Взаимодействие с государственными контролирующими органами должно основываться на строгом соблюдении требований закона и представителями власти, и лицами, в отношении которых осуществляются контрольные мероприятия. Несмотря на объемные нормативные акты, правового регулирования указанной сферы оказывается явно недостаточно. Особенно большое количество вопросов вызывают контрольные действия, осуществляемые органами прокуратуры.
Контрольные мероприятия представлены проверками, которые подразделяются на плановые и внеплановые, выездные и документарные. Как известно, прокурорские проверки в силу прямого указания в нормативном акте не регламентируются положениями закона, предусматривающего права и гарантии проверяемых государственными органами лиц. Проведение контрольных мероприятий должностными лицами базируется на положениях закона о прокуратуре.
Однако, указанный нормативно-правовой акт до 2017 года не содержал требований относительно ограниченности предмета проверки, необходимости ознакомления проверяемого лица с решением о проведении контрольных мероприятий, предельного срока проведения проверки, невозможности многократно запрашивать одни и те же сведения, и т.д.
Отсутствие конкретизации не просто нарушало права и законные интересы проверяемых лиц.
Веерные проверки, инициируемые органами прокуратуры, могли парализовать работу предприятия, жалобы на действия должностных лиц в силу отсутствия подробной регламентации контрольных мероприятий не удовлетворялись.
Хотя, в настоящее время наметились изменения в лучшую сторону, широта правомочий прокуратуры при проведении контрольных мероприятий достаточно велика, и, в силу пробелов в законодательстве, неточных формулировок может приводить к превышению полномочий должностными лицами.
В такой ситуации особенно важным является своевременное обращение за квалифицированной юридической помощью.
Большинство контрольных органов осуществляет взаимодействие с юридическими лицами и предпринимателями в соответствии с требованиями законов, регулирующих определенную сферу правоотношений, а также нормативных актов, предусматривающих правовые гарантии проверяемым лицам.
Безусловно, сам процесс проведения контрольного мероприятия и его результаты напрямую будут зависеть от того, насколько проверяемое лицо осведомлено о предстоящей проверке.
Так, ожидая визитеров из государственной инспекции по труду, можно составить своеобразный «чек-лист», в соответствии с которым детально подготовиться к предстоящей проверке, выделить сотрудников, ответственных за грамотное взаимодействие или привлечь квалифицированного специалиста, который представит интересы коммерсанта.
Определенные возможности для подготовки есть и в случае проведения внеплановой документарной проверки. Хуже всего, если контролеры являются внезапно, особенно это касается прокурорских проверок, поскольку законом должностным лицам предоставлена возможность уведомить о проверке непосредственно перед ее началом. Часто проверки проходят с привлечением сотрудников иных государственных органов в качестве экспертов.
Поскольку руководитель не всегда может находиться по месту проведения внеплановой проверки, и юридическая помощь может быть оказана не сразу, необходимо провести инструктаж персонала на случай появления представителей государственных органов. Они должны знать, какие действия обязаны совершить, в частности, уточнить, кто пришел, каков повод визита, проверить необходимые документы, немедленно поставить в известность руководителя, и т.д.
Кроме того, они должны знать, на какие вопросы проверяющих отвечать обязательно, на какие давать ответы они не обязаны.
Во-вторых, самому руководителю стоит знать о правах, предоставленных ему законодательством и обязанностях, возложенных на контролирующие органы, сроках, процедуре проведения проверки, пределах правомочий проверяющих, и многих других важных моментах.
Поскольку, по некоторым данным, в российском законодательстве порядка двух миллионов норм, устанавливающих требования к ведению предпринимательской деятельности, оптимальным решением будет доверить представление интересов во взаимодействии с контролирующими органами профессионалу. Опытный юрист сумеет быстро сориентироваться в ситуации, не допустит нарушения прав доверителя, сумеет зафиксировать важную информацию в процессе проверки, в установленные сроки обжалует неправомерное решение, окажет содействие в устранении выявленных нарушений.
Если вам предстоит взаимодействие с государственными контролирующими органами – просто позвоните нам!
Проблема невозможности совершения сделок в электронной форме между поставщиками и производителями товаров уже более трех лет обсуждается в России на самом высоком уровне. В основном этот посыл идет от крупных западных компаний, активно использующих электронные документы в своей деятельности за рубежом.
В чем проблема в России?
Не имеет смысла заключать договора в электронной форме, если все факты хозяйственной жизни предприятия подлежат оформлению первичными учетными документами в бумажном виде.
Первичные учетные документы содержат сведения о хозяйственных операциях, проводимых предприятием, и составляются в момент проведения операции или непосредственно по ее завершении. К таким документам относятся различные виды накладных, счет-фактура, акт приемки товара и т. д.
Срок хранения в бумажном виде, например, счета-фактуры составляет четыре года. Органам власти и контрагентам первичную документацию необходимо предоставлять именно на бумаге.
Однако проблема не только в хранении деловых бумаг. Основные издержки приходятся на их подготовку, поиск и устранение ошибок, передачу контрагентам и только потом на хранение.
По различным оценкам, оборот первичных учетных документов составляет 80% документооборота компании.
Активная политика крупных западных компаний при лоббировании своих интересов наводит на мысль, что препятствия на пути использования электронного документооборота при работе в России - в первую очередь проблема зарубежных корпораций. Но менять ситуацию нужно и российским предпринимателям. Об этом свидетельствуют результаты опроса, проведенного специалистами в 2007 г.
