Как сделать трудовую книжку подростку. Учет трудовых документов. Пошаговая инструкция для работодателя

Вопрос о том, как завести трудовую книжку впервые волнует не только гражданина, впервые устраивающегося на работу, но и сотрудника отдела кадров, оформляющего ему документы. В статье рассмотрим порядок первичного заполнения трудовой.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовом стаже работника. При обращении человека за пенсией этот документ является подтверждением его стажа, а значит любые ошибки и неточности в этом документе следует исключить.

Бланк «Трудовая книжка», а также вкладыш к ней утверждены постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003, а порядок их заполнения – постановлением Минтруда России №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 .

Важно! Самостоятельно заполнять трудовую книжку работник не вправе, это обязанность работодателя. Поэтому за ведение трудовых в организации отвечает специалист, назначенный руководителем.

Кто покупает бланк трудовой книжки

У каждого работодателя в наличии должны быть бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Требовать от работников покупать трудовые самостоятельно, работодатель не вправе. Работодателю следует заключить договор с таким объединением, как «ГОСЗНАК» или с иным аккредитованным поставщиком. Такие организации занимаются предоставлением бланков трудовых.

После того, как сотруднику выдается бланк трудовой, с него удерживается плата за книжку. Размер платы будет равен расходам на покупку бланка.Если вдруг бланк книжки случайно будет испорчен, удерживать с работника деньги нельзя. Кроме того, удержание денег невозможно и в том случае, если произошла массовая утеря трудовых книжек, виной которой стал работодатель. Такие случаи должны предусматриваться в коллективных договорах в качестве специальных условий на выдачу трудовых бесплатно. А все затраты при этом работодатель компенсирует в полном объеме.

Помимо всего прочего работодатель должен:

• вести Книгу учета движения трудовых книжек, в которой происходит учет их выдачи, хранения, прихода-расхода, а также регистрация документов новых работников;
• хранить у себя трудовые своих сотрудников и нести ответственность за них;
• в случае увольнения работника выдавать ему трудовую, при этом вносить в Книгу учета соответствующую запись.

Важно! Работодатель вправе удержать из работной платы работника стоимость трудовой книжки при первичном ее оформлении. Для этого работодатель обязан издать соответствующий приказ, с котором работник должен ознакомиться под подпись. Без согласия работника вычесть из зарплаты стоимость книжки нельзя.

Как завести трудовую книжку впервые

Заполнить чистую трудовую книжку следует на основании следующих документов:

• паспорта;
• документов об образовании;
• приказа о приеме.

Оформляется трудовая книжка новому сотруднику в семидневный срок с момента подписания приказа о приеме его на работу. В этот же срок должны быть внесены сведения в книжку о приеме сотрудника (переводе на другую должность, повышении квалификации или награждении). Об увольнении работника сведения вносят днем увольнения и в этот же день работнику передается документ в руки.

На титульном листе книжки указываются следующие сведения:

• ФИО принимаемого работника полностью – так, как это указано в его паспорте;
• дата рождения нового работника;
• образование, специальность и профессия вносятся так, как это указано в документах об образовании.

Важно! После заполнения указанных сведений специалист кадровой службы должен передать работнику книжку для проверки и постановки подписи.

Если работником будут обнаружены ошибки, то кадровику потребуется книжку уничтожить. Для этого нужно будет составить специальный акт и на его основании произвести уничтожение трудовой. После этого заполняется новый бланк трудовой книжки.

Если со временем потребуется внести изменения на титульный лист трудовой (например, работник сменил фамилию, получил высшее образование и т.д.), то исправления вносят с учетом определенных правил:

• зачеркивания допускаются только на титульном листе, при этом информация зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее можно было прочесть;
• выше вписываются верные сведения;
• рядом указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого в книжку вносятся исправления (это может быть свидетельство о браке, диплом и т.д.);
• запись заверяется сотрудником, вносившим исправления в книжку и заверяется печатью работодателя.

Важно! Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о работе» вносят иным способом. Зачеркивание ошибочной информации не допускается. Она должна быть признана недействительной, после чего внесены верные сведения.

После того, как первый разворот трудовой заполнен, кадровик переходит к заполнению сведений о работе. Для этого в соответствующем разделе вносится информация о приеме на работу. В графах раздела указываются:

• номер записи (в нашем случае запись будет под номером 1);
• дата приема;
• сведения о приеме: «Принят на работу на должность …» (при этом указывается структурное подразделение компании, если его наименование упоминается в трудовом договоре);
• реквизиты документа, на основании которого работника принимают на работу (приказ, распоряжение руководителя).

Если трудовая книжка заводится впервые, то работник может потребовать кадровика внести запись об учебе в стационарном отделении ВУЗа, службе в армии или другом периоде, включаемом в трудовой стаж, если работник нанимается на работу после него.

В том случае, если документы о воинской службе работник принес уже после того, как запись о приеме сделана в книжку, то запись о службе в армии вносится после.

Порядок хранения и выдачи трудовой книжки работнику

Трудовая книжка на нового сотрудника оформляется в любом случае, независимо от того, является он совершеннолетним или нет. Хранится книжка у работодателя и пока работник находится с ним в трудовых отношениях работнику она не выдается. В случае, если работнику требуется в тот или иной орган предоставить трудовую книжку, то ему следует написать заявление о выдаче копии трудовой или выписки из нее. На заявление работника работодатель обязан отреагировать и выдать требуемые документы. Оригинал документа органы запрашивать не вправе.

Утеря трудовой книжки

Если утеря книжки произошла по вине работодателя, то он обязан будет восстановить документ. Работнику выписывается дубликат трудовой, восстанавливаются все сведения о стаже и иные записи книжки. Все запросы в требуемые службы и прежним работодателям настоящий работодатель берет на себя, он также оплачивает необходимые расходы.

Если утеря книжки произошла по вине работника, то работодатель выдает по заявлению дубликат книжки. А все данные в книжке восстанавливаются по документам и справкам, полученным силами работника.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли работнику подавать заявление на оформление трудовой впервые?

Ответ: Законодательство не предусматривает подобные требования. Однако, подобные правила могут предусматриваться внутренними нормативными документами работодателя.

Вопрос: Почему сотрудник не может самостоятельно купить себе бланк трудовой, ведь с него в любом случае нужно будет удержать деньги?

Ответ: Покупая бланк трудовой в киоске или ларьке, работник может приобрести экземпляр книжки, который не соответствует установленным стандартам или изготовленный компанией, не имеющей право выпускать подобные бланки.

О том, как оформить трудовую книжку, владельцу знать необязательно. С другой стороны эти сведения помогут проконтролировать правильность заполнения, так как ошибки в документе могут привести к серьезным проблемам. Ведь именно трудовая книжка подтверждает стаж работника при оформлении пенсии.

Как получить

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий сведения о каждом месте работы и стаже гражданина. Оформление трудовой книжки впервые происходит при оформлении на работу, а точнее, при заключении трудового договора. Ее заполняет сотрудник кадрового отдела, после чего она хранится у работодателя вплоть до увольнения работника.

Если работник решает сменить работу, ему обязаны вернуть трудовую книжку. Несвоевременный возврат документа подразумевает серьезные санкции для работодателя, вплоть до материальной компенсации.

Иногда документ, естественно, неоформленный, выдается выпускникам высших учебных заведений. Это происходит крайне редко, так как трудовую можно при необходимости приобрести в любом канцелярском магазине.

Как оформляется

Трудовая книжка оформляется для следующих категорий работников:

• оформленных на постоянную работу;
• осуществляющих трудовую деятельность согласно временному договору;
• для сезонных сотрудников;
• для внештатных работников.

Для внешних совместителей документ не оформляется. Если на работу устраивается человек, имеющий соответствующий стаж и трудовую книжку, работник отдела кадров обязан ее проверить. Подлинность документа очень важна. А перед тем, как оформить трудовую книжку впервые, ему потребуются личные документы нового сотрудника.

