Унифицированные формы под вопросом. Первичные учетные документы: форма имеет значение Унифицированные формы первичных документов обязательны к применению

» № 4/2009

Диркова Е. Ю. , генеральный директор, ООО "Бизнес-Бухгалтер"

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета... первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм (положение утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Однако не всегда унифицированные формы обязательны к применению. Штрафные санкции из-за отсутствия таких форм или недостатков в их оформлении противозаконны...

Типовые формы нужно утвердить

До 2009 года в учетной политике организации не требовалось утверждать типовые формы первичной документации (п. 5 ПБУ 1/98). При этом типовыми считаются унифицированные формы. А вот начиная с этого года в учетной политике подлежат утверждению все применяемые формы «первички» - без каких-либо исключений (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н).
Спрашивается, разве унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, не являются общеобязательными? Вопрос важный, давайте разбираться.

Как ведомственный акт становится нормативным

Вопреки широко распространенному мнению, среди унифицированных форм обязательны к применению не все. Дело в том, что постановления Госкомстата России межведомственного характера, не представлявшиеся на государственную регистрацию в Министерство юстиции РФ (Минюст), не считаются нормативными правовыми актами. Требования таких актов не приравниваются к обязательным государственным предписаниям, рассчитанным на многократное применение. Так вот, в Минюсте рассматривались не все постановления, которыми были введены унифицированные формы.

Действительно, в период утверждения постановлений, содержащих унифицированные формы, Госкомстат России являлся федеральным органом исполнительной власти. Правила издания нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации были установлены постановлением Правительства России от 13 августа 1997 г. № 1009 (далее - Постановление № 1009) и разъясняются приказом Минюста от 4 мая 2007 г. № 88. Так вот в отношении некоторых постановлений Госкомстата России эти правила соблюдены не были. Заметим, что акты, признанные Минюстом не нуждающимися в государственной регистрации, также создают общеобязательные предписания при условии их опубликования.

Запрет на санкции

Разумеется, государственные штрафы за неприменение необязательных форм или несоблюдение ведомственных указаний по их заполнению незаконны. Эта очевидная позиция прямо поддержана пунктом 10 Указа Президента РФ от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (далее - Указ № 763). В нем установлено, что ненормативные акты федеральных органов исполнительной власти не влекут правовых последствий как не вступившие в силу. Они не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На такие акты нельзя ссылаться при разрешении споров, в том числе налоговых.

Формы по учету кассовых операций обязательны

Действие Постановления № 1009 не распространяется на унифицированные формы по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Они являются обязательными, хотя в Минюст не представлялись. А дело в том, что применение этих форм регламентировано нормативным правовым актом Банка России (п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Банком России 22 сентября 1993 г. № 40).

Перечислим «ненормативные» унифицированные формы, актуальные для строительной компании. Несоблюдение этих форм подпадает под защиту Указа № 763:

По учету работ в капитальном строительстве, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100;
- по учету работы строительных машин и механизмов и работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78;
- по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132;
- по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66;
- по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ссылка на Указ № 763 не раз позволяла компаниям выиграть налоговые споры в связи с несоблюдением унифицированных форм. Примеры тому можно найти в постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 22 октября 2008 г. № 09АП-11557/2008-АК и ФАС Поволжского округа от 19 июня 2008 г. № А55-13067/07, решении Арбитражного суда г. Москвы от 4 июня 2007 г. № А40-17914/07-139-101.

Формы «первички» в строительной деятельности

В центре внимания бухгалтеров строительных компаний - правила заполнения унифицированных форм КС. Рассмотрим их подробнее.
Утверждались формы КС двумя разными постановлениями Госкомстата России, данные о которых представлены в таблице.

