Как Пройти Собеседование На Вакансию «Помощник Руководителя. Как пройти собеседование на должность помощника руководителя

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

И вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря . К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря , но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью », ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт, и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше . Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний . Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью , после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности , на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Добрый вам день, дорогой друг!

Есть вещи, о которых большинство соискателей даже не подозревают. Сегодня ваш покорный слуга сядет по другую сторону “баррикад”. На свое привычное место, напротив соискателя. Так будет проще ответить на вопрос “ Как правильно пройти собеседование на руководящую должность?”.

Вернее рассказать об одном инструменте, который применяют опытные компетентные рекрутеры. Иногда вам встретятся и такие:)

Этот метод — считывание метапрограмм кандидата.

Это ментальные модели, фильтры, через которые человек пропускает информацию, делает выводы. Они определяют его мышление и поведение.

Всем известен пример со стаканом, в котором воды наполовину. Один человек считает, что он наполовину полный, другой — наполовину пустой. У них разные полюса метапрограмм.

Смысл в том, что для руководителей есть определенные предпочтения в профиле метапрограмм. Моя задача, как рекрутера — определить этот профиль и сравнить с оптимальным для должности, на которую претендует кандидат.

Я делаю так: предлагаю собеседнику рассказать о себе и фиксирую метапрограммы по построению его фраз.

Потом задаю и также наблюдаю за его речью. После беседы делаю выводы.

Теперь подробнее о метапрограммах. Их много, но мы рассмотрим 4 наиболее важных.

Сильно углубляться в эту тему вам не обязательно. Просто понять смысл и соотношения полюсов метапрограммы, чтобы стараться следить за своей речью.

1. Тип мотивации: стремление/избегание

Для человека основными стимулами являются или достижения или избежание проблем.

“Люди — достигаторы” большее внимание уделяют своим целям. Они встречают проблемы с открытым забралом, считая их неизбежным спутником и даже помощником в работе.


Те, кто склонен к избеганию, основные усилия направляют на то, чтобы избежать проблем и наказания.

Вопрос может быть задан такой: «Опишите идеальное для вас место работы». Или похожий.

Первый тип скажет: работа с интересными, сложными задачами, перспективой профессионального роста.

Второй: работа с понятными показателями, критериями поощрения и наказания, в неконфликтном коллективе.

Первый использует в свое речи “лидерские глаголы”. Я организую, я делегирую, я мотивирую.

Второй предпочитает осторожные формулировки, такие фразы как “Мне пришлось сделать…” , “Я вынужден был...”.

Для большинства руководящих позиций предпочтительнее профиль, ориентированный на достижения.

Соотношение полюсов этой метапрограммы 8 к 2 . То есть в 8 случаях из 10 я хотел бы фиксировать поведение, характерное для человека “достижения”.

Это не значит, что руководителю с превалирующей мотивацией избегания, — пора зачехлить карьеру. Такие люди неплохо могут себя проявить на должностях, связанным с контролем, аудитом. Они обычно внимательны к деталям.

2. Тип референции: внутренний/внешний

Показывает, на свое или чужое мнение больше ориентируется человек при принятии решения,. Что для него важнее.


Люди с внутренней референцией обычно самостоятельно решают, как поступить, опираясь на свой опыт и интуицию. “Я принял решение поступить так: ...”

Руководители с преобладающей внутренней референцией хороши на позициях ТОП-менеджеров, руководителей проектов, креативных направлений работы.

При преобладающей внешней референции , руководитель в большей степени опирается на мнения коллег, руководства, какие-то статистические данные. “ На основании анализа я предложил… исполнительный директор меня поддержал”.

Люди с преобладанием внешней референции больше подходят для работы с клиентами, а также для должностей, требующих высокой исполнительской дисциплины.

Ответы: “ Опыт подсказал”, “Я просто так вижу…” записываются во внутреннюю референцию.

Для большинства позиций в моем “толмуде” предпочтительное соотношение полюсов внутренняя/внешняя референция 6 к 4 .

