Справка о стаже работы или иначе о трудовом стаже, - это бумага, которая содержит данные о соответствующих фактах, которые удостоверены в соответствии с требованиями документооборота. Эта справка необходима, чтобы продемонстрировать, где и в течение, какого времени работало данное лицо.
В данной справке принимаются в расчёт все виды деятельности, в том числе:
- работа на основе трудового соглашения;
- занятость по договору агентирования;
- деятельность на условиях подряда;
- наконец, труд по найму у физического лица либо у индивидуального
Зачем нужна справка о стаже работы
Справка о стаже работы, иначе, справка о трудовом стаже - это документ, который требуется, чтобы подтвердить факт, что человек работал в течение определённых периодов официально и за него перечислялись страховые взносы . В частности данная справка необходима тем, кто желает оформить льготные пенсии, в том числе за труд во вредных условиях и по выслуге.
Структура документа
Согласно правилам, справка о стаже работы должна включать целый ряд обязательных частей. В числе прочего к ним относятся:
Как оформляется справка
При оформлении данной справки следует принимать во внимание, что это официальный документ . По этой причине для её составления часто используется фирменный бланк. Также разрешено составлять её на бумажном листе размером А4, однако в таком случае на него требуется нанести угловой штамп. На штампе должны быть помещены реквизиты компании, а если используется бланк, то он также должен их включать. К обязательным реквизитам относятся:
- наименование данной компании в полной форме;
- почтовый адрес предприятия;
- юридический адрес предприятия;
- телефонные номера.
Документ получает регистрационный номер, в нём следует прописать число, когда он был составлен.
В случае, когда в организацию пришёл формальный запрос о выдаче справки, в самой справке следует написать сведения о данном запросе, в частности его исходящий номер и число, когда он был составлен.
Непосредственно документ начинается с обозначения лица, кому его выдают. Необходимо указать его фамилию, а также полностью имя, отчество.
Если прежде во время работы сотрудник имел иную, нежели записанная в паспорте, фамилию, то факт, что он в прошлом проходил под нею, также удостоверяется документами. В частности, требуется продемонстрировать свидетельство о вступлении в брак или его расторжении .
Далее указывают данные о начале и завершении трудовой биографии получателя в компании. В первую очередь заносят в документ наименование предприятия, а также специальность и название рабочего места сотрудника после того, как он был принят в организацию. Следом упоминают день, когда он вышел на работу, и пишут реквизиты приказа, который стал основанием для допуска его к работе.
Также в справку вносят сведения о завершении работы сотрудника в компании . В ней прописывают дату его увольнения и сведения о приказе, по которому эти трудовые отношения завершились. Допускается не уточнять, по какой причине сотрудник перестал трудиться на организацию.
После этого описывают подробности карьеры получателя, в том числе:
- его перемещения с должности на должность;
- получение им повышенных квалификационных разрядов;
- работа с совмещением различных специальностей.
Обо всех этих фактах ведут речь с уточнением чисел, в которые издавались приказы, становившиеся основанием для всех фактов, относящихся к данному перечню и реквизитов этих приказов.
Необходимо упомянуть в документе о смене предприятием своего наименования.
Если лицо трудится по специальности, которая даёт ему право уйти на пенсию ранее стандартного срока, то в документ требуется включить её обозначение, которое должно точно соответствовать принятому 26 января 1991 года Постановлению №10 .
Следом приводят цель, для которой составлена справка, в частности ею может быть получение пенсии, и указывают адресата, для которого она предназначена, к примеру, Пенсионный фонд России или иную организацию, направившую такой запрос .
Для подсчета общего стажа достаточно просто суммировать периоды работы на всех предприятиях, где когда-либо трудился сотрудник. Работник кадровой службы вычисляет совокупное время на основании данных
, которые содержатся в трудовой книжке, и заносит общую длительность работы в справку.Справка о стаже работу требует подписи непосредственно от руководителя предприятия. Также на неё ставят печать юридического лица. Оговаривается, что сотруднику кадровой службы допустимо завизировать справку самостоятельно
. Но подобное возможно лишь при условии, что им была получена доверенность с допуском к оформлению и выдаче справок. В таком случае он обязательно указывает реквизиты данной доверенности.
