Как провести 1 собрание новым руководителем. Секреты эффективного собрания

Влад Хитров 25.12.2014

По роду деятельности мне приходилось сталкиваться с десятками различных компаний. И большинство из них объединяет одна управленческая проблема - неумение эффективно проводить собрания сотрудников. Значение "митингов" в современной компании сложно переоценить. Если рядовой сотрудник участвует как правило только в еженедельном собрании, что занимает максимум 3-5% его рабочего времени, то работа руководителя высшего звена состоит из общих встреч процентов на пятьдесят. Так что качество этих мероприятий - отнюдь не праздный вопрос. Что же надо сделать, чтобы собрания проходили максимально эффективно? Предлагаю 12 проверенных практикой шагов:

Систематизируйте собрания в вашей организации. Определите, какие встречи будут проводиться регулярно и подготовьте для каждого свой регламент. В регламенте опишите частоту (день недели, время) и место проведения, спектр решаемых вопросов, список участников собрания, процесс подготовки и формат итогового документа. Согласуйте регламент с руководителями. Ознакомьте участников собраний с соответствующими регламентами. Сводите к минимуму количество внезапных собраний. Частые экстренные встречи серьезно мешают текущей работе, создают нервозность обстановки и размывают важность общих мероприятий.
Разработайте форму отчета, по которой будут готовиться и докладывать участники. Сделайте все, для того, чтобы распечатанный отчет мог уместиться на листе формата А4. Не надо включать в отчет все имеющиеся данные. Будьте краткими. Обозначайте только действительно полезные типы данных.
У собрания должна быть цель. И лучше, чтобы этой целью было принятие решения. Простое информирование проще и разумнее сделать по электронной почте.
Готовьте участников к собранию. Не стоит приглашать менеджеров, которые не владеют необходимой для принятия решения информацией. Отправьте участникам собрания необходимые материалы с оценкой ситуации, предварительными выводами и предлагаемыми решениями заранее. Тогда на общей встрече вы гораздо быстрее перейдете к принятию решений (что и является целью любого качественного собрания).
При условии, что целью собрания является выработка решений (а это должно быть так в 95% случаев) , не приглашайте на на него более 10 участников (максимум 15). Дело в том, что любая группа может принимать эффективные решения только в том случае, если члены этой группы вовлечены в процесс и чувствуют определенную сопричастность. Если участник собрания не видит возможность повлиять на принятие решения, поучаствовать в дискуссии, высказать свою позицию, то он будет вести себя индифферентно, всем своим видом разваливая конструктивный тон общей встречи. Поэтому желание менеджеров позвать как можно больше людей на встречу вместо пользы принесет вред. Задача - грамотно и быстро принять решение, а потом донести это решение вниз (возможно с отдельным собранием менеджеров и управленцев уровня "минус 1"). Приглашайте только тех, кто может повлиять на повышение качества принимаемых решений.
Собрание должно проводиться под руководством модератора. Им может выступить руководитель или опытный фасилитатор. Основная задача модератора - следить за соблюдением регламента, за качеством дискуссии и соблюдением конструктивности диалога. Если собрание носит характер мозгового штурма, то лучше, чтобы модератором был не начальник, так как в его присутствии люди будут бояться себя проявлять.
Максимально сокращайте продолжительность собрания. Соблюдение регламента (модератор!) поможет вам в этом деле. Я сторонник того, чтобы еженедельное собрание укладывалось в 1 час. При этом я повсеместно наблюдаю, как вместо 1 часа на него каждую неделю тратится 3-4 и более часов! Неоправданная трата времени самых ценных сотрудников! Собрание должно начинаться и заканчиваться вовремя.
Разделяйте ответственность. Нельзя, чтобы ведущий (руководитель) сам делал и вступительное слово, и рассказывал о результатах работы, и утверждал решения, и управлял дискуссией. Какой тогда смысл в других людях на встрече? Назначьте ответственного модератора, хорошо знакомого с участниками встречи и разбирающегося в бизнесе компании. Это может быть руководитель отдела HR (лучше избегать модераторов от маркетинга или отдела продаж). Пусть руководитель сделает вступительное слово, обозначит регламент, основные вопросы на эту встречу и даст возможность участникам по очереди высказаться по вопросам собрания. Не желательно, чтобы руководитель высказывал свое мнение первым. Это демотивирует других участников. Но при этом он обязательно должен обозначить и свою позицию по обсуждаемому вопросу.
Избегайте публичных осуждений или наказаний сотрудников на общих встречах. Отведите под эти задачи время для личной встречи.
Фиксируйте принципиальные договоренности. Начинайте следующее собрание с того, чтобы проверить, выполнены ли договоренности прошлого собрания. И только после этого переходите к текущей работе по формату.
Поручите модератору подготовить отчет о встрече и разослать его всем участникам на следующее утро (как самый поздний срок).
Будьте настойчивы! Настройка любого процесса требует времени. По опыту могу сказать, что разработка и внедрение системы эффективных групповых процессов очень сложна. Это может занять у вас полгода или даже год. Менеджеры будут саботировать процесс. Много раз будет желание опустить руки, но не сдавайтесь! Путь к отличному результату проходит только через эффективный процесс!