Были получены анкеты от 50 компаний, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Томске, Красноярске, Калининграде, Перми, Новгороде. Большая часть респондентов представляет сектор оптовой и розничной торговли и отрасль производства потребительских товаров. Были опрошены первые лица как отечественных, так и зарубежных фирм, действующих на территории России. Средний возраст компаний на российском рынке составил 8,4 года.
Объем оборота компаний, участвовавших в исследовании, существенно варьируется. Так, в рамках анкетирования были опрошены 8 компаний с годовым оборотом, не превышающим 25 млн долл., и 11 компаний с оборотом более 500 млн долл. в год. Средняя численность сотрудников составила около 2,3 тыс. чел.
В разрезе географической диверсификации деятельности в выборке представлены как компании, осуществляющие деятельность на местном уровне (1-5 регионов), так и межрегиональные и общероссийские (50 и более регионов).
Предприятия, принимавшие участие в опросе, осуществляют в год не менее 1000 транзакций. Из них 26% проводили менее 100 тыс. транзакций в год, 16% - от 100 тыс. до 1 млн транзакций в год, 12% - более 1 млн транзакций в год, 46% затруднились ответить.
Опрашивались только те предприятия, у которых внедрена интегрированная информационная система. К таковым относятся SCM (Supply chain management); ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management); BIS (Business Intelligence Solutions) и др.
Основная часть издержек (41% от их общего числа), возникающих при использовании бумажного документооборота, по мнению компаний, приходится на изготовление бумажных документов, включая расходы на бумагу, картриджи для принтеров и ксероксов, электроэнергию и т. д. В равной степени затратными представляются процессы поиска и устранения ошибок в документах (расходы на содержание и организацию работ так называемых "отделов сверки") и передачи документов контрагентам (расходы на погрузку и транспортировку документов, оплата телефонных переговоров и иных видов связи) - в среднем по выборке издержки данных видов составили 15% от общего объема затрат. Примерно по 10% совокупных издержек приходится на хранение документов и их предоставление органам власти. Наименьшего объема затрат требуют поиск бумаг в архивах и выплаты пени и штрафов органам власти.
Следует отметить, что внедрение юридически значимого электронного документооборота в первую очередь напрямую отразится на видах издержек, обладающих, согласно рис. 2.1 Приложения 1, наибольшим удельным весом.
Согласно рис. 2.2 Приложения 1, представители подавляющего большинства предприятий в качестве эффектов от внедрения юридически значимого документооборота ожидают значительных сокращений расходов на:
· изготовление документов (90% опрошенных);
· передачу документов контрагентам (78%);
· поиск документов (86%);
· хранение бумаг (84%);
· устранение ошибок (68%);
· предоставление органам власти (74%).
В целом сотрудники 82% компаний считают, что возможность обмена и хранения первичных учетных документов только в электронной форме отразилась бы положительно на деятельности организации.
На вопрос "Согласны ли вы с утверждением: при использовании компанией электронного документооборота и отсутствии необходимости хранить первичные документы в бумажной форме стоимость продукции (услуг) компании снизится?" 61,2% опрошенных дали положительный ответ и 36,7% - отрицательный (рис. 2.3 Приложения 2).
Стоит отметить, что предварительная оценка реальных возможностей компаний по снижению цен возможна скорее с теоретических позиций: полный переход на электронную форму оборота документов в масштабах всей экономики, при условии своей окупаемости, вероятно, приведет к разворачиванию ценовой конкуренции между производителями и снижению уровня цен на рынке. В ситуации же, когда лишь часть представителей определенного сектора готова к внедрению систем электронного документооборота, снижение издержек будет скорее рассматриваться как частное конкурентное преимущество, поэтому едва ли существенным образом отразится на ценовой политике фирмы.
В ходе опроса специалисты также проверяли наличие на рынке специализированного программного обеспечения, позволяющего уже сейчас внедрить в практику работы компаний электронный документооборот. Рис. 2.4 в Приложении 2 отражает готовность респондентов к внедрению такого ПО для организации электронного документооборота в случае соответствующих изменений в законодательстве. Три четверти ответивших (75%) готовы в той или иной степени внедрять необходимое ПО; еще 21% будут готовы внедрять его в случае, если получат информацию о положительном опыте других предприятий.
Первичные учетные документы предоставляются органам государственной власти, в первую очередь налоговым органам, в ходе проведения проверок и других мероприятий. Среднее количество первичных документов, предоставляемых опрошенными предприятиями в фискальные органы, - около 20 тыс. шт. в год.
Ответы на вопрос о том, какими должны быть механизмы хранения документов и предоставления их в фискальные органы и суды, сведены в таблице. На основании этих данных можно сделать вывод, что в целом респонденты готовы переходить на обмен документами с государственными органами власти в электронном виде, и в первую очередь это касается работы с фискальными органами. Возросшие за последнее время государственные бюджетные расходы в области информатизации позволяют уже сейчас создавать механизмы анализа документов в электронной форме. Конечно, для того чтобы говорить о позиции всех отечественных компаний, следовало бы провести более внушительную выборку. Но уже по имеющимся данным можно сделать ряд выводов. Результаты опроса свидетельствуют о готовности предприятий в случае изменения законодательства перейти на осуществление транзакций в электронном виде, а также об осознании последствий этого перехода.
В дополнение приведем ряд обоснований, доказывающих эффективность внедрения в России юридически значимого электронного документооборота для предприятий, потребителей и государства в целом.
Перечислим лишь некоторые эффекты от внедрения электронного юридически значимого документооборота в России.
Для производителей (поставщиков):
· повышение скорости осуществления транзакции;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, повышение исполнительской дисциплины;
· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов;
· сокращение расходов по выплате штрафов и пени фискальным органам;
· расширение возможностей обеспечения бесперебойного снабжения продукцией и планирования за счет организации устойчивых логистических цепочек.
Для потребителей:
· повышение качества обслуживания;
· снижение стоимости товаров и услуг.
Для государства в целом:
· экономия на накладных расходах на транспортировку документов, полученных от предприятий по запросу, высвобождение архивных площадей и т. д.;
· повышение оперативности и качественного уровня фискальных проверок и, как следствие, совершенствование налогового администрирования;
· стимулирование деловой и инвестиционной активности иностранных компаний, активно использующих системы электронного документооборота за рубежом;
· расширение границ рынков российских компаний, внедривших информационные технологии в практику делопроизводства;
· стимулирование конкуренции на рынке информационно-коммуникационных технологий и услуг, в том числе повышение качества специализированного ПО и услуг провайдеров;
· увеличение количества транзакций в экономике страны в целом и, соответственно, рост экономики страны в целом.
До сих пор мы обсуждали только проблему изменения действующего законодательства в отношении электронного документооборота. Но есть и еще одна сложность, связанная с применением в документах электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Дело в том, что на сегодняшний день ЭЦП получила распространение только в рамках корпоративных систем с использованием услуг одного удостоверяющего центра. Широкое взаимодействие юридических лиц, использующих услуги разных удостоверяющих центров, аналогично пользованию услугами разных провайдеров, не налажено и невозможно, в том числе по причинам, указанным выше. То есть стимулирование предприятий по широкому применению электронных подписей напрямую зависит от предоставления государством возможности создавать, принимать и получать, учитывать и хранить первичные учетные документы только в электронном виде.
Что нужно для этого сделать? В первую очередь создать условия для применения бизнесом электронных документов при осуществлении транзакций и признания их в качестве юридически значимых контролирующими органами власти и судами. Для этого необходимо:
1. Внести изменения и дополнения в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в федеральный закон "О бухгалтерском учете" в части создания возможности оборота и хранения документов только в электроном виде.
2. Разработать и утвердить соответствующие подзаконные акты.
3. Разработать саморегулируемыми организациями национальный стандарт, определяющий форматы хранения первичных учетных документов в виде электронного документа, и одобрить его государственными органами. Представляется, что предприятия по соглашению сторон в ходе осуществления транзакций будут обмениваться документами в любых форматах, при этом дополнительно хранить документы в одобренном стандартом формате. Впрочем, обмен может происходить и в одобренном стандартом формате; в случае утверждения последнего органы власти должны создать условия для приема подобных документов только в электронном виде. Формат документа должен быть открытым.
4. Создать условия, при которых контролирующие органы в ходе осуществления контрольно-надзорной деятельности смогут использовать электронные документы без запроса бумажных копий.
5. Провести пилотный эксперимент на базе крупной прозрачной компании, в ходе которого будет отработана возможность проведения контрольно-надзорных мероприятий с использованием только электронных документов.
6. В целях сокращения издержек государства по обработке и бумажных, и электронных документов создать условия по стимулированию перехода предприятий на электронный документооборот.
7. Создать аналогичные условия для приема документов только в электронном виде другими исполнительными органами государственной власти, куда субъекты предпринимательства обязаны их предоставлять по запросу (судами, органами следствия и дознания, Государственной Думой).
Организация электронного взаимодействия хозяйствующих субъектов и государственных органов в целях повышения качества и эффективности управления государством - одна из важнейших задач и приоритетов современного общества. Постоянно растут объемы документооборота между бизнес-структурами и государственными органами, уполномоченными законодательством на прием и обработку различного рода данных. Соответственно увеличиваются объемы информации и количество показателей, обрабатываемых в государственных информационных системах. Осознание роли государственных структур как источников сервиса для граждан и предприятий приводит, в свою очередь, к увеличению потока документов и в обратном направлении - нормативно-правовая, справочная информация, другие сведения передаются хозяйствующим субъектам по их запросам.
Основной проблемой при этом остается состояние среды, в которой происходит это взаимодействие. Если на обоих концах канала передачи информации в подавляющем большинстве случаев находятся современные автоматизированные информационные системы, которые эффективно и качественно обрабатывают получаемую информацию, то канал можно сравнить с бухгалтером предприятия, который перевозит на общественном транспорте толстые папки отчетов, или же с почтовой посылкой опять же с многочисленными бумагами. Столь явное несоответствие между качеством и пропускной способностью используемых каналов передачи информации и систем обработки данных приводит к тому, что последние загружены отнюдь не на полную мощность.
Существенно повысить качество систем обработки информации можно, если перевести процесс взаимодействия между ними исключительно на электронные рельсы. Именно передача данных в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи является единственным способом взаимодействия для современных информационных систем.