Ваша задача определить какой тип референции предпочтителен для должности на которую вы претендуете и от этого строить свои примеры и фразы.

3. Фокус в работе: процесс/результат

Задается вопрос вроде этого: “Что Вам больше всего нравится в работе …?”


Человек, ориентированный на процесс, в основном и описывает сам процесс. В его речи львиную долю занимают глаголы несовершенной формы — организовывал, анализировал. Или существительные: обеспечение, привлечение и т.д.

Человек «результата» использует глаголы совершенной формы: построил, организовал, совершил. Еще их называют “лидерскими” глаголами.

Тяготение к процессу не является недостатком, но для руководителя важна в первую очередь результативная работа. Мы говорили об этом в статье

Поэтому предпочтительное соотношение полюсов процесс/результат, для большинства позиций — 3 к 7.

4. Уровень активности: активность/рефлексивность (пассивность)

Здесь, думаю, понятно без подробных комментариев.

Вопрос может быть такой: Опишите Ваш первый день на работе?


Активный в своей речи использует первое лицо в активном залоге. “Делаю, предлагаю, начинаю”.

Люди рефлексивные предпочитают множественное число: “Делаем, предлагаем”. Использует обороты типа “Надо сделать” “Нам скажут”, безличные формы типа “Будет сделано”.

Для руководителя предпочтительное соотношение полюсов активность/ рефлексивность — 8 к 2.

Многое зависит от позиции, на которую вы претендуете. Исходя из этого подбирайте примеры и то, как вы будете отвечать на вопросы.

И все же. Руководитель должен обладать лидерскими качествами. Вы никогда не ошибетесь, если будете выстраивать свой имидж руководителя на лидерской основе.

В метапрограммах, о которых мы сегодня говорим, лидерские полюса — стремление, внутренняя референция, результат, активность . Из этого и исходите.

  1. В рассказе о своем профессиональном опыте, делайте больший акцент на , нежели на решение текущих проблем. Подбирайте соответствующие примеры.
  2. В своей речи старайтесь меньше использовать осторожные фразы: “Мне кажется”, “Как бы”, “Вероятно”. Они вступают в противоречие с имиджем лидера.
  3. Старайтесь меньше использовать частицу “не”. Она нашим подсознанием не воспринимается. Например “несложно” многие слышат как “сложно”.
  4. Исключите из своей речи слова с выраженным негативным смыслом: Ужас, беда, кошмар и т.п. Они создают ненужное напряжение.
  5. Используйте больше “лидерских глаголов”.

Например

Сразу может не получиться, ибо сознательно контролировать свою речь очень трудно. Но тренируясь и практикуя, вы со временем научитесь выстраивать свою речь нужным образом. И транслировать имидж руководителя-лидера не только, чтобы проходить собеседование, но и в повседневной работе.

Внимание к построению своей речи важно не только для собеседования. Постепенно будут меняться и ваши внутренние установки в сторону лидерского поведения.

Спасибо за интерес к статье. Буду признателен за комментарий (внизу страницы).

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!

В каждой избушке — свои погремушки. В каждой компании — своя технология и процедура отбора персонала. Она может включать разное количество этапов. Этапы могут различаться по длительности, содержанию и методикам проведения. Сегодня мы будем говорить о собеседовании, главными действующим лицами в котором будут новый сотрудник и генеральный директор. Наш обзор будет полезен как кандидатам, которым предстоит общаться с первым лицом компании, так и самим топ-менеджерам, проводящим интервью. Итак, как пройти собеседование с руководителем успешно? Соискатели получат информацию о том, чего ждать от руководителей, а интервьюеры смогут почерпнуть несколько новых идей, как проверить компетенции и мотивацию своих будущих сотрудников.

Когда проходит собеседование с генеральным директором

Процесс подбора персонала в компаниях обычно регламентирован и зафиксирован для каждой позиции. В зависимости от уровня должности он может содержать разное количество стадий. Мы постарались собрать наиболее полную картину, своего рода справочник этапов подбора. Если он не совпадает с принятым в вашей компании порядком, смело вычеркивайте лишнее.

