Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.
Кто такие согласующие лица?
Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.
Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.
Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.
Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.
Как проводится согласование?
Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.
Гриф или виза?
Согласование оформляется в соответствии с . Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы , в которой создается документ. Еще раз:
Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.
Как оформить гриф согласования?
Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:
- Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое с элементарным текстом:
Прошу согласовать проект…
Подписывает письмо генеральный директор.
- Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
- Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
- Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:
Направляем вам согласованный проект …
На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).
Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области
Колесов И.Н. Колесов
16.09.2015
Обязательные составные части реквизита:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
- должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
- его личная подпись;
- инициалы, фамилия;
- дата согласования.
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.
Как оформить визу согласования?
Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.
Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.
Начальник управления по персоналу
Дробышева А.В. Дробышева
16.09.15
Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6
Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется .
Где располагаются виза и гриф?
Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.
Вариантов расположения виз согласования больше:
- под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
- на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
- на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).
Всегда ли ставят «согласовано»?
Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:
- «не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
- «согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.
«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
-
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . -
Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д. -
Как оформляется согласование документа ?
Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа . -
Как оформляется согласование документа ?
Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов , в которых зафиксирова... подробнее ». -
При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на... -
Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
В необходимых случаях проводится внешнее согласование . -
Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты. -
Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом... -
Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или... -
- сбор и обработку информации; - подготовку проекта документа ; - оформление ; - согласование ; - представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений
Найдено похожих страниц:10
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования - это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации - авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3
Свернуть Показать
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа - это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД - при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6
Свернуть Показать
Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и комментариями. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)
Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон
| Самое важное: Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех. Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование. Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои - потери для бизнеса. Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано. Поясните, пожалуйста... Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи. |
Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.
Утверждено приказом
генерального директора
N _________ от ___________
Регламент. Положение о порядке согласования.
Цели и задачи регламента.
Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.
Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.
Порядок подготовки документов для согласования
Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов. Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
[Комментарий. На согласование должны направляться готовые документы. Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ]
Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.
[Комментарий. Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно]
Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ.
Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.
Порядок формирования замечаний
Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе. Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях (обнаружение пропущенных ошибок) с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.
Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается.
[Комментарий. Пункты направлены на исключение затягивания согласования. В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются. Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.]
В листе согласований делается отметка "Согласовано" или "Внесены замечания и предложения". Список замечаний прилагается.
Порядок устранения замечаний
Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным. В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется. Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.
Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование.
Обо всех документах, которые не удается согласовать в 15-дневный срок, докладывается руководству компании.
Сфера действия регламента
Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов.
Согласование осуществляется в следующих подразделениях:
Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь - Отдел информационных технологий.
Юридические вопросы - Юридическая служба.
Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения - Служба управления персоналом.
Финансовые вопросы - Финансовый департамент, бухгалтерия.
Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников - Секретариат.
Вопросы доступа, вопросы безопасности - Служба безопасности.
Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы - Служба рекламы и PR.
Ответственность
Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал...
Стиль официальной переписки. Особенности, примеры...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....
Как составить протокол совещания? Советы, инструкция...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...
Положение, приказ, концепция кадровой политики предприятия, организаци...
Пример положения о кадровой политике....
Как составить докладную записку? Текст, пример....
Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правил...
Каждый документ начинается с проекта, а проекты большинства организационно-распорядительных документов должны быть согласованы с заинтересованными специалистами. Особую роль в процедуре согласования проекта играет секретарь или помощник руководителя. Прежде чем отдать документ на подпись, вы должны проверить: есть ли все необходимые визы, насколько корректно оформлены даты согласования, есть ли ошибки в листе согласования. Также нужно проверить, правильно ли оформлен документ. Кто в организации должен согласовывать разные виды документов, как оформляется согласование, в какие сроки проводится? Ответим в статье на эти и другие практические вопросы.
Что такое согласование проекта документа
Согласование проекта документа – это оценка проекта компетентными должностными лицами. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Согласование бывает: внутреннее и внешнее. Внешнее согласование происходит за пределами организации, например, контролирующим государственным органом. Во внутреннем согласовании участвуют работники компании.
Внутреннему согласованию подлежат значимые организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения. Реже все этапы согласования проходят информационно-справочные документы: деловые письма, докладные и служебные записки. Внешнее согласование предполагает согласование документа со сторонними организациями. Такими документами могут быть совместные письма, приказы, соглашения, договоры.
Как происходит согласование документов в организации
Сначала ответственный исполнитель готовит проект документа. Помимо подготовки проекта он определяет состав согласующих, рассчитывает сроки согласования, устраняет замечания рецензентов. Структурное подразделение – исполнитель несет ответственность за содержание и оформление проекта документа, а также за то, что документ будет своевременно направлен на согласование. Затем участники согласования оценивают содержание документа в рамках своей компетенции и готовят замечания. Они должны уложиться в сроки согласования, которые установлены организацией.