Как получить документ
Процедура получения данного документа разнится в зависимости от того, трудится он ещё в организации или трудовые отношения с нею уже прекратились. Действующий сотрудник составляет на имя руководителя компании заявление
, в котором запрашивает данную справку и предоставляет эту бумагу секретарю.
Прежнему сотруднику равным образом следует составить заявление, но, к тому же, от него требуется предоставить паспорт. Такое заявление рекомендуется составить в двух экземплярах. На том из них, который сотрудник сохраняет, он указывает число и ставит подпись. В законодательстве предусматривается, что работнику должны выдать справку в течение трёх суток после поступления данного запроса на предприятие.
Если лицо, которому требуется справка, в настоящее время нигде не работает, ему следует обращаться в последнюю организацию из тех, в которых оно работало. Предприятиям предписывается снимать копии с трудовых книжек и сохранять их, по этой причине сотрудник кадровой службы самой последней компании сможет наиболее полно описать его трудовую биографию, именно обратившись к данной копии.
В то же время возможна ситуация, когда у сотрудника отсутствует трудовая книжка, по этой причине на предприятиях, где он работал, не может быть её копии. Такое происходит, к примеру, если он трудился в различных организациях по гражданскому правовому договору (агентирования или подряда) . В подобном случае претендующему на пенсию лицу следует получить справки ото всех организаций, в которых он работал. Эта задача усложняется, если некоторые из компаний прошли реорганизацию или прекратили своё существование. Чтобы решить проблему, необходимо:
- подать запрос в компанию, являющуюся правопреемником прежде существовавшей - при реорганизации, поскольку в таком случае именно к правопреемнику поступают все бумаги от предшественника;
- обратиться в архив города, в котором располагалась компания - при ликвидации.
Как долго действительна
Справка действительна постоянно, стать недействительной она не может в принципе. Причина этого в том, что в документе приведены факты из прошлого. Подобная информация никак не может устареть.
Поэтому единожды полученную справку в дальнейшем можно предъявить когда угодно.
Кроме того, оговаривается, что число выдаваемых справок может быть любым. Сотрудник может постоянно подавать запрос о получении ещё одного экземпляра этого документа и у фирмы существует обязанность всё время ему их выдавать в течение трёх дней. Само лицо, подающее запрос, должно во всех случаях либо приносить запрос из ПФР, либо писать новое заявление.
Таким образом, справка о работе содержит сведения о прежней занятости лица, претендующего на пенсию. Речь идёт о деятельности, как по трудовому, так и по гражданскому праву. Предусмотрена упрощённая форма, если речь идёт о получении обычной пенсии и усложнённая, когда получатель претендует на льготную . Во всех случаях сотруднику должны выдать её самое позднее через три дня после его обращения в организацию с этой целью . Если он уже не работает в компании, он также предъявляет паспорт.
Справки составляются на основании копии трудовой книжки, хранящейся в последней компании. Если сотрудник работал по гражданско-правовым договорам или не имеет трудовой книжки по иным причинам, ему следует обратиться во все организации, где он работал, по отдельности либо к правопреемникам юридических лиц, прекративших существование. Справка бессрочна, так как все указанное в ней - факты.
Видео с дополнительной информацией о необходимом стаже для получения пенсии.
Справку о стаже работы оформляет кадровая служба по письменному запросу работника. Что должна содержать справка, и какие реквизиты документа должны быть заполнены обязательно, расскажем в статье.
В статье
Документы по теме:
В каких случаях оформляют справку о стаже работы
Работодатели, производящие начисления по трудовым и гражданско-правовым договорам, ежемесячно сдают отчеты в Пенсионный фонд по форме СЗВ-М. Помимо этого ежегодно представляют отчет по форме СЗВ-СТАЖ на всех работников компании. Таким образом, ПФР формирует актуальную базу данных, содержащую сведения о страховом стаже работника и сумме отчислений с его заработной платы, произведенных работодателем.
Доп. справка о трудовом стаже потребуется, если в базе данных ПФР отсутствуют:
- Сведения о предыдущих периодах работы гражданина и отчислениях, произведенных за него работодателем.
- Сведения о специальном трудовом стаже - периодах трудовой деятельности, связанной с работой в условиях Крайнего Севера или с вредными и опасными условиями труда, необходимые для назначения досрочной пенсии по льготе. В этом случае в справке отражают периоды, когда сотрудник работал в данных условиях. Поскольку специальный стаж работы подтверждает право работника на льготную пенсию, в справке надо подробно отразить все периоды работы, зачисляемые в специальный стаж.
