Документооборот в организации простыми словами. Основы документооборота. Главное

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими - поступают от других учреждений.

2. Исходящими - отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними - создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью - горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства - оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях - секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно - до 10 лет.

2. Временно - от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Существующие виды документооборота в организации позволяют не только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет автоматизации делопроизводства повысить эффективность этой деятельности. Автоматизированная обработка всех видов документов в документообороте предприятия обеспечивает высокую исполнительскую дисциплину, что положительным образом сказывается на производительности. О видах документооборота и о переводе их в электронный формат рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

какие виды документооборота в организации существуют;
как классифицируются виды документов в документообороте;
какие виды электронного документооборота используются на предприятиях.

Все виды документооборота в организации призваны обеспечить ее эффективную и бесперебойную производственную, хозяйственную и организационную деятельность. Стандартизированные процедуры, типичные для системы делопроизводства, позволяют автоматизировать работу со всеми видами документов в документообороте предприятия.

Виды документооборота в организации

В процессе осуществления хозяйственной и организационной деятельности предприятия любых форм собственности разрабатывают сами и получают извне большое количество разного рода документов. Посредством внешних и внутренних документов осуществляется взаимодействие и передача управляющих сигналов. Документооборот - процесс регистрации движения документов в компании от момента их получения или создания до момента отправки или исполнения и передачи в архив.

Документооборот охватывает все виды документов: входящие, исходящие и внутренние, последовательность их обработки определяется графиком документооборота, разрабатываемым в индивидуальном порядке на основе принятой в компании учетной политики, специфики ее хозяйственной и организационной деятельности.

Виды документооборота в организации подразделяются в зависимости от типа хозяйственных операций, которые сопровождаются тем или иным типом документации. Выделяют три вида документооборота:

управленческий - документы, с помощью которых осуществляется прием и передача управленческих решений, генерируются отчеты и информация, на основе которых принимаются такие решения;
кадровый - документы, содержащие информацию, связанную с учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением должностей, увольнении, наказаниях и поощрениях, штатном расписании и графиком отпусков;
финансовый - документы, относящиеся к производственной деятельности предприятия, сопровождающие все происходящие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые отчеты, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета и пр.

Виды документов в документообороте

Как правило, все виды документов в документообороте предприятия подразделяются на три категории: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным относятся: устав предприятия; должностные инструкции; штатное расписание; локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работодателем, в том числе, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда или о структурных подразделениях, график отпусков.

К числу распорядительных относятся такие виды документов в документообороте предприятия, как: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Информационно-справочные документы - это протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки.

Основным отличительным признаком любого документа является его юридическая значимость, которая обеспечивается наличием обязательных для заполнения реквизитов. К ним, например, относится: наименование, дата и место подписания, регистрационный номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства учитываются только такие виды документов, которые снабжены необходимыми реквизитами и оформлены в соответствии с требованиями установленных стандартов.

Виды электронного документооборота

Процесс документооборота включает в себя такие процедуры, как прием, передачу, регистрацию, маршрутизацию и архивацию документов, а также защиту их от несанкционированного доступа и контроль над их своевременным исполнением. Понятно, что стандартизированный порядок проведения всех этих процедур позволяет автоматизировать документооборот, вести его в электронном виде.

Доступность технических средств и программного обеспечения сегодня делает возможным внедрение на любом предприятии систем электронного документооборота. Виды электронного документооборота, входящие в функционал используемой на предприятии системы, могут быть выбраны в зависимости от специфики его производственной и организационной деятельности.

С учетом реальных потребностей, компания может использовать такие виды электронного документооборота, как:

производственный;
управленческий;
кадровый;
финансовый (бухгалтерский);
складской;
технический и технологический;
конфиденциальный и секретный.

Внедрение электронных систем документооборота насущная необходимость. За счет этого обеспечивается эффективность управления и оптимизация организационных, управленческих и бизнес-процессов.

Виды систем документооборота

Классифицируются системы электронного документооборота по используемой технологии и архитектуре, по степени интеграции. В большинстве российских предприятий используются универсальные системы электронного оборота (EDMS) на основе архитектуры «клиент-сервер». Эта технология предполагает размещение основных модулей управления документационными потоками и данными на выделенном сервере, клиентский доступ к которому осуществляется с рабочих станций - компьютеров пользователей, объединенных локальной сетью. К достоинствам данной технологии относится быстрота и надежность, вполне достаточные для обеспечения бесперебойной работы системы документооборота как небольших, так и крупных предприятий.

Но виды систем документооборота могут классифицироваться и по функционалу, определяющему область их применения. В зависимости от этого, системы документооборота могут подразделяться на:

системы делопроизводства;
электронные архивы, предназначенные для хранения и поиска больших объемов информации;
Workflow-системы, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов;
ECM-системы, предназначенные для управления всем корпоративным контентом: документами и их образами, записями, потоками работ, медиаконтентом и коллективным взаимодействием.

Системы электронного документооборота, представленные на современном рынке, как правило, совмещают в себе несколько перечисленных функций.

Новая страница 1

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени . К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

Централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ) ;

Максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

Маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

Однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

Организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

Исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

Снижение уровня подписания документов.

Документопоток организации

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

Поступающие (входящие) документы;

Отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы :

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .

См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.

Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов .

Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;
предварительное рассмотрение документов;
порядок регистрации поступающих документов;
порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
порядок регистрации отправляемых документов;
порядок отправки документов;
порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота;
организацию работы с документами в структурных подразделениях .

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .

Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную - объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.

Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:

увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;
ущемление и игнорирование законных прав граждан;
неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;
издание документов, не обладающих юридической силой;
срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц - прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;
некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.

Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.

Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23-24.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (гсдоу) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Какие документы обращаются в организации

Основные принципы организации документооборота:

Прохождение документов должно быть оперативным;

Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными,

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

Документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

Документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

Документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

Жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

Рис. 8. Схема прохождения входящей документации

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях:

если на документе отсутствует дата;

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть секретари, секретари-референты или помощники руководителя.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 9).

Рис. 9. Схема прохождения исходящей документации

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления - согласования, визирования, подписания.

На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства - пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах" структурного подразделения документы доставляются секретарем.