В коммерческой деятельности при оформлении перемещения товара используется 2 документа: накладная и счет-фактура. Бланки документов, применяемые в РФ, по многим позициям дублируют друг друга. Факт выполнения работ и оказания услуг фиксируются отдельно составленным актом. Универсальный передаточный документ (УПД) разработан для замены всех указанных документов. C 01.10.2017 года поменялась форма счета-фактуры, а, значит, изменения нужно внести и в бланк УПД. Актуальный образец универсального передаточного документа предлагаем скачать бесплатно в excel и word.
Форма была усовершенствована постановлением Правительства РФ № 981 от 19.08.2017 г. Нормативным актом были подкорректированы некоторые части документа.
Что изменилось в УПД с 01.10.2017:
- В таблицу со сведениями о товаре был добавлен столбец, где продавец обязан указывать код товарной номенклатуры ВЭД ЕАЭС. Это актуально для внешнеторговых сделок с организациями, созданными в государствах-резидентах ЕАЭС.
- Также были даны разъяснения относительно информации, вписываемой в графу 11 УПД. Уточнено, что продавец должен вносить регистрационный номер таможенной декларации. До этого некоторые специалисты указывали номер разрешения на помещения товаров под таможенную процедуру.
- Также в поле для подписи индивидуального предпринимателя добавили приписку об ином уполномоченном лице. Теперь бланк сможет оформлять гражданин или организация, имеющий соответствующую доверенность.
Сама форма УПД утверждена в постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.
Следует помнить о том, что разработанная форма является лишь рекомендуемой и может быть скорректирована по желанию продавца.
Порядок заполнения нового бланка УПД
Сведения вносятся в бланк с помощью электронно-вычислительной техники и печатного оборудования. Отметки об отпуске товара и его принятии проставляются от руки.
В левом верхнем углу указывается статус УПД. Он может выступать в качестве счета-фактуры или передаточного акта (акта выполненных работ/оказанных услуг). Соответственно в окошке проставляется значение 1 или 2.
- полное наименование;
- юридический адрес;
- ИНН/КПП.
Там же указываются наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Далее следуют сведения о платёжном документе, в соответствии с которым были перечислены деньги в счёт оплаты товара.
После этого в новую форму УПД вносятся наименование, адрес и ИНН/КПП покупателя. В последнюю строку универсального передаточного документа вписывается валюта расчёта.
НАЖМИТЕ ДЛЯ УВЕЛИЧЕНИЯ
Центральную часть бланка занимает таблица. В столбцы вносится следующая информация:
- в графе «А» — порядковый номер записи о товаре;
- в столбце «Б» — код ТН ВЭД ЕАЭС;
- 1 графа – коммерческое наименование товара в соответствии с положениями договора (заявкой, спецификацией);
- в столбец 2 вносятся единицы измерения товара (например, штуки), и указывается условное обозначение;
- 3 столбец – количество отгружаемого товара;
- 4 графа – цена 1 единицы;
- 5 графа – стоимость всех товаров без учёта налогов;
- 6 столбец – размер акциза;
- в 7 столбце формы УПД указывается действующая ставка НДС;
- в 8 столбец вписывается сумма налога, которая подлежит уплате покупателем;
- в 9 графу универсального передаточного документа вносится информация о полной стоимости товара;
- в 10 столбце указывается код страны происхождения продукции и краткое наименование государства в соответствии с классификатором (актуально при отгрузке на экспорт или поставке ранее ввезённого товара);
- в 11 графе проставляется номер таможенной декларации, по которой товар был импортирован в страну, присвоенный при регистрации документа.
Под таблицей указывается количество листов УПД. Также ставится подпись, фамилия и инициалы руководителя организации (или иного уполномоченного на подписание документа лица) и главного бухгалтера. Должностные лица заверяют подлинность указанных в таблице универсального передаточного документа сведений.
Далее указывается, на основании какого документа был передан груз. Это может быть доверенность или договор. Также заполняются сведения о перевозчике, если для доставки было заключено соглашение с транспортной компанией.
Слева внизу бланка УПД расположены поля, предназначенные для внесения сведений об отгрузке товара:
- должность, подпись, фамилия и инициалы лица, отпустившего имущество;
- дата отгрузки;
- иные сведения;
- сведения о лице, ответственном за оформление УПД: подпись, должность, фамилия и инициалы;
- оттиск печати.
Заверять информацию о товаре может один уполномоченный представитель продавца, а фактически отгружать продукцию – другой.
Справа находится аналогичное поле, заполняемое работником организации-покупателя:
- должность, подпись, фамилия и инициалы лица, принявшего товар;
- дата получения имущества;
- иная информация, например, ссылки на другие документы, оформленные при приёмке;
- должность, Ф.И.О. и подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;
- оттиск печати.
УПД составляется в нескольких экземплярах. 1 заполненный образец должен остаться у получателя груза, и минимум 1 заполненный и подписанный бланк будет направлен продавцу с отметкой о получении.
Бланк и образец 2017 — 2018
Скачать новый бланк УПД с 01.10.2017 в excel бесплатно — .
Скачать образец заполнения УПД в 2018 году — .
Вопросы и ответы
Вопрос 1: Как нумеровать УПД, если организация поставщик выписывает покупателям счета-фактуры + накладные и УПД со статусом «1» вперемешку?
Ответ: Для универсального передаточного документа со статусом «1» нужно использовать последовательную нумерацию, единую со счет-фактурами (хронологический порядок). Если УПД имеет статус «2», то нумеровать можно на усмотрение поставщика, закон данный момент не регламентирует.
Вопрос 2: Поставщик одновременно поставляет товар покупателю и оказывает сопутствующие услуги в связи с приобретением. Можно ли отгрузку товара и услуги отразить в одном УПД?
Ответ: Да, это возможно и не противоречит законодательству.
Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (237) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (27) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (19) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (415) 2.1. Общие вопросы налогообложения (27) 2.10. Налог на профессиональный доход (9) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (36) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (64) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (86) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (104) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (2) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (22) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)У вас остались вопросы — задайте их в комментариях и получите ответ эксперта!
Ведущий экономист ООО «Анхел Трейдинг», автор ряда методических рекомендаций для практикующих бухгалтеров
Даже если универсальный передаточный документ (УПД) самой организацией не используется, все равно данную форму документа бухгалтеру надо знать, так как ее в качестве первичного учетного документа могут использовать контрагенты. Поэтому поступивший от них УПД как минимум необходимо проверить на качество составления, зарегистрировать в книге покупок, а также принять как основание для признания расходов.
Экономические субъекты, в частности организации, применяющие УСН, при осуществлении своей предпринимательской деятельности, направленной на реализацию товаров, работ, а также имущественных прав обязаны оформлять соответствующие первичные бухгалтерские документы, подтверждающие факт проведения операции хозяйственной жизни. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предоставляет экономическим субъектам свободу выбора форм документирования, при этом возлагает на него обязанность по предоставлению покупателю нескольких первичных учетных документов, которые являются подтверждением факта совершения сделки с ним, а также служат основаниями для получения вычета по суммам НДС, предъявленных покупателям.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
УПД является формой первичного учетного документа, которая направлена на упрощение документооборота между продавцом и покупателем товаров (работ, услуг), а также на минимизацию риска невключения расходов или вычетов налоговыми органами.
С целью упрощения документооборота между субъектами, вступившими в отношения по поводу купли-продажи товаров (работ, услуг), а также по передаче имущественных прав, 21.10.2013 было издано письмо ФНС России № ММВ-20-3/96 «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры», которое разъясняет применение форм первичных учетных документов, необходимых для целей бухгалтерского учета.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов.
Что представляет собой УПД
Форма универсального передаточного документа разработана ФНС России на основе счета-фактуры, форма которого утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, и на основе ранее обязательных к применению форм первичных учетных документов, таких как ТОРГ-12, ТТН и др., подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей. Соответственно, УПД является счетом-фактурой, в который включены дополнительные реквизиты, в частности, реквизиты из других первичных документов, таких как:
- товарная накладная;
- товарно-транспортная накладная;
- накладная по отпуску материалов на сторону;
- акт о приеме-передаче объектов ОС и др.
Однако стоит отметить, что письмо ФНС России № ММВ–20-3/96 носит рекомендательный характер, который говорит о том, что экономические субъекты при оформлении фактов своей хозяйственной деятельности имеют право использовать унифицированные, самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов и УПД. Применение УПД не является обязательным, и в случае неиспользования данной формы это не может быть основанием для отказа в учете операций и сделок в целях налогообложения.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Применять УПД не обязательно – чиновники лишь рекомендуют использовать его в учете. Кроме того, форму УПД можно изменить, однако важно сохранить все обязательные реквизиты, содержащиеся в документе.
Применение УПД влечет за собой ряд преимуществ для организаций и ИП:
1. Упрощается документооборот между поставщиком и покупателем товаров (работ, услуг) и имущественных прав посредством представления одного документа вместо нескольких.
2. Упрощается мониторинг ошибок, т. е., как отмечалось выше, вместо нескольких учетных документов представляется только один, соответственно поставщиком заполняется и предъявляется покупателю один документ, на оформление которого отводится больший временной период, что сокращает возможность ошибок в нем.
3. Минимизируется риск невключения расходов или вычетов налоговыми органами, так как УПД служит единым документом для отражения в учете операций для целей налогообложения.
Для организаций, применяющих УСН и ЕНВД, применение УПД как формы первичного учетного документа не является основанием для уплаты НДС в бюджет, при соблюдении условия, что в УПД не будет выделена сумма налога. В ином случае организация должна будет уплатить выделенную сумму налога в бюджет. Данное обстоятельство отражено в письме ФНС России № ММВ-20-3/96.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Возможность применения УПД существует как у субъектов, применяющих общую систему налогообложения, так и у субъектов, применяющих спецрежимы.
Что нужно предпринять, если вы решили применять УПД?
Для «упрощенцев», решивших применять УПД, немаловажное значение имеет определение назначения этого документа, которое напрямую зависит от статуса УПД. Согласно письму ФНС России № ММВ-20-3/96 статус 1 означает, что УПД используется как первичный учетный документ и как основание для вычета НДС, т. е. как счет-фактура, статус 2 – УПД применяется только как первичный учетный документ, заполнение данных как у счета-фактуры не обязательно, так как в данном случае организация обязана составить также и счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг).
Статус, присвоенный организацией УПД, носит информационный характер и, базируясь на практике, не влияет на уплату НДС. Например, если в УПД не заполнена графа № 7 «Налоговая ставка», покупатель не имеет права заявить к вычету НДС, даже при условии, что статус УПД будет определен как 1. Это обусловлено тем, что отражение налоговой ставки является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Отсутствие данного реквизита означает, что счет-фактура оформлен неправильно и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
ВАЖНО В РАБОТЕ
УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД – первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.
Соответственно, оформление УПД возможно:
- при отгрузке товаров. При этом стоит отметить, что поставщик товаров (работ, услуг) по-прежнему, как и при применении унифицированных форм первичных документов, обязан выставлять авансовые счета-фактуры;
- как аналог акта приема-передачи услуг (работ);
- вместо счета-фактуры и ТОРГ № 12, но при осуществлении перевозки товаров обязательно оформлять транспортную накладную.
В результате принятия организацией решения о применении УПД как формы первичного учетного документа, отражающего факты ее хозяйственной жизни, руководитель организации утверждает бланк УПД посредством издания приказа «О формах первичных учетных бухгалтерских документов». Опираясь на законодательство в области бухгалтерского учета, в частности на ПБУ 1/2008, формы первичных учетных документов, применяемых в организации, должны быть отражены в учетной политике. При этом ФЗ «О бухгалтерском учете» указывает, что формы первичных учетных документов утверждаются приказом руководителя организации. Соответственно утверждение УПД
ПОЗИЦИЯ МИНФИНА
Расходы в виде НДС налогоплательщиком, применяющим УСН, признаются на основании документов, подтверждающих фактическую
уплату налога, счетов-фактур, а также при условии соблюдения правил по их заполнению.Письмо Минфина РФ от 24.09.2008 № 03-11-04/2/147.
как формы первичного учетного документа в организации может быть оформлено приказом руководителя или отражено в учетной политике.
Возможная формулировка, включаемая в учетную политику при применении УПД:
«Для учета торговых операций применять товарную накладную по форме, приведенной в приложении ______, универсальный передаточный документ (приложение _____) либо иную форму, установленную в договоре с контрагентом».
Что делать, если вы не используете УПД, но такой документ приходит от контрагентов?
Представленный внешними контрагентами УПД должен быть принят к учету, даже если организация не использует данную форму как первичный учетный документ. На основании представленного УПД организация отражает произведенные расходы на дату совершения сделки (покупки). Дата совершения сделки (покупки) указывается в строке 16 УПД, эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД предъявлен со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Использование УПД, имеющего в своем названии слова «счет-фактура», в статусе только первичного документа организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС (при этом у таких организаций не будет значений в графах 7 и 8).
При отражении расходов в налоговом учете необходимо учитывать такой важный факт, как оплата. Это важно для организаций, применяющих УСН, а не только факт совершения сделки (покупки). Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (пп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
Сотрудник организации при принятии УПД у контрагента должен в обязательном порядке проверить данный документ на предмет наличия в нем ошибок, которые могут повлечь за собой невозможность принятия произведенных расходов к учету.
В целях сокращения количества документов, которые используются для оформления процедуры приемки движимых объектов (любых товаров), а также результатов услуги, налоговая служба учредила в 2019 году новую форму. Речь идет об универсальном передаточном документе, который способен заменить счет-фактуру первичные бумаги. Образец УПД, а также алгоритм его составления можно найти в материале.
Основное назначение этой бумаги – объединить в один 2 категории документов, а именно – счет-фактуру и первичку. Таким образом, сотрудники организаций чаще всего могут сэкономить время и заполнить универсальную форму вместо обычной товарной накладной. С другой стороны, традиционные варианты бумаг также действуют – их можно использовать наравне с УПД или вместо него.
Назначение документа, а также инструкция по его оформлению подробно прописывается в Письме ФНС.
В частности там указывается, что универсальная форма может быть использована для оформления процедуры передачи:
- любых движимых объектов (различных товаров);
- материальных и нематериальных услуг;
- результатов деятельности (от исполнителя к заказчику);
- а также прав, связанных с имуществом.
В таблице подробно описаны все типы хозяйственных операций, которые можно отражать в такой форме.
| отражаемый факт | стороны сделки |
| отгрузка товаров без их последующего перемещения (товары могут быть любыми движимыми объектами) | любые лица, которые описаны в гражданских договорах как покупатели/продавцы, в том числе и те стороны, которые действуют по договорам купли-продажи как поверенные или агенты |
| отгрузка товара с его последующим перемещением, т.е. с учетом транспортировки (в том числе передача доверенному лицу стороны сделки) | |
| передача имущественных прав |
|
| передача результатов работы |
|
| подтверждение факта оказания услуги |
|
2 разновидности УПД
То же письмо налоговой службы утверждает 2 формы УПД, которые применяются на практике:
- Статус 1 совмещает в себе функции как счета-фактуры, так и первичного документа. Его можно использовать вместо товарной накладной, а также актов, подтверждающих приемку результатов работы и отсутствие претензий.
- Статус 2 применяется только для замены первичного документа. Таким образом, счет-фактуры в данном случае оформляется обязательно.
Разделение этих видов УПД имеет практическое значение: в статусе 1 необходимо заполнять все строки, а в статусе 2 исключают строки, связанные только со счетом фактурой. Сравнить эти 2 разновидности можно в виде такой таблицы.
По форме представления доступен не только бумажный, но и электронный УПД (применяется с мая 2016 года, после того, как вышел соответствующий Приказ ФНС). Электронная версия используется не только как замена счета-фактуры и первичного документа, но и замена акта.
Образец и правила заполнения
В целом правила заполнения этой формы точно такие же, как и в случае оформления заменяемых ею документов (первичных и счета-фактуры):
- Обязательно указывают статус в зависимости от случая – 1 или 2.
- Номер, присвоенный фактуре, дата составления счета (при внесении исправлений аналогичные реквизиты вносятся и для корректировки).
- Наименование компании, ее реквизиты и адрес (как в учредительных документах).
- Код товара (или результата проделанной работы, услуги), его/ее название, единицы измерения.
- Стоимость товара, ставка 18% (НДС), сумма налога и стоимость товара вместе с НДС.
- Подпись директора (или индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера с расшифровкой (фамилия, инициалы).