Постановление Госкомстата РФ		Рассмотрение в Минюсте	Номера унифицированных форм
наименование	реквизиты	Рассмотрение в Минюсте	Номера унифицированных форм
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»		По заключению Минюста данный документ в государственной регистрации не нуждается
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»		Сведений о представлении в Минюст не имеется. Документ опубликован не был

На основании вышеизложенного формы, утвержденные Постановлением № 100, обязательными считаться не могут. Значит, требования по их применению и заполнению - элемент учетной политики строительной организации. При этом не следует забывать, что правом самостоятельной разработки документации обладают и ваши субподрядчики.

Между тем все формы КС сведены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. А пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) обязывает применять формы, содержащиеся в таких альбомах. Но это требование распространяется только на формы, обязательные для применения всеми организациями на территории России. Основание - пункт 2 статьи 5 Закона о бухучете. Следовательно, Постановление № 100 под действие Закона о бухучете не подпадает.

В то же время следует соблюдать унифицированные формы по учету работ в капитальном строительстве, утвержденные Постановлением № 71а. На том основании, что данный документ, по заключению Минюста, в государственной регистрации не нуждается. Кроме того, он подпадает под действие совместного постановления Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а, Минфина России от 18 июня 1998 № 27н, зарегистрированного в Минюсте 16 июля 1998 г. № 1561.

Особенности применения форм

Таким образом, утверждение форм первичной документации в учетной политике заслуживает самого серьезного внимания.

И все же имейте в виду - отступление от необязательных унифицированных форм может повлечь судебное разбирательство с налоговиками, результаты которого могут быть не в пользу организации (см. постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 4 апреля 2008 г. № 17АП-1798/2008-АК, ФАС Северо-Западного округа от 25 июня 2007 г. № А13-13207/ 2006-30). При этом доводы судей следующие. Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. № 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. № 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях (независимо от формы собственности), осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно указанному Порядку, с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по разделам учета, в том числе по учету работ в капитальном строительстве.

В каких случаях использовать форму № КС-2?

А в связи с применением формы № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» заметим, что она не предназначена для передачи результата работ от подрядчика к заказчику, как того требует пункт 4 статьи 753 Гражданского кодекса РФ. Акт по форме № КС-2 необходим для формирования Справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, которая служит целям текущего финансирования строительства.

В договоре подряда стороны вправе установить, что форма № КС-2 удостоверяет переход права собственности на результат работ при двух условиях. Во-первых, предмет договора не должен требовать применения обязательных форм № КС-11 «Акт приемки законченного строительством объекта» или № КС-14 «Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией». А во-вторых, при продолжающихся работах передается лишь результат, который может быть идентифицирован собственником. К примеру, сравните два варианта описания одних и тех же работ: «оштукатурено 100 кв. м» или «оштукатурена северная стена здания до уровня 3-го этажа». Какие «100 кв. м» переданы в первом случае - непонятно, о какой же собственности заказчика тогда можно вести речь?

Случается, что формами № КС-2 документируют «нестроительные» операции. Тем не менее применение ненадлежащего бланка не влечет недействительность документа. Главное - чтобы в нем были соблюдены все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Эту точку зрения подтверждает постановление ФАС Центрального округа от 20 октября 2008 г. № А14-3-2007610/28.

Общий журнал работ

Обратите внимание: наряду с журналом № КС-6 «Общий журнал работ» необходимо вести общий журнал работ по образцу и в соответствии с порядком, утвержденным приказом Ростехнадзора от 12 апреля 2007 г. № 7. Этот журнал обязателен, поскольку названный приказ зарегистрирован в Минюсте. А вот первичным документом он не считается.

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ» .

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
кассовых операций;
торговых операций;
основных средств и нематериальных активов;
материалов;
продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
результатов инвентаризации;
работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

приказ (распоряжение) о приеме на работу;

личная карточка работника;

штатное расписание;

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

график отпусков;

приказ об увольнении и др.

зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).
Действительно, в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) изменились требования к составлению первичных учетных документов. Обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Соответственно, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.
Однако ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на вопрос, необходимо ли теперь утверждать формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете. Объясним почему.
С одной стороны, в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Прием и увольнение работников, а также иные действия работников и работодателей, способные повлиять на финансовое положение работодателя (перевод на другую работу, направление в командировку, предоставление отпуска и другое), можно отнести к фактам хозяйственной жизни организации-работодателя.
С такой точки зрения, положения Закона N 402-ФЗ о порядке применения и оформления первичных учетных документов должны учитываться и применительно к ведению организацией кадрового учета. Иными словами, начиная с 1 января 2013 года надлежит руководствоваться положениями ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, согласно которым формы первичных учетных документов, в том числе документов по учету труда и его оплаты, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При таком подходе организации следует утвердить формы всех документов, используемых ею при учете труда независимо от того, предусмотрена ли унифицированная форма соответствующего документа Постановлением N 1 или нет.
Утвержденная таким образом форма должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Остальные реквизиты формы, а также размеры, количество строк (граф) и иные параметры определяются организацией самостоятельно.
С другой стороны, как следует из преамбулы Постановления N 1, Госкомстат РФ утвердил соответствующие формы документов в целях реализации требований конкретного законодательного акта - Трудового кодекса РФ. При этом Постановление N 1 не содержит ни одного упоминания законодательства о бухгалтерском учете либо иного положения, из которого можно было бы сделать вывод о том, что утвержденные Постановлением N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты относятся к первичным учетным документам, оформление которых регулируется ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Тем более что Закон N 402-ФЗ имеет своей целью установление единых требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1 Закона N 402-ФЗ), а под последней в п. 1 ст. 3 Закона N 402-ФЗ понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными данным законом. Однако большая часть унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не содержит сведений о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств.
Из всех форм Постановления N 1 непосредственно бухгалтером составляются: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а), лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а). При этом лицевые счета не являются первичными финансовыми документами, поскольку отражают суммы уже выплаченных денежных средств, т.е. заполняются на основании вышеуказанных ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам. Первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, из поименованных в Постановлении N 1 могут признаваться лишь расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости.
Остальные формы Постановления N 1 составляются сотрудниками кадровой службы, в полномочия которых не входит составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
По этим основаниям мы придерживаемся той позиции, что Закон N 402-ФЗ не изменил порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. Под действие ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ могут попасть лишь те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). При таком подходе формы остальных документов кадрового учета утверждать не требуется, они будут применяться в прежнем порядке.
Однако, к сожалению, материалов правоприменительной (в том числе судебной) практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось. В такой ситуации рекомендуем обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml) на основании ст. 356 ТК РФ, Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, а также приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 18.05.2012 N 581н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

использование унифицированных форм первичных документов;
использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

полностью самостоятельно разработанная форма;
форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование и дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
кассовая книга (форма № КО-4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.

Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.

Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативная база

НК РФ
КоАП РФ
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Письма ФНС РФ

от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

Демократизация по отношению к использованию унифицированных форм документов, введенная Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", на практике не означает произвола. Как избежать разногласий с контролирующими органами расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Актуальность

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов безусловно вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов, причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации как самостоятельный раздел, либо приложения к ней, либо как изменения, вносимые в порядке ведения учетной политики.

В бухгалтерском делопроизводстве могут и должны применяться не только самостоятельные и заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно.

Во-первых, остаются обязательными к применению те формы первичных учетных документов, которые устанавливают уполномоченные органы в определенных сферах государственной деятельности на основании других федеральных законов. Это, например, относится к форме кассовых документов, которые на основании положений Банка России о порядке ведения кассовых операций, были утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1.

Рационально использовать и другие ранее действующие унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, изменяя состав их реквизитов, уточняя и дополняя их с учетом обязательных реквизитов, состав которых установлен ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Для организаций государственного сектора, к которому относятся государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук (п. 9 ст. 3 ФЗ № 402), формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402). Поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности здесь по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД):

формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

И, наконец, рекомендуем не менять кардинально формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, поскольку основные события в сфере трудовых отношений (приём, направение в командировку, предоставление отпуска) регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Вопросы учета кадров и воинского учета регламентируются соответствующими правилами ведения и хранения трудовых книжек и положением о воинском учете, которые утверждает Правительство Российской Федерации.