Собрания должны быть, как специи, которыми посыпают блюдо. Слишком много специй разрушает блюдо. Слишком много собраний уничтожают боевой дух и мотивацию торговых представителей.

Предлагаем вам 5 советов, которые вы можете использовать, чтоб сделать собрания более эффективными.

1. Составьте четкий план и цель собрания

Подготовьтесь к собранию как к деловой встрече, где у вас есть четкая определенная цель. Воспринимайте торговых представителей, как бизнес партнеров, с которыми хотите заключить деловую сделку.

Пример начала собрания:

«Перед нами поставлена задача увеличить объемы продаж путем повышения эффективности работы на маршруте свыше 75%. Что такое эффективность работы на маршруте, хочу показать Вам в коротком видео (покажите этот видео ролик до периода 1:14).

После этого озвучьте цель собрания: «Цель сегодняшнего собрания — спланировать целевые задачи на каждый день по вашему маршруту на январь 2016г (4 недели)».

2. Регламентируйте время собрания

Знаете, что больше всего раздражает при встрече? Это непонимание когда все это закончится. Убедитесь, что установлена четкая продолжительность встречи. Это сделает ее более продуктивной, ведь все будут знать, что время на исходе. Установите тайминг для каждого вопроса и следуйте этому таймингу.

Пример:

Регламент работы на сегодня:

Согласовать План по количеству визитов на каждый день на период 4 недели — с 4 по 31 января 2016г. Время – 1 час.
Спланировать коэффициент увеличения эффективности работы на маршруте исходя из прошлых показателей по каждому дню. Время – 30 минут.
Ответы на общие вопросы. Время – 20 минут

3. Пригласите только нужных людей

Очень часто на собрания приглашают всю команду торговых представителей, даже если это их может и не касаться. Часто для разбора промаха одного из торговых представителей приглашают на собрание всех в качестве воспитательной меры. Откажитесь от подобного рода собраний для всех. Цените время каждого человека и пригласите только тех, кому на собрании быть обязательно.

В нашем примере, пригласите на собрание только тех торговых представителей, чей показатель эффективности работы на маршруте ниже установленной нормы, скажем ниже 75%. Распечатайте объявление и повесьте его на доску объявления:

Вы же знаете, как мы не любим сами посещать собрания. Подобная практика проведения таких собраний носит и воспитательный характер. Торговые представители будут думать: «Лучше я сделаю показатель в 75% и не пойду на собрание, которое заберет у меня 2 часа времени и тем более в выходной день».

