Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна ? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также и нформацию о пройденных курсах повышения квалификации, профессиональной переподготовке, наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.
Несмотря на то, что чиновники решили отменить в 2017 году трудовые книжки, на сегодняшний день это важный кадровый документ. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие факт работы в организациях: трудовые договоры, справки об общем стаже, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002 №555).
Важно! Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная работодателем, в список подтверждающих документов не входит.
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и у последнего работодателя.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 31 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Подробнее о том, какие сведения фиксирует кадровая служба в трудовой книжке, расскажет публикация .
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина. На процедуру восстановления компании дается 15 дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы (абз. 7 п. 7.2 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 №69).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 №192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку - если она утеряна . Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.
Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.
Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.
Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.
Порядок действий
Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:
- Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
- Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
- Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
- Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
- Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.
Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.
Заявление работодателю
Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.
В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.
Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.
В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.
В случае вины работодателя
Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.
В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.
Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.
Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.
Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.
Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.
Часто граждане задают вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку при утере. Прежде всего, нужно определить лицо, ответственное за утерю документа. Если в этом виновен наниматель, действия должны быть следующими:
При массовой утере или порче восстановление трудовой книжки при утере работодателем происходит с помощью специально созданной комиссии. Она направляет запросы предыдущим работодателям. В ответ они высылают справку о периоде работы, должности, стаже бывших работников. Также нужные сведения можно получить, обратившись в архив и в пенсионный фонд. С помощью собранной информации восстанавливают бланк.
Как восстановить документ, утерянный или испорченный по вине сотрудника?
Нередки случаи, когда гражданин во время трудоустройства сообщает нанимателю, что его документ утерян или пришел в негодность. Как восстановить потерянную трудовую книжку в этом случае? Если в утере бланка виновен сам человек, то и восстанавливать ее он будет сам. Однако работодатель должен оказать ему содействие. В этом случае гражданину необходимо подать заявление на имя директора с просьбой о выдаче дубликата. Отказать ему руководитель не имеет права. Сведения восстанавливают с помощью официальных справок от предыдущих работодателей и информации, полученной из пенсионного фонда. Для этого кадровик направляет запросы в нужные организации. В течение пятнадцати дней после получения заявления, руководитель компании должен выдать работнику дубликат.
Заявление о его выдаче нужно зафиксировать как входящую корреспонденцию у секретаря. Его текст может звучать следующим образом: “Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна. В связи с этим, на основании ч.3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04.03 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки”
В нем ставится подпись заявителя, его фамилия и инициалы, а также дата подачи руководителю.
Как восстановить книгу, если человек не работает?
Бывают ситуации, при которых имущество человека может быть утрачено или повреждено (кража документов, пожар). Как поступить гражданину, если его бланк потерян, а сам он на данный момент не работает? В этом случае, за помощью в восстановлении документа он может обратиться:
-
в судебные органы
к предыдущему работодателю;
Так же может поступить гражданин, чей предыдущий работодатель ликвидировался.
Мы расскажем подробно, как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд. Для восстановления бланка человек может обратиться в ближайшее отделение ПФР и подать заявление на выдачу информации о стаже. Оно пишется в той же форме, что и заявление о выдаче дубликата, подаваемое работником работодателю. Через несколько дней с момента получения запроса справка будет готова. Эта услуга предоставляется совершенно бесплатно.Также можно обратиться с запросом о восстановлении в архив.
Теперь вы знаете, как поступить в случае утери документа о стаже. Сведения из него можно восстановить и получить дубликат, который заменит собой утраченный бланк.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.
По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек . Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?
Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.
Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.
Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.
Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.
Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?
Можно ли завести новую, если потерял старую?
Как завести новую трудовую книжку? Если вы потеряли трудовую книжку то, конечно же, встает вопрос как оформить дубликат трудовой книжки после её утери?
К сожалению, осуществлять трудовую официальную деятельность в нашей стране имеют право только граждане, которые имеют трудовую книжку .
Поэтому вам необходимо получить, но не трудовую книжку, а ее дубликат .
Часто бывает так, что трудовая книжка становится объектом потери, но по закону у работника может быть лишь один трудовой документ . Это значит, что работник получает на руки не трудовую книжку, а ее дубликат.
Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель , а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.
Как выглядит дубликат трудовой книжки (фото):
Когда выдается дубликат?
Попробуем разобраться, в каких случаях выдается, и где взять дубликат трудовой книжки.
При утере
Если утеряна трудовая книжка, могут ли выписать новую? Потеря трудовой книжки конечно печальное событие. Заполнение дубликата трудовой книжки при утере осложняется тем, что вы не видите перед собой даже кусочка старой трудовой, а значит, не можете восстановить хотя бы частично все ваши записи.
Так или иначе, но поскольку при утере трудовой книжки выдается дубликат, настоятельно требуйте при приеме на работу, чтобы каждый работодатель снимал с нее ксерокопии , а уже потом отправлял все документы вместе в личное дело.
Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери (пример):
При порче
Если трудовая книжка испорчена, при этом совсем неважно, каким образом это произошло, если записи нечитаемы, то работник также должен задуматься о получении дубликата .
Испорченная трудовая книжка равносильно утерянной , ведь информация с нее становится также недоступной для людей.
При массовой утрате работодателем
Если по каким-то причинам трудовые книжки были утрачены и не по вине работника, а по вине непосредственного работодателя– это знак того, что на плечи работодателя
ложится ответственность за их восстановление. Утрата книжек может произойти как по вине работодателя, так и по вине обстоятельств от него не зависящих.
Как поменять трудовую, если она закончилась?
Если закончилась трудовая книжка, что делать и как начать новую? В этом случае нет нужды в том чтобы заводить дубликат.
Если нет места в трудовой книжке, достаточно попросить отдел кадров о том, чтобы вставить лишний бланк и на нем писать следующие записи.
Другие случаи
Если в трудовую книжку некорректно внесли записи о работнике, а также в ней появились записи не имеющие отношения к трудовой – происходит замена трудовой книжки .
Ее следует менять на дубликат. Тоже самое касается порчи трудовой в виде неправильной постановки печати . Оформление дубликата трудовой книжки происходит по последнему месту работы .
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки при утере происходит на основании заявления
.
Образец заявления на восстановление трудовой книжки вы найдете в нашей статье.
Заявление на дубликат трудовой книжки подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.
В заявлении в первую очередь указывается основание , по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба. Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.
Кому писать заявление?
Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.
Как правильно написать?
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.
Заявление должно быть написано максимально грамотно . Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.
Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.
Текст заявления должен быть максимально кратким и четким. Не допускается наличие так называемой воды в описании ситуации.
Требуется четкое изложение фактов.
Образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Приказ о выдаче дубликата
Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ , согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.
Приказ имеет свой четный номер. Номер ставится в зависимости от количества опубликованных приказов в этом году.
Также не стоит забывать, что приказ может быть написан только на компьютере. Рукописное издание приказа не допускается.
Приказ должен содержать основные тезисы, которые бы закрепляли возможность выдачи дубликата трудовой книжки.
Приказ должен висеть на самом видном месте
организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.
Срок выдачи
Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней . В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.
Сотрудники отдела кадров знают как оформить дубликат трудовой книжки, образец мы приводим ниже.
Заполнение новой трудовой
Как заполнить дубликат трудовой книжки? Правила заполнения дубликата трудовой книжки прописаны в разделе 7. .
Рассмотрим подробнее как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Как оформляется?
Итак, как сделать дубликат трудовой книжки?
Оформление дубликата происходит точно также как и трудовой .
Ставятся инициалы работника, ставятся печати организации и пишется вся необходимая информация.
По возможности попытайтесь восстановить все записи которые были в трудовой.
Какие записи необходимо сделать?
В трудовой книжке по возможности нужно восстановить все записи . Для этого необходимо обратиться ко всем бывшим работодателям. В противном случае, если восстановление невозможно – сами не думайте писать записи о своей прошлой работе.
Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки (образец):
Какая вноситься запись выдаче дубликата?
Однако дубликат должен быть подписан как дубликат, чтобы ни у кого не возникло путаницы из-за мыслей, что это оригинал. На титульном листе сотрудником отдела кадров большими буквами пишется слово «Дубликат».
Образец трудовой книжки (дубликата):
Запись в дубликат трудовой книжки должна быть выполнена соответствующим образом, однако практика насчитывает разные способы написания подобной фразы. Можно поставить слово дубликат и указать дату его выдачи, а можно написать фразу «дубликат выдан такого то числа» и это также будет считаться верной записью.
Дубликат трудовой книжки (образец заполнения):
Что делать, если старая трудовая закончилась?
Можно ли завести новую трудовую книжку, если старая закончилась? В этом случае в старую трудовую книжку сотрудник отдела кадров вставляет новые бланки на которых продолжают осуществляться записи.
Если нет возможности вставить бланк в трудовую, то нужно заменить трудовую книжку . Для этого все данные с титульного листа и все данные из трудового бланка переносятся в новый документ.
Если нет возможности восстановить все записи – сделайте их ксерокопии.
Они понадобятся во время обращения в пенсионный фонд.
Если трудовая книжка была закончена, то в новой трудовой пишется фраза: «трудовая книжка выдана в замен утраченной» и ставится соответствующая дата. Также ставит запись сотрудник отдела кадров.
Можно ли избавиться от трудовой?
У некоторых возникает вопрос: «Можно ли выкинуть трудовую книжку и завести новую?» Если потерял трудовую книжку и завел новую — это стандартная ситуация. Но вот выкидывать трудовую книжку нельзя. То что вы сами стали причