Коммерческие документы. Документооборот в торговле Образцы всех документов в торговле

Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота - задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
формы документов внутренней отчетности;
периодичность формирования отчетов;
технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

создание,
передача документа в бухгалтерию,
проверка и обработка документа,
архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
счет-фактуру от поставщика;
акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
накладные на возврат товара,
накладные на перемещение товара,
счета-фактуры,
кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
ведомость продаж;
ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

отчет по формированию наценки;
отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

Третья группа документов - коммерческие документы - это документы, которые дают стоимостную, количественную и качественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Стоимостная характеристика товара подается в счете и в проформе "счета.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование к покупателю об уплате указанной в нем суммы платежа за поставленный товар.

В счете указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета или платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета, название банка, где должен быть осуществлен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ").

Счета конечно выписываются в большом количестве экземпляров (до 25), что связано с выполнением счетами различных функций. Счет необходимый для подачи таким учреждениям:

Банка для получения с покуп эта платежа;

Страховому обществу - для расчета страховой премии при страховании груза;

Валютным органам стран импортера при наличии валютных ограничений - для получения импортером иностранной валюты;

Таможенным органам - для расчета пошлин;

Торговой палате или другой организации - для выдачи сертификата о происхождении товара;

Правительственным органам - для получения экспортно-импортных лицензий;

Транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке, или железной дороги - для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога отвечает за сохранность грузов);

Статистическим органам - для ведения внешне шньоторговои статистики. Счета можно подразделить в зависимости от выполняемых ими функций на следующие виды:

Счет-фактура;

Счет-спецификация;

Предварительный счет;

Проформа-счет.

Счет-фактура выписывается, как правило, после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму платежа за товар, счет-фактура может быть использован как накладная, направляется вместе с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, и такие счета одновременно является сертификатами о прохождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация - объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем, как правило, отмечается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда называется специфицирован счет.

Предыдущий счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара происходит в стране или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому осуществляется окончательный расчет.

Проформа-счет - это документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об оплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указания о цене каждого вида или сорта товара, его называют специфицированных проформой -счета. Проформа-счет может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товаров на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы. В проформе-счета, который направляется консигнатору, могут быть указаны сумма, которую владелец товара (консигнант) намерен получить, и расходы, которые он имел при отправке товара. Проформа-счет может быть также сметой, с помощью которого импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он желает купить, и с порядком расчетов, а также определить размер расходов.

Количественная характеристика товара подается в спецификации, технической документации, упаковочном листе.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация конечно дополняет счет на товары разных сортов и названий.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования для обеспечения их своевременного налаживания и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, сведения запасных частей, инструмента, приспособлений и т. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, которые являются неотъемлемой частью договора. Техническая документация готовится на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере), и необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист размещается в упаковке так, чтобы покупатель смог его легко найти, или кладется в специальный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (количество штук в упаковке), номер упаковки (места). Упаковочный лист используется как дополнение к рахуйку-фактуры, когда направляется значительное количество названий товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист следует отличать от контейнерного грузового сертификата, который используется для других целей. Упаковочный лист тарахунок-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указаны цены. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается порядковый номер, а в знаменателе -количество мест в данной партии. Создается комплектовочная ведомость п идприемства-производителем к отгрузке всей партии товара.

Качественная характеристика товара дается в сертификате о качестве, гарантийном обязательстве, протоколе испытаний, разрешении на отгрузку.

Сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспортера, так и в страны импортера. Иногда стороны договариваются о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов, других организаций. Сертификат о качестве может выдавать (в соответствии с условиями контракта) и фирма-производитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо - документ, подтверждающий соответствие поставленного товара (чаще всего оборудования) с условиями контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом вместе с представителем покупателя (инспектором или приемщиком) полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол испытаний, который иногда называют сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием соответствия товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают сдаточных-приемный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит: сведения о дате поставки по контракту, дату готовности, информацию о проведении испытания и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1 классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура , извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты , фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей , санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Бланк формы ТОРГ-12. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора поставки, купли-продажи и т.п. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Бланк формы ТОРГ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Бланк формы ТОРГ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация

Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй - передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-10. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Бланк формы ТОРГ-13. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-16. Акт о списании товара

Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно - материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-16. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Бланк формы ТОРГ-18. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-29. Товарный отчет

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-29. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-30. Отчет по таре

Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-30. Инструкция по заполнению

Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-31. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию

Бланк формы МХ-15. Инструкция по заполнению

Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.