Но есть собрания, на которые надо побуждать придти всех торговых представителей. Для этого составьте объявление, которое побудит их придти на него.

К примеру:

4. Дайте каждому шанс высказаться

Были проведены исследования, которые показали, что на собраниях чаще всего говорят только руководители. Оно показало, что это разрушает возможность инноваций в компании, потому что есть идеи только руководителя. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию.

Пример:

«Мы выбрали 20 наименований позиций, которые приносят компании 50% валовой прибыли. Из этого списка предстоит выбрать 5 конкретных наименований, которые будут закреплены за каждой торговой точкой как стандарт заказа по ассортименту.

Хотел бы услышать ваше мнение, какие позиции лучше закреплять для каждого сегмента розницы и какие позиции нужно выбрать под «сложные» торговые точки.»

5. Используйте программы, чтоб отлеживать выполнение заданий

Зачастую собрания проводят, чтобы узнать результаты по торговым представителям за текущий день и узнать причины отсутствия заказов и оплат по торговым точкам. Но это можно узнать дистанционно, если у вас автоматизирован контроль промежуточных и итоговых результатов за день по каждому маршруту. Это избавиться от ненужных утренних и вечерних собраний, а самое главное позволит повысить эффективность работы торговых представителей.

2. Как выступать на собрании компании

«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»

Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.

Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.

Начните с повестки собрания

Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.

Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.

Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.

Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.

Разделите собрание на несколько этапов

Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.

1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.

2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.

3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.

4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.

Ведите себя соответствующим образом

Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.

Поза

Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.

Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.

Визуальная коммуникация

Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.

Словарь

Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.

То, как вы говорите

Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.

Предметность

Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.

Подготовка

Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.

Серьезность

Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.

Естественность

Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.

Как проводить собрание

Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:

Мотивировать каждого активно участвовать в собрании;

Уделить самое пристальное внимание мышлению группы;

Предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;

Сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;

Поддерживать атмосферу доброжелательности;

Поощрять неформальный тон, но без вульгарности;

Избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;

Демонстрировать надлежащее присутствие духа;

Задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;

Начать и закончить собрание вовремя;

Избегать личных нападок;

Обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;

Признавать важность каждого из участников.

Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.

1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.

2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.

Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.

Как вести себя в качестве участника собрания

Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.

Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.

Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.

Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.

Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.

Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.

Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.

Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.

Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.

Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.

Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.

Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.

Как разрешать деликатные ситуации на собрании

Как поступить с отсутствием интереса

Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.

В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.

Как избежать посторонних разговоров

Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.

Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.

Как контролировать «монополиста»

Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.

Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.

Как мотивировать молчунов

Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.

Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.

Как нейтрализовать пессимиста

Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.

Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.

Как избежать вмешательства «защитника»

Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.

Как справляться с отступлениями и возражениями

Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.

Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.

Сослаться на свой собственный пример

Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.

Согласитесь по ряду пунктов

Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.

Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).

Защита человека от недоброжелателя

Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.

Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).

Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.

Из книги Стратагемы. О китайском искусстве жить и выживать. ТТ. 1, 2 автора фон Зенгер Харро

Из книги Говорить как Путин? Говорить лучше Путина! автора Апанасик Валерий

Глава 1 Политику делают словами, или Зачем лидеру выступать? «Государственный деятель должен иметь голову» История человеческого общества в немалой мере складывается из заявлений, призывов и лозунгов общественных и политических лидеров. Речь лидера – это

Из книги Марс и Венера в спальне автора Грэй Джон

ПОЧЕМУ МУЖЧИНЫ ПЕРЕСТАЮТ ВЫСТУПАТЬ ИНИЦИАТОРАМИ БЛИЗОСТИ Каждый раз, когда мужчина предлагает партнерше заняться любовью и получает отказ, ему становится все больнее, его “я” сильно задето. Загораясь и получая в ответ ушат холодной воды, он начинает сомневаться, стоит

Из книги Как выйти сухим из воды. Искусство выкручиваться из самых неловких жизненных ситуаций автора Грегг Кавет