Кто должен согласовывать документ
Проект документа, подготовленный по резолюции руководителя, должен быть согласован сотрудниками организации, указанными в резолюции. Проекты инициативных служебных документов направляются на согласование всем отделам, заинтересованным в том, чтобы решения, принятые в документе, были реализованы. Проект документа проходит четыре этапа согласования. Документ согласовывают:
1. Составитель (автор).
2. Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта.
3. Заместитель руководителя организации, который координирует деятельность структурного подразделения.
4. Начальники заинтересованных структурных подразделений. Они дают объективную оценку проекту документа и ставят визу на документе. Должностные лица, которые отвечают за согласование документа, распределяются следующим образом:
– за финансовую сторону отвечает главный бухгалтер;
– за соблюдение трудового законодательства – начальник отдела кадров;
– за то, что договор подписывается с благонадежным контрагентом, – начальник службы безопасности;
– за юридическую чистоту сделки – начальник юридического отдела;
– за соответствие документа профильной деятельности компании – технический директор, начальник производства.
Обратите внимание!
Состав согласующих документы лиц каждая компания подбирает самостоятельно
В последнюю очередь проект документа согласовывается со службой делопроизводства или с секретарем. Они проверяют оформление готового проекта документа, стилистику изложения, орфографические ошибки, пунктуацию, визы заинтересованных структурных подразделений. Согласование завершается, если собраны все визы. После завершения согласования документ передается на подпись руководителю.
Закрепите в Инструкции по делопроизводству перечень документов, которые согласовываются, а также перечень структурных подразделений – обязательных участников согласования (таблицы 1 и 2 ниже).
Таблица 1. Структурные подразделения организации, которые должны согласовывать конкретные виды документов
| Структурное подразделение – обязательный участник согласования | Перечень документов, подлежащих согласованию |
|---|---|
| Финансовый отдел | Приказы, распоряжения, затрагивающие финансовые вопросы |
| Юридический отдел | Приказы, распоряжения, которые требуют правовой экспертизы |
| Отдел безопасности | Документы, которые затрагивают вопросы защиты информации и внутриобъектового режима организации |
| Отдел информатизации | Документы, решения которых требуют реализации с применением информационных технологий |
| Служба делопроизводства | Приказы, распоряжения |
Таблица 2. Виды документов, которые должны согласовывать структурные подразделения организации
Какие решения выносят по проекту документа
Согласующее лицо, ознакомившись с проектом документа, может принять одно из трех решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано».
«Согласовано» – самый желанный вариант для автора документа, он означает, что согласующее лицо полностью одобряет документ.
Обратите внимание!
«Согласовано с замечаниями» – такую оценку документ получает, когда согласующее лицо в целом соглашается с содержанием, однако видит недочеты, которые не влияют на общий смысл документа: нарушена нумерация пунктов или есть грамматические ошибки. На подпись руководителю представляют документ без замечаний.
«Не согласовано» – эта виза говорит о том, что проект документа подготовлен с серьезными ошибками, недоработан и его подписание приведет к нежелательным для организации результатам.
Как оформляется согласование документа
В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в силу с 1 июля 2018 года, внутреннее согласование документа оформляют визой. Она включает в себя должность визирующего, подпись, расшифровку подписи и дату согласования:
Если к документу имеются замечания, то виза согласования оформляется так:
Визирующий излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прикладывает к документу. Затем структурное подразделение–исполнитель рассматривает замечания. Если замечания учтены в проекте полностью, повторно визировать документ не нужно. Если после замечаний изменился смысл документа, его повторно направляют на согласование участникам процедуры. После завершения согласования документа, к которому были замечания, исполнитель должен отразить это в листе согласования. Например, написать фразу «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются на экземплярах документов, которые помещают в дело.
Допускается оформлять визы документа на отдельном листе согласования (образец ниже). Это характерно для распорядительных документов. Если есть необходимость, визы согласования можно оформлять на каждом листе документа.
Образец. Лист согласования к приказу
На документах, которые согласовываются с внешней организацией, органом власти или должностным лицом, проставляют гриф согласования. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи – инициалов, фамилии и даты согласования. Гриф согласования проставляется: на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, который является неотъемлемой частью документа.
Внешнее согласование также может осуществляться другим документом: письмом, протоколом, приказом. В таком случае в грифе указывают вид документа, организацию – автора документа, его дату и номер.
Если документ согласовывается коллегиальным органом, то в грифе согласования указывают сведения об органе, который согласовал документ, дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, указывают в скобках.
В какие сроки нужно согласовать проект документа
Сроки согласования документов закрепляются в Инструкции по делопроизводству организации. Срок визирования зависит от вида документа, его содержания и объема (таблица 3 ниже). Оптимальный срок согласования документа – от 1 до 5 рабочих дней. Документы, к которым есть замечания, как правило, согласовываются дольше.
