Новые обязательные документы при приеме на работу. Как происходит прием на работу

На сегодняшний день конечно не так легко найти работу, как бы хотелось. Но если с этим вопросом Вы уже справились, то теперь нужно собрать все документы, без которых не сможете оформиться на работу. Подготавливать их нужно сразу же по окончании собеседования, если убеждены в том, что действительно подходите на данную вакансию.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Перечень основных документов

Законодательством каждой страны предусмотрено основной список документов для устройства на работу в любую организацию. Договор с работодателем невозможно будет заключить, если хоть один из необходимых документов Вами не предоставлен. Но их перечень у разных работодателей бывает разным. Вот поэтому каждому гражданину необходимо знать основную документацию, которая необходима при трудоустройстве.

Список основных документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета;
• документ, свидетельствующий о наличии образования, квалификации или специальных знаний (например, диплом, свидетельство).

Все перечисленные документы составляют пакет обязательных, но тут есть и свои нюансы.

Самым важным в этом списке является паспорт. Если по определенным причинам у Вас нет паспорта, то нужно взять справку в паспортном столе, которая будет свидетельствовать о том, что ожидаете новый паспорт. В этом случае предоставьте работодателю другой документ, который подтвердит Вашу личность. Это могут быть:

• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение;
• военный билет (если военнослужащий);
• справку, которая свидетельствует об освобождении (с мест, лишенных свободы).

Учитывайте, что предоставленный документ, подтверждающий Вашу личность должен быть с фотографией и основными данными.

Лица, которым нет еще полных 16-ти лет, предоставляют свидетельство о рождении.

Трудовая книжка – это подтверждение опыта работы. Если вы ранее не оформлялись на работу, то соответственно не имеете этой книжки. В таком случае приносите чистый документ. Работник отдела кадров оформит его в течение одной недели. Этот документ останется в отделе работы с кадрами до тех пор, пока Вы числитесь в данном учреждении. Не забывайте, что если Вы проработали уже более 5-ти дней, то в трудовую вносится запись о трудоустройстве.

Если Ваша книжка была утеряна, испорчена либо повреждена, то необходимо составить заявление, в котором указать одну из перечисленных или других причин отсутствия у Вас такого документа. Работодателем будет оформлена новая.

При необходимости работы по совместительству такой документ можно не предоставлять на дополнительную работу, а если хотите, то можете сделать ксерокопию. Если желаете сделать в трудовой книге запись как основной, так и дополнительной работы, то кадровому работнику нужно доставить подтверждающий документ о совместительности работы.

Пенсионная страховка оформляется при первом же трудоустройстве работодателем. После увольнения этот документ остается у Вас. А если меняете место работы или оформляетесь на бирже труда, то его нужно будет обязательно предъявить.

Военнообязанные лица и призывники (представители мужского пола возрастом от 18 до 27 лет) обязаны предоставить работодателю соответствующие документы (воинской регистрации). Мужчины, которые пребывают в запасе (или отставке), должны предоставить свое удостоверение и послужной список (военный билет). Женщины, у которых есть подобные документы, тоже их предоставляют.

Документы о получении образования нужно предъявлять независимо от сферы Вашей будущей работы. Некоторые профессии нуждаются в документах, которые подтверждают квалификацию, окончание курсов или другое. Но если Вы устраиваетесь не по специальности, то такие документы не требуются. Для квалифицированной должности диплом нужен обязательно. С помощью этого документа наниматель предложит условия работы в соответствии с Вашей специализацией.