Перед тем, как оформить новую трудовую книжку, уполномоченному лицу необходим специальный бланк. При отсутствии чистых бланков документы может предоставить работник. После этого можно его оформлять. Закон дает на это не более недели.

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:

1. Титульный лист. Он содержит сведения о владельце, его образовании, профессии и т. д. Эта страница обязательно заверяется подписями сотрудника и лица, непосредственно оформляющего документ.
2. Далее указывается информация о работе. Это данные работодателя, приемах и увольнении лица, переводы и т. д. Все записи обязательно датируются, причем сокращения не допускаются.
3. Третий раздел документа содержит различные поощрения и награды владельца. Также обязательно указываются даты и реквизиты соответствующих приказов.

Читайте также Может ли работник иметь две трудовые книжки одновременно

Если работник осуществляет трудовую деятельность по совместительству, то эта информация указывается как дополнительная. Она не является обязательной для заполнения, но если владелец хочет внести запись, отдел кадров не может ему отказать. Но документ хранится у основного работодателя и на руки не выдается. Потому для внесения данных о совместительстве работник должен предоставить информацию самостоятельно.

Изменение данных необходимо и в том случае, если организация была переименована. Речь идет не о реорганизации, когда происходит процедура увольнения и прием на работу всего штата. Справка: если название изменилось по другим причинам, то в каждую трудовую книжку должно быть вписано новое название, а также реквизиты соответствующего приказа.

Условия хранения

После того, как трудовые книжки оформляются, они хранятся у работодателя. При этом обязательно должны быть соблюдены правильные условия хранения документов. Они должны находиться в специальном шкафу или в сейфе. Наниматель должен гарантировать сохранность трудовых книжек, в противном случае обязан понести наказание.

Трудовая закончилась

При заполнении документа следует удостовериться, что он не закончился. Очень часто бывает, что в трудовой книжке просто нет свободного места для внесения новых записей. Но заводить новый документ нельзя, поэтому кадровому работнику нужно вшить в трудовую специальный вкладыш. Правила оформления документа не содержат объяснения по поводу того, куда именно должен быть вклеен вкладыш. Поэтому, как правило, его помещают в конце документа.

Этот дополнительный документ обязательно имеет номер и серию, которые при вшивании должны быть указаны на титульном листе. Помимо этого, ставится штамп «Вкладыш выдан». Кадровому работнику нужно регистрировать выдаваемые вкладыши. Он должен заполняться точно так же, как и основная часть документа. То есть, оформляется титульный лист и т. д. Изымать вкладыш запрещено, так он является продолжением трудовой книжки.

Ошибки и исправления

Заводить документ нужно таким образом, чтобы не было никаких ошибок, зачеркиваний и т. д. Но следует учитывать человеческий фактор, из-за которого при заполнении нередко допускаются различные недочеты.

Важно знать, что ничего перечеркивать в трудовой нельзя. Если была сделана ошибка, то следует признать всю запись недействительной. Делается это следующим образом:

1. В следующей графе указывается порядковый номер.
2. Во второй графе должна быть дата исправления предыдущей записи.
3. Третья графа содержит сведения о том, что информация является недействительной.
4. Четвертая графа содержит данные о соответствующем подтверждающем приказе.

Читайте также Процедура оформления командировки день в день

Если ошибка была допущена предыдущим работодателем, то новый начальник может исправлять указанные сведения только на основании соответствующего приказа. Его должен предоставить владелец трудовой книжки.

Самыми распространенными ошибками при заполнении являются:

• сокращения;
• неправильно написанная фамилия или имя;
• пустые строки;
• неверный формат даты;
• отсутствие необходимых подписей.

Но чаще всего изменения нужно вносить именно на титульный лист, содержащий основные данные. Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Тогда действия кадровика следующие:

1. Старую фамилию нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой.
2. На ней вписывается новая фамилия.
3. С левой стороны титульного листа указываются реквизиты документа, на основании которого произошла смена фамилии (свидетельство о браке).
4. Реквизиты заверяются печатью и подписями.