Кто ответственный?

Закон № 402-ФЗ ввел элемент «демократизации» в работу с документами организации и актуализировал проблему управления ими. Теперь, в целях реализации законодательного требования, формы первичных учетных документов, применяемых организацией, утверждаются Руководителем организации.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства, которая должна стремиться к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой предметной области, может инициировать разработку политики управления документами на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 .

Концепция управления документами предполагает обязательность выделения и отражения во всех внутренних регламентных документах «документоориентированного» аспекта. Это означает установление на уровне блок-схем процесса (или направления деятельности) видов и разновидностей создаваемых документов, формы их представления, срока хранения, полномочий по подписанию, ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

При этом служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечить их единообразие и соответствие фирменному стилю, а также «вхождение» в информационные системы и т.п.

Утверждение форм

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также в установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Основным инструментом реализации требований к унификации документов, а также к управлению ими, остаются:

классификатор унифицированных форм документов, но поскольку его разработка представляет собой серьёзную профессиональную задачу, то возможно начать с разработки классификатора применяемых видов документов, поскольку вся идентификация документов в информационных системах осуществляется через их классификацию;
табель унифицированных форм документов организации или табель применяемых/разрешенных к применению и утвержденных форм документов;
альбом унифицированных форм документов/утвержденных и применяемых в организации форм документов.

Классификатор, табель и альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Необходимо учитывать, что если документ в зависимости от срока хранения должен создаваться в бумажной форме (например, личная карточка формы № Т-2 изготавливается на плотной бумаге), то альбом форм/его часть будет обязательно состоять из форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в бумажной форме.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ в организации должны быть утверждены:

первичные учетные документы,
состав и формы регистров бухгалтерского учета,
книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни - в организациях, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Т.е. документы, которые имеют самостоятельное значение и состав реквизитов которых может изменяться чаще, чем 1 раз в год (цикл утверждения учетной политики).

Инициатором утверждения форм первичных учетных документов должна стать бухгалтерия организации. При выборе алгоритма утверждения учитывайте, что:

при утверждении приказом в тексте приказа можно установить ответственность, срок введения формы в действие, порядок доведения её до сотрудников организации и т.д.;

при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения подобных конкретных поручений, дать невозможно.

При подготовке проектов форм первичных учетных документов, необходимо учесть, что если форма не меняется, из нее не исключается ни одного реквизита, а только дополняется показателями и реквизитами, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на каждой форме/проекте формы служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя.

Если форма проектируется организацией самостоятельно, то такой же гриф утверждения необходимо оформить на верхнем поле каждого проекта формы (и отразить в метаданных документа при его электронном составлении и подписании), например:

УТВЕРЖДЕНО

от 10.01.2013 № 06

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения, но лучшие практики показывают, что формы документов необходимо утверждать приказами по административно-организационно/административно-хозяйственной деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют пятилетний срок хранения.

При подготовке проекта приказа необходимо предусмотреть, сразу же вводятся в действие утвержденные формы, или ИТ-подразделению потребуется время для настройки заполнения этих форм в информационной системе.

В тексте приказа рекомендуем указать, на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм, и не только первичных учетных документов, а всех унифицированных форм документов. Эта формулировка уместна и применяется в приказах нормативного характера об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов.

Если в организации ведутся классификатор форм, табель и альбом применяемых форм документов, то в приказе следует отразить признаки идентификации утверждаемых форм по классификатору форм.

Идентификация форм

В примере оформления приказа обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства.

Начинать разработку классификатора форм (унифицированных форм) документов организации рекомендуется с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм документов поможет идентифицировать наименования видов документов (как открытый список или структурированный список по степени значимости унифицированных документов или принадлежности их к системе и подсистеме документации).

