной организации (партийной ячейки) является дата проведения первого организационного собрания.
Даты фактической деятельности фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.
Если фондообразователь имел сложную структуру, то можно дать общую характеристику его функций с последующей их детализацией по структурным частям. Для лучшего понимания структуры фондообразователя целесообразно включить в первую часть предисловия схему структуры со всеми изменениями по годам. Далее перечисляются основные направления деятельности фондообразователя, содержащиеся в нормативных документах и документах фонда.
Например:
Культурно-просветительная работа среди населения. Оценка и приобретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. Организация музеев.
К описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Можно также составить предисловия к описям отдельных фондов, вошедших в объединенный фонд. В предисловие ко всему объединенному фонду включаются сведения, относящиеся к объединенному фонду. В предисловие к отдельным описям вносятся сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.
Для объединенного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, входящих в его состав, указываются даты образования объекта или соответствующего органа; в том случае, если фонд образован из документов однотипных учреждений, объединенных одним функциональным назначением, или учреждений, последовательно сменявших друг друга, то указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.
Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе. В ней приводятся краткие биографические сведения о фондообразователе (фамилия, имя, отчество лица, годы жизни, родственные отношения, псевдоним, род деятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к политической партии, звание и т.д.).
Например:
Довженко Александр Петрович (1894 – 1956 гг.) - кинорежиссер, драматург, писатель; народный артист РСФСР; лауреат Ленинской премии.
Библиографические сведения располагаются в хронологической последовательности.
Архивные коллекции могут быть составлены одним лицом или образованы в архиве из отдельных, разрозненных документов.
Если коллекция создана конкретным лицом, то следует указать краткие биографические сведения о составителе коллекции, которые излагаются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фондам личного происхождения.
Вторая часть предисловия – история фонда , она включает следующие сведения: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; наличие единиц хранения, выходящих за хронологические границы фонда. Приводятся названия и номера фондов организаций-предшественниц или преемниц.
Информационную насыщенность предисловия можно повысить за счет информации о наличии особо ценных документов, дел по личному составу, страхового фонда.
Например:
В фонде числятся 540 единиц хранения, в том числе 70 из них по личному составу.
Для объединенных фондов указывается время объединения фондов, а также отмечается название документа, на основе которого проведено объединение. Кроме того, приводятся номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Отмечается порядок систематизации единиц хранения, включенных в объединенный архивный фонд организации. При характеристике каждого конкретного фонда указывается количество единиц хранения в нем и их крайние даты.
При написании истории архивной коллекции отмечается время создания коллекции, даты поступления в архив, приобретения (когда, у кого), дарения (когда, кем), особенности ее построения.
В третьей части предисловия приводится аннотация состава и содержания документов описи (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию).
В данной части указываются основные принципы формирования единиц хранения, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления единиц хранения. Отмечаются принципы построения описи, особенности систематизации единиц хранения. В этом разделе отражается информация о видах и разновидностях документации (например, организационно-распорядительная, управленческая, плановая, учетно-статистическая и т.д.), которые характеризуются в порядке их значимости. Сведения о специфических документах (фотографии, рисунки, ноты, афиши и т.п.) должны быть освещены в этом разделе предисловия в краткой форме, а также можно отметить отсутствующие в фонде виды документов.
Например:
Не сохранились фотографии Штрауха М.М.из фильмов "Выборгская сторона", "Яков Свердлов", "Клятва", "Падение Берлина".
Самые ранние дневники за 1926 – 1928 годы состоят из разрозненных записей, за 1929 год записи не сохранились.
Говоря о составе и содержании документов архивной коллекции необходимо установить ее направленность. Определяется общая направленность архивной коллекции, которая будет ее основной характеристикой.
Например:
Коллекция "Вещественные доказательства, изъятые жандармским управлением и охранными отделениями при обысках редакций газет и при обысках частных лиц" представляет собой группу различных по содержанию и названию документов.
Если документы коллекции относятся к разным направлениям деятельности, то выделяется преобладающее направление.
Например:
«По соотношению документов основной уклон коллекции Рабиновича Л.И. – музыкальный, так как почти половину всех документов составляют документы по истории русской и советской музыки».
В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи. Здесь отражаются основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.
Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи, после содержания (оглавления). Общее предисловие помещается в первой описи.
Список сокращенных слов
Основное назначение списка сокращенных слов – сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней.
В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных.
Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.
В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение. Список сокращенных слов описи составляется на основе единого списка основных сокращений, подготовленного каждым архивом с учетом его специфики.
Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи.
Переводная таблица шифров
Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.
Так, при переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну с последующей пересистематизацией дел и изменением их номеров необходимо составление переводной таблицы.
Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: № единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи, примечания. Она состоит из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по старой описи, справа – указываются новые архивные шифры тех же единиц хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей, в переводную таблицу включается графа с номерами описей.
Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось; так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.
Переводная таблица составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой – новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.
Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи. Общая переводная таблица на фонд, образующая отдельный том, помещается за последней описью фонда.
Указатели
Указатели к описям составляются для облегчения и ускорения поиска необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации в составе и содержании единиц хранения.
Указатель к описи представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными.
