Понятие номенклатура дел виды номенклатурного делопроизводства. Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство. Значение номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.

Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но ив целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется 3 экземпляра номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.

Второй-экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче

на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

В организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

Организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

Организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

Описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

Описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

Актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

1. опись дел постоянного срока хранения;

2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3. опись дел по личному составу;

4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов в деле;

Составление листа-заверителя;

Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, край них дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

Заголовок;

Крайние даты дела;

Количество листов в деле;

Срок хранения;

Архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Лекция 11: Специфика документации в туризме.

Номенклатура дел , позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм. Рассмотрим, как ее создают и применяют.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

классификация и учет;
облегчение поиска;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

Индекс дела — его номер.
Заголовок дела — его наименование.
Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

номер структурного подразделения (раздела);
номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

В оформлении папок по ним.
Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

одно из подразделений — в небольших фирмах;
каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

сведения о выданном документе;
дата выдачи;
фамилия получателя;
подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

общее количество дел;
количество переходящих дел;
количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

· имеет справочное значение при изучении структуры организации;

· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

· Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

Организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

· уставом или положением об организации,

· положениями о структурных подразделениях,

· штатным расписанием,

· номенклатурой дел организации за прошлый год,

· описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

· регистрационными формами,

· ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

· типовыми и примерными номенклатурами дел.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела, чаще всего, состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав , включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
название адресата или корреспондента;
краткое содержание документов дела;
название местности, с которым связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание дела;
указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).