Например:

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности.

Например:

Код формы штатного расписания может формироваться так:

03 – Кадры;

0301 – Кадровая политика;

030101 – Численность и состав работников;

030101010113 – Штатное расписание (код по ОКУД 0301017).

Т.е. код формы штатного расписания (01) может быть позднее «встроен» в структуру кода полноценного классификатора унифицированных форм документов.

Роль классификаторов в управлении документами организации весьма значима. Они позволяют:

регистрировать и идентифицировать применяемые в организации формы документов и их метаданные;
обеспечивать учет и систематизацию форм документов, составляющих документальный фонд;
целенаправленно сокращать количество применяемых форм;
унифицировать формы документов на основе требований государственных стандартов на управленческую документацию;
оптимизировать и формы представления документов и отражать выбор формы в метаданных о документе;
исключать из документооборота неунифицированные формы документов;
обеспечивать контроль за составом и содержанием применяемых форм документов и исключать дублирование информации в них;
поддерживать «фирменный» стиль документов организации;
упорядочивать и маршрутизировать документопотоки;
рационально организовать систему защиты информации за счет идентификации применяемых форм и отражаемых в них операций.

Очень важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов, внесенных в Классификатор форм, с учетом их ведения и поддержания в актуальном состоянии. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты её утверждения и введения в действие (месяц, год), т.е. самую изменяемую идентифицирующую часть.

Например:

0103020113 – Анкета кандидата на работу

Коды форм должны проставляться на каждом листе формы документа, рекомендуется также дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документа по ОКУД. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

ООО "ХХХ" от 30.01.2013 № 16

Код 030101010113

Код по ОКУД 0301017

Внесение изменений в формы документов

В процессе ведения унифицированных форм документов (не только первичных учетных) в организации должен быть установлен алгоритм их утверждения.

Алгоритм следующий:

1. структурное подразделение - инициатор разрабатывает проект необходимой формы или новой её версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы);

Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования соответствующих бумажной или электронной копий), которые будут составляться и оформляться по данной форме .

2. все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают проект формы, т.е. информацию, показатели, проект кода формы по классификатору форм документов и другим классификаторам бизнес-процессов;

Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования заранее сделала бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента её утверждения и введения в действие.

3. подразделение-инициатор оформляет проект приказа о её утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы или уведомления об утверждении или изменении;

4. приказ подписывается руководителем организации;

5. служба делопроизводства вносит утвержденную форму в альбом унифицированных форм организации (актуальная часть), отмененную форму переносит в «архивную» часть альбома, проставляет/подтверждает код формы и вносит соответствующие записи в табель форм и классификатор;

Важно в распорядительной части текста не только утвердить и ввести в действие новую версию формы (полностью, со всеми внесенными изменениями), но и не забыть включить нормативный пункт, что ранее действовавшая форма перестает применяться в организации.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520713), обязательную для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни Общества по учету результатов оказанных услуг с физическим лицом (далее – Типовая форма договора).

2. Возложить функцию методического руководства применением утвержденной Типовой формы договора на заместителя главного бухгалтера Семенову Е.В.

3. Службе делопроизводства (главный специалист Попова А.П.) внести соответствующие изменения в Альбом унифицированных форм документов, применяемых в Обществе, Классификатор и Табель унифицированных форм документов, БД «Табель форм» корпоративной информационной системы и довести утвержденную Типовую форму договора до сведения руководителей всех структурных подразделений Общества через БД «Доска объявлений». Срок – 15.07.2013.

4. Считать утратившей силу типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520113), утвержденную приказом генерального директора от 30.01.2013 № 16 «Об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов».

5. Возложить контроль за исполнением приказа на главного бухгалтера Петухова Ю.В.

..............................

В данном примере форма, утвержденная в январе 2013 г. (код 0304520113 ), на основании приказа, издаваемого, например в июле 2013 г., заменяется новой (код 0304520713 ).