Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций" (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс). Документы организации: собираем и храним Сроки хранения документов в структурных подразделениях

(2 часа: лекция и практика)

Вспомнив понятие объекта, которое определяется как некоторая часть окружающего мира, рассматриваемая как единое целое, можно высказать предположение, что информационную модель, которая не имеет связи с объектом-оригиналом, тоже можно считать объектом, но не материальным, а информационным.

Информационный объект - это совокупность логически связанной информации.

Информационный объект, «отчужденный» от объекта-оригинала, можно хранить на различных материальных носителях. Простейший материальный носитель информации - это бумага. Есть также магнитные, электронные, лазерные и другие носители информации.

С информационными объектами, зафиксированными на материальном носителе, можно производить те же действия, что и с информацией при работе на компьютере: вводить их, хранить, обрабатывать, передавать. При работе с информационными объектами большую роль играет компьютер. Используя возможности, которые предоставляют пользователю офисные технологии, можно создавать разнообразные профессиональные компьютерные документы, которые будут являться разновидностями информационных объектов. Все, что создается в компьютерных средах, будет являться информационным объектом.

Литературное произведение, газетная статья, приказ - примеры текстовых информационных объектов . Рисунки, чертежи, схемы - это графические информационные объекты . Различные документы в табличной форме - это примеры табличных информационных объектов . Видео и музыка – аудиовизуальные информационные объекты .

Довольно часто мы имеем дело с составными документами, в которых информация представлена в разных формах. Такие документы могут содержать и текст, и рисунки, и таблицы, и формулы, и многое другое. Школьные учебники, журналы, газеты - это хорошо знакомые всем примеры составных документов, являющихся информационными объектами сложной структуры. Для создания составных документов используются программные среды, в которых предусмотрена возможность представления информации в разных формах. Другими примерами сложных информационных объектов могут служить создаваемые на компьютере презентации и гипертекстовые документы.

Для хранения и передачи электронных информационных объектов используют съемные цифровые носители. К ним относятся:

съемный жесткий диск - устройство хранения информации, основанное на принципе магнитной записи, информация записывается на жёсткие (алюминиевые или стеклянные) пластины, покрытые слоем ферромагнитного материала,

дискета - портативный носитель информации, используемый для многократной записи и хранения данных, представляющий собой помещённый в защитный пластиковый корпус гибкий магнитный диск, покрытый ферромагнитным слоем,

компакт-диск - оптический носитель информации в виде пластикового диска с отверстием в центре, процесс записи и считывания информации которого осуществляется при помощи лазера (CD-ROM и DVD-диск - предназначенный только для чтения; CD-RW и DVD-RW информация может записываться многократно),

карта памяти или флеш-карта - компактное электронное запоминающее устройство, используемое для хранения цифровой информации (они широко используются в электронных устройствах, включая цифровые фотоаппараты, сотовые телефоны, ноутбуки, MP3-плееры и игровые консоли),

USB-флеш-накопитель (сленг. флэшка) - запоминающее устройство, использующее в качестве носителя флеш-память и подключаемое к компьютеру или иному считывающему устройству по интерфейсу USB.

Все программы и данные хранятся в долговременной (внешней) памяти компьютера в виде файлов.

Файл - это определенное количество информации (программа или данные), имеющее имя и хранящееся в долговременной (внешней) памяти.

Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: собственно имя файла и расширение , определяющее его тип (программа, данные и т. д.). Собственно имя файлу дает пользователь, а тип файла обычно задается программой автоматически при его создании.

В операционной системе Windows имя файла может иметь до 255 символов, причем допускается использование русского алфавита, разрешается использовать пробелы и другие ранее запрещенные символы, за исключением следующих девяти: /\:*?"<>|. В имени файла можно использовать несколько точек. Расширением имени считаются все символы, стоящие за последней точкой.

Роль расширения имени файла чисто информационная, а не командная. Если файлу с рисунком присвоить расширение имени ТХТ, то содержимое файла от этого не превратится в текст. Его можно просмотреть в программе, предназначенной для работы с текстами, но ничего вразумительного такой просмотр не даст.

Атрибуты файла устанавливаются для каждого файла и указывают системе, какие операции можно производить с файлами. Существует четыре атрибута:

Только чтение (R);

Архивный (A);

Скрытый (H);

Системный (S).