Организовать электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и государственными структурами можно двумя путями. Первый подход представляет собой схему документооборота «каждый с каждым». Хозяйствующие субъекты направляют данные непосредственно адресату. Например, налогоплательщик отправляет зашифрованные и подписанные отчеты по электронной почте напрямую в инспекцию. Второй подход - это схема «единого окна», предусматривающая, что пользователь взаимодействует только с сервером оператора системы.
Схема «каждый с каждым», несмотря на привлекательную, на первый взгляд, простоту, имеет неустранимые недостатки, а именно:
Отсутствие универсальности. Этот недостаток заключается в том, что легко работать напрямую с одним контрагентом, но когда контрагентов становится больше, система сразу становится дорогой и сложной для конечного пользователя. Ведь ему приходится поддерживать и обновлять отдельные программные пакеты для каждого ведомства, с которым он осуществляет безбумажный документооборот;
Плохая масштабируемость, так как настройка каждого дополнительного направления обмена требует специальных операций на стороне пользователя. Например, приходится «прописывать» адрес получателя и его открытый ключ, тестировать соединение и т. д.;
Невозможность контроля качества и трудности разрешения проблемных ситуаций с государственным органом. Такие ситуации могут возникать, например, при потере того или иного документа при передаче его по каналам связи либо при возникновении спора о времени формирования и отправки документа.
Рис.2.5.
Архитектура решения «единого окна» очень проста - все участники документооборота обмениваются данными через шлюзовый сервер документооборота. К каждому из серверов подключается определенное количество налогоплательщиков и контролирующих органов (по региональному или ведомственному принципу). Взаимодействие предприятий и контролирующих органов, подключенных к разным серверам, организуется посредством «роуминга»: сервера передают зашифрованные сообщения друг другу, чтобы доставить их до нужного адресата.
Преимущества этого технологического подхода в сравнении со схемой «каждый с каждым» очевидны. Они заключаются в следующем:
Упрощается регламент предоставления услуги электронного документооборота, поскольку каждый участник документооборота взаимодействует только с ближайшим к нему сервером системы. Взаимодействие с внешним миром осуществляется через единый простой интерфейс;
Снижается стоимость услуг, так как они предоставляются «одним пакетом», на одной технологической платформе. При этом возможна одновременная работа на одной территории ряда операторов и формирование конкурентного рынка;
Повышается качество услуги. Поскольку на сервере документооборота производится протоколирование и мониторинг всего процесса передачи данных, оператор может оперативно реагировать на возникающие проблемы, связанные с доставкой документов.
Все это ведет к повышению надежности и привлекательности системы и ускорению роста количества абонентов. А в этом заинтересованы не в последнюю очередь и сами контролирующие органы, получающие реальный шанс избавиться от объемной работы по механическому вводу информации и хранению бумажных архивов.
Заметим, что принцип «единого окна» - это наиболее естественный и очевидный подход к построению систем, в которых предполагается взаимодействие множества субъектов. Точно так же устроены, например, Интернет или телефонная сеть: каждый абонент взаимодействует ровно с одной точкой доступа. Через эту точку он получает весь спектр услуг и обменивается информацией с другими абонентами.
Предложением компании «СКБ Контур» по реализации инфрастуктуры «единого окна» является среда защищенного и юридически значимого безбумажного документооборота «Контур-Экстерн». В системе «Контур-Экстерн» последовательно реализован изложенный выше технологический подход. Более 30 серверов системы, эксплуатируемых компанией «СКБ Контур» и ее региональными партнерами, объединены в единое роуминговое пространство, к которому подключено около 40 000 налогоплательщиков и более 600 инспекций ФНС России в 54 регионах Российской Федерации.
Основа архитектуры системы «Контур-Экстерн» - это так называемый принцип «тонкого клиента». Он избавляет налогоплательщика от необходимости обновлять программное обеспечение для формирования отчетности на рабочем месте. Имеется возможность как подготовки отчетности непосредственно на сервере системы, так и импорта данных из автоматизированных систем бухгалтерского учета большинства производителей. Кроме того, в системе поддерживается обмен запросами и выписками из лицевого счета налогоплательщика, неформализованный документооборот, отправка сообщений банка налоговому органу об открытии (закрытии) счетов.
Система «Контур-Экстерн» ежегодно проходит сертификацию в ГНИВЦ ФНС России. Для обеспечения защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, а также для доказательства авторства и обеспечения целостности электронных документов используются сертифицированные ФСБ России средства шифрования и электронной цифровой подписи.
В системе «Контур-Экстерн» помимо налоговой и бухгалтерской отчетности также реализована поддержка всех форм отчетности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в территориальные органы ПФР, ФСС России и Росстата. В нескольких регионах запущены пилотные проекты по сдаче отчетности в эти ведомства через интерфейс «единого окна» в среде «Контур-Экстерн».
Разработчик системы «Контур-Экстерн», производственная фирма «СКБ Контур», работает на рынке информационных систем автоматизации бухгалтерского и управленческого учета с 1988 года. В головном офисе компании в Екатеринбурге насчитывается более 300 квалифицированных IT-специалистов. Филиалы фирмы открыты в пяти городах - Москве, Челябинске, Перми, Ханты-Мансийске, Уфе. Партнерская сеть насчитывает более 400 фирм, распространяющих и обслуживающих программные продукты «СКБ Контур» на всей территории России.
1. Органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля при организации и проведении проверок осуществляют взаимодействие по следующим вопросам:
1) информирование о нормативных правовых актах и методических документах по вопросам организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля;
2) определение целей, объема, сроков проведения плановых проверок;
3) информирование о результатах проводимых проверок, состоянии соблюдения законодательства Российской Федерации в соответствующей сфере деятельности и об эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля;
4) подготовка в установленном порядке предложений о совершенствовании законодательства Российской Федерации в части организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля;
5) принятие административных регламентов взаимодействия органов государственного контроля (надзора) при осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере охраны здоровья, сфере образования, социальной сфере, а также совместных проверочных листов (списков контрольных вопросов), применяемых при проведении совместных плановых проверок;
6) повышение квалификации специалистов, осуществляющих государственный контроль (надзор), муниципальный контроль.
2. Органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля при организации и осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля привлекают экспертов, экспертные организации к проведению мероприятий по контролю для оценки соответствия осуществляемых юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями деятельности или действий (бездействия), производимых и реализуемых ими товаров (выполняемых работ, предоставляемых услуг) обязательным требованиям и требованиям, установленным муниципальными правовыми актами, и анализа соблюдения указанных требований, по проведению мониторинга эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности, учета результатов проводимых проверок и необходимой отчетности о них.
3. Плата с юридических лиц, индивидуальных предпринимателей за проведение мероприятий по контролю не взимается.
4. Органы государственного контроля (надзора) взаимодействуют с саморегулируемыми организациями по вопросам защиты прав их членов при осуществлении государственного контроля (надзора).
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Ежегодно органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля в порядке , установленном Правительством Российской Федерации, осуществляют подготовку докладов об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности, об эффективности такого контроля и представляют указанные доклады в уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий подготовку ежегодного сводного доклада о состоянии государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в том числе в электронной форме, и его представление в Правительство Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Доклады органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля представляются в указанный в части 5 настоящей статьи уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти посредством федеральной государственной информационной системы, порядок формирования и ведения которой определяется Правительством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
8. Органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля при организации и проведении проверок запрашивают и получают на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документы и (или) информацию, включенные в определенный Правительством Российской Федерации перечень , от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия в сроки и порядке , которые установлены Правительством Российской Федерации.
9. Запрос документов и (или) информации, содержащих сведения, составляющие налоговую или иную охраняемую законом тайну , в рамках межведомственного информационного взаимодействия допускается при условии, что проверка соответствующих сведений обусловлена необходимостью установления факта соблюдения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями обязательных требований и предоставление указанных сведений предусмотрено федеральным законом.
10. Передача в рамках межведомственного информационного взаимодействия документов и (или) информации, их раскрытие, в том числе ознакомление с ними в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, осуществляются с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной и иной охраняемой законом тайне.
Известно, что эмоции – это то, с чем человеку справляться труднее всего. Не только управлять ими, но и просто держать себя в руках в тех или иных ситуациях многим зачастую не под силу. И, что хуже всего – научиться контролировать свои чувства действительно очень сложно. Мы можем изменять физические параметры своего тела, соблюдая диету, или, наоборот, усиленно поглощая сдобные булочки; посещая фитнес-клуб и тренажерный зал либо отдыхая на диване. Мы можем даже частично регулировать свое психическое состояние, научившись, например, с помощью специальных приемов расслабления отдыхать за 15 минут столь же полноценно, как в течение 8-часового сна. Но, когда на нас накатывает волна возмущения или чувство незаслуженной обиды, мы ничего не можем с собой поделать.
Эмоциональное состояние – такой же важный фактор для успеха в бизнесе, как наличие финансовых и материальных ресурсов. Это психологический ресурс, который в мире жесткой конкуренции, в момент, когда речь идет даже не о развитии, а о простом выживании, может сыграть решающую роль. Внезапное чувство или сиюминутный порыв может стать той последней песчинкой, которая перетянет чашу весов либо в сторону упорства, заставляющего продолжать работу и искать выход даже из абсолютно безвыходной ситуации, либо в сторону индифферентности, способной привести к полному краху.
Человеческая душа – потемки, и эмоции могут в самый неподходящий момент сыграть очень злую шутку. Чтобы этого не случилось, нужно уметь прислушиваться к себе и учиться управлять своими чувствами.
Ни в коем случае не следует относиться к своим чувствам пренебрежительно.
Несмотря на то что бизнес – совсем не та сфера, где следует давать волю чувствам, и все деловые решения необходимо принимать на холодную голову, важность эмоций здесь трудно переоценить. Ведь спокойное, уравновешенное состояние – тоже одна из разновидностей эмоционального состояния.
1. ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ ФОН ВО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯХ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ
В процессе своей деятельности бизнесмен или предприниматель может осуществлять взаимодействия по трем основным направлениям:
› с внешней средой, т. е. с поставщиками, потребителями, конкурентами и контролирующими органами;
› с внутренней средой, т. е. с сотрудниками своего предприятия;
› с самим собой.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОСТАВЩИКАМИ
Осуществляя контакты по первому из указанных направлений, т. е. взаимодействуя с внешней средой, предприниматели, как правило, стремятся, с одной стороны, сформировать положительное впечатление о своей фирме, а с другой – добиться от контрагентов желаемых результатов. И в том и в другом случае, осознанно или подсознательно, используются некие способы психологического воздействия, цель которых – создать у собеседника определенное настроение, побуждающее его принять нужное решение.