3. Вы заснули на собрании Работа отупляет, даже если вы полны сил и энергии. Но если уставшему человеку приходится в течение трех часов сидеть на собрании, посвященном миссии компании, это и вовсе мука мученическая. Для таких случаев наше тело выработало защитный

Из книги Как пробудить уверенность в себе. 50 простых правил автора Сергеева Оксана Михайловна

Из книги Как поднять самооценку и стать уверенным в себе. Тесты и правила автора Тарасов Евгений Александрович

Правило № 23 Учитесь выступать на публике Можно ли овладеть искусством выступать на публике? Многие задаются этим вопросом, но большинство уверено в том, что это врожденный дар и уж если до сих пор этот дар никак не проявлялся в них, то, значит, рассчитывать не на

Из книги Как говорить «нет» без угрызений совести [И сказать «да» свободному времени, успеху и всему, что для вас важно] автора Брайтман Патти

9. Стремитесь выступать единым фронтом Когда один родитель говорит «нет», а другой - «да», проигрывают оба. Ребенок получает непонятные сигналы, и это побуждает его действовать по принципу «разделяй и властвуй». Разведенным родителям бывает особенно сложно выступать

Из книги Как говорить правильно и без стеснения автора Полито Рейналдо

Как выступать с прощальной речью После того как вы посетили страну, регион, место, компанию, клуб или какую-нибудь организацию, вам могут предложить сказать несколько прощальных слов. Приведенная ниже модель предлагает простой способ составления речи для таких

Из книги Новый Карнеги. Самые действенные приемы общения и подсознательного воздействия автора Спижевой Григорий

9. Как выступать с докладом на видеоконференции Видеоконференция – это система, с помощью которой люди, находящиеся в разных местах, общаются в режиме реального времени, при полной передаче звука и изображения.Это средство позволяет вам разговаривать с людьми из

Из книги Карьера для интровертов. Как завоевать авторитет и получить заслуженное повышение автора Энковиц Нэнси

Глава 9 Как выступать публично Заговори, чтоб я тебя увидел. Сократ Давай рассмотрим весьма интересную тему, а именно: как выступать публично. Выступать уверенно, и чтобы тебя все слушали. Как всегда, минимум теории – максимум практических рекомендаций. Нам понадобится

Из книги Убеждение [Уверенное выступление в любой ситуации] автора Трейси Брайан

Из книги Риторика. Искусство публичного выступления автора Лешутина Ирина

Из книги 500 возражений с Евгением Францевым автора Францев Евгений

Тест 2. Умеете ли Вы выступать? Если вы набрали: более 12 баллов – Вы умеете подчинить себе аудиторию, не допускаете вольностей в поведении на трибуне и в речи, но излишняя независимость от аудитории может сделать Вас нечувствительным к интересам слушателей; менее 12

Из книги 100 возражений. вредные автора Францев Евгений

209. Я не буду проводить презентации, т. к. боюсь выступать Намерение: хочешь выступить идеально? Вперед!Переопределение: немного волнения – это полезно.Разделение: первые минуты бывают волнительны, а потом…Объединение: все сначала волнуются. И проводят…Аналогия: а лев

Из книги автора

409. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже

Из книги автора

9. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже

В этой статье поговорим о типичных ошибках , которые часто совершают руководители при организации и проведении собрания с персоналом . Собрание необходимо для быстрого доведения конкретных задач, для ускорения процесса принятия решений, дляобмена опытом и мнениями, обсуждение актуальных проблем, для оценки результатов работы и подведения итогов, для эмоционального воздействия на коллектив. Потребность в проведении собраний очевидна, но будет ли собрание эффективным, зависит только от руководителя.

Ошибка №1. Собрания проводятся нерегулярно.