Какие реквизиты содержит справка о стаже в Пенсионный фонд, образец
Если в запросе работник просит отправить ему документ почтой, направьте его ценным письмом с описью вложения и уведомлением. Срок отправки, подтверждаемый квитанцией, также - три дня после получения письменного запроса.
Когда в своем запросе работник не предусмотрел возможность отправки справки почтой, и сам явиться за ней не сможет, направьте в его адрес уведомление. В произвольной форме укажите в уведомлении о том, что работник может получить готовую справку о стаже работы . Это подтвердит, что срок ее оформления работодатель не нарушил.
Какие сведения содержит справка о работе в Пенсионный фонд образец
Информация, которая должна быть указана в справке о стаже работы:
- фамилия, имя и отчество гражданина, запросившего справку;
- должность, в которой он работал или работает в данной организации;
- номер или наименование структурного подразделения, в котором он числился;
- дата начала и окончания его работы на предприятии;
- документы, подтверждающие факт приема на работу и увольнения.
Работник вправе по запросу получить и иные сведения, касающиеся трудовой деятельности на данном предприятии (статья 62 ТК РФ). Поэтому справка о трудовом стаже, образец также может содержать данные о трудовом стаже и периодах нахождения в оплачиваемых отпусках.
Справку о трудовом стаже выдавайте по запросу только лично сотруднику или отправляйте ее заказным письмом. Проверьте, чтобы в ней были заполнены все необходимые реквизиты.
Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу - 50 лет. За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:
- непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
- в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
- в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.
Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:
- наименование организации, в которую направляется запрос;
- Ф.И.О. заявителя;
- причины обращения и суть запроса;
- контактные данные.
Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.
Какие данные считаются обязательными
Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:
Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном. Вместе с тем в "Основных Правилах работы архивов организаций" от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться. Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:
- его составляют на бланке организации;
- указывают дату составления и номер;
- уточняют, на чье имя выданы сведения;
- в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
- указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
- обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.
Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ , по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
4.2. Образец правильного оформления льготной справки.
Образец
ЛЬГОТНАЯ СПРАВКА
Выдана Иванову Петру Васильевичу в том, что он с 01.11.1985 г. был принят электросварщиком ручной сварки (приказ №545 от 03.11.1985 г.).
Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Отпуска без сохранения заработной платы не предоставлялись.
С 01.12.1993 г. переведен мастером строительных и монтажных работ (приказ №306/л от 10.11.1993 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел 1 .
С 11.01.1994 г. переведен производителем работ (приказ №12 от 10.01.1994 г.). Уволен 29.11.1999 г. (приказ №260 от 25.11.1999 г.). Работал полный рабочий день, полную рабочую неделю. Совмещения профессий не имел. Предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы: с 15.04.1995 г. по 30.04.1995 г. (15 дней); с 03.09.1996 г. по 12.09.1996 г. (10 дней); с 05.06.1997 г. по 10.06.1997 г. (5 дней).
В соответствии с действующим законодательством льготным пенсионным обеспечением по Списку №2, разделу ХХХIII «Общие профессии» (код позиции списка 23200000-19906), утвержденному постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются электросварщики ручной сварки . Кроме того, разделом ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» Списка №2 предусмотрены мастера строительных и монтажных работ (код позиции списка 2290000б-23419) и производители работ (код позиции списка 2290000б-24441).
Основание выдачи справки: приказы по личному составу с 1985 по 1999 г.; характеристика работ, должностные инструкции; лицевые счета с 1985 по 1999 г.; табель учета рабочего времени или журнал учета рабочего времени с вредными условиями труда (1985-1999 гг.); технологические карты (режимы, регламенты и пр.), если сварщики выполняют работы, предусмотренные технологическим процессом изготовления основной продукции (например, в серийном машиностроительном производстве). Для ремонтных служб – графики планово-предупредительных работ (ППР) и отчеты по их выполнению; дефектные ведомости на проведение ремонтных работ и др. документы 2 .
В соответствии со ст. 25 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.01 г. №173-ФЗ предприятие несет ответственность за сведения, содержащиеся в справке, выданной для назначения пенсии 3 .
