Формирование дел сотрудников - процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот документ способен охарактеризовать подчиненного с самого его трудоустройства. Личные дела встречаются не только на работе, но и, например, в университете. В любом случае данный документ важен. Его необходимо правильно сформировать. Но как это сделать? В каких случаях необязательно вести подобную документацию? Что можно, а что нельзя помещать в личное дело? Разобраться во всем этом не так трудно, как кажется.
Определение личного дела
Личное досье работника - это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.
Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.
Формирование дел - это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.
Обязательно или необязательно?
Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?
Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие - нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.
Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:
- руководители;
- заместители руководства;
- ведущие специалисты в компании;
- сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
- люди, которые имеют возможность карьерного роста.
Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.
Хранение
Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.
Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел - это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.
Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.
Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.
Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.
Доступ
Следующий момент - это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.
Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.
Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.
Также следует запомнить раз и навсегда - досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано - досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.
Обязательные составляющие личных дел
Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.
Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:
- анкеты соискателя;
- приказы о предоставлении места труда;
- заявления об увольнении (если есть);
- приказы об увольнении;
- акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).
Вышеперечисленный перечень - это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?
Запреты
На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:
- Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
- "Размножать" документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке - одна копия.
- Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.
А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.
Распространенная документация
Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):
- копия паспорта гражданина;
- СНИЛС подчиненного (копия);
- ИНН (не оригинал);
- военный билет;
- документ(ы) об образовании;
- фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
- характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
- должностная инструкция для той или иной вакансии;
- автобиография.
Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра - это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.
Еще один важный момент - это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела - это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.
Формирование личного дела - процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного - это тоже табу.
А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это - не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.
Не слишком много
Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел - занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.
Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.
На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.
Основные требования
Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием "Дело". В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.
Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно - Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?
В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации - то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.
После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены - сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.
Это еще не все. Процесс формирования дел - это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.
Журнал
Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных
Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных "личных папок".
Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное - своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.
Заключение
Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. тоже можно выбрать.
Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов - только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием - утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) - не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.
принято УТВЕРЖДАЮ
на общем собрании учреждения Директор МКОУ
20..03.2012 года
Приказ № от
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения личных дел воспитанников МКОУ ДДС и ДОБПР «Алнашский детский дом».
Настоящее положение составлено на основании Федерального закона РФ от 01.01.2001 года № 000 - ФЗ «О персональных данных», Типового положения об образовательном учреждении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000, Правил ведения личных дел несовершеннолетних подопечных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 года № 000, Устава детского дома.
Личное дело воспитанника - это совокупность документов, содержащих наиболее
полные сведения о нем. Личное дело входит в номенклатуру дел учреждения.
Документы личного дела воспитанников формируются в отдельной папке с титульным листом установленного образца. Документы в личном деле располагаются по мере их поступления.
На титульном листе личного дела указывается: полное наименование учреждения, индекс дела (цифровое обозначение дела по номенклатуре дел учреждения), фамилия, имя, отчество воспитанника, дата рождения, дата начала и окончания ведения личного дела.
К каждому личному делу прилагается фотография воспитанника (без головного убора) формата 3x4. На обратной стороне фотографии указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, возраст ребенка, соответствующий его возрасту на фотографии. Фотография воспитанника меняется ежегодно.
В личное дело включаются следующие основные документы:
Путевка на право помещения в детский дом;
Личные дела хранятся в сейфе в кабинете соц. педагога, который является ответственной за их хранение. Личные дела расположены в сейфе в алфавитном порядке.
Доступ к документам личного дела воспитанников имеют сотрудники детского дома, с которыми заключены Соглашения о неразглашении персональных данных воспитанника. Изучение личного дела воспитанника происходит в кабинете социального педагога, в её присутствии. Выдача личных дел воспитанников сотрудникам не осуществляется.
По результатам ведения личного дела при выпуске воспитанников из детского дома составляется итоговая опись документов личного дела.
При переводе воспитанника в другое учреждение для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, его личное дело передается руководителю данного учреждения под подпись о получении и по акту.
По завершении пребывания воспитанников в учреждении для детей - сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, его личное дело направляется в орган опеки и попечительства по месту жительства и дальнейшей учебы выпускника, передается под подпись о получении и по акту.