Многие руководители испытывают неприязнь к проведению собраний, так как одни не знают, как правильно организовать процесс, другие считают,что проведение собраний неэффективная трата времени, так как сами не знают, какие цели можно достигать с помощью этого мероприятия.

Что в результате? Перед сотрудниками поставлены определенные задачи, они должны их решить и отчитаться на собрании, но собрание не проводится в назначенную дату, переносится и благополучно забывается. Затем снова ставятся какие-то планы, цели и опять никого подведения итогов. Сотрудники начинают понимать, что к намеченной дате можно не спешить.

Руководителю необходимо определить, какой вид собрания будет проводиться регулярно. Например, еженедельно для подведения итогов. Четко определить день недели, время и место проведения собрания. Дисциплинировать в первую очередь руководителю нужно себя, не под каким предлогом не переносить, и не опаздывать.

Ошибка №2. Руководитель не готов к собранию.

Готовясь к собранию, руководитель должен проанализировать результаты работы отдела за прошедшую неделю. У него должны быть индивидуальные результаты, результаты группы в целом, как решались первостепенные задачи, какие текущие проблемы будут обсуждаться на этом собрании, планы на следующую неделю.

Сотрудники должны так же готовиться к собранию, подготовитьотчет, заполнить необходимую форму.

Если руководитель не владеет информацией о работе своего отдела, ему стоит задуматься, в праве ли он занимать данную должность.

Плохой вариант, отложить собрание на час-два и начать готовиться, этим руководитель нарушает дисциплину,сотрудники, настроившись на собрание и запланировавна это время, те часы, которые руководитель готовится, проведут бесполезно и расслаблено.

Начало должно совпадать минута в минуту. У руководителя должен быть четкий план проведения собрания: отчеты сотрудниковотдела, анализ работы отдела в целом за неделю,обсуждение проблем,план на следующую неделю, новый проект, акция, назначение ответственныхлиц.

Ошибка №3. Руководитель первым высказываетсвое мнение по обсуждаемому вопросу.

Не стоит ждать после того, как руководитель высказал свое мнение, бурной дискуссии и обратной связи от сотрудников.Руководительвсе сказал, а умные сотрудники мнение руководителя не обсуждают, особенно в его же присутствии.

Нет ничего хорошего и в том, если руководитель совсем не высказывает свое мнение о сложившейся ситуации. Мнений может быть в этом случае много, но корректировать в правильном направлении обязан руководитель.Иначе у сотрудников может сложиться непониманиеситуации, а еще есть опасность в том, что сотрудники подумают, что руководителю безразлично, или у него нет собственного мнения.

На собрании сотрудники должны быть вовлечены в процесс, высказывать свое мнение, руководитель должен получить обратную связь.

Если собрание, это один большой монолог руководителя, нужноискать другие способы проведения, привлекать вести отдельные блоки других, не зачитывать цифры отчета за сотрудников, они должны сами отчитываться, сами объяснять,почему тот или иной результат. Отмечать лучших, журить отстающих.

Ошибка №4. Превращение собрания в «балаган».

Почему это может произойти?

Если руководительдопускает обсуждение помимо рабочих вопросов, личные и не относящие к повестке дня.

Вопросы, не относящиеся к повестке дня, обсуждаются после собрания, лично с тем сотрудником, ктозадал это вопрос. А если руководитель обсуждаете на собрании вопросы вообще не относящие к рабочему процессу, политику, сплетни, то не стоит и ждать дисциплины, онсам задает не формальныйтон собранию.

Нужно четко следовать повестке собрания, это так же дисциплинирует, да и сотрудникиточно знают, что, за чем следует, когда руководитель перескакиваете с темы на тему, сотрудники теряют нить происходящего, и интерес к происходящему.

Еслизатягивается собрание, то сотрудники просто устают и начинают отвлекаться, если не укладываетесь в отведенное время, нужно честно предупредить, что собрание будет на 20 минут дольше.