Атрибут файла «Только чтение».

Данный атрибут указывает, что файл нельзя изменять. Все попытки изменить файл с атрибутом «только чтение», удалить его или переименовать завершатся неудачно.

Атрибут файла «Скрытый».

Файл с таким атрибутом не отображается в папке. Атрибут можно применять также и к целым папкам. Надо помнить, что в системе предусмотрена возможность отображения скрытых файлов, для этого достаточно в меню Проводника Сервис – Свойства папки – вкладка Вид – Показывать скрытые файлы и папки.

Атрибут файла «Архивный».

Такой атрибут имеют практически все файлы, его включение/отключение практически не имеет никакого смысла. Использовался атрибут программами резервного копирования для определения изменений в файле.

Атрибут файла «Системный».

Этот атрибут устанавливается для файлов, необходимых операционной системе для стабильной работы. Фактически он делает файл скрытым и только для чтения. Самостоятельно выставить системный атрибут для файла невозможно.

Для изменения атрибутов файла необходимо открыть окно его свойств и включить соответствующие опции.

Существуют также дополнительные атрибуты, к ним относятся атрибуты индексирования и архивации, а также атрибуты сжатия и шифрования.

При передачи и хранении различных файлов необходимо учитывать объем этих файлов. Если объем слишком велик, можно создать архив файлов с помощью программ архиваторов (7-zip, WinRAR, WinZip).

Архивация – это сжатие файлов, то есть уменьшение их размера.

При создании архивов исполняемые программы, текстовые файлы, графические файлы, Web-страницы, звуковые файлы, видео файлы сжимаются по-разному.

Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На заседание", "На подпись", "На отправку" и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных панках. Папки типа "скоросшиватель" используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название "формирование дел".

Общие требования к формированию дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• - распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• - расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
• - оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, а также при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором - всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба

ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др.

Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации. Документы постоянного и временного сроков храпения группируются в дела отдельно.

Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ДОУ и других нормативных документов.

Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах "е дело №.., дата и подпись исполнителя" - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует.

При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам.

Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), и другие документы.

Группировка в дела отдельных категорий документов. Существуют особенности группировки отдельных категорий документов в делах.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.).

Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, па основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.).

Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся но содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2013 г., составленный в 2012 г., должен быть подшит в дело 2013 г., а не 2012 г.; план на 2014 г., составленный в 2013 г., - в дело 2014 г.

Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке.

Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2013 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки в места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и др., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

В личных делах документы группируются в следующей последовательности:

• - заявление о приеме на работу, направление или представление;
• - автобиография;
• - документы об образовании;
• - выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам.

Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям, например: "Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров".

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок" их расположения определяются специальными правилами.

В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структур)" базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

Оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается па обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации указывается полностью в именительном падеже, в скобках дастся се сокращенное название, также указывается и название структурной части. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который также является поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения.

Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки храпения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

По аналогии с обложками бумажных документов оформляются и этикетки (вкладыши в упаковку) машиночитаемых документов.

• - использование в информационно-справочной работе;
• - отправка адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Б. Этапы подготовки и оформления внутренних документов:

• - ври повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах - регистрация;
• - проверка правильности оформления;
• - составление проекта исполнителем;
• - подписание руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• - согласование проекта.

В. В личных делах документы группируются в следующей последовательности:

• - документы об образовании;
• - дополнения к анкете (личному листку по учету кадров);
• - анкета (личный листок по учету кадров);
• - автобиография;
• - заявление о приеме на работу, направление или представление; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• - справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

1. . На сегодняшний день это единственный . Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
2. или о создании ООО. Тут все понятно - этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
3. . Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и . Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

• Лицензии для ;
• (для строительных компаний);
• Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
• Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
• Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать . Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

• Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
• Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
• Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• Учетная политика;
• Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

• Налоговые декларации;
• Книги учета доходов и расходов;
• Счета-фактуры;
• Книги покупок и книги продаж;
• Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
• Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность
Бухгалтерская месячная отчетность
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета
Первичные учётные документы, книги и журналы учета
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов
Налоговые декларации
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)
Документы, связанные с ККТ
Документы по охране труда
Трудовые договоры
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников
Личные карточки работников
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное - чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий - справкой МЧС; затопления - справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.