Дополнительные документы

В зависимости от специфики работы работникам, возможно, будет необходимо собрать и дополнительную документацию (предусмотренную законодательством). К таким документам относятся:

• Регистрация. Постановление запрещает работодателям требовать такую справку. Но чаще всего организации игнорируют данное постановление, поэтому Вам все-таки придется ее сделать, чтобы это не стало причиной конфликтной ситуации с нанимателем.
• Справка о состоянии здоровья (медицинское заключение). Такой документ нужен лицам, которые не достигли 18 лет. Например, если у подростка плохое зрение, то в медицинской справке врач запрещает работать с компьютером. Осмотр в поликлинике, как правило, оплачивает наниматель. Такая справка также необходима работникам некоторых сфер: педагогам, врачам, транспортникам и т. д. Такие профессии связаны с риском для здоровья, а в медсправке указано отсутствие (или наличие) каких-либо противопоказаний, связанных с определенной деятельностью. В указанных сферах без медсправки просто не обойтись, иначе не будете приняты на работу.
• Справка о зарплате с нового места работы. Этот документ нужен для вычисления налога. Но он не является основным в списке, поэтому если не хотите, то не предоставляйте его.
• Характеристики с предыдущих работ. Нечасто в организациях требуют такой документ, но все-таки лучше им обзавестись. И тогда вероятность устроиться на работу еще и на выгодных для Вас условиях увеличится. А также этот документ имеет свое непосредственное влияние, если трудоустройство проводится на конкурсной основе.
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Такой документ Вы не обязаны предоставлять (если не являетесь предпринимателем). Но жизнь показывает обратное. Поэтому если у Вас отсутствует такое свидетельство, то нужно его оформить в инспекции по налогам (по месту прописки или регистрации).
• Декларация о доходах необходима государственному служащему, если он назначен руководителем. Также такому сотруднику потребуется медзаключение.
• Анкета, заполненная наемным работником, в которую вносится информация о данных.
• Справка с основной работы для работы по совместительству.
• Справка, в которой есть данные о судимости или ее отсутствии. Согласно законодательству на некоторые должности не принимаются лица, которые ранее или в момент трудоустройства были судимые.

Документы для предоставления льгот

Работодатель также может запросить другие документы, с помощью которых оформляются льготы. Такими документами являются:

• свидетельство о составе семьи;
• медсправка, подтверждающая беременность;
• справка о возрасте детей;
• свидетельство о звании или научной степени;
• о донорстве;
• об инвалидности (ближних родственников) и подобные;

Такие документы помогут наемному работнику получить дополнительные льготы. Если вы многодетный, то имеете полное право самостоятельно выбрать любой месяц года для отпуска. Возможна и помощь (материальна) от работодателя.

Какие документы работодатель не имеет права требовать

Работодателям запрещено требовать от своих потенциальных работников документацию, не предусмотренную законами о труде. При трудоустройстве наниматели не могут требовать такие документы:

• свидетельство о ИНН (если Вы не предприниматель);
• документ о регистрации проживания;
• недопустимо также требовать от женщин, которые трудоустраиваются, медицинскую справку для подтверждения «отсутствия беременности» (кроме отдельных случаев);
• при устройстве на работу категорически запрещается требовать от наемного сотрудника информацию о своем происхождении, национальной и партийной принадлежности;

Не забывайте о том, что работодатель не может Вам отказать в предоставлении рабочего места только по той причине, что Вы не подали документы, не предусмотренные законами о труде населения. А если все-таки отказал, то по вашему требованию должен объяснить конкретную причину его отказа. Если Ваше требование было также успешно проигнорировано, то обжалуйте отказ в суде.

Оставлять в залог свои документы не допускается при любых обстоятельствах!

Документы, которые оформляются на рабочем месте

Если вы уже приняты в организацию на определенную должность, то остается только оформить документацию уже непосредственно на рабочем месте. Список документов будет таким:

• договор между нанимателем и работником, в котором предписаны соглашения о труде обеих сторон;
• договор об ответственности за материальную сторону (если есть такая необходимость составлять);
• документ, который подтвердит Ваше официальное трудоустройство (указ), в котором вписаны сроки, занимаемая должность и оклад;
• пенсионное страхование (если ранее не оформлялось);
• если Вы уже проработали 5 дней, то в трудовой делается соответствующая запись о трудоустройстве;

Из всего вышесказанного, можно сделать следующие выводы. При устройстве на работу Вы обязаны предоставить все основные документы, не предусмотренные законами о труде – отказывайтесь подавать. Если же вопрос о Вашем трудоустройстве еще не решен и договор не составлен, то не спешите знакомить наемника со своими личными документами.