Если нет дисциплины постоянно,если руководитель не можете дисциплинировать на один чассвоих сотрудников,странно, что он руководитель.

Ошибка №5. Отсутствие анализа результатов проведенного собрания.

Один из этапов проведения собрания, это анализ.

Возможно, нужно скорректировать план собрания. Посмотреть, что может повысить эффективностьпроведения собрания. Какая динамика была на протяжении всего времени проведения. Были ли активны сотрудники в обсуждении проблем. Если нет, в чем причина?

Какие можно сделать выводы из данной статьи.

1. К собранию нужно готовиться!

2. Должен быть план проведения собрания.

3. Не допускать бессмысленной полемики.

4. Подводить итоги собрания, резюмировать обсуждаемые вопросы.

5. Анализироватьрезультаты собрания и учитывать в подготовке к следующему собранию сделанные выводы.

Надеюсь, данная статья поможет избежать типичных ошибок в проведении собраний с персоналом.

Не забудьте подписаться на новости сайта.

Желаю удачи!

Рабочая книга супервайзера Дорощук Николай

Глава 16: Как эффективно провести собрание?

Эта тема очень многогранна и требует тщательного освещения. В ближайшем будущем я выделю ее в качестве отдельного исследования, где мы будем рассматривать следующие вопросы:

Как использовать «мозговой штурм» на собрании?

1. Как придерживаться тематики собрания?

2. Как бороться с «критиками» во время проведения собрания?

3. Как сделать собрание интересным для вашего персонала?

4. Как использовать собрание для построения команды?

Сейчас я хочу остановиться на основных моментах проведения собрания.

1. Определите цель собрания

Каждый человек, который идет на собрание, хочет знать, что там будет. Внеплановые собрания без темы всегда вызывают у персонала страх. Вспомните случай, когда ваш босс просил всех собраться сегодня в 17.00. Что вы при этом испытали? Не страх ли? Скорее всего, вы начали вспоминать, что вы сделали не так или что забыли сделать, Какие вопросы начали задавать своим коллегам: «Кого собирает босс? По какому вопросу?» Неизвестность рождает страх, который мешает продуктивно работать. Вы ни о чем другом не думаете, только о том, почему босс собирает всех, и ищете ошибки, за которые вас могут наказать. Не так ли?

То же самое происходит и с вашим персоналом. Если не хотите, чтобы ваш персонал весь день работал нерезультативно, тогда сделайте следующее. Сообщите утром одному из членов команды, что сегодня вечером будет собрание и явка всех обязательна. И все. Для усиления страха в середине дня скиньте персоналу сообщение на пейджер или пошлите SMS-сообщение: «Сегодня вечером всем срочно быть на собрании. Явка обязательна».

ПРОЧТИТЕ ЭТО ВНИМАТЕЛЬНО!

Худшее собрание то, которое вообще не имеет цели. Часто менеджеры устраивают собрания, чтобы в очередной раз «попилить» персонал, публично наказать «плохих» работников. Руководитель предполагает, что тем самым он учит других, как не надо поступать. Это самое непрофессиональное действие руководителя. Чем больше вы проводите таких собраний, тем больше вы теряете доверие своего персонала.

Когда вы сообщаете цель собрания, то получаете ряд преимуществ:

1. Вы даете персоналу определенность, избавляете от страха, тем самым сохраняя эффективность его работы.

2. Вы даете возможность персоналу подготовиться к собранию, тем самым увеличиваете результативность самого собрания.

3. Вы устанавливаете рамки собрания, что также повышает эффективность его проведения. Определите цель собрания и сообщите об этом персоналу. Целью собрания может быть:

Подведение итогов работы за неделю, месяц, полугодие.

Кадровые изменения в организации.

Изменение ценовой политики.

Изменение работы с поставщиками.

Цель собрания должна быть важной и носить общий характер. Не говорите на собрании того, что можно сообщить через доску объявлений. Лучшее собрание то, что можно отменить.