Взаимодействие с поставщиками всегда менее эмоционально, чем общение с потребителем.
При контактах с поставщиками всегда можно использовать «преимущество покупателя». Ведь в данном случае вы выступаете именно в этой роли, а покупатель, как известно, всегда прав. Это не означает, что нужно оказывать давление, но дает реальную возможность предложить свои условия. Простейший психологический прием – дать понять в разговоре, что рассматриваемый вариант поставок далеко не единственный и что в случае неудачной сделки вы легко найдете альтернативную возможность. Такой шаг направит эмоции потенциального поставщика в нужное русло и склонит его к компромиссным решениям, например, по цене.
Но, с другой стороны, чересчур настаивая на своей независимости, вы рискуете перегнуть палку и добиться противоположного ожидаемому результата, когда уже сам предполагаемый поставщик заявит, что и он сможет обойтись без такого привередливого клиента. Эмоции – коварная вещь, и, стремясь ими управлять, не следует забывать о чувстве меры, иначе именно то, от чего вы ожидали положительного результата, приведет к отрицательному.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛЯМИ
Во взаимодействиях с потребителями психологические и эмоциональные факторы занимают одно из ведущих мест. Достаточно вспомнить о рекламе. Подавляющее большинство рекламных роликов на телевидении практически ничего не сообщает о реальных качествах того или иного товара, дающих конкурентное преимущество и обеспечивающих привлекательность в глазах потребителя. Да это и не так просто, если речь идет, например, о пиве или жевательной резинке. Но зато сколько усилий затрачено на то, чтобы убедить подростков, что, употребляя определенный сорт пива, они легко добьются жизненных высот!
Успешная реализация большинства непродовольственных товаров (да и многих пищевых продуктов) обусловлена именно факторами психологического воздействия.
Продавая товар, мы очень часто продаем именно эмоции, связанные с ним.
Обычно такие товары не являются предметами первой необходимости и, кроме того, существуют конкуренты, которые выпускают то же самое. Поэтому, чтобы успешнее продавать спортивную одежду, используется известный бренд, свидетельствующий о престижности, а для мотивации людей на приобретение пищевых добавок сочиняются трогательные истории об их оздоровительном воздействии.
Необходимо отметить, что многие производители и торговые посредники не всегда добросовестны в применении подобных приемов и, стремясь привлечь покупателя, выдвигают в рекламе заявления, абсолютно не соответствующие действительности. Однако серьезному предпринимателю, нацеленному на укрепление рыночных позиций и рассчитывающему на долгосрочное пребывание в той или иной сфере бизнеса, вряд ли стоит пользоваться приемами, за которые законом предусмотрена уголовная ответственность.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНКУРЕНТАМИ
Как правило, взаимодействовать с конкурентами напрямую предпринимателям приходится не так уж часто. Скорее, осуществляется отслеживание шагов, предпринимаемых конкурентами, и разрабатывается собственная конкурентная политика с учетом этих шагов. Но в любом случае эмоциональный аспект взаимодействия с конкурентами требует умения контролировать свои чувства. Если вы не можете полюбить своих конкурентов, постарайтесь по крайней мере не демонстрировать им неприязнь.
Настоящий профессионал всегда способен отвлечься от эмоций и подойти к вопросу рационально. Такой подход позволяет извлекать пользу из наблюдаемого опыта конкурентов. Работая в той же сфере, что и вы, выпуская аналогичные вашим товары, именно своей похожестью конкуренты способны не только создать вам проблемы, но и сослужить добрую службу. Поэтому, если ревностно отслеживая их деятельность, вы замечаете ошибки, не спешите злорадствовать, а подумайте, какие меры вы сами можете предпринять, чтобы таких ошибок не совершить. Если конкуренты добиваются в чем-то успеха, не завидуйте им, а постарайтесь перенять полезный опыт.
При взаимодействии с контролирующими органами необходимо сохранять спокойствие и добро желательность. Зачастую представители контролирующих органов относятся с предубеждением к представителям бизнеса. Резкие ответы только подкрепят их подозрения.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНТРОЛИРУЮЩИМИ ОРГАНАМИ
В данном случае, как и в предыдущем, нужно стараться особых эмоций не проявлять. Трудно назвать страну, которая имела бы идеальное законодательство, регулирующее отношения государства и бизнеса. Причем именно в странах, которые принято считать демократическими, для бизнеса предусмотрены достаточно жесткие ограничения. Например, в Финляндии очень строгое природоохранное законодательство, и предприниматели вынуждены осуществлять крупные дополнительные ассигнования, чтобы не допустить нанесения вреда окружающей среде. Во Франции установлены жесткие лимиты на иностранную видео– и аудиопродукцию, и продавцы дисков и кассет вынуждены с этим считаться.
В России своя специфика, здесь нет существенных ограничений в возможности заниматься теми или иными видами деятельности, зато есть большая свобода контролирующих органов, которые, пользуясь своим положением, частенько превышают полномочия. Увы, сдержать эмоции в таких случаях зачастую бывает трудно.
Но все-таки лучше постараться это сделать, памятуя о том, что слезами горю не поможешь, а уж криком тем более. В человеческих взаимоотношениях, как правило, срабатывает «эффект зеркала», поэтому, держась спокойно и вежливо в любой ситуации, вы скорее всего и от собеседника сможете добиться корректности.
2. ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ КЛИМАТ В ОРГАНИЗАЦИИ
Взаимодеиствие с сотрудниками внутри фирмы во многом обусловлено законами психологической совместимости. чтобы избежать проблем в будущем, психологические нюансы необходимо учитывать еще на этапе подбора кадров.
Психологический климат в организации это комплекс эмоций ее сотрудников.
ТЕСТИРОВАНИЕ И СОБЕСЕДОВАНИЕ
Предварительное тестирование при приеме на работу новых сотрудников получило достаточно широкое распространение, однако основной его целью является получение информации о профессиональных качествах. Поэтому прежде чем принять окончательное решение, полезно провести личное собеседование, в ходе которого можно получить представление о некоторых личностных характеристиках кандидата.
Кандидат также постарается сделать вывод о психологическом климате в организации по собеседованию.
В идеале подбором кадров должны заниматься профессионалы, но не каждое предприятие имеет достаточные финансовые возможности, чтобы приглашать специалистов по кадрам. Очень часто окончательное решение принимается на основании того впечатления, которое производит кандидат при личной беседе. Открытость и свобода в общении, как правило, являются верными признаками коммуникабельности и высокой адаптивности человека и указывают на то, что он способен быстро освоиться в новом коллективе.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СОБРАНИЯ
Немаловажным фактором, обеспечивающим психологический комфорт внутри предприятия, являются встречи членов трудового коллектива и их контакты между собой. Одной из форм таких контактов являются собрания и планерки, посвященные решению текущих производственных вопросов. Задачей руководства в этом случае является обеспечение как можно более тесного взаимодействия сотрудников подразделений, которое одновременно способствует и сближению сотрудников, и оперативному решению возникающих производственных проблем.
Кроме того, эффективно проведенное деловое совещание создает у работников определенный позитивный настрой, который нацеливает их на достижение высоких результатов. Четко обозначенные задания на текущий день, разъясненные со всеми нюансами способы их выполнения сами по себе, без всяких дополнительных призывов и подстегиваний обеспечи вают в коллективе бодрое деловое настроение.
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Трудно переоценить значение корпоративных мероприятий для формирования позитивного психологического климата внутри фирмы. Традиция совместно отмечать праздники как нельзя лучше сближает сотрудников и способствует возникновению между ними дружеских доверительных отношений. Хорошо, если предприятие имеет свои фирменные знаменательные даты (день основания, открытие нового производства, филиала и т. д.), которые позволяют его работникам осознавать свою причастность к действительно серьезному и важному делу.
Общение сотрудников организации благоприятно сказывается на ее психологическом климате.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОБМЕН
Для улучшения внутреннего климата в организации большое значение имеют беспрепятственный обмен информацией и доступность руководства. Эффективно налаженные коммуникации помогают устранить множество потенциальных проблем, связанных с непониманием или различиями в трактовке тех или иных информационных сообщений. Они предупреждают распространение слухов и сплетен, которые негативно влияют на психологический настрой работников и общую обстановку внутри фирмы.
Открытость руководства и его готовность к контактам поддерживает у сотрудников уверенность в том, что в критической ситуации они не останутся один на один со своими проблемами. Кроме того, внимание к предложениям подчиненных зачастую оказывается полезным и для самого руководства, поскольку такие предложения могут указать более эффективные способы достижения целей или новые направления развития.
ВОЗМОЖНОСТИ РОСТА
Улучшению психологического климата способствует и уверенность сотрудников организации в том, что добившись определенных результатов в своей профессиональной деятельности, они получат возможность продвинуться по служебной лестнице. Поощрение руководством сотрудников, стремящихся к карьерному росту, создает у последних сильнейшую мотивацию и тем самым всегда позитивно влияет на эмоциональный настрой.
СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ СЛУЖБЫ
Крупные организации, штаты которых насчитывают не одну тысячу работников, часто имеют в своей структуре социологические службы, которые занимаются проведением внутрифирменных исследований, тестированием и разработкой мероприятий, направленных на совершенствование кадровой политики. На огромном предприятии, где просто физически невозможно обеспечить тесные контакты всех членов коллектива, деятельность таких служб является весьма полезной и способствует созданию благоприятного психологического климата.
Существуют агентства, специализирующиеся на подобных услугах. Чем выше уровень полномочий человека, тем важнее для организации его эмоциональное состояние.
3. ЛИЧНЫЙ ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ НАСТРОЙ
Кроме взаимодействий с внешним окружением и с сотрудниками собственной фирмы, предприниматель постоянно имеет дело со своим личным эмоциональным состоянием. Плохое настроение, семейные проблемы, неудачи или, наоборот, головокружение от успехов – все это напрямую влияет и на способность принимать решения, и на работоспособность, а в конечном итоге и на результат всей деятельности.
Люди различаются по темпераменту и по свойствам характера и в связи с этим поразному реагируют на одни и те же проблемы. Если, к примеру, новый товар не пошел на рынке, темпераментный и нервныи холерик, наверное, решит, что все пропало; спокойный флегматик скорее всего подумает, что время еще не пришло и нужно подождать; сангвиник постарается найти способы повлиять на ситуацию.
Это подтверждает, что многое в нашем эмоциональном состоянии зависит от нас самих, и поэтому регулировать свое настроение вполне в наших силах. Главное здесь – соблюдать принцип равновесия, т. е. не впадать в отчаяние в критических ситуациях и не слишком доверять своим успехам, не поддаваться эйфории. Жизнь непредсказуема, и иногда именно безвыходная на первый взгляд ситуация оборачивается гениальными коммерческими решениями, а чересчур нежная привязанность к своим прошлым достижениям часто мешает развитию и становится фактором регресса.
«Человек вырастает по мере того, как растут его цели»
Ф. Шиллер
РЕФЛЕКС ЦЕЛИ
Одной из самых надежных гарантий удержания психического равновесия для человека является четкая постановка жизненных целей. Действительно, любая деятельность только тогда обретает смысл, когда известно, на что она направлена и какие результаты принесет. Цель – самая главная мотивация всех поступков. Именно индивидуальные цели заставляют людей пропадать на работе, не спать ночами, отыскивая решения проблем, нарушать режим дня и неправильно питаться.
Вот как высказывался о жизненных целях великий русский ученый И. П. Павлов: «Рефлекс цели имеет огромное жизненное значение, он есть основная форма жизненной энергии каждого из нас. Вся жизнь, все ее улучшения, вся ее культура делается рефлексом цели, делается только людьми, стремящимися к той или другой поставленной им и себе в жизни цели... наоборот, жизнь перестает привязывать к себе, как только исчезает цель».
В повседневной жизни все мы стремимся реализовать ближайшие, сиюминутные цели (выучить уроки, сделать уборку, сходить в парикмахерскую) и цели более отдаленные (получить образование, сделать карьеру, обеспечить себе материальный достаток). Но подлинная жизненная цель – это цель долгосрочная, требующая длительного и упорного труда, результаты которого непрерывно накапливаются в течение всей жизни. Имеющий перед собою такую цель уверенно идет по выбранной дороге, и эта уверенность помогает ему сохранять душевное равновесие даже в кризисных ситуациях.
Цель человека должна быть ясной. Если мы не знаем, как постичь цели, мы вряд ли сможем постоянно к ней стремиться.
МАЛЕНЬКИЕ РАДОСТИ
Помимо решения стратегических жизненных задач, каждый человек сталкивается с повседневными обстоятельствами, которые играют не последнюю роль в создании настроения. Внешние факторы оказывают весьма существенное влияние на внутреннее самоощущение, поэтому всегда возможно использовать их во благо. Учитесь создавать приятные мелочи для самого себя, и настроение всегда будет хорошим.
Букетик цветов за обеденным столом, забавные тапочки, мягкий пушистый плед обеспечат дома уют, который как нельзя лучше будет способствовать полноценному отдыху. Но и на работе совсем необязательны серая скука и сухой официоз. Яркий календарь на стене, стильная авторучка, живые или хотя бы искусственные цветы на окнах обязательно окажут свое положительное воздействие на тонус, ничуть не мешая рабочему настроению.
НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАТЬ
Современный бизнес – очень динамичная среда, и предприниматели часто находятся в цейтноте хронического неуспевания. Сознание того, что важное дело не сделано вовремя, всегда давит на психику и уж конечно не способствует улучшению настроения.
Выход здесь только один – учитесь рационально распределять и эффективно использовать свое время. Затратив некоторые волевые усилия на то, чтобы приучить себя к дисциплине, вы сможете приобрести очень ценную способность успевать всюду, никуда не торопясь.
В ЗДОРОВОМ ТЕЛЕ ЗДОРОВЫЙ ДУХ
Эта аксиома не требует доказательств, и вряд ли кто-то будет оспаривать тот факт, что эмоциональное состояние во многом определяется состоянием здоровья. Общие правила поддержания хорошего здоровья известны – регулярный сон, правильное питание, прогулки на свежем воздухе, занятия спортом. Кроме этого, необходимо помнить, что умственные и физические нагрузки должны чередоваться, и если рабочее время вы проводите в кабинете за столом, а послерабочее – дома на диване, вполне вероятно, что очень скоро настроение ваше будет портиться каждый раз при взгляде в зеркало. Физическая нагрузка хотя бы в виде пешей прогулки от офиса до дома поможет поддерживать форму и сыграет роль противовеса сидячему образу жизни.
Занятия спортом помогают снять стресс, отвлечься от работы, пообщаться в новой среде. А здоровый внешний вид и хорошая фигура наверняка станут источником хорошего настроения.
ХОББИ
Так же, как для тела бывает полезным переключение с умственных упражнений на физические, так для души и настроения полезно переключение внимания с деловых вопросов на увлечения. В каждом человеке заложена масса различных способностей и качеств, и далеко не все они могут найти себе применение на работе. Поэтому люди, имеющие хобби, будь то рыбалка или коллекционирование автомобилей, получают дополнительную возможность самореализации и, кроме того, обеспечивают себе некое внутреннее равновесие между обязательным и желательным.
Илья Кокорин поделился с читателями сайт практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.
Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.
В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.
Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно
Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.
Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.
Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.
Правило № 2. Проверить полномочия контролера
В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.
В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.
Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио
Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации - такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.
Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции
Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.
Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».
Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.
Правило № 5. Передавать документы только по описи
Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.
Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).
Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.
Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать
Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.
За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.
Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).
О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.
Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе - не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.
После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.
Правило № 7. Связаться с юристом
Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.
Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.