Точно также при необходимости вносятся и некоторые другие изменения личных данных владельца трудовой книжки.

Потеря документа

Трудовая книжка – важный документ, содержащий сведения о труде и стаже владельца, поэтому ее обязательно нужно восстановить. Для начала необходимо выяснить, кто ответственен за пропажу. Если документ исчез или был поврежден, когда находился у нанимателя, то именно он обязан его восстановить. Процедура осуществляется по заявлению работника.

Если произошла потеря трудовой книжки, выданной работнику на руки после увольнения, то его восстанавливает владелец. Для этого ему придется обращаться ко всем своим работодателям и просить о внесении записей в дубликат.

Бывают ситуации, когда организация ликвидируется, поэтому восстановить записи о работе в ней можно другим способом. Владельцу документа следует обратиться в Пенсионный фонд, суд или Государственный архив. При обращении в ПФ следует учитывать, что данные, которые предоставят заявителю, могут быть неполными.

Лучше обращаться в Госархив по месту нахождения нанимателя, подав письменный запрос. Эта процедура может занять время, но сведения будут предоставлены в полном объеме. Иногда для восстановления документа приходиться обращаться в суд. На основании искового заявления судья направляет запросы в соответствующие инстанции. Кроме того, можно определить факт осуществления трудовой деятельности с помощью свидетельских показаний.

Перед тем, как завести трудовую книжку, следует позаботиться о наличии чистого бланка. Чаще всего это является обязанностью работника, который предоставляет соответствующий бланк вместе с остальными документами. А вот соблюдение правил оформления – это уже обязанность сотрудника кадрового отдела.

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

• оформленные на постоянную работу;
• принятые в штат по временному трудовому договору;
• сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
• внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
• на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

• фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
• число, месяц, год рождения цифрами;
• уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
• профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
• дата заполнения;
• подпись работника;
• подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
• гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

• графа 1 «номер записи» - в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
• графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
• в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
• графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

• номер записи по порядку;
• дата поощрения;
• тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
• реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

• графа №1 – номер записи по порядку;
• графа №2 – дата исправления;
• графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
• графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
2. Новая вписывается над ней.
3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

• наличие сокращений;
• ошибки в написании ФИО;
• неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
• не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
• пропущена дата оформления книжки;
• отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
• не проставлена печать на титульном листе;
• данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
• запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
• не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

• организации;

• индивидуальные предприниматели;

• частные нотариусы;

• адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Новая трудовая книжка

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

• только начинает свою трудовую деятельность;

• продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен подать заявление в произвольной письменной форме . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Также организация обязана оформить новую трудовую книжку сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. То есть с 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ст. 66 ТК РФ). А все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице . В ней названы все серии книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года. К примеру, сотрудник принес трудовую книжку серии АТ-V. Такие выпускались в СССР в 1986-1989 годах. Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.

В отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую книжку можно заменить. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена российская книжка, старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. А себе на всякий случай можно оставить копию.

Ситуация: можно ли оформить трудовую книжку на бланке, который принес сам сотрудник ?

Нет, нельзя. Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества нужных форм или направить запрос по факсу.

Внимание: если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Это следует из определения Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416. Размер штрафа в данном случае составит:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации - от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственнос ти предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована?

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок оформления

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Что вносить в трудовую книжку

В трудовую книжку вносите сведения:

• о сотруднике;

• о выполняемой им работе;

• о переводах на другую постоянную работу;

• о награждении за успехи в работе;

• об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись в трудовой книжке сотрудника организации, расположенной в Крыму (городе Севастополе), зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Поясним.

Оформлять трудовые книжки крымские организации должны по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1 . Название организации не поменялось. Значит, никакие новые записи вносить не придется.

Вариант 2 . Название организации поменялось после перерегистрации.