Информируйте персонал о собрании заранее через доску объявлений. В качестве примера приведу объявление, которое вы можете разместить на доске объявлений:

Вниманию торговых представителей!

Завтра в 19.00 состоится собрание.

Повестка дня:

1. Подведение предварительных итогов по продаже нового продукта «Спелый персик».

2. Новая схема работы с заказчиками.

3. Структурные изменения в организации.

Если вы внимательно прочли то, о чем говорилось выше, то, скорее всего, исключите первый пункт из повестки дня собрания. Для этого можно использовать доску объявлений, где и разместить данные, графики и свой маленький комментарий.

Или вы думаете, что лучше запоминается то, что произносится вслух? Только 7 % информации человек запоминает через аудиальный (слуховой) канал, а 55 % - визуально (зрительно).

Если цель собрания указана четко и понятно, если она имеет значение для конкретных участников собрания, то можете быть уверены - персонал прибудет на ваше собрание с желанием.

2. Узнайте, что хотят участники собрания

Следует реагировать на ожидания и предложения людей, присутствующих на собрании. Задайте вопрос: «Какую информацию вы хотели бы получить на этом собрании?» Когда вы узнаете, чего они хотят, постарайтесь включить этот вопрос в повестку дня собрания. Это позволит вам узнать:

настроение участников собрания;

злободневные вопросы, которые на сегодняшний день беспокоят ваш персонал.

Предлагайте участникам собрания выбор. Например, обсудить вначале критерии оценки или критерии заработной платы. Если есть возможность, предлагайте список вопросов собрания на выбор.

Люди охотно слушают то, что их беспокоит на данный момент. Но не пренебрегайте основной целью собрания (подробнее об этом см. «Как придерживаться тематики собрания?» и «Как сделать собрание интересным для вашего персонала?»).

3. Цените умения и знания персонала

Не стоит говорить о том, что и так известно - пусть об этом расскажут сами сотрудники. Предоставляйте персоналу возможность высказать свои идеи и делиться информацией. Когда человек чувствует, что его ценят, то у него появляется дополнительный стимул к собранию. На практике я часто встречаю, как менеджеры монотонно повторяют на каждом собрании одно и то же. А вам не доводилось слышать такое от своего руководства? При этом вы думаете: «Боже, сколько раз можно об этом говорить?!».

Пример проведения собрания

«Добрый вечер. Как и было заявлено в объявлении, сегодня мы рассмотрим два вопроса. Кто мне скажет, какие именно вопросы были написаны на доске объявлений?» При этом ждите обратной связи. Пусть ваш персонал скажет, почему они сегодня собрались. Когда вы получите подтверждение, продолжайте: «Хорошо. С какого вопроса мы можем начать? Что вы хотели бы узнать в первую очередь?» И снова ждите обратной связи. «Хорошо, начнем с информации о новой схеме работы с заказчиками». Если вы хотите напомнить существующую схему работы, ни в коем случае не рассказывайте сами - спросите об этом участников собрания: «Напомните, какая схема работы существует у нас с нашими заказчиками». Слушайте и записывайте на доске. Затем спросите: «Какие минусы вы видите в работе по такой схеме?» И опять - слушайте и записывайте. Что вам это даст?

Вы вовлечете всех участников в процесс собрания, тем самым создадите доверительную обстановку.

Вы узнаете, как ваш персонал понимает сегодняшнюю ситуацию.

Вы сможете узнать дополнительную информацию, которая поможет вам в проведении собрания.

Если вы раньше не вовлекали ваш персонал в процесс собрания, то, скорее всего, на любой ваш вопрос они будут молчать. Это значит, что они вам еще не доверяют и любой ваш вопрос будут оценивать как метод манипуляции ими. В ситуации, когда ваш персонал молчит, выдержите паузу, окиньте взглядом каждого и ждите ответа. В первое время вам будет казаться, что пауза слишком затянулась, но все равно ждите и смотрите внимательно на каждого участника собрания. Ни в коем случае не ищите «жертву» («Петров, скажи нам, какая схема работы с заказчиками существует у нас»).

