Лекция 1. Классификация и виды документов
Вопросы:
1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
деловые письма, договоры, соглашения;
доклады, отчеты;
телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связь осуществляется при помощи:
устных переговоров, совещаний;
переговорных устройств и громкоговорящей связи;
телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
регистрация документов;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
передача документов для их последующего решения;
систематизация документооборота в организации.
Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства являются:
оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения.
2. Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Управление делопроизводством , бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.
Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:
Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);
Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).
Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.
Раздел 1. Документирование управленческой
деятельности
тема 1.1. виды и классификация документов
Вопросы:
1. Общие понятия о документе.
2. Классификация документов.
3. Основные виды документов.
4. Электронные документы.
1. Общие понятия о документе.
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).
Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.
2. Классификация документов.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.
Документы классифицируются по следующим признакам:
2.1 . Служебные и личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:
2.1.1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
2.1.2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
2.1.3. справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
2.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
2.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
2.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.
2.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).
Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Различают разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Выписка из документа – копия части документа.
2.7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:
2.7.1 постоянного срока хранения;
2.7.2 долговременного (свыше 10 лет);
2.7.3 временного (до 10 лет).
Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.
Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.
3. Основные виды документов.
В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:
3.1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
3.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
3.3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
3.4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
3.5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
3.6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
3.7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
3.8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
3.9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
3.10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.
Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.
4. Электронные документы.
Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.
В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.
Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.
Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.
1. Понятие и цели делопроизводства.
2. Основные принципы делопроизводства.
3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.
4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.
5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.
6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.
7. Классификация личных документов.
8. Классификация документов по видам.
9. Классификация по стадиям создания документов.
10. Классификация документов по срокам хранения.
11. Понятие электронного документа и электронной подписи.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Классификация документов
Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица
Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).
По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.
Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 1997. - 254 с, строится на следующих признаках.
1. По способу документирования:
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
Организационно-распорядительные;
Финансово-бухгалтерские;
Научно-технические;
По труду;
Отчетно-статистические.
3. По месту составления:
Входящие (поступившие в организацию);
Исходящие (отправляемые из организации);
Внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
Открытые (несекретные);
С грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
Официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
Личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).
Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
Копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
Индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
Трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.
9. По срокам хранения:
Постоянного хранения;
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет).
В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - М. : ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:
По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:
По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;
По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);
По юридической силе - подлинные, подложные;
По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;
По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного
торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. :
1. По способу фиксации информации:
Письменные (рукописные и печатные);
Фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
Кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);
Фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);
Аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);
Электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
2. По месту составления:
Внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
Входящие документы, поступившие в организации;
Исходящие документы, отправляемые из организации.
Простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
Сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
4. По степени гласности:
Обычные (открытые, несекретные);
Секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
Для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
Конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
Коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
5. По форме изложения:
Индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
Трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы
заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).
6. По стадиям создания:
Черновик - предварительная редакция документа;
Беловик - чистовик;
Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
7. По юридической значимости:
Подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;
Копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);
Дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
9. По срокам хранения:
Документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
Документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);
Документы временного хранения - до 10 лет;
10. По происхождению:
Служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
Личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).
11. По срокам исполнения:
Срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
Несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).
УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?
Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:
- 1. сохранение и накопление информации;
- 2. возможность передачи информации другому лицу;
- 3. многократное использование информации;
- 4. возвращение к информации во времени;
- 5. функция учета информации;
- 6. доказательство информации.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.
Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.
Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
Документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото - и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
документ делопроизводство классификация формат
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.
С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.
Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.
Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.
Делопроизводство: общие сведения
Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.
Основные направления делопроизводства
На современном этапе в данную деятельность входят:
- Обеспечение правильного и своевременного создания необходимых бумаг.
- Организация работы с актами (передача, получение, учет, обработка, хранение, контроль, систематизация, регистрация, уничтожение, подготовка к сдаче в архив).
Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:
- Стандартизация.
- Законодательное регулирование.
- Разработка нормативно-методических и правовых актов общегосударственного действия.
Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.
Законодательная база
ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет). 
Документы России
Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:
Также выделяют такие формы документов, как:
- Трафаретные.
- Индивидуальные.
- Типовые (образцы документов).
Прочая классификация
В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.
Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.
Первичные документы
К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:
Делопроизводство предприятия
По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.
Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.
Инструкции
Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:личного происхождения;
официальные.Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Основные
Все документы, проходящие по общему делопроизводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;
— заявление в регистрационную палату;
— протокол № 1 собрания учредителей,
— учредительный договор;
— устав предприятия;
— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;
— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.
Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:
— структура предприятия;
— штатное расписание;
— текущие планы и программы деятельности;
— положения о структурных подразделениях;
— внутренний распорядок на предприятии;
— должностные инструкции сотрудников;
— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Организационно-распорядительные документы – это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.
На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.
Реквизиты
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Государственный герб РФ
герб субъекта РФ
эмблема организации или товарный знак
код организации
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
код формы документа
наименование организации
дата документа
регистрационный номер документа
ссылка на регистрационный номер и дату документа
место составления или издания документа
адресат
гриф утверждения документа
резолюция
заголовок к тексту
отметка о контроле
текст документа
отметка о наличии приложения
подпись
гриф согласования документа
визы согласования документа
оттиск печати
отметка о заверении копий документов
отметка об исполнителе
идентификатор электронной копии документаДокументы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Классификация
Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.
Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