Если после перерегистрации наименование организации изменилось, то запись об этом нужно внести в трудовые книжки. Это правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Формулировка может быть такой:

Вариант 3 . У сотрудника была трудовая книжка украинского образца, ее заменили новой по желанию сотрудника. При этом не важно, менялось название организации или нет.

В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. Нужно сделать первую уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. Записи о работе в украинской организации не делайте.

Ситуация: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации ?

Нет, не нужно.

По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, вносить запись в трудовую книжку о времени обучения сотрудника по ученическому договору не нужно.

Вкладыш в трудовую книжку

Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета . Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Титульный лист

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

• фамилию, имя, отчество;

• дату рождения (число, месяц, год);

• образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

• основное общее (если сотрудник окончил девять классов);

• среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);

• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);

• высшее профессиональное (университет, институт, академия);

• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

А если сотрудник не закончил обучение? До 1 сентября 2013 года в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например: «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.). Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее. Поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. При необходимости факт обучения сотрудник может подтвердить справкой из образовательной организации, студенческим билетом или зачетной книжкой. Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Cовет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2016 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Записи о службе

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

• армии;

• органах внутренних дел;

• Государственной противопожарной службе;

• учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

• органах налоговой полиции;

• органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;

• таможенных органах.

Об этом сказано в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу? Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием .

Да, можно.

Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно .

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации. Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. Данный вывод есть в письме Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

Ситуация: как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана?

По общему правилу наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать в соответствии со штатным расписанием организации. Однако в ряде случаев организация должна соблюдать требования квалификационных справочников при назначении сотрудника на должность. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 г. № 787. Обязанность соблюдать требования квалификационных справочников возникает в ситуации, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот и компенсаций либо наличие ограничений в отношении сотрудников, которые работают в данной должности. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и абзаца 3 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Например, такая ситуация может возникнуть, если работа в той или иной должности дает сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислена в статьях 27 и 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае при несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику, специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г. № 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т. п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.

Ситуация: нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят (переведен) сотрудник, выполняется вахтовым методом?

Да, нужно.

Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом. Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82.

Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в трудовую книжку Лампочкина.

Копия трудовой книжки

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты:

• должность лица, заверившего копию;

• его личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения;

• печать организации (печать отдела кадров).

Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

А именно на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Ситуация: нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя? Предприниматель является работодателем /

Нет, не нужно.

Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже) ?

Нет, не нужно.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч. 1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и абз. 3 ст. 2, гл. III Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г. № 052/895-97. Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, ст. 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч. 1-1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2-2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, ст. 2 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Ситуация: нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя?

Нет, не нужно.

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17.

Ситуация: как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.

При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.

Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу. При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.

После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника. То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.

Ситуация: может ли предприниматель не делать запись об увольнении сотрудника в его трудовой книжке? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты .

Нет, не может.

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников - как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

Ситуация: как частному нотариусу заполнить трудовую книжку, если он увольняет сотрудников из-за сложения своих полномочий?

Увольняя сотрудников по причине сложения полномочий, нотариус может использовать одно из двух оснований: статью 307 Трудового кодекса РФ - по условиям трудового договора или статью 78 - по соглашению сторон. Выбор зависит от условий договора с сотрудником.

Первое основание - статью 307 - можно применить только, когда в трудовом договоре с сотрудником нотариус предусмотрел увольнение по причине сложения своих полномочий. Ведь работодателям - физическим лицам, к коим относится и частный нотариус, дано право устанавливать дополнительные основания для увольнения своих сотрудников. В таком случае прописать их нужно в трудовом договоре. Об этом сказано в части 1 статьи 307 Трудового кодекса РФ. Если применяете это основание, то запись в трудовой книжке сформулируйте так: «Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, в связи со сложением полномочий нотариусом, статья 307 Трудового кодекса РФ».

В договоре такого основания для увольнения, как сложение полномочий нотариуса, не предусмотрено? Тогда воспользуйтесь статьей 78 Трудового кодекса РФ. То есть увольте сотрудника по соглашению сторон. Для этого заключите с ним письменное соглашение , а в трудовой книжке сделайте такую запись: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Каких-то других специальных оснований для увольнения в ситуации, когда нотариус складывает свои полномочия, ни Трудовым кодексом РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрено. Поэтому надо применять те общие основания прекращения трудового договора, которые прописаны в статье 77 Трудового кодекса РФ. Учитывая, что инициатором увольнения выступает нотариус, уволить сотрудника он может по одному из двух оснований - статья 78 или статья 307 Трудового кодекса РФ.

Увольнять же сотрудника в данной ситуации по основаниям пункта 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ не стоит. Ведь если говорить о работодателях - физических лицах, а к ним относится и частный нотариус (ч. 5 ст. 20 ТК РФ), то этот пункт предусмотрен исключительно для индивидуальных предпринимателей, которые увольняют сотрудников по своей инициативе из-за прекращения деятельности. Поэтому, несмотря на то что ситуации очень схожи, применять такую аналогию опасно - сотрудник с высокой долей вероятности сможет оспорить свое увольнение в суде.

Трудовая книжка является основным документом сотрудника, отражающим весь его трудовой путь. У молодых специалистов, которые еще ни разу не работали официально, возникает следующий вопрос: как получить трудовую книжку впервые?

Постановление правительства №225 сообщает, что организации должны покупать бланки трудовых книжек за счет собственных денег, а затем использовать их при приеме на работу сотрудников. Книжка является документом строгой отчетности, а также должна быть зарегистрирована в специальной книге. В связи с этим, наниматели выдают трудовые книжки только в том случае, если работник предоставит необходимые документы.

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки

Чтобы впервые получить книжку, работник должен предоставить нанимателю:

• паспорт;
• документы об образовании (диплом, свидетельство, а также зачетная книжка при незаконченном образовании);
• заявление.

Образец заявления на оформление трудовой книжки впервые выглядит следующим образом:

С какого возраста можно завести книжку

По общему правилу трудовую книжку можно завести с совершеннолетнего возраста, то есть с восемнадцати лет. Однако есть исключения. Подросток может пройти процедуру эмансипации, и получить книжку до исполнения восемнадцати лет.

Прохождение данной процедуры возможно с шестнадцати лет. Чтобы ее пройти, нужно заниматься предпринимательством или быть устроенным по трудовому контракту. Решение о присвоении статуса эмансипированного подростка принимает суд.

Сроки оформления книжек

Наниматель обязан оформить для сотрудника трудовую книжку в течение недели после того, как стороны подпишут трудовой контракт. После оформления наниматель передает книжку сотруднику для того, чтобы он проверил правильность написанной информации.

После этого книжка передается обратно нанимателю. Она хранится у него до того момента, пока работник не решит уволиться.

Прием сотрудника на работу начинается с оформления трудового контракта и издания соответствующего приказа, а не с оформления трудовой книжки. Она заполняется уже на основании сведений из приказа.

1. Заполнение титульного листа. На нем обязательно должна содержаться следующая информация:

• фамилия и инициалы работника, в строгом соответствии с данными из паспорта;
• год и дата рождения;
• образование;
• специализация;
• дата заполнения книжки.

1. Внесение в книжку первой записи. Следует помнить, что первой записью может быть не трудоустройство на первое место работы, а служба в армии или обучение в университете.

Некоторые особенности

Трудовая книжка оформляется строго в определенном порядке. Однако при приеме на работу некоторых категорий граждан, порядок будет другой. Рассмотрим особенности оформления книжек при трудоустройстве некоторых граждан:

1. Граждане, не достигшие совершеннолетнего возраста. Оформление книжек для таких работников практически не отличается от общего порядка оформления. Единственным исключением является то, что на титульном листе не нужно прописывать информацию об образовании, ведь до достижения восемнадцати лет оно может измениться.
2. Студенты. Для этой категории работников образование подтверждается не дипломом, а справкой из деканата, или зачетной книжкой.
3. Работники по совместительству. Информация об основном месте работы вносится в книжку в обязательном порядке, а о дополнительном месте – только по желанию сотрудника.