На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле. Например:
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества. Например:
Карпухин
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Семёнова
Галина Константиновна
экз. № 1 - в адрес
экз. №2 - в отдел № 2
экз. № 3 - в отдел №10
экз. № 4 - в дело 08
Смотрите также:
Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».
Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа - как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!
Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»
И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».
Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.
Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т.д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ.
КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25
В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.
Отметка об исполнителе включает:
1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) - в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;
2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.
Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.
Если не можете определиться, то пишите все телефоны.
Отметка об исполнителе может включать:
1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;
2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;
3) электронный адрес исполнителя.
Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную
почту.
Какую еще информацию можно указать в отметке об исполнителе?
- код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или табельный номер:
- дату распечатки документа:
- сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:
- иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже - соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»
- личную подпись исполнителя:
Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение:...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения». . В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа....(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Указание по исполнению документа (резолюция)
Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например: Воронец Н.В. Федорову Н.А. Прошу подготовить проект договора с...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Индекс входящего документа (очередной порядковый номер) является учетным номером и проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
Контроль исполнения документов
Контроль - одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации. Определение: контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель - специалист I категории Наименование работы Единица измерения Норма времени, ч N нормы 1 2 3 4 Постановка документа на контроль РКК 0, 46 1 Проверка своевременного доведения документа до исполнителя телефонное сообщение 0,03 2 Предварительная проверка, регулирование хода исполнения напоминание...(Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении)
«Оформление исследовательской работы» - Цель – существительное. Устная защита. Новый раздел. Тезисы. Исследовательская работа. Достижения автора. Каждый раздел основной части реферата завершается логическим выводом. Оглавление. Введение. Общие правила оформления текста исследовательской работы. Оформление исследовательской работы. Заключение. Список источников и литературы. Тема – объект изучения. Основная часть. Библиография. Список литературы.
«Оформление текста документа» - Особенности делового стиля. Простые дроби пишутся через косую черту. Оформление названий документов органов власти. Календарные сроки в тексте. Нумерация страниц. Общие нормы оформления печатного текста. Буквенная форма однозначных целых чисел. Буквенная форма многозначных целых чисел. Слово год пишется полностью. Таблицы нумеруют. Проект федерального конституционного закона. Годы сокращаются. Словесно-цифровой способ.
«Оформление реквизитов документов» - Подпись. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Форма общего бланка (с продольным расположением реквизитов). Форма общего бланка (с угловым расположением реквизитов). Для бланков используют бумагу следующих форматов. Документ направляют в несколько однородных организаций. Отметка о контроле. Эмблема организации. Резолюция. Элементы почтового адреса на конвертах и документах. Коммуникационные и коммерческие данные на бланке письма.
«Правила оформления текстовых документов» - Пример вставки иллюстраций. Наименование. Подпись к рисунку. Оформление текстового документа. Правила вставки иллюстраций. Межгосударственный стандарт. Отчет Технического секретариата. Стандарт ГОСТ. Ссылки в документе. Цифровой материал. Рисунок.
«Оформление текстовых документов» - Для рефератки большого размера. Для тезисов выступлений. Для протоколов, докладных записок. Примечания. Для рефератки среднего размера. Заголовок к тексту. Индекс структурного подразделения. Порядок применения инструкции. Для таблиц. Реквизиты документов.
«Оформление ВКР» - Оформление сносок. Рекомендуемый объем введения. Смысловые связки. Заявление. Положения об итоговой государственной аттестации. Подготовка выпускной квалификационной работы. Размер шрифта. Расположение нумерации страниц. Основная часть. Список использованной литературы. Оформление работы. Правила оформления. Руководитель ВКР. Титульный лист. Оформление списка литературы. Рекомендуемый объем заключения.
Зачем на документах ставится отметка об исполнителе? На всех ли документах она проставляется? Я проставляю ее только на служебных письмах, которые мы отправляем во внешние организации. Правильно ли это?
Ответ
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнёром ответных действий и т.п.
Как правило, такая отметка проставляется на служебных письмах, направляемых в другие организации. На внутренних документах (например, на приказах) отметка об исполнителе требуется только в крупных организациях, где проекты документов подготавливают многие специалисты.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа и номер его служебного телефона, например:
Г.П. Степанова
При оформлении отметки об исполнителе не следует печатать лишних слов и выражений, например: «Исполнитель», «Исп.», «тел.» и т.п. Можно указать в отметке не инициалы исполнителя, а его имя и отчество для удобства последующего обращения к должностному лицу, например:
Галина Петровна Степанова
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о работнике, изготовившем документ с использованием технических средств: компьютера, пишущей машинки (о секретаре, машинистке, операторе ПЭВМ). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
