Составление и оформление телефонограмм. Телефонограмма

Пример оформления характеристики

Пример оформления гарантийного письма

14.01.2009 № 231/05-14

На № 251 от 10.01.2009

О предоставлении услуг

по установке и наладке оборудования

Просим вас в срок до 15 января провести работы по установке и наладке компьютеров, программного обеспечения и оргтехники для вычислительного центра АО «Кедр», расположенного по адресу ул. Республики, д.36, офис 25.

Оплату гарантируем в течение трех дней после заключения договора.

Наши банковские реквизиты: р/с № 30901810367006006710 в Западно-Сибирском банке Сбербанка России, БИК 047102651, ИНН 7707083893, кор/счет 3010181080000000651 в ОПЕРУ ГУЦБРФ по г. Тюмени.

Приложение:

1. Перечень устанавливаемого оборудования для вычислительного центра АО «Кедр» на 1 л. в 4 экз.

Генеральный директор Москвич Р. И. Москвич

Главный бухгалтер Петрякова Л. В. Петрякова

Оттиск печати

О. Л. Петрова

Приложение №6

На секретаря

Захарову В. В.

Захарова Валентина Васильевна, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.

Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Умеет творчески подходить к делу.

В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.

Генеральный директор Викулова Л. Н. Викулова

Начальник отдела кадров Дмитриева Д. Д. Дмитриева

Оттиск печати

С. П. Петрова

Приложение № 7

ТЕЛЕФОНОГРAMMA 20.11.2008 № 34

24.11.2008 в 13:00 в ЗАО «Тюменский нефтяной научный центр» состоится научно-практическая конференция на тему «Внедрение нанотехнологий в жизнь человека». На конференцию приглашается генеральный директор ООО «Геодата» A.M. Верховцев.

Заместитель директора Демина Ю. П. Демина

Передача-прием и оформление телефонограмм

Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;
— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);
— трафаретном бланке (Дополнение 2);
— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;
. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);
. регистрационный индекс документа;
. адресат;
. текст документа;
. подпись;
. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».

Дополнение 2

Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;
. назвать вид документа;
. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);
. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;
. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала " Медична практика: організаційні та правові аспекти "

В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация? При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

передавшего сообщение.
принявшего сообщение;
должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник. Регистрация При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации.

Телефонограмма

Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись? Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п.

случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов.

Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Телефонограмма (образец заполнения)

Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О.

Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация. В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Важно

Реквизиты телефонограммы: название учреждения - автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

/ типовые документы / телефонограмма

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например: Принял. — Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова Тел.

923 28 22 11 час. 10 мин. Пример оформления телефонограммы ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления 20.08.97 № 46 образования Южного административного округа г.Москвы Битюковой Ю.И. 22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году. Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Департамента образования Правительства Москвы Л.В.Ковалев Передал. Инспектор И.О.Гаврилова Тел. 369 37 32 Принял. Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова Тел. 154 32 18 13 час. 20 мин.

Not found

В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например: Руководитель Департамента финансов Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью. Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля.

Телефонограмма – это что такое?

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален.

Внимание

Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение? Что это такое? Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом.

Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу. Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации).
Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы? Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11). При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Телефонограмма

В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например: Передал — секретарь И.О.Петрова Тел. 924 19 35 Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами. Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля.
В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например: Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова Тел.
923 28 22 11 час. 10 мин.
Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации. Какую информацию можно передать телефонограммой? Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Телефонограмма (образец заполнения)

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации. В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги.

При приеме телефонограммы необходимо записать; — название фирмы и номер ее телефона; — текст телефонограммы; — должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего; — дату и время приема. Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра. В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля.

/ типовые документы / телефонограмма

Внимание

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев Оргкомитет «Возрождение» ТЕЛЕФОНОГРАММА 05.04.98 Директору ОАО «Логос» Смирнову И.В. т. 144.28-17 Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО. Председатель оргкомитетаПодпись А.Л. Глебов Передал: Референт И.С.

Рогозин 05.04.98 Принял: Секретарь А.Р. Устинова Рис. 15. Телефонограмма При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил: — текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов; — после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия; — передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре; — во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т.

Not found

Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму? Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения.

Телефонограмма – это что такое?

Отметим, что телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение крайне важно оформить документально. Отметим, что телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве данных документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга

Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
Договор передачи, отчуждения
Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
Договор поручения, договор поручительства
Договор поставки, контрактации
Договор проката: бытового, строительного
Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
Договор страхования, перестрахования
Трудовой договор с работником
Договор уступки прав и перевода долга
Ученический договор с работником
Учредительный договор, договор о совместной деятельности
Договор хранения, материальной ответственности
Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Одно и то же слово и совет На пользу мудрецу, глупцу во вред.