Комментарий

Отбор резюме

Накопление базы кандидатов, соответствующих требованиям . Проводится внутренним рекрутером или внешним исполнителем.

Телефонное интервью

Проверка заинтересованности кандидата, его адекватности.

Принятие решения о приглашении на очную встречу. Проводится внутренним рекрутером или внешним исполнителем.

Собеседование в рекрутинговом агентстве или c HR-фрилансером

Проводится в случае передачи заявки на подбор внешнему исполнителю. Первичная оценка кандидатов, проверка на соответствие требованиям заказчика.

Собеседование с HR-менеджером компании

Оценивается желание и возможность кандидата выполнять должностные обязанности, выделяются преимущества и недостатки по сравнению с другими кандидатами, мотивация, соответствие корпоративной культуре.

Проверка профессиональных и личностных компетенций

Профессиональные и психологические тесты, деловые игры, проверочные задания, решение кейсов или реальных производственных задач. Сбор и анализ рекомендаций с предыдущих мест работы.

Собеседование с непосредственным руководителем

Оцениваются профессиональные знания, навыки и умения кандидата, способность сработаться с командой и самим руководителем.

Собеседование с руководителем департамента управления персоналом

Проводится для кандидатов на ключевые для бизнеса вакансии, или в случае если у внутреннего рекрутера возникли сомнения или сложности с выбором.

Собеседование с генеральным директором

Проводится для топ-менеджеров первой линии подчинения, кандидатов на важные для бизнеса позиции, персональных помощников и секретарей. В принципе генеральный директор может изъявить желание поговорить с любым кандидатом.

Собеседование со службой безопасности

Наиболее часто касается топ-менеджмента и материально ответственных сотрудников или более широкого круга сотрудников, если того требует политика компании в области безопасности.

Как мы видим, собеседование с генеральным директором — это практически финал, предпоследний этап отбора будущих сотрудников компании.

Кто проходит собеседование с генеральным директором

В разных компаниях компания принята разная практика приглашения соискателей на интервью столь высокого уровня. На первом собеседовании в кадровом агентстве или непосредственно в компании кандидат получает информацию о том, как будет проходить процесс отбора и узнаёт, включает ли обычная практика для его позиции разговор с топ-менеджером.

Чаще всего на интервью с первым лицом компании приглашают:

  • руководителей департаментов и подразделений, которые подчинены ему напрямую;
  • консультантов, экспертов, аналитиков, которые непосредственно работают с руководителем;
  • сотрудников приоритетных для компании направлений;
  • рядовых сотрудников мелких и средних компаний;
  • сотрудников, приглашенных развивать новые для компании направления;
  • линейных сотрудников по представлению непосредственного руководителя;
  • персональных ассистентов и личных секретарей.

Руководители компаний, как никто другой, способны на неожиданные и нестандартные решения. А потому могут заинтересоваться любым соискателем. А значит надо быть готовым. Тем более процесс подготовки не таит в себе ничего сверхъестественного. По сути дела он ничем не отличается от тех действий, которые любой уважающий себя кандидат предпримет для подготовки к любому собеседованию.

Как подготовиться к собеседованию с генеральным директором

  1. Освежите в памяти информацию о компании . Зайдите на корпоративный сайт, особое внимание обратите на миссию и стратегию, историю развития, выделите ключевые моменты. Посмотрите, что говорили или писали о них в СМИ. Вспомните и систематизируйте все, что вам говорили сотрудники на предыдущих этапах отбора. Компания — детище руководителя, предмет его гордости. Чем свободнее кандидат будет ориентироваться в вопросах о ней, тем благосклонней будет к нему отношение.
  2. Исследуйте информацию о рынке. Изучите отраслевые обзоры, ключевые тенденции, состав лидеров, прогнозы.
  3. Соберите информацию о руководителе . Используйте доступные источники:
    • публикации в прессе,
    • профили в социальных сетях,
    • авторские статьи руководителя,
    • записи выступлений на конференциях,
    • информацию от сотрудников компании — рекрутера и линейного руководителя (если он есть) на собеседовании, предметного эксперта на тестировании, других сотрудников в кулуарах,
    • используйте отраслевое сарафанное радио.