Порядок ведения личных дел.
Общие положения.
Детского дома
Ведении личных дел воспитанников
Анализ воспитательного мероприятия
«Масленица».
Проводили: Коллектив Детского дома.
Тема : «Масленица».
Цель: Проведение воспитательного мероприятия посвященное «Масленице».
Задачи:
Привить детям уважение к традициям;
Воспитывать любовь к своему краю, своей истории.
Анализ занятия :
Проводы зимы проходили на улице, у главного входа в здание, в празднование Масленицы, принимали участие, не только воспитанники детского дома, но и их родные и близкие, гости и студенты МГОСГИ. Была радостная обстановка, педагоги совместно с детьми пели частушки, все принимали участие в различных конкурсах и играх, а в конце угощались горячими блинами.
Приложение №10
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Уставом.
1.3. Настоящее положение регламентирует порядок ведения личных дел
воспитанников.
1.4. Личные дела воспитанников ведутся с целью защиты прав и интересов
воспитанников.
2.1. Личное дело ведётся с даты определения ребёнка в детский дом и до выпуска из детского дома.
2.2. На титульном листе личного дела указываются фамилия, имя, отчество
воспитанника, сведении о родителях, сведения о закреплении жилого
помещения, дата поступления в детский дом, личное дело нумеруется.
2.3. Личное дело воспитанника формируется из следующих документов:
Путевка;
Постановление (распоряжение) о направлении в детское государственное интернатное учреждение;
Постановление (распоряжение) о закреплении жилого помещения либо
о праве получения жилья вне очереди;
Документы, подтверждающие статус воспитанника (решение суда о
лишении родительских прав; свидетельство о смерти; справка ф. 25 и
Свидетельство о рождении, паспорт (с 14 лет);
Сведения о наличии / отсутствии несовершеннолетних братьев и сестер;
Сведения о наличии / отсутствии ценного имущества;
Акт первичного обследования жилья;
Анкета на ребёнка с дополнениями и изменениями;
Пенсионное удостоверения (если сирота или пенсионер);
Страховой пенсионный полис;
Свидетельство о регистрации по месту пребывания;
Сберегательные книжки;
Переписка с судебными приставами и др.;
Характеристика.
2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге
записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «К» под № 5).
3.1. При поступлении воспитанника в учебное заведение профессионального
образования или по достижении им совершеннолетия из личного дела
передаются подлинники правоустанавливающих документов по акту передачи.
3.2. При направлении воспитанника в другое интернатное учреждение личное дело передается по акту передачи.
3.3. В случае требования органа опеки и попечительства или учреждения
профессионального образования, в котором обучается выпускник детского дома, о передачи личного дела воспитанника, личное дело передается по акту передачи.
3.4. При передаче личного дела воспитанника в другое учреждение делается
отметка в книге движения воспитанников.
3.5. При передаче воспитанника на воспитание в замещающую семью замещающему родителю передаются подлинники документов по акту передачи.
3.6. Личные дела воспитанников, выбывших из детского дома, передаются в архив детского дома.
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Сегодня вы узнаете:
- Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
- Какие документы должны содержаться в нем;
- Сколько и как хранить дела.
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Личное дело: что это такое и зачем вести
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
- Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
- В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
- Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
- Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
- Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
- Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
- Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
- Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
- На каждой папке проставляется учетный номер дела.
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Список таков:
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр ;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
- Анкета для личного дела
- Внутренняя опись личного дела
- Титульный лист / обложка личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
- Внесение записей в соответствующих разделах;
- Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
- Проверку личных делна сохранность документации;
- в составе личного дела.
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.
Управление
Инвентарь в игре находится сверху, и появляется при наведении указателя на выступ.
В инвентаре можно комбинировать предметы.
Справа находятся значки дневника и телефона.
Чтобы открыть дневник или телефон - нажмите на значок.
Чтобы закрыть дневник или телефон - нажмите на значок еще раз.
Чаще читайте дневник, там много интересной и полезной информации.
Когда в дневнике появляется новая запись, он становится красным.