Начальник (директор) (подпись) Ф.И.О.
Гл. бухгалтер (подпись) Ф.И.О.
Начальник ОК (подпись) Ф.И.О.
Примечания. 1 Если за время работы наименование организации изменялось, можно отразить в Льготной справке эту информацию с указанием даты и основания переименования, а также новое наименование.
2 В основании выдачи должны быть указаны только те документы, которые могут быть предоставлены для проверки.
3 Если работодатель укажет в Льготной справке характеристику работ по должности (профессии), объект, на котором эти работы выполнялись, краткую характеристику производство (например, по изготовлению резинотехнических изделий), в котором занят работник, обратившийся за назначением досрочной трудовой пенсии, это не будет ошибкой.
В Правилах обращения за пенсией, назначения пенсии в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ», утвержденных совместным постановлением Министерства труда РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.02 г. №17/19пб закреплено, что территориальный орган Пенсионного фонда РФ имеет право проверять обоснованность и достоверность выдачи представленных документов, их соответствие сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, требовать от юридических и физических лиц предоставления документов, необходимых для назначения пенсии.
На практике работодатели предоставляют Льготные справки, содержащие недостоверные сведения о периодах работы застрахованных лиц (в том числе, когда работнику предоставлялись административные отпуска (без сохранения заработной платы, учебные отпуска), которые не включаются в льготный стаж работы), без основания выдачи этих справок. Очень часто документы, указанные в основании выдачи Льготной справки, впоследствии не предоставляются для проверки обоснованности и достоверности сведений, содержащихся в Льготной справке, и подтверждения факта постоянной и непосредственной занятости застрахованного лица. Некоторые Льготные справки вообще не содержат сведения, подтверждающие право застрахованного лица на досрочную трудовую пенсию по старости. В результате – отказ в назначении досрочной трудовой пенсии по старости.
Судебная практика подтверждает, что работодатели не принимают должного участия в оказании содействия своим работникам, в том числе бывшим, по предоставлению документов, подтверждающих право на досрочное назначение пенсии по старости.
Хотя в большинстве случаев работодатель имеет возможность заблаговременно оценить состояние документов работника (застрахованного лица), необходимых для установления досрочной трудовой пенсии: проверить, правильно ли заполнены сведения в трудовой книжке, удостоверены ли подписью и печатью имеющиеся исправления записей в трудовой книжке, подтверждаются ли сведения, содержащиеся в документах первичными данными, имеются ли записи об основаниях выдачи документов. Кроме того, работодатель обязан проверить, в каком объеме переданы сведения индивидуального (персонифицированного) учета о застрахованном лице в территориальный орган Пенсионного фонда, и принять меры по предоставлению недостающих сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
В результате работник (застрахованное лицо) без каких-либо проблем сможет реализовать свое право на досрочную трудовую пенсию.
5. Дополнительные документы при назначении досрочной трудовой пенсии на конкретных примерах.
Пример №1.
В соответствии с действующим законодательством правом на льготное пенсионное обеспечение по Списку №2, раздел ХХVII «Строительство, реконструкция, техническое перевооружение, реставрация и ремонт зданий, сооружений и других объектов» код позиции 2290000а-12680, утвержденному Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 г. №10, пользуются каменщики , постоянно работающие в бригадах каменщиков и в специализированных звеньях каменщиков комплексных бригад (Постановление Кабинета Министров СССР от 09.08.1991 г. №591).
Основанием для назначения пенсии в связи с особыми условиями труда каменщику служат документы, подтверждающие занятость в бригаде каменщиков комплексной бригады.
Бригадная форма является основной в строительстве. В зависимости от объема и вида работ строительные организации определяют структуру бригад. Издается приказ о создании бригады, в том числе комплексной.
Такой приказ – основной (но не единственный) документ, подтверждающий занятость в бригаде каменщиков или специализированном звене каменщиков комплексной бригады, поскольку в этом приказе указывается списочный состав рабочих по профессиям.
Пример №2.
В соответствии с позицией 2151200а-1753а подраздела 12 «Прочие профессии металлообработки» раздела XIV Списка №2 право на досрочную пенсию установлено рабочим, занятым на обдирке, точке, резке, шлифовке металлических изделий и инструмента абразивными кругами сухим способом .