Список документов, требуемых при приеме на работу, определен на законодательном уровне. Любые расширения могут трактоваться как нарушение, хотя зачастую работодатели не придают этому должного внимания.

Пакет документов, предъявляемых при официальном трудоустройстве

Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ . В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, паспорт моряка, военнослужащего);
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу);
• Трудовая книжка (за исключением случаев, когда физлицо впервые трудоустраивается или при работе в качестве совместителя).

Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений. Также подобный документ необходимо предоставить претенденту на конкретную должность в связи со вступлением в силу закона о профессиональных стандартах, действующего с 01.07.2016.

Список документов, не являющихся обязательными при приеме на работу

При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.

Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.

Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. Важно, что этот список документов определяется не произвольно самим работодателем, а с учетом положений действующего законодательства. В ином случае любые модификации и дополнения обязательного по ТК набора документов для трудоустройства могут трактоваться как нарушение ФЗ «О персональных данных».

По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата. В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ , в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.

Каких документов может не быть при оформлении на работу

Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.

Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.

Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.

По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).

Изменения с 1 января 2017 года

С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ , определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ , согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

В России готовятся сделать все личные документы цифровыми. Власти решили не ограничиваться . Они намерены сделать еще электронный военный билет и электронное удостоверение личности (паспорт гражданина).

Относительно электронного паспорта чиновники пока обсуждают, каким образом должен осуществляться доступ третьих лиц к такому документу. Также еще решается вопрос защиты персональной информации россиян. Однако никто не сомневается, что наступило время перевести удостоверение личности граждан в электронный формат. Причем, по словам премьер-министра Дмитрия Медведева, пользователям должно быть предложено несколько электронных форм, в том числе в виде мобильного приложения. И не исключено, что уже через год-два работодатели будут вынуждены пользоваться документами, оформленными по-новому образцу, а значит, как минимум переходить на новые технологии и обучать сотрудников работать с ними.

Что касается электронного военного билета, то инициатива принадлежит группе сенаторов и уже подписана Президентом — это Федеральный закон от 28.11.2018 № 445-ФЗ.

Одобренные поправки в Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» позволяют органам, осуществляющим воинский учет, выдавать гражданам вместо военного билета персональную электронную карту, и она фактически будет приравнена к документу, определяющему отношение к воинской обязанности. Как сказано в законе, гражданин должен дать согласие на получение такой персональной электронной карты. Вместе с персональной электронной картой появится и другой документ — справка взамен военного билета. Но других подробностей об этих двух новых бумагах в законе нет.

Авторы изменений уверены, что введение персональной электронной карты и справки взамен военного билета позволит повысить эффективность системы воинского учета, а также оптимизировать процессы, связанные с подготовкой граждан к военной службе, прохождением ими военной службы, пребыванием граждан в запасе, проведением мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации. В то же время они подчеркивают, что фактически справка и персональная электронная карта, а также правила их ведения и хранения уже утверждены Приказом министра обороны РФ от 18.07.2014 № 495 и Приказом министра обороны РФ от 24.11.2016 № 773.

Согласно Приказу № 773, вместо военного билета, по согласию гражданина, ему выдадут бумажную карточку размером 27×35 мм, на которой запишут все персональные данные лица и вклеят его фотографию. Чтобы сложнее было подделать документ, на него нанесут специальный QR-код. Как пользоваться этим документом работодателям, не уточняется, но, очевидно, придется просто выписывать сведения из него.

Что касается справки взамен военного билета, то это документ формата А4. Его будут выдавать гражданам РФ, не прошедшим военную службу по призыву, в соответствии с заключением призывной комиссии.

Поскольку и персональная электронная карта, и справка будут заменять военный билет, то власти сразу решили ввести административную ответственность за порчу или утрату этих документов. Соответствующие изменения планируется внести в , где уже предусмотрено наказание за:

• умышленную порчу или уничтожение военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
• небрежное хранение, повлекшее утрату документов воинского учета.

Штраф по этой статье составляет от 100 до 500 рублей. Размер санкций пока менять не планируется. Сам же законопроект о введении административной ответственности на момент написания статьи был утвержден Государственной думой только в первом чтении.

Особое мнение

Данный вопрос сейчас очень актуален, так как идет активный процесс цифровизации в РФ, а следовательно, пересматриваются многие старые процессы. И внедрение электронного паспорта является частью этого процесса.

Важно отметить, что в электронном документе будет не только паспорт, но и данные по другим основным документам, как, например, СНИЛС, ИНН, полис ОМС. В перспективе планируется подключить также банковскую систему, т. е. «привязать» банковскую карту к электронному паспорту. Большую пользу принесет возможность хранения биометрических данных и ведомственных идентификаторов граждан — во многих странах мира эта практика показала отличные результаты.

Выгоду от внедрения электронного паспорта получат все. Государство снизит бюрократический барьер, улучшит качество предоставляемых государственных услуг, расширит спектр возможностей. Для граждан РФ значительно снизится время предоставление информации по той или иной услуге, повысится их качество. Со стороны бизнеса пользу получат те, кто много работает с документами, связанными с идентификацией личности, к примеру банковский и страховой сектор, сектор, связанный с реализацией движимого и недвижимого имущества.

Но есть и много различных рисков, связанных с внедрением и использованием электронного паспорта. Среди них процесс идентификации личности при использовании электронного паспорта, защита персональных данных, противоречия в нормативно-правовой базе, области применения электронного паспорта. Потребуется провести большую работу над переработкой нормативно-правовой базы, возможно, даже будут внесены поправки в законы.

В связи с тем, что хранение на электронном носителе информации, нанесенной поверх карты, а также сертификатов электронных подписей сопряжено с рядом рисков, таких как риск скимминга и фишинга, следует озаботиться защитой этих данных посредством использования сертифицированных средств защиты информации.

Еще одним сложным вопросом будет техническая реализация электронного паспорта. Нужно будет провести техническое оснащение площадок, где пользователи смогут пользоваться паспортом, обеспечить возможность расширения предоставления государственных услуг.

Все вышеперечисленное потребует больших финансовых вложений от государства. Помимо этого, до граждан нужно донести необходимую информацию о том, что такое электронный паспорт, зачем он нужен, какую пользу он может принести, что нужно делать в случае его утери или кражи. Все это необходимо, чтобы они стали активно, уже на самом начальном этапе реализации электронного паспорта, получать или обменивать свои старые паспорта.

Какие документы нужны для трудоустройства в офис

Обычный офисный сотрудник предоставляет следующие обязательные документы при приеме на работу ():

• паспорт;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• диплом;
• военный билет или приписное свидетельство.

Если трудовые отношения заключаются впервые, трудовую книжку и СНИЛС оформляет работодатель.

Для офисного планктона это исчерпывающий перечень документов при приеме, работодатель не может требовать предоставить что-то сверх указанного ().

Однако для некоторых категорий сотрудников (как, например, педагоги, главные бухгалтеры, государственные служащие и т. д.) работодатель может потребовать справку о наличии или отсутствии судимости, потому что к исполнению обязанностей по этим должностям, в силу действующего законодательства, не могут быть допущены лица с судимостью.

Надомники и дистанционные сотрудники

Предоставляют все то же самое, что и обыкновенные офисные сотрудники. Разница между надомником и дистанционным работником в том, что первый лично предоставляет свои документы работодателю, а второй может выслать электронные копии.

Нюансы

Если работодатель потребует, дистанционный работник обязан ему выслать заверенные нотариусом копии документов, которые он предъявил при трудоустройстве, заказным письмом с уведомлением о вручении ().

Работодатель может не оформлять трудовую книжку дистанционному работнику, в этом случае документом о трудовой деятельности и стаже будет экземпляр трудового договора.

Если соглашение о дистанционной работе оформляется лицом, впервые заключающим трудовой договор, то работник получает СНИЛС самостоятельно.

Совместительство

При приеме по совместительству сотрудник должен предоставить ():

• паспорт;
• диплом;
• справку об условиях труда по основному месту (если принимается по совместительству на работу с вредными или опасными условиями труда).

Производство и обслуживание населения

Людям при приеме на работу в организации, чья деятельность связана с повышенным риском, бытовым обслуживанием населения, в том числе в области питания, медицины и образования, потребуются медицинские документы для подтверждения своей пригодности и безопасности для окружающих.

Кто должен предоставить медицинскую книжку

Отдельные категории работников при приеме на работу в дополнение к основным документами () обязаны предъявить свою личную медицинскую книжку (примерный перечень профессий, для которых необходима личная медицинская книжка, приведен в Письме Минздрава от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117). В частности, к данным категориям относятся:

• продавцы и работники магазинов;
• воспитатели в детских садах;
• врачи;
• водители и т. д.

Кто должен предоставить справку о пригодности

Все работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также на работах, связанных с движением транспорта, при трудоустройстве обязаны пройти предварительный медицинский осмотр для определения их пригодности (). Перечень вредных и опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные медицинские осмотры, утвержден .

Кто должен предоставить справку от психиатра

Для осуществления отдельных видов профессиональной деятельности, как, например, работы:

• на высоте;
• под землей;
• под водой;
• связанные с движением городского общественного транспорта (подробный перечень смотри в Постановлении Правительства от 28.04.1993 № 377),

необходимо перед приемом на работу обязательно посетить психиатра, который выдаст справку об отсутствии противопоказаний для этой работы (правила прохождения обязательного психиатрического освидетельствования утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 695).

Документы для приема иностранных граждан

Кроме документов, указанных в статье 65 ТК РФ , при приеме на работу иностранные граждане предоставляют:

• полис медицинского страхования;
• разрешение на труд или патент;
• разрешение на временное проживание или вид на жительство.

Крайний Север

Для трудоустройства в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности сотрудники к основному пакету документов () при приеме на работу должны приложить медицинское заключение об отсутствии у них соответствующих противопоказаний ().

Государственная служба

При приеме на государственную службу необходимо предоставить:

• заявление;
• анкету;
• паспорт;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• ИНН;
• военный билет или приписное свидетельство;
• диплом;
• сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Спорные моменты об ИНН и регистрации

Несмотря на тот факт, что необходимость предоставления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, как, например, госслужащие), некоторые работодатели требуют предоставления этого документа. С одной стороны, их действия неправомерны, с другой стороны, неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.

По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных рассуждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

• возраст старше 14 лет;
• согласие родителя;
• легкие условия труда;
• отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

• свидетельство о рождении;
• паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
• само письменное разрешение от родителя;
• школьный аттестат (при наличии);
• для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
• ИНН, СНИЛС (при наличии);
• приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
• медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

Каждому гражданину хотя бы раз в жизни приходилось устраиваться на работу. Казалось бы, все предельно просто и ясно: пришел к работодателю, предоставил все нужные сведения, а тот, в свою очередь, внес их в базу данных. Но это только на первый взгляд все выглядит так гладко: на самом деле в этом вопросе много нюансов.

О том, какие могут потребоваться при этом документы — мы и расскажем в нашей статье.

Самые важные документы

В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:

• паспорт гражданина России;
• свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
• диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
• обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
• справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
• для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.

Самое важное удостоверение личности гражданина России не только при устройстве на работу, но и во всех других жизненных сферах — это паспорт. Казалось бы, если он есть, то какие еще могут быть вопросы? Но и с ним не так все просто: есть определенные требования, при несоответствии которым этот документ может быть признан недействительным.

Есть Положение №828, принятое восьмого июля 1997 года, и в нем указано все, что допустимо, а что нет в этом главном документе гражданина России. Так, пункт №6 говорит о том, что если в паспорте имеются отметки, которые не указаны в этом положении, то он — недействителен.

Наличие каких отметок в главном документе российского гражданина является допустимым, а каких – нет? О том, какие пометки допускаются в паспорте, сказано в пункте №5 этого положения:

• регистрация места прописки, а также если выбыл;
• заключение и расторжение брака;
• дети;
• воинская обязанность;
• какие документы были выданы для удостоверения личности за пределами России;
• группа крови и резус фактор, идентификационный код (по желанию гражданина).

При приеме на работу сотрудники отдела кадров организации внимательно осматривают паспорт на наличие пометок, не предусмотренных в Положении. Если таковые имеют место, то документ признается недействительным и должен быть заменен на другой.

Нередки ситуации, когда паспорт бывает просрочен. Если после достижения гражданином двадцати или сорока пяти лет на протяжении более месяца документ не был сменен, то он признается недействительным и не может подтверждать личность при устройстве на работу.

Законодательством разрешено предоставление временного удостоверения личности при трудоустройстве на то время, пока не выдан новый документ.

В настоящее время нет единого перечня, который бы был утвержден законодательно и указывал, какие именно документы должны подтверждать личность гражданина в определенных особых случаях . Бывает, что требуется предоставить второй подтверждающий личность документ. Требования к этому документу едины, в нем должны содержаться:

• фотография гражданина, который хочет трудоустроиться;
• фамилия, имя и отчество полностью;
• данные о выдаче документа (номер, дата, кем выдан, по какому адресу находится выдавший его орган и срок его действия);
• подпись и печать руководителя организации, которая выдала этот документ.

Такими документами могут быть:

• свидетельство о рождении для лиц, которые не достигли 14 лет;
• удостоверение российского моряка или военнослужащего;
• сержанты, матросы, старшины, солдаты, которые в настоящее время проходят службу в Вооруженных Силах – призывники или контрактники;
• временное удостоверение, заменяющее паспорт, действительное до шестидесяти дней.

Более подробно о перечне документов можно узнать из следующего видео:

Какие документы работодатель может запросить дополнительно

Помимо общепринятых документов при трудоустройстве иногда могут потребовать предоставления еще некоторых, о чем указано в Трудовом кодексе. Но из всего вышесказанного можно сделать вывод, что никаких других документов, таких, как, например, идентификационный код, если их наличие не предусмотрено законодательством, при оформлении на работу требовать не имеют права.

Как может себя вести работодатель, если предъявлены не все требуемые им документы

Что же делать, если при устройстве на работу будущий работник не желает предъявлять идентификационный код и другие документы, которые являются необходимыми при начислении ему заработной платы?

Отказать в трудоустройстве по этой причине работодатель не имеет права. Но нужно все-таки предупредить этого гражданина о том, что правильное начисление оплаты труда, налогов, премий и пособий ему никто гарантировать не может. О факте нежелания предоставить всю документацию следует сделать пометку в личном деле этого человека.

Лучше, если предусмотреть такую ситуацию заранее. Одним из вариантов этого может быть, например, такой:

• кадровую службу предупредить о предоставлении необходимых документов в виде уведомления, в котором обязательно должно прописано следующее:
  • сроки, когда необходимо их подать;
  • указать причину, по которой они затребованы;
  • трудности, которые последуют, если они не будут предоставлены.
• уведомление должно быть зарегистрировано, работнику дают возможность с ним ознакомиться и подкрепить это своей росписью, также следует предусмотреть наличие двух экземпляров, один из которых вручить гражданину, не желающему предоставлять документы;
• если в указанные сроки сотрудник все же их не принесет, действовать нужно так:
  • он должен объяснить в письменном виде, почему данные требования не выполнены;
  • допустимо предъявление ему дисциплинарных взысканий, но не более этого;
  • далее нужно производить все начисления, используя те данные, которые есть.

Очень часто руководитель в случае отказа гражданина предъявить нужные справки начинает угрожать, ругаться или же вовсе отказывается принимать этого человека на работу. Но это практически никогда не оказывает ожидаемого эффекта, подрывает авторитет начальника и отрицательно сказывается на нервной системе как его самого, так и подчиненных.

Обычное уведомление, в котором все изложено грамотно и доходчиво, будет иметь намного лучший результат. В то же время, оно охарактеризует предприятие, как такое, в котором работает юридически грамотный руководитель.

Отличия для различных категорий граждан

Трудоустройство несовершеннолетних

Несовершеннолетние, возраст которых от пятнадцати до восемнадцати лет , должны предоставить:

• паспорт или свидетельство о рождении;
• трудовую книгу, если она уже есть;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• документ об образовании или наличии необходимых знаний, если это необходимо;
• справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья подростка.

Если несовершеннолетнему от четырнадцати до пятнадцати лет , то он обязан предъявить такие документы:

• трудовая книга, если она есть;
• документ, подтверждающий образование или наличие специальных знаний и умений, необходимых при выполнении данной работы;
• медсправка;
• документально подтвержденное согласие родителей (одного из них);
• документально подтвержденное согласие органа опеки, если работа будет совмещаться с учебой;
• справка из учреждения, где обучается несовершеннолетний, о режиме его учебы.

Для несовершеннолетних, которым нет четырнадцати лет :

• согласие родителя или опекуна;
• справка из органа попечительства или опеки о том, какое время ребенку допустимо находиться на работе;
• справка из медучреждения;
• трудовой договор подписывает или кто-то из родителей, или опекун.

Трудоустройство по совместительству

Если человек устраивается на работу по совместительству, от него требуется предъявления паспорта или другого документа, который удостоверит личность. Также необходим диплом о получении образования или каких-то профессиональных навыков. Его может заменить заверенная, как того требует законодательство, копия.

Если человек устраивается по совместительству на работу, которая слишком тяжела, опасна или вредна, то нужна будет справка о том, каковы условия труда на основном месте. Трудовая книжка при таком трудоустройстве не нужна.

Трудоустройство иностранца

Иностранным гражданам, устраивающимся на работу в России, предлагают представить следующие документы:

• паспорт или другой документ, который подтверждает личность;
• необходимо наличие миграционной карты;
• российская трудовая книжка (если ранее в России не работал, ему обязаны завести новую);
• диплом или другой документ, подтверждающий наличие специальных знаний или умений;
• свидетельство о страховании.

Другие особые случаи

Если человеку будут предоставляться льготы, то, кроме обычного перечня, могут затребовать справки о составе семьи, наличии детей, инвалидности, донорстве и т. д. Это зависит от того, с чем будут связаны эти льготы.

Если работа сопряжена с какой-то вредностью или тяжелыми условиями труда, могут потребовать разрешение из медучреждения и другие справки.

Порядок при оформлении на работу

Итак, гражданин подал все необходимые документы. Что теперь требуется со стороны организации? Самое первое – это, конечно, проверить подлинность представленных документов. Далее происходит регистрация трудовой книжки в специальной Книге, предназначенной для этого. Ее помещают в несгораемый шкаф для хранения.

В личную карточку работника (форма номер Т-2) вносят все важные данные. С документов снимают копии, заверяют и прикрепляют их к делу. После этого их возвращают назад обладателю.