День 1
Игра начинается в комнате Даши. После того, как Даша закончит разговаривать по телефону, подходим к креслу и гладим Банди, зазвонит мобильный телефон. Банди его схватит и откажется отдавать. Смотрим в кресло, забираем ключ. Ключом открываем гардероб, оттуда вылезет крыса. Банди ее испугается и убежит. Звонит Таня Медведева, она очень напугана и просит приехать. Выходим из дома, на карте выбираем квартиру Медведевых.
Разговариваем с Таней, она просит закрыть дверь, но не помнит, куда положила ключ. Подходим к столу, берем с него два ключа. Нажимаем на выступ (указатель должен стать активным), берем из тайника еще один ключ. Применяем все ключи на дверь, но, ни один не подходит. Тогда закрываем дверь на цепочку, идем в гостиную и разговариваем с Таней. Нажимаем на пальму и портрет.
Применяем ключ из тайника на дверь кабинета. Смотрим на фотографии, берем фотоальбом с бюро и тут же кладем его назад. Нажимаем на мини-АТС, слушаем сообщение. Нажимаем еще раз, чтобы записать номер, с которого звонили. Смотрим на компьютер, он защищен паролем. Рядом в пепельнице лежит сгоревшая записка, Смотрим на кролика. На сердечке, которое он держит в лапах, написано «Максим». Это и есть пароль для компьютера. Идем в холл.
Разговариваем с Михаилом, Настя предложит съездить к Зое Килькиной. Выходим из квартиры. На карте выбираем квартиру Килькиной.
В квартире находим труп Зои. Разговариваем с Михаилом, звоним Дегтяреву. Нажимаем на труп, телефон, шторы, вязание и записку на столе. Пробуем выйти в коридор, приходит SMS от Татьяны. Выходим в коридор и разговариваем с Дегтяревым. Едем в квартиру Медведевых
Проходим в гостиную и разговариваем с Михаилом и Настей. Едем в лабораторию Молибога
Разговариваем с Федором. Звонит Елена Сергеевна и, угрожая самоубийством, требует, чтобы Даша к ней приехала. Пробуем выйти, приходит SMS от Маруси. Едем в квартиру Кругликовой
Разговариваем с Еленой Сергеевной, Чтобы узнать, кто звонил, нужно отвлечь Елену Сергеевну. Идем на кухню и увеличиваем огонь под кастрюлей с супом. Возвращаемся в гостиную и говорим Елене Сергеевне, что у нее что-то горит. Поднимаем с пола осколок стекла с кровью Елены Сергеевны. Нажимаем на телефон, чтобы посмотреть номер, с которого ей звонили. Едем в лабораторию Молибога
Разговариваем с Федором, отдаем осколок с кровью Елены Сергеевны. Едем в квартиру Илюшиной.
В подъезде подбираем прищепку, смотрим на звонок. Применяем прищепку на проводах. Разговариваем с Зинаидой Илюшиной, даем ей деньги, пока она не закончит говорить. Едем домой.
Разговариваем с Марусей, проходим на кухню. Радом с блендером лежит рецепт, читаем его. Идем на третий этаж в комнату Маруси. Подбираем с пола удостоверение ветеринара, смотрим на банки на шкафу, нажимаем на последнюю. Берем со стола пейнтбольный маркер и стреляем в банку. Кладем маркер на стол, подбираем банку и выходим из комнаты.
Идем в комнату с камином, берем с камина банку с зернами и ведерко для золы. Нажимаем на камин.
Возвращаемся в коридор, ведущий к кухне, и заходим в чулан. Берем плоскогубцы и перекусываем ими тросик тренажера. Применяем тросик на гирю, а ведерко для золы применяем на велосипед. Кладем в ведро 3 «блина» для тренажера, которые лежат на полу. Из ящика берем фонарик и идем на кухню.
Высыпаем в блендер зерно и витамины. Выливаем масло из бутылки в маленькую банку, из маленькой переливаем в большую. Снова наливаем из бутылки в маленькую, из маленькой переливаем в большую. То, что осталось в маленькой банке, выливаем в блендер. Включаем блендер, идем в комнату Даши. Ира скажет, что Банди съел ее сметанную маску, значит, нашу еду он есть уже не будет. Возвращаемся на кухню, там встречаем Дегтярева, разговариваем с ним. Выходим в гостиную, У Даши звонит телефон.
День 2
Идем в комнату полковника. Разговариваем с Александром Михайловичем, смотрим на аптечку, берем пленку для снятия отпечатков. Берем четыре таблетки, смотрим на упаковки всех лекарств, обращаем особое внимание на дозировку. Слева от аптечки стоит статуэтка Фемиды с весами. Кладем на весы таблетки № 1 и №3. Даша скажет, что они весят одинаково. Убираем таблетку №1 и кладем на ее место таблетку №2. Даша скажет, что это самая легкая таблетка, значит это и есть «супрастин». Отдаем таблетку Дегтяреву и выходим из комнаты. Даше приходит SMS от Тани. Едем в квартиру Медведевых.
Идем в гостиную, разговариваем с Таней. Она просит принести ей валерьянки, идем на кухню. Включаем ультрафиолетовую лампу и выключаем свет. Вот где валерьянка! Включаем свет и забираем валерьянку. Отдаем пузырек Татьяне, она скажет, чтобы открыть пузырек, надо его нагреть. Идем в кабинет Михаила, берем со стола зажигалку и нагреваем ею пузырек. Придет Бублик и начнет тереться о ногу Даши. Теперь понятно, почему он «признал» самозванку. Отдаем валерьянку Татьяне. Берем со стола нож и проходим в комнату Насти. Смотрим на ширму, прячемся за нее. Подслушиваем интересный телефонный разговор. Берем шкатулку, в инвентаре применяем на нее ленту для снятия отпечатков. Ставим шкатулку на место. Едем в лабораторию Молибога.
Разговариваем с Фёдором, идем направо в лаборантскую комнату. Пытаемся взять со стеллажа лупу, но она упадет в колбу. Тут же берем крышку от колбы и поплавок. Из коробок справа берем химический реагент. Кладем в колбу поплавок, на него реагент и закрываем колбу крышкой. Переворачиваем колбу, открываем крышку, забираем лупу. Едем к Даше домой.
Идем в комнату полковника, разговариваем с ним. Поднимаем трубку. Едем на кладбище.
Разговариваем со сторожем, даем ему деньги. Он попросит привезти водки. Едем в забегаловку.
Идем в правый верхний угол экрана, туда, где стоят круглые столы. Два раза нажимаем на окошко. Показываем удостоверение ветеринара. Идем к машине. Вот это да, что здесь нужно Татьяне? Заходим в кафе, подслушиваем разговор Татьяны с незнакомцем. Когда они уйдут, смотрим на стаканы и снимаем с них отпечатки. Выходим на улицу, идем к машине. Слышим крик, заходим в переулок и видим труп Татьяны выпавшей из окна. Осматриваем труп, осматриваем сумку, которая стоит у мусорного бака. В руке Татьяны записка, читаем ее. Складываем все вещи назад в сумку. Вызываем «Скорую помощь». Едем на кладбище.
Отдаем сторожу водку. Спрашиваем про могилу Насти, Таня опять нам соврала. Говорим со сторожем еще раз. Могила Илюшина здесь есть. Идем на кладбище. Смотрим на могилу Илюшина, Смотрим на могилу с разбитым надгробием. Собираем плиту. На плите написано Богдан Ломейко. Это с его номера звонили с угрозами. Едем в квартиру Ломейко.
Заходим в квартиру справа, Заходим на кухню и смотрим на замороженное ведро. Применяем плоскогубцы на трубу. Смотрим на ведро, нажимаем на надпись на ведре. Идем в комнату, щелкаем в инвентаре на фонарик. Смотрим на телефон, снимаем отпечатки с телефонного аппарата, нажимаем на рисунок. Подбираем с пола платок, испачканный в крови. Забираем фонарик и выходим из квартиры. Звоним соседям, разговариваем с соседом. Он скажет, что в квартире бывает какая-то девка. Разговариваем с ним до тех пор, пока не исчерпаем все темы, даем ему деньги. Едем к Даше домой.
Идем в комнату полковника, разговариваем с ним два раза. Просим информацию о Ломейко и Килькиной. Он откажет и уйдет из комнаты. Выходим в первую комнату и смотрим на картину рядом с камином, за ней сейф. Нажимаем на него. Возвращаемся во вторую комнату и смотрим на шкаф, на аптечке стоит коробка из-под сигар. Из коробки торчит бумажка. Достаем ее, нажимаем на бумажку. Идем к сейфу и вводим код 16 - 25 – 36 – 49 - #. Берем из сейфа папки с информацией про Илюшина и Килькину.
Едем в интернат Фолпино. Разговариваем с медсестрой, говорим ей, что идем к директору. Поднимаемся на второй этаж в кабинет директора, разговариваем с ней. Она отправит нас на первый этаж к медсестре Гале. Возвращаемся к директору и говорим ей, что разговор очень помог, Даша обещает пожертвовать интернату деньги, и директриса уходит готовить документы. Пока ее нет, берем со стола ключи. Спускаемся на первый этаж и выходим через дверь справа на задний двор. Нажимаем на кота, идем налево. Около домика разговариваем с охранником. Едем в лабораторию Молибога.
Отдаем Федору окровавленный платок на анализ. Едем домой к Даше.
Разговариваем с Ирой, едем в ветклинику. В холле натыкаемся на старуху, которая не дает нам пройти. Выводим Банди на улицу, идем в двери, около которых стояла старуха. Разговариваем с Марусей, идем за Банди. Нажимаем на Банди, кажется, он взбесился. Разговариваем с девушкой, стоящей у двери. Возвращаемся к Марусе. Выходим через служебный вход, разговариваем с Мариной. Применяем ключ на дверь кабинета Гаспаряна. Смотрим на оружейный шкаф, читаем записку, смотрим на журналы слева на полке. Выходим в коридор и идем налево в кабинет диагностики. Беседуем с Андреем. Смотрим на альманах в кресле, где и находим карточку от оружейного шкафа. Берем карточку и идем открывать шкаф. Вставляем карточку в замок и открываем шкаф. Из верхнего отделения берем пневматический пистолет и закрываем верхнее отделение. Точно также открываем нижнее отделение и берем оттуда дротики. В инвентаре заряжаем пистолет, идем стрелять в Банди. Разговариваем с Марусей, снимаем с Банди ошейник. Показываем ошейник Марусе, идем к Андрею и показываем ошейник ему. Едем домой.
Идем на кухню, из холодильника берем бутерброды. Поднимаемся в комнату полковника, он нас выгонит. Идем на третий этаж в комнату с камином, нажимаем на камин и подслушиваем разговор полковника. Идем в комнату Дегтярева. На столе лежит папка, берем ее. В инвентаре нажимаем на папку, Даша вернет ее, но у нее останется отпечаток. Едем в Фолпино.
Даем коту бутерброд и путь свободен. Заходим в домик, справа видим вход в палату. В инвентаре наживаем на фонарик. Смотрим на человека на кровати. Выходим в коридор. Ключами, взятыми у директрисы, открываем аптечку и берем пузырек с таблетками. В инвентаре снимаем с него отпечатки, ставим пузырек на место. Идем к главному входу, смотрим на машину. Возвращаемся на задний двор и едем домой.
День 3
Идем в комнату Маруси, разговариваем с ней. Входим в комнату к полковнику и спрашиваем его про Нахабино. Поднимаемся в комнату с камином, и берем атлас, который лежит под клеткой. Еще можно съездить к Федору, и он тоже может подсказать, как проехать в Нахабино. Теперь, когда у нас есть все отпечатки, начинаем их сличать между собой. В инвентаре нажимаем на лупу. Видим два отделения, в них помещаем отпечатки которые хотим сравнить. Едем в Алехино
Заходим в больницу, разговариваем с медсестрой в регистратуре. Она отправит нас к главному врачу. Разговариваем с главврачом и возвращаемся в регистратуру. Просим у медсестры карточку Насти Килькиной. Берем карточку и тут же отдаем ее назад. Расспрашиваем медсестру о Килькиной. Выходим из больницы и смотрим на указатель «Нахабино». Садимся в машину, и тут же нам звонит сосед Ломейко с сообщением. Едем в Нахабино.
Где-то мы уже видели эту девушку. Звоним Михаилу.
В доме говорим со всеми по очереди. В конце разговора нам предстоит выбрать виновного. От нашего выбора зависит, какую концовку мы увидим.
