Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства в россии. Приказное делопроизводство XV – XVII вв

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.  

Одним из основных признаков официального документа является формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.  

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов поступление документа передача его на рассмотрение подготовка дела к докладу рассмотрение и решение дела оформление документа , содержащего решение.  

В чем особенности приказного делопроизводства  

Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с приказным делопроизводством времен царя Алексея Михайловича,1 и процедур современного делопроизводства (табл. 1.1).  

В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались друг под друга, склейка заверялась подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился столп, или свиток. Да и государственные документы бывали длинными Соборное уложение 1649 г. - 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, произошло слово волокита - необоснованное затягивание дела.  

Вид документации Приказное делопроизводство Современное делопроизводство  

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам в то время была распространена форма Царь указал и бояре приговорили. Приказ приказу писал памяти, из приказов в приказные избы писались грамоты, а из приказных изб в вышестоящие инстанции посылали отписки. Видимо, не случайно в настоящее время это название документа стало синонимом бездушного, не дающего ответа по существу дела документа. Простые люди обращались в различные инстанции с челобитными и прошениями. Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов используют вместо устава и полуустава (виды письма) скоропись, где буквы соединяются одна с другой. Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.  

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово волокита. Подклеенные в столб-  

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации . Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации А и В-для регистрации документов вышестоящих органов, С и D - для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.  

Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра I, который упразднил Боярскую думу, приказы и создал коллегии. В 1720 г. Петром I был издан свод правил организации государственных учреждений, названный им Генеральным регламентом, определивший структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий.  

В каком веке возникло приказное делопроизводство Когда был издан Генеральный регламент В каком году были созданы министерства  

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово волокита. Документы в то время подклеивали друг к другу и получали длинную ленту, наматываемую на палочки в свитки. При чтении документов лента волочилась, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное решение того или иного вопроса.  

Существовало ограниченное число документов приказного делопроизводства. Это документы следующих видов  

Из перечня документов видно, что приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.  

В приказном делопроизводстве повторяемые элементы официального документа (автор, адресат, обращение, содержание, дата) еще не выделялись из текста документа , а писались сплошным текстом.  

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления . В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.  

В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу - и помощников - меньших воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения - столы.  

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов , тогда же впервые появился термин архив. Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.  

Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства. Если раньше с разрешением вопросов государственного управления справлялось княжеско-боярское окружение, то в период становления древнерусского государства административные и управленческие задачи усложняются. Для их выполнения создаются присутственные и приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума.  

По назначению приказы делились на посольский, поместный, тайных дел, холопий, большой казны и другие. Точное количество приказов не известно, разные исследователи считают, что их было более сорока. Во главе приказов стоял приказной судья. Ниже шли товарищи главного судьи, назначаемые из думных чинов, В их ве дении находились дьяки (до трех) и подьячие. Именно они занимались делопроизводством. Работа дьяков и подьячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали - били, лишали жалованья.  

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации. На рис. 1.1 приведен фрагмент царской грамоты, устанавливающей правила адресования документов.  

В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов , а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др.  

Период с XVI-XVII вв. получил название приказного делопроизводства по названию первых государственных учреждений - приказов.  

Охарактеризуйте основные этапы развития работы с документами в России. 2. Каковы характерные черты развития приказного делопроизводства 3. Как составлялись, обрабатывались и оформлялись документы в приказном делопроизводстве 4. Что явилось причиной реформ государственного аппарата 1717- 1720 гг. 5. В чем значение Генерального регламента государственных коллегий 1720 г. для развития работы с документами 6. Почему коллежское делопроизводство считается прогрессивным по отношению к приказному 7. Когда и почему возникло исполнительное делопроизводство и каковы приемы его ведения в министерствах XVIII-XIX вв. 8. Когда и где были установле-ны должности личных секретарей 9. Как совершенствовался t я был механизирован секретарский труд в конце XIX - начале XX в.  

Приказное делопроизводство в XVI -XVII вв. оформляется в организационную систему. Приказы выступали в качестве ведомственных учреждений (Посольский приказ, ведавший вопросами внешних сношений Поместный приказ, занимавшийся земельными делами Разрядный приказ, осуществлявший руководство военными делами государства, и т. д.), сословных учреждений (Холопий приказ, Казачий приказ и т. д.), территориальных управлений (Сибирский приказ, Малороссийский приказ и т. д.). Хозяйством царского двора ведали Приказ Большого Двора, Конюшенный приказ и др.  

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти, Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.  

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения," хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим средней руки доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием - во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах , подвергались строгому наказанию - их били батогами, лишали жалованья.  

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил , систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства , появились законодательные акты , регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.  

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления , необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган - Боярскую думуэ центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).  

Система лелолроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал Генеральный регламент 1, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.2 Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство камор - присутственных мест, организацию работы с документами правила регистра-  

Коллежское делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось множество форм переписки письма, доношения, реляции (отписки), известия, требования, ведомости и пр. Для некоторых документов, таких, как дипломы, патенты, были созданы генеральные формуляры - образцы, по которым они должны были оформляться.  

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений - приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах - коллегиальный или единоначальный - до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку.