Из записи в трудовой книжке гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии следует, что он работал в цехе №2 шлифовщиком. По технологическим картам этого цеха установлено, что шлифовка металлических изделий в данном в данном цехе производится абразивными кругами, как сухим способом, так и с применением эмульсии. По приказу о закреплении рабочих за оборудованием можно установить, на каком станке он работает (работал), а по паспорту станка – наличие или отсутствие системы охлаждения на нем.
Пример №3.
Для подтверждения работы в определенных структурных подразделениях, как правило, достаточно двух документов: трудовой книжки и штатного расписания . Если в трудовой книжке имеется запись о работе лаборантом прядильного цеха, а по штатному расписанию в этом цехе предусмотрена одна химическая лаборатория, то данному работнику может быть назначена пенсия по Списку №1, радел XVI, как лаборанту цеховой химической лаборатории.
Пример №4.
Для подтверждения занятости слесаря цеха централизованного ремонта ТЭЦ на ремонте оборудования котельного цеха в дополнение к трудовой книжке и штатному расписанию может быть использован журнал заданий или нормированное задание .
Пример №5.
Непосредственную занятость на установках по гаммадефектоскопии (просвечивание металлов) можно подтвердить несколькими документами, каждый их которых в отдельности содержит частичные сведения. Так, в журнале индивидуального дозиметрического контроля указаны фамилия, имя, отчество, профессия работника, ежедневная (еженедельная, ежемесячная) доза облучения. На основании учета дозы облучения можно установить, что работник был непосредственно занят на гаммадефектоскопии. Но если труд работников разделен, т.е. один занимается просвечиванием металлов, другой – проявлением пленок, либо составлением заключений, в таком случае непосредственную занятость на установках можно подтвердить сведениями, содержащимися в журнале передачи радиоактивных источников или в картах результатов просвечивания деталей и изделий , из которых видно, кто и когда проводил дефектоскопию.
Пример №6.
Занятость машиниста крана (крановщика) литейного цеха на горячих участках работ может быть подтверждена следующими документами:
распоряжением начальника литейного цеха о закреплении за краном на определенном участке (плавильном, разливочном);
технологической планировкой цеха по расстановке технологического оборудования на данном участке работ;
журналом лабораторных анализов , в которых зафиксированы результаты замеров температуры на рабочем месте крановщика в различных местах нахождения крана;
журналом учета инструктажа по охране труда.
Кроме того, в трудовой книжке очень часто содержатся неправильные и неточные записи об отдельных периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, необходимых для подтверждения стажа на соответствующих видах работ. В таких случаях Пенсионный фонд РФ принимаются справки, выданные с места работы, вышестоящими организациями, а также архивными учреждениями, содержащие необходимые сведения, подтверждающие факт занятости на работах с вредными и опасными условиями труда.
Выдаются такие справки на основании выписок из приказов, лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы и иных документов, содержащих сведения о периодах работы, наименования профессий (должностей), структурных подразделений, характеристики условий труда и т.д.
Не редки случаи, когда организации не могут подтвердить стаж на соответствующих видах работ, характеристику выполняемых работ, ссылаясь на отсутствие документов, что приводит к возникновению трудностей или отказу органов пенсионного обеспечения засчитать периоды работы, указанные в трудовой книжке, в специальный стаж на соответствующих видах работ или в назначении досрочных трудовых пенсий.
6. Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения, которые имеют отношение к назначению трудовой пенсии, в том числе к подтверждению льготного стажа.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
| 6 | Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации и д.р.) к ним: | * (5) Присланные для сведения – до минования надобности * (6) О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах и т.д. – 5 л. |
|
| А) по основной деятельности | Пост. * (5) |
||
| Б) по личному составу | 75 л. * (6) ЭПК |
||
| В) по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. |
||
| 32 | Штатные расписания организации и изменения к ним: | ||
| | Пост. |
||
| Б) в других организациях | 3 г. |
||
| 153 | Лицевые счета | 75 л. ЭПК | |
| 155 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат* (2) | 5 л. | |
| 188 | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ | 5 л. | * (2) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
| 272 | Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий | Пост. | |
| 273 | Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования надобности | |
| 277 | Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | 5 л. ЭПК | |
| 280 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | |
| 281 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 г. | |
| 286 | Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | ||
| А) по месту разработки и утверждения | Пост. |
||
| Б) в других организациях | До минования надобности |
||
| 287 | Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок | 5 л. | |
| 288 | Тарификационные ведомости | 25 л. | |
| 292 | Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | ||
| А) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| Б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 295 | Акты, предписания по охране труда | 5 л. ЭПК | |
| 301 | Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | |
| 304 | Перечень профессий с вредными условиями труда: | ||
| А) по месту разработки и утверждения | Пост. |
||
| Б) в других организациях | До замены новыми |
||
| 305 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | 75 л. | |
| 306 | Табели и наряды работников вредных профессий | 75 л. | |
| 316 | Журналы, книги учета: Б) инструктажа по охране труда | 10 л. |
| 323 | Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях труда, производственном травматизме, профессиональных заболеваниях | 10 л ЭПК | |
| 325 | Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда | 5 л. ЭПК | |
| 332 | Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 5 л. ЭПК | |
| 336 | Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 л. ЭПК* (1) | * (1) О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках – 5 л. |
| 337 | Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении и т.д.): Б) работников | 75 л. ЭПК |
| 338 | Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | |
| 339 | Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 л. ЭПК | |
| 342 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования* (1) | * (1) Невостребованные – не менее 50 лет |
| 349 | Список (штатно-списочный состав) работников | Пост. | |
| 357 | Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 л. | |
| 362 | Квалификационные требования: | ||
| А) по месту разработки и утверждения | Пост. |
||
| Б) в других организациях | До замены новыми |
||
| 479 | Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 л. | |
| 1781 | Технологические карты и описания технологических процессов | Пост. |
Примечания, используемые в данном перечне, уточняют сроки хранения документов. Примечание «до минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение. Срок их хранения определяется самими организациями.
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
Конкретные виды документов в перечне помечены отметкой «ЭПК», которая означает, что эти документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должны храниться в организации, если организация по тем или иным причинам не является источником комплектования архивных учреждений, или передаваться в государственные, муниципальные архивы.
На хранение документы можно сдать как в государственный, так и в частный архив.
Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением.
Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.
Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Это быстро и бесплатно.
Или звоните по телефону:
Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.
Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:
- записи в трудовой книжке содержат помарки и исправления;
- записи не заверены печатью;
- записи или оттиски печати написаны неразборчиво или нечитаемые;
- записи о работе отсутствуют в трудовой книжке;
- другие вопросы, которые возникают у работников ПФР при оформлении пенсии. Например, при оформлении льготных пенсий из стажа, дающего на это право, могут исключаться отдельные периоды, которые не отражаются в трудовой книжке (отпуска без сохранения оплаты и декретные отпуска).
В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.
Как оформляется заявление?
Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:
- наименование организации, ИП или архива;
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации, телефон для связи;
- дата начала и окончания его трудовой занятости;
- название документа – заявление;
- прошение о выдаче архивной справки на имя сотрудника, работающего в определенный период в должности;
- назначение документа – для предоставления в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа и размера отчислений;
- дата составления заявления и подпись лично гражданина.
Образец документа должен содержать всю указанную информацию.
Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.
Образец заявления работодателю для получения архивной справки о трудовом стаже Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3 .
Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.
Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.
Где и как получить?
Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.
Запрос может отправляться:
- Гражданином, занятым ранее по трудовому договору, лично.
- На основании определения суда, выданному по ходатайству участника судебного процесса по восстановлению трудового стажа или назначения пенсии.
- Юридическим лицом касаемо сотрудника.
Запрос о трудовом стаже от юридического лица (образец) Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.
При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.
Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.
Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:
- Работодатель должен выдать необходимый документ в течение трех дней после регистрации заявления гражданина;
- У государственного архива на эту работу есть 30 дней.
Общая схема обработки запроса архивами РФ На практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.
Структура документа
Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.
В акте отражаются сведения:
- полное и сокращенное наименование-организации или индивидуального предпринимателя, адрес нахождения (можно использовать официальный бланк компании, где есть все реквизиты);
- ФИО работника, дата его рождения, адрес регистрации;
- занимаемая должность;
- период трудовой занятости;
- размер заработной платы с разбивкой по месяцам и годам;
- объем отчислений в пенсионный фонд.
Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.
Образец архивной справки о трудовом стаже от работодателя Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.
Срок действия архивной справки
Период действия документа в законодательстве не установлен. Для справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ. Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;