Далее оформляют собственно «передаточную» часть, которая подтверждает факт передачи и получения товара/услуги/результатов работы. Указывают данные сторон, а также документ, на основе которого они вступили в правоотношения:
- В качестве такого документа чаще всего служат гражданские договоры – подряда, поставки, предоставления услуг и т.п. Отражают название, номер (при наличии) и дату подписания.
- Сведения о стороне, передавшей груз или результаты работ – должность, подпись, фамилия, инициалы, дата передачи.
- Аналогичные данные – о стороне, принявшей груз или результат работы.
- Наименования организаций или ИП.
- Оригинальные печати каждой организации. Если они проставляются, то заполнять данные по строкам 14 и 19 необязательно (при наличии названия компании в оттиске печати). При этом саму печать ставить также необязательно – достаточно просто подписать документ передавшей и принявшей стороне.
Изменение формы под свой случай
Каждая компания может продолжать использовать традиционные документы для подтверждения факта получения товара или услуги. Можно применять и УПД, причем допускается и видоизменять форму в соответствии с особенностями своего случая. Имеется в виду, что лицо может дополнять эту бумагу какими-либо графами (строки, столбцы), чтобы отразить больше информации об объекте.
Однако изменяя документ, необходимо помнить о том, что обязательно должны сохраниться по крайней мере 2 ее элемента:
- Форма счета-фактуры – эта бумага имеет единый образец, и его исправление не допускается.
- Все обязательные реквизиты – их полный перечень прописан для каждого вида документа в соответствующих законодательных актах.
Например, для первички обязательно указать описываемый факт хозяйственной жизни, единицу его измерения и т.п.
А для счета-фактуры важно отразить номер, название товара, их количество, цену за единицу и т.п.
Благодаря отмене в 2013 году применения обязательных унифицированных бланков первичных документов, организации получили возможность существенно уменьшить документооборот. Одним из наиболее удачных примеров такой оптимизации служит соединение в одной форме налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа. В результате этого слияния возник универсальный передаточный документ .
ФАЙЛЫ
Документы, которые заменил новый бланк
Ранее обязательными к оформлению передаточными документами являлись , товарная часть и передаточный акт по утвержденным формам. Теперь все эти бланки утратили свою актуальность и необходимость, хотя при желании по-прежнему могут использоваться организациями. Сведения о том, какие именно документы использовать в своей работе каждая компания должна закреплять в своей учетной политике в индивидуальном порядке.
В каких случаях используется документ
Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:
- отгрузка товаров, материалов, оборудования различного назначения,
- операции посреднического характера,
- передача и прием выполненных работ и оказанных услуг,
- передача некоторых видов прав имущественного толка.
При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.
Правила составления универсального передаточного документа
Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:
- его название,
- дата составления,
- наименование компании, сотрудниками которой он оформляется,
- смысл операции, которую он сопровождает,
- стоимость товарно-материальных ценностей или услуг,
- их количество,
- данные об ответственных лицах (с указанием должностей, фамилий-имен-отчеств),
- подписи с расшифровками.
Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.
Образец заполнения универсального передаточного документа
Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:
- единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
- а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.
Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.
Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).
Сначала в документ вносятся:
- его номер (согласно внутреннему документообороту фирмы),
- дата (соответствующая реальному текущему времени).
Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.
- полное наименование,
- его адрес,
- КПП (данные должны быть идентичны учредительным документам компании).
Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.
Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.
Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.
Здесь нужно указать:
- их наименование,
- данные о единице измерения (штуки, литры, километры)
- ее код по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).
Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:
- общее количество,
- стоимость за одну единицу без НДС,
- общая стоимость по наименованию также без НДС,
- величина акциза (при необходимости),
- ставка НДС.
- сумма налога по каждому наименованию
- и общая стоимость с учетом налога,
- название страны происхождения,
- ее код по ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира),
- номер таможенной декларации (только для импортных товаров).
В строке «Основание для приема-передачи» указываются:
- ссылка на номер договора или соглашения (с указанием его номера и даты),
- данные о транспортировке и грузе – здесь аналогичным образом дается ссылка на транспортную накладную или иной подтверждающий документ.
Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).
Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:
- кладовщики организаций, или иные лица, осуществляющие отгрузку и прием товарно-материальных ценностей,
- сотрудники отделов бухгалтерии, ответственные за оформление документа и прием его к учету.
Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.