Если в течение 30–40 секунд вы не дождались ответа, скажите вашему персоналу: «Раньше я говорил, а вы меня слушали. Такие собрания были скучными, и все вы ждали, когда я закончу. С сегодняшнего дня я хочу с вами общаться, и эффективность нашего собрания зависит от того, как мы будем с вами разговаривать. Поэтому призываю каждого из вас к активности». Ни в коем случае не задавайте снова тот же самый вопрос. После этих слов продолжайте собрание.

Закончив дискуссию, оглашайте сделанные персоналом выводы; всячески подчеркивайте результат групповой деятельности.

4. Понравьтесь своему персоналу!

Да, господа менеджеры, - именно понравьтесь своему персоналу. Если вам это удастся, то вас охотнее будут слушать и питься у вас, поскольку вы будете являться для них моделью повеления. Основной вид обучения - это копирование поведения других людей. Мы стараемся копировать поведение тех, кто нам нравится. Улыбайтесь! Постарайтесь не создавать напряженную атмосферу, высказывая недовольство поведением кого-нибудь из персонала, например, если тот опоздал.

Большинству людей нравится, когда их развлекают. Заставьте их улыбнуться, и вы установите с ними контакт. Составьте список шуток для разных случаев. Шутки и анекдоты должны быть связаны с темой, и их нужно рассказывать без вступления. Фразы, вроде «Сейчас я расскажу вам одну историю…», «Есть одна шутка насчёт…» предупреждают людей, чтобы они подготовились к юмору. (стремитесь вызвать хотя бы несколько улыбок, а не громкий смех.

Памятка менеджеру о том, как эффективно проводить собрание:

1. Определите цель собрания.

2. Узнайте, что хотят участники собрания.

3. Цените умения и знания персонала.

4. Понравьтесь вашему персоналу!

Из книги Победить финансовый рынок: как зарабатывать каждый квартал. «Короткие» инвестиционные стратегии автора Аппель Джеральд

Глава 8. Сокровище в мусорной куче – как эффективно инвестировать в высокодоходные облигации Что для одного – мусор, для другого – сокровище. – Автор неизвестен В главе 9 «Окончательное формирование портфеля – целое лучше, чем сумма отдельных частей» мы увидим, что по

Из книги Куда уходят деньги. Как грамотно управлять семейным бюджетом автора Сахаровская Юлия

Глава 2. Начинаем эффективно управлять деньгами Итак, в предыдущей главе мы говорили о типичных ошибках, совершая которые мы, теряем деньги. А как же сэкономить?Я не очень люблю слово «экономия». И, как показывает практика, не я одна. Есть в этом слове какой-то… скрытый

Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов Сергей

Из книги Нет мотива - нет работы. Мотивация у нас и у них автора Снежинская Марина

Глава 5. Наказание не так эффективно Трудовая дисциплина в организации поддерживается как мерами поощрения, которые записываются во второй раздел трудовой книжки (Сведения о награждениях), так и применением дисциплинарных взысканий. Мотивация – это не только поощрение,

Из книги Бизнес своими руками. Как превратить хобби в источник дохода автора Быковская Ада А.

Как провести вечеринку идей 1. Для начала определите, какой вопрос вам нужно решить. Выберите идею (мечту), которую хотите реализовать. Идея может касаться вашей работы (выйти на рынок, расширить ваш проект, начать новое направление деятельности или новый ее формат). Но

автора Дорощук Николай

Глава 4: как правильно провести эффективную обратную связь? Вначале определим, что отрицательная обратная связь - это не «пиление» подчиненного, а подведение итогов по выполнению поставленных задач. Есть несколько видов обратной связи: полное невыполнение, когда