При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI-XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора - царского титула, затем указывался адресат - конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста - «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления - «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула - «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.*

* Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния - чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

Приказное делопроизводство на Руси существовало на рубеже XV - XVII вв. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разреше-
нию отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой.
Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначенный из думских чинов. В его ведении состояли дьяки, управлявшие подьячими. В крупных приказах подьячие объединялись в «столы» или «повытья» - территориальные подразделения приказов. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали толмачи, трубники, недельщики и др. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управляющие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» - приказную избу из помощников - «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, изначально западноевропейская, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Тест был особенно стойким и почти не выцветал. Поэтому документы этого периода достаточно хорошо читаются и по сей день.
Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом, которые применялись до второй половины XIX в., хотя в начале XX века появились металлические перья. Тест посыпался мелким кварцевым песком.
В делопроизводстве приказов использовалась форма документа - столбец (столп, столпик), свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты имели до трех сотен метров. Текст в столбцах имелся только с одной стороны, оборотная использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.
Наряду со столбцовой формой документации в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. Все документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.
Процедура подготовки документов включала следующие основные этапы:
поступление документа на рассмотрение;
подготовка документа к «докладу»;
рассмотрение и решение дела;
оформление документа, содержащего решение.
В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и примеры их составления.

Развитие делопроизводства:приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.

Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины 15 в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - центральными исполнительными органами.В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу. В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо вопросу.В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства.

Коллежское делопроизводство

Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления была создана новая система государственных учреждений. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственногоаппарата управления получила название коллежской - по названию центральных учреждений нового тип.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные - канцеляристами. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.

Исполнительное делопроизводство

В начале 19в. вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную. Система делопроизводства этого периода получила название исполнительное. Принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - канцелярия департамента.

Развитие российской государственной системы делопроизводства

Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной России:

От появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.

Коллежское делопроизводство.

Исполнительное делопроизводство.

2. Делопроизводство в СССР:

От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства

От традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство

Документ и информация, их свойства и функции.

Свойства:

1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может

2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени

3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем

Функции:

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, соци­альная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Развитие документационных технологий

Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу,для того,чтобы было немного проще.Затем,использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Классификация управленческих документов

Основные группы документов:

1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2)Распорядительные документы предприятия (акт,приказы по основной деятельности, распоряжения, решения,указания,постановления);

3)Документы по личному составу предприятия (приказы,заявления,автобиографи,личный листок по учёту кадров,личная карточка формы Т-2);

4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)

Общероссийские системы документации

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Наименование организации

Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­дительных этих организаций, и все­гда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Дата

Явля­ется датой подписания, датой заседа­ния. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз­можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со­держать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Подпись

Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и ско­бок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен­ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави­симости от вида документа, содержания, способов принятия

Оформление текстов документа

Первая строка текста пишется с красной строки, остальные строки пишутся с начала документа. Можно пользоваться допустимыми сокращениями (такие как год, век) и т.д.

Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

Разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

Нумеровать их следует арабскими цифрами;

Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;

После номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

Разделы и подразделы должны иметь заголовки;

Заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

Переносы слов в заголовках не допускаются;

Нумерация страниц текстовых документов:

Страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

Номер страницы на титульном листе не проставляют;

Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

Перенос даты отдельно переносить нельзя. Если не хватает место для написания, то дата ставится с начало строки.

Требования к бланкам документа

1) Оформляются на листах А4 и А5

2) левое поле:25-35мм

Правое:10 мм

Нижние и верхнее:20мм

3) могут изготавливаться типографским или рукописным способом

4) два вида расположения реквизитов угловой и продольный

5)для организации устанавливается: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида

6)два способа расположения реквизитов:центрированный и флаговый

16)Порядок составления организационно-правовых документов
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Виды и назначения бланков

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма.Который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое;20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов

24)Правила оформления реквизитов документа с 01-10.

Выписка из приказа

в ней отр. значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц.

Текст должен сод(название орг,налоговй номер,юрид адрес местонахождения,номер регистрации и дату,названия документа,текст,должность,подпись,фио). Подписывается директором,секретарём.

33)Хар-ка,порядок составления и оформления Коммерческого и Трудового контракта

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.

В трудовом договоре обязательно должен быть четко оговорен срок его действия (при заключении срочного договора) или указано, что соглашение заключается на неопределенный срок (при заключении бессрочного договора).

Коммерческий контракт - документ, представляющий собой договор поставки товаров илипредоставления услуг. Устанавливает определенные права и обязанности сторон.

Различают несколько видов коммерческих договоров.

1.Реализационные. Такие договоры регулируют отношения, связанные с поставкой товаров потребителю

2. Посреднические. Это двухсторонний договор, одна сторона которого действует в интересах третьей, выступая в роли посредника

3. Организационные. Целью этого вида коммерческого договора является непосредственная организация торгового процесса

34) Хар-ка,порядок составления и оформления заявлений Автобиографии и Резюме

Автобиография - это документ,который автор составляет самостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Не имеет типового формуляра. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом чтобы можно было составить представления о человеке. В 1 экз. Подшивается в личное дело сотрудника.

Резюме – это документ, оформляющий при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Основной акцент делается на деловые качества и образовательный уровень кондидата. В личное дело не подшивается. Может быть оформлен по почте или по факсу. Оно должно выглядить привлекательно.

35) Хар-ка,порядок составления и оформления Личной карточки форм Т-2 и Личного листка по учёту кадров.

Личная карточка формы Т-2 - это документ по учёту персонала предприятия,оформ на всех работниках преприятия,принемаемых на постоянную или на временную работу. Заполняется в 1 экз рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений. Она имеет униф форму. Заполняется на основании документов:трудовая книжка,паспорт,документ об образовании

Все записи оформ без сокращений. Хранится в отдельной картотеке по алфавиту. Хранится 75 лет.

Личный листок по учёту кадров – этот документ представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начало трудовой деятельности,о семейном положении. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы даются полные ответы,не допуская сокращений,изменений или помарок.Указывается адрес регистрации а фактический адрес проживания. Хранится в личном деле сотрудника и фотография наклеивается на правом верхнем углу.

36) Состав документов личного дела:

Заявление о приёме на работу

Трудовое соглашение,дополнительные соглашения

Личный листок по учёту кадров и дополнения к нему

Документы об образовании

Докумеенты об утверждении в должности

Должностные регламенты

Заявления и приказы о переводе на другую работу

Документы об награждении

Сведения о доходе

Невостребованные документы

Заявления и приказы об увольнении

Иные документы в случае необходимости

37)Правила оформления трудовых книжек

Записи производятся только при помощи шариковой,гелевой,перьевойручки,чёрного,синего,фиолетовогоцвеа.

Все записи производятся без сокращений и имею свой номер в пределах раздела

Использование римских цифр непременимо,все даты арабскими цифрами

Фио по паспорту(не сокр)

Дата рождения. Месяц прописью,число и год цифрой..

Образование(высшее проф,среднеепроф)

В и.п. специальность

Дата заполнения

Подпись и расшифровка,а так же подпись и расшифровка собственника тк

Печать компании

38) Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения Приказы по личному составу регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, различные заохоч чение В заголовке такого приказа отмечают:: Относительно личного состава Приказ должен обладать обозначение непосредственного исполнителя (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа

при подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Каждый пункт приказа начинается с глагола в приказной форме

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ­ ленный в установленном порядке.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголов­ки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и мо­жет быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наиме­нования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, напри­мер муниципальных управлений социальной защиты. При ее примене­нии можно исключить дела, которые не образуются в деятельности кон­кретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хране­ния, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для со­ставления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

49)Основные требования к составлению номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год

51) Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97

Включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

Группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

Запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.

а, если нужно сделать отметки

Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 16

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление описей дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Основные понятия об архивном хранении

Государственные органы, органы местного самоуправления, орга­низации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архив­ные документы, подлежащие приему на хранение в государствен­ные и муниципальные архивы,.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечи­ваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответ­ствии с нормативно-методическими документами Федерального архив­ного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Виды бланков,иххар-ка

Общий бланк .На общем бланке могут быть нанесены следу01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак;

04- Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа.

В виде уголков различают места расположения следующих рекви зитов:

15 - Адресат

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

ющие постоянные реквизиты:

Бланк письма .В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Адресат

Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности. Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­чает в себя: наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию; почтовый адрес. Наименование организации или структурного подразделения указы­вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном.

Дата документа

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля­ется датой подписания, датой заседа­ния, датой события. Существуют также: дата ут­верждения, даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу­чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан­ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь­ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс­кими цифрами, например: 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя­ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен­тября 2000 г.

Гриф утверждения документа

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук­ вами;

Резолюция

Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос­тным лицом или должностными лицами. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер­вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно­моченными лицами,то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен­ные им виды р

Как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли ϲʙᴏю деятельность в избах (губной, приказной, земской) Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, кᴏᴛᴏᴩые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

В наибольшей степени четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах , по϶ᴛᴏму делопроизводство ϶ᴛᴏго периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью кᴏᴛᴏᴩых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько) В подчинении у дьяков находились подьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших) Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в кᴏᴛᴏᴩых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Стоит сказать, для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Учитывая зависимость от назначения документ имел разновидности. К примеру, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в кᴏᴛᴏᴩых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. К примеру, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Отметим, что текст документов повествовался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. В случае если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), кᴏᴛᴏᴩая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». По϶ᴛᴏму и система делопроизводства ϶ᴛᴏго периода называется «столбцовой» . В случае если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял ϲʙᴏю подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, ɥᴛᴏбы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Стоит заметить, что он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма ϲʙᴏеобразным. Ни царь, ни бояре ϲʙᴏи подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В ϶ᴛᴏт период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Материал опубликован на http://сайт
Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:

«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некᴏᴛᴏᴩых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в кᴏᴛᴏᴩых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Нужно помнить, такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за кᴏᴛᴏᴩым следовалитрадиционно в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.) При всем этом сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах берёт своё начало и применялась книжная форма делопроизводства . К примеру, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Побудет описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в ϲʙᴏей основе не регулировалась законодательством , а основывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. При этом в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некᴏᴛᴏᴩых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.