Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Не допускается направлять за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.
27. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой "ДСП", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
28. Документы с пометкой "ДСП" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".
29. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.
30. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
31. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:
1) пометку "ДСП";
2) официальное наименование государственного органа;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
32. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (приложение 3) и листом-заверителем дела (приложение 4).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
33. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
34. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой "ДСП" все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без указанной пометки, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.
35. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.
36. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями документационной службы, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.
37. Не допускается:
1) размещать сведения из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометкой "ДСП" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
38. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой "ДСП" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
39. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (приложение 5).
40. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя документационной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
41. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
42. Выдача гражданам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания только при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа.
Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
43. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:
1) работникам данного государственного органа - с разрешения руководителя документационной службы;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.
44. Издания с пометкой "ДСП" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 42 настоящих Правил.
45. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу гражданина согласно Закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации";
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.
46. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса экспертной комиссией государственного органа.
В остальных случаях решение вопроса о снятии пометки "ДСП" возлагается на центральную экспертную комиссию.
47. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".
Один экземпляр акта, составленного при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан "О доступе к информации", направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел, передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.
48. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.
49. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.
50. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
51. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
53. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 6) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка ""ДСП"".
54. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.
55. После уничтожения дел с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) №".
56. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.
57. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой "ДСП" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Не допускается хранить издания с пометкой "ДСП" в подсобных фондах библиотеки.
58. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
59. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "ДСП" из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования". Эти документы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки работников в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.
60. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем подразделения государственного органа (приложение 7).
61. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
62. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.
Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометку "Для служебного пользования", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством .
Журнал учета документов и изданий с пометкой
"Для служебного пользования"
продолжение
Примечания:
1. Допускается раздельное ведение журнал на входящие и исходящие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования".
2. При заполнении граф журнала можно использовать примечания к приложению 2 .
Формат А4 (210X2297)
Внутренняя опись
документов дела с пометкой "ДСП" № ____
Номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела _______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Формат А4 (210X297)
Лист-заверитель дела с пометкой "ДСП"
Фонд № ____ Опись № ____ Дело № ____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист(ов), в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________
листов внутренней описи _________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации _______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Наименование должности лица,
заполнившего лист-завреитель дела
Расшифровка документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)\
1. Лист-заверитель составляется
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой "ДСП"
Формат А5 (148X210)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Акт № __
Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________
(Наименование, место и год издания перечня документов
Отобраны к уничтожению как не имеющие
с указание сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
и документы архивного фонда ______________________________________:
(номер и наименование архивного фонда)
Всего __________________ дел и документов за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по
личному составу за _________________ годы утверждены протоколом
экспертно-проверочной комиссии (дата и номер) _______________________
(официальное наименование местного исполнительного органа,
_____________________________________________________________________
центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива
Президента Республики Казахстан)
Согласован Одобрен
протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан) протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа
от "____" _______ года № __ от "__" __________ года № __
Формат А4 (210Х297)
АКТ № ___
Место составления
О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от ______________________ № ________
(фамилия и инициалы
Передал (а), ____________________________ принял (а)
имени и отчества) (фамилия и инициалы имени и отчества)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя ___________________________ и членов __________
(фамилия и инициалы имени и отчества) (фамилии
Следующие документы и дела с пометкой
и инициалы имени и отчества)
"ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
Итого принято ______________________ документов и дел с пометкой "Для
(цифрами и прописью)
служебного пользования", изданий в количестве _______________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________
_____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _____________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
_____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
Форма акта о проверке наличия и состояния документов,
дел и изданий с пометкой "ДСП"
Акт № __
Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой
На основании приказа ________________________________________________
(наименование должности руководителя государственного
От "____" ____________ года № ________________________
органа) (заголовок приказа)
комиссия в составе председателя _____________________________________
(фамилия, инициалы имени и отчества)
И членов комиссии ___________________________________________________
(фамилии, инициалы имен и отчеств)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам) __________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой "ДСП", из них:
1) в наличии ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
Казахстан ________________________.
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи
дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _______________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации _______________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки ____________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями ___________________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
изданий _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной
библиотеки) по результатам проверки _________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Перечень
утративших силу некоторых решений Правительства
Республики Казахстан
1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.
На документах (в.необходимых случаях - и.на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами.
Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.
Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Общие положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233.
Положения определяют общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - организациях).
Положения не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
Акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
Сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
Описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
Порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
Решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
Сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
Документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет:
Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
Порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;
Организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 3 настоящего Положения.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти (организации) решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
Порядок информирования субъектами транспортной инфраструктуры и перевозчиками об угрозах совершения и о совершении актов незаконного вмешательства на объектах транспортной инфраструктуры и транспортных средствах разработан в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2007 г. N 16-ФЗ "О транспортной безопасности" и Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395.
Субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики обязаны незамедлительно представлять информацию об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС в компетентные органы в области обеспечения транспортной безопасности, Федеральную службу по надзору в сфере транспорта и ее территориальные органы, органы Федеральной службы безопасности Российской Федерации, органы внутренних дел Российской Федерации или их уполномоченные структурные подразделения по средствам электронной или факсимильной либо телефонной связи по адресам (номерам телефонов), указанных на официальных сайтах Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и ее территориальных органов.
Информирование об угрозах совершения и о совершении актов незаконного вмешательства на объектах транспортной инфраструктуры и транспортных средствах субъектами транспортной инфраструктуры и перевозчиками посредством имеющихся средств связи осуществляется по месту фактического нахождения ОТИ, месту регистрации и фактического нахождения ТС.
Субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики при информировании об угрозах совершения и о совершении АНВ на объектах транспортной инфраструктуры и транспортных средствах государственных органов используют телефонные и радиосредства связи, в случае их отсутствия используют электронные и/или факсимильные средства связи.
Субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики представляют информацию об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС применительно к конкретным видам транспорта.
При отсутствии полной информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС, подлежащей представлению, субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики незамедлительно представляют информацию в государственные органы, указанные в пункте 2 настоящего Порядка, и дополняют ее по мере поступления данных.
При получении анонимной информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики представляют информацию в государственные органы, указанные в пункте 3 настоящего Порядка.
При представлении информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС в государственные органы, по средствам телефонной или радиосвязи, в первую очередь называется фамилия, имя и отчество лица, передающего сообщение об угрозах совершения и о АНВ на ОТИ и ТС, занимаемая им должность на ОТИ (ТС), в субъекте транспортной инфраструктуры или перевозчике, их наименование.
Лицо, передавшее сообщение, фиксирует фамилии, имена, отчества, занимаемые должности лиц государственных органов, принявших сообщение об угрозах совершения и о АНВ на ОТИ и ТС, указывает дату и время ее передачи и удостоверяет своей подписью.
При представлении информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС по средствам электронной связи в электронном виде, информация подписывается электронно-цифровой подписью лица, заполнившего соответствующее приложение к настоящему Порядку (при ее наличии).
При представлении информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС по средствам факсимильной связи лицо, заполнившее соответствующее приложение к настоящему Порядку на бумажном носителе, удостоверяет его своей подписью.
При заполнении соответствующего приложения на бумажном носителе рукописным способом запись производится на русском языке разборчивым почерком или печатными буквами чернилами синего либо черного цвета. Помарки, подчистки и исправления не допускаются.
Субъекты транспортной инфраструктуры и перевозчики фиксируют факт передачи, дату и время передачи информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС государственным органам, указанным в пункте 2 настоящего Порядка, по средствам электронной, факсимильной связи в соответствии с их программными и техническими средствами.
При передаче информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС государственным органам, указанным в пункте 2 настоящего Порядка, по средствам телефонной и радиосвязи лицо, передавшее информацию, фиксирует факт ее передачи, дату и время посредством аудио- и/или видеосредств.
Срок хранения носителей информации об угрозах совершения и о совершении АНВ на ОТИ и ТС, подтверждающих факт передачи информации, дату и время, а также заполненное соответствующее приложение (приложения) к настоящему Порядку составляет не менее одного месяца.
Представляемая информация об угрозе совершения и о совершении акта незаконного вмешательства в деятельность объекта транспортной инфраструктуры железнодорожного транспорта включает в себя следующие данные:
1. Дата предоставления информации: Число Месяц Год.
3. Место получения информации об угрозе совершения/совершении АНВ (субъект Российской Федерации, индекс, край, область, город, район, улица, дом).
4. Дата получения информации: Число Месяц Год.
5. Время получения информации: Часы Минуты UTC мск местное.
8. Наименование собственника или арендатора ОТИ.
9. Адрес местонахождения ОТИ (субъект Российской Федерации, индекс, край, область, город, район, улица, дом).
10. Количество пассажиров, пользователей, посетителей на ОТИ (если есть).
11. Количество персонала на ОТИ.
12. Количество ТС на ОТИ.
13. Тип, модели ТС на ОТИ.
14. Тип, количество груза/багажа, производственных запасов на ОТИ:
15. Количество ТС по типу на ОТИ: локомотив. Пассажирские вагоны, грузовые вагоны, путевая техника (прочее).
16. Другие данные.
Представляемые сведения при получении анонимной информации об угрозе совершения АНВ в деятельность ОТИ железнодорожного транспорта:
1.Дата предоставления информации: Число Месяц Год.
2. Время предоставления информации: Часы Минуты UTC мск местное.
3. Кто принял информацию: Фамилия Имя Отчество
4. Номер телефона (электронный адрес), принадлежность, место нахождения
средства связи, в адрес которого поступила информация: Номер телефона, электронный адрес, принадлежность, местонахождение средств связи).
5. Откуда получена информация: Номер телефона, электронный адрес, прочее.
7. Наличие фонограммы (текста).
8. При получении речевой информации:
8.3. Речь: быстрая, медленная, отчетливая, искаженная, с заиканием, невнятная, прочее.
8.4. Акцент (выговор): отсутствует, иностранный, диалектный.
8.5. Манера изложения: спокойная, раздраженная, рассудительная, безрассудная, шутливая, непоследовательная, продуманная, эмоциональная, серьезная, прочее.
8.6. Языковой стиль: изысканный, хороший, посредственный, прочее.
8.7. Характер шумов на заднем фоне: уличное движение, оргтехника в офисе, заводской шум, транспорт, музыка, животные, голоса, смешанные шумы, строительный шум, прочее.
Заключение
Перед человеком и обществом в XXI в. все более отчетливо вырисовывается новая цель - глобальная безопасность. Достижение этой цели требует изменения мировоззрения человека, системы ценностей, индивидуальной и общественной культуры. Необходимы новые постулаты в сохранении цивилизации, обеспечении ее устойчивого развития, принципиально новые подходы в достижении комплексной безопасности. При этом весьма важным является то, что в обеспечении безопасности не должно быть доминирующих проблем, так как их последовательное решение не может привести к успеху. Решать проблемы безопасности можно только комплексно.
Изучив материалы лекции «Информационное обеспечение в области транспортной безопасности », проверьте свои знания, ответив на вопросы и выполнив указанные задания для внеаудиторной самостоятельной работы:
Законспектировать : определения, понятия, сокращения и термины.
Быть в готовности: устно и письменно ответить на вопросы:
1. Дайте определение понятиям «информационное обеспечение», «информационная безопасность» и «информационная система».
2. Перечислите сведения и документы, которые не относятся к служебной информации ограниченного распространения.
3. Перечислите основные задачи обеспечения информационной безопасности.
4. Перечислите основные мероприятия, обеспечивающие информационную безопасность.
5. Назовите компоненты информационного обеспечения работы компетентных органов в области транспортной безопасности.
6. Назовите цель и структуру Единой государственной информационной системы.
7. Раскройте порядок информирования об АНВ.
8. Перечислите сведения, которые необходимо зафиксировать при получении информации об АНВ.
9. Назовите компоненты информационного обеспечения.
10. Назовите объекты автоматизации ЕГИС ОТБ.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности *
Документ с изменениями, внесенными:
(Собрание законодательства Российской Федерации, N 31, 30.07.2012);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 25.02.2016, N 0001201602250036);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 22.03.2016, N 0001201603220004).
____________________________________________________________________
________________
постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 ..
Правительство Российской Федерации
постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности.
постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 ; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 .
2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Черномырдин
Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 3 ноября 1994 года N 1233
________________
* Наименование в редакции, введенной в действие с 7 августа 2012 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 ; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 ..
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - организациях).
постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 ; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 .
________________
* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 4 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2016 года N 123 .
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 7 августа 2012 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 ; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 .
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.
1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 7 августа 2012 года постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года N 740 ; в редакции, введенной в действие с 30 марта 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 марта 2016 года N 214 .
2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"
ВВЕДЕНИЕ.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».
1. Введение.
2. Гриф ограничения доступа.
3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;
5. Конфиденциальный документ;
5.1. Коммерческая тайна;
5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.
6. Заключение.
7. Список литературы.
8. Приложение.
Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.
Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:
Секретные документы;
Государственные документы;
Документы, содержащие конфиденциальную информацию;
Внутриорганизационные документы.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.
Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.
Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».
Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.
Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.
Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.
Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.
Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»
Обращение
к вопросу влияния отдельных понятий на
организацию и проведение работ по
документационному обеспечению управления
на примере процессов документирования
конфиденциальной информации вызвано
следующими обстоятельствами.
Смена
общественно-экономической формации в
стране, появление наряду с государственной
частной формы собственности и ряд других
факторов привели к необходимости
пересмотра отдельных действовавших
норм, созданию новых законов, других
правовых актов, в том числе в той или
иной мере связанных с вопросами защиты
информации.
Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.
В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».
Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.
В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».
Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.
К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».
С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».
Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.
В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.
Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.
Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.
Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.
Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.
В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.
Данное
определение позволяет:
– связать
его с ГОСТом «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»;
–
определить сферу его распространения
(относится к коммерческой и служебной
тайнам);
– выделить из понятия
«информация» только документированную
информацию;
– пояснить, что доступ
к информации может быть ограничен не
только законодательно, но и обладателем
информации.
Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.
Реферат >>... документов ограниченного доступа. 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 1.1. Виды конфиденциальной информации : государственная, банковская, налоговая и служебная тайны Некоторые документы ограниченного ...
Регламентация состава конфиденциальных документов
Реферат >> Промышленность, производство... документов , содержащих конфиденциальную информацию . Наиболее удобным при оформлении документов ограниченного распространения ... элементами защиты информации . В акте, регламентирующем работу с документами , содержащими конфиденциальную информацию , должен...
Характеристика организационных и технических мер инженерно технической защиты информации в государственных
Курсовая работа >> Менеджмент... документы , содержащие информацию ... служебную информацию ограниченного распространения , именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т. е. информацией , отнесенной к служебной тайне, а также документы ... работы с документами ограниченного ...