Вас будет интересовать деловая информация, раскрывающая сферу его интересов, стиль руководства, подход к бизнесу, систему ценностей, способ ведения переговоров.

  1. Отрепетируйте краткий рассказ о себе. Выделите свои самые главные достижения, отличительные качества, выдающиеся результаты. Пересмотрите свой опыт с учетом всего, что вы узнали о компании и её лидере. Приготовьтесь говорить в системе координат корпоративной культуры компании. Учтите все замечания, если они были на предыдущих этапах. Подумайте об ответах на личные вопросы.
  2. Подготовьте список вопросов . Грамотные, хорошо продуманные вопросы помогут вам не только получить необходимую информацию, но и показать свою заинтересованность в работе, мотивацию, инициативность и высокий уровень компетентности.
  3. Составьте список рекомендателей . Созвонитесь с ними и попросите разрешения предоставить телефоны и другие контактные данные будущему работодателю. Убедитесь, что то положительное мнение, на которое вы рассчитываете, не изменилось.
  4. Позаботьтесь о внешнем виде. Времена, когда деловой костюм был единственно возможным вариантом для встречи с большим боссом, ушли в прошлое. Ориентируйтесь на принятый в компании дресс-код. О нем вполне логично расспросить рекрутера на начальном этапе собеседования.
  5. Проложите маршрут до места встречи. Предусмотрите несколько вариантов того, как вы сможете добраться. Это позволит избежать ненужных нервов и суматохи, а также не опоздать на столь важную встречу.
  6. Соберите все необходимое: несколько экземпляров резюме, блокнот, ручка, записи, тестовое задание (если вы его выполняли), электронный носитель с примерами работ, портфолио проектов, список и контакты людей, которые могут дать вам рекомендации и т.п. Даже если это все вам не понадобится на собеседовании, вы будете чувствовать себя увереннее от того, что вся необходимая информация у вас под рукой.
  7. Успокойтесь . Волнение на собеседовании — понятная и предсказуемая вещь. И ваш руководитель не упустит возможность проверить, как вы с этим состоянием справляетесь. Падающая в обморок ассистентка или покрывающийся пятнами зам — не совсем те люди, на которых захочет опереться генеральный директор. Помните, он тоже человек, и обычно на рабочем месте не кусается. Если мандраж все-таки одолевает, воспользуйтесь старым приемом ораторов. Представьте, что вам предстоит беседовать с огурцом. Натуральным, зелененьким, в пупырышках. Правда, помогает.

Если будущий руководитель — экспат, вам стоит обратить внимание еще на несколько моментов.

  • «разомните язык» - коль скоро собеседование будет проходить на иностранном языке (скорее всего на английском), освежите свой навык, посетите разговорный клуб, пообщайтесь в сети со знакомыми или просто найдите собеседника на специализированных сайтах по обмену языковым опытом и поговорите в любом голосовом чате;
  • найдите информацию о традициях и особенностях делового этикета страны, представителем которой он является — иностранцы особо ценят уважение и интерес к таким вещам, когда находятся за границей;
  • учитывайте особенности национального характера и менталитета при построении диалога.

Каким может быть собеседование с генеральным директором

Журнал «Генеральный директор» опросил топ-менеджеров, которые часто проводят собеседования, на предмет излюбленных техник интервьюирования. Если обобщить их ответы, то получим примерно следующий набор.

