Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане. На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.
Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.
Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.
Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.
Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.
Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании. Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.
Запреты
- Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
- Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
- Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.
Покупка
По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.
Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.
Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.
Случаи, когда платит наниматель
Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:
- При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
- Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.
Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.
Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.
В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность. Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.
Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя. Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.
Вывод
Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается. В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.
Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.
Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?
Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.
При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.
Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.
Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.
Не знаете свои права?
За чей счет приобретается бланк?
| Скачать форму трудовой книжки |
Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку ? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает...
Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.
Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.
В каких случаях бланк оплачивает работодатель?
Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:
Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша , так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.
Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку -работник или работодатель? и получил лучший ответ
Ответ от Ђатьяна[гуру]
Работодатель.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 01.03.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей"):
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.. .
47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение...
Ответ от Путевой обходчик
[гуру]
Работодатель.
Ответ от LavIRA
[гуру]
бугалтер или отдел кадров.
Ответ от Diам
[гуру]
Точно не знаю, но себе я покупал сам.
Ответ от Дина
[гуру]
По правилам - кадры. Но, т. к. нам лень, то можно попосить работника самого купить в магазине вкладыш или книжку....
Ответ от Детский сад 69
[новичек]
предоставляет работодатель (по закону) , а расходы несёт работник (тоже по закону)
Ответ от Алиса Селезнева
[гуру]
Работник.
Ответ от Инночка
[гуру]
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил: ситуации массовой утери трудовых книжек в форс-мажорных обстоятельствах и случая неправильного первичного заполнения трудовой книжки.
В соответствии с пунктом 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Действующее законодательство не предусматривает возможности приобретения трудовой книжки и вкладыша в нее работником самостоятельно, без участия работодателя.
Что это такое
Приложение внутри книжки значится как дополнительный форзац . В связи с тем, что в бланке формуляра страницы с ограниченным количеством, к нему присваивается вкладыш для того, чтобы продолжить запись о рабочей деятельности работника, когда бланк заканчивается.
Раньше внутри трудовой спокойно зачеркивали записи и сверху подписывали новые. Теперь такой вариант недопустим, перечёркивать строго запрещено. Также не допускается приобретать новую книжку, если прежняя уже закончилась, нет места для новой записи. Нельзя вклеивать чистые листы. Иного варианта оформления просто не бывает.
К примеру, заявление сотрудника, который уходит на пенсию, приготовлено, приказы оформлены и нужно лишь только заполнить трудовую и отдать. И вдруг выясняется, что книжка не имеет места для записи об увольнение. Предусматривая тот факт, что пенсионеру больше не понадобится документ, кадровые службы делают пометку в другом месте, чтобы не тратиться финансово на вкладыш. По нормам требуется всё равно оформлять приложение, даже если запись будет единственной.
Приложение аккуратно вшивают толстой иглой к основному документу между обложкой и последней страницей. Прикрепляют его после отметки на первом листе главного документа «Выдан вкладыш» и заполнением личных данных о сотруднике. Процедура выполняется автоматически , при несвоевременной обязанности ответственность возлагается на работодателе, за своё безразличие он получит штраф.
Кто покупает
Формуляры и приложения – это документация строгой отчётности, фиксирующая срок службы рабочего. Бланки хранить и вести обязан наниматель. По правилам приобретать формуляры обязан работодатель, хранить чистые бланки должна бухгалтерия, выдавать — отдел кадров.
В приходно-кассовой книге, которую ведёт бухгалтерия организации, фиксируются записи со всеми операциями, связанные с приобретением, расходованием новых бланков и приложений, где указаны серия, номер каждого документа, ставится штамп.
Управление кадров или иное подразделение, которые оформляют приём и увольнение сотрудника, ведут книгу учёта . В ней фиксируется движение трудовых книжек, приложений. Если работнику снова выдают документ, то операция фиксируется в книге учёта с указанием всех положенных данных.
Где и как можно купить
Приобрести трудовую книжку с вкладышем правильнее всего в организации, куда работник поступает на работу. Ни в каких иных местах приобретать бланк нельзя, иначе есть риск приобрести подделку. Только специализированные учреждения имеют право выпускать действительные бланки.
По правилам работодатель оформляет договорённость со специализированным учреждением, приобретает у них партию бланков, фиксирующейся в приходно-расходной книге с серийным номером.
При заведении вкладыша необходимо зафиксировать данный факт . Поэтому на формуляре с лицевой стороны ставят штамп «выдан вкладыш» с серийным номером. Если штампа нет, то пишут собственноручно.
Число вкладышей нигде не указывается. Если они нужны одному работнику в большом количестве, стоит учитывать наличие главного документа, иначе вкладыш станет недействительным.
Образец 1973 года выпуска.
На титульном листе обозначается серия и номер, напечатан герб СССР, надпись: «Трудовая книжка».
Образец трудовой книжки колхозника 1975 года выпуска.
Он выдавался сельским гражданам, которые состояли в колхозе.
Новый образец 2003 года.
Выдаётся сотрудникам российских компаний.
Стоимость бланка
Цену бланка говорят при покупке, а не при выдаче. Если вдруг стоимость окажется высокой, то сотрудник оплачивает расходы лишь за покупку.
Некоторые организации плату берут наличными, иной случай предусматривает удержание стоимости с зарплаты. Обязательным должно быть согласие от сотрудника на удержание . Работник обязан написать заявление главному бухгалтеру, руководителю на удержание из зарплаты суммы за стоимость вкладыша. Заявление пишут в произвольной форме .
Цена зависит от образца, если старый — 120 рублей, новый — 180 рублей. За бланк не взимают стоимость только в случае его порчи сотрудником отдела кадров.
Если гражданин потерял свою трудовую книжку, расстраиваться не нужно. Стоит ему пройтись по тем организациям, где он ранее работал, и попросить снова сделать записи уже в новом документе. Таким образом восстанавливают рабочий стаж.
В случае нехватки времени и большого количества записей нанимают специалиста. За каждую организацию, куда ему придётся ехать за восстановлением записи о трудовой деятельности, придется заплатить от 500 до 1500 рублей. Год выпуска тоже влияет на стоимость.
Нормативная база
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 используются трудовые книжки нового образца. Если же применяются старого образца, то они имеют одинаковую силу. Учитываются образцы и 1973 года. Их также нужно принимать и заполнять.
При необходимости изменения вносят на титульном листе . Образец трудовой книжки колхозника для дальнейшего заполнения в ней записи не подлежит, она может служить лишь для подсчёта страхового стажа работника. По этой причине бывшему колхознику должны оформить и выдать новый документ при поступлении на работу в организацию другой формы собственности.
Дополнительная информация — ниже.