  1. Формальная встреча. Занимает порядка 10 минут. Носит мотивационно-ознакомительный характер. Проводится с линейным сотрудником по представлению непосредственного руководителя.
  2. Структурированное интервью . Большинство участников опроса признали эту технику наиболее часто используемой. Интервьюер придерживается составленного плана. Вопросы сформулированы и выверены заранее. Занимает в среднем от получаса до нескольких часов.
  3. Стрессовое интервью. Проводится в быстром темпе. Ответы на вопросы требуются молниеносно. Вопросы задаются без видимого плана. Могут присутствовать вопросы личного характера. Длительность обычно до получаса.
  4. Ситуационное интервью. Кандидату предлагается несколько кейсов. Ему необходимо описать свои действия в каждом из них. Направлено на выявление и оценку профессиональных и личностных компетенций.
  5. Проективное собеседование . Вопросы задаются соискателю не напрямую. Его просят описать себя в точки зрения предыдущего руководителя и бывших коллег, говорить о действиях гипотетических сотрудников в тех или иных ситуациях.

Примеры вопросов на собеседовании с генеральным директором

Краткая характеристика хорошего ответа

Расскажите о себе.

Короткий, четко структурированный рассказ. Кандидат знает, в чем он хорош и говорит это в терминах вакансии и корпоративной культуры компании.

Почему вы выбрали эту работу? Чем она вас привлекла?

Конкретный ответ, основанный на знании компании, рыночной ситуации. Акцент на достоинствах компании, новом опыте, любимом деле, совпадении требований компании и личных целей.

Почему мы должны выбрать именно вас, чем вы лучше других претендентов?

Отказ оценивать других. Анализ опыта и достижений на предыдущих местах работы, приложение его к задачам вакансии и целям компании. Акцент на дополнительную ценность, которую соискатель может привнести в компанию.

Расскажите о ваших слабых сторонах.

Признание недостатков, умение их использовать в мирных целях и компенсировать, а также рассматривать как точку роста.

Почему вы ушли (или уходите) с предыдущего места работы? Что вас не устраивает?

Позитив и благодарность по отношению к предшествующим компаниям. Желание перемен, необходимость двигаться дальше, получать новый опыт.

Есть ли у вас другие предложения о работе?

Если такие предложения есть, подчеркнуть заинтересованность именно в этой вакансии. Назвать причины или сослаться на ответ на вопрос 2.

Чего вы хотите добиться на новом месте?

Нужно быть особенно осторожным при ответе на этот вопрос. Если кандидат претендует на позицию заместителя генерального директора не стоит говорить о карьерном росте. Как ни странно, но этого не стоит делать и в случае с ассистентом руководителя. Лучше уйти в область совершенствования компетенций.

Кто может дать вам рекомендации?

Быстрый четкий ответ с указанием конкретных людей и их контактных данных.

На какую заработную плату вы рассчитываете? или Устраивает ли вас предлагаемый компанией уровень дохода?

Хороший специалист знает себе цену. Можно совершенно спокойно называть сумму, которую вы получали на прошлой работе, как минимальную планку или среднее значение по рынку, которое можно посмотреть на работных сайтах.

Как вы проводите свободное время? Ваши хобби и интересы?

Здесь важно не то, что говорит кандидат, важно как он это делает. С одной стороны жизнь вне работы должна быть и вызывать энтузиазм и вдохновение. А с другой стороны, если кандидат говорит о работе с гораздо меньшим рвением, это может наводить на мысли о том, что работа его не вдохновляет.

Каким вы видите идеального руководителя?

Апеллируйте к профессионализму во всех его проявлениях и к тому, о чем говорит корпоративная культура компании. Не льстите.

Мы привели наиболее распространенные вопросы, которые наверняка встретятся соискателю на интервью с руководителем. Но важно помнить, что топ-менеджеры зачастую опытные переговорщики. Они будут наблюдать за вашими поведенческими реакциями, ставить в тупик нестандартными задачами, провоцировать. Будьте собой, не врите, не теряйте присутствия духа и чувства юмора. Соберитесь, реагируйте живо, задавайте вопросы. В конце концов, у вас общая цель: вы хотите работу, а генеральный директор — нанять сотрудника.


Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

  • приём и отправка корреспонденции;
  • ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
  • организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
  • проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
  • создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
  • контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
  • введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

  • основы современного делопроизводства и архивного дела;
  • основы трудового законодательства и административного права;
  • правила делового общения и составления деловых бумаг;
  • правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.



Понравилась статья? Поделиться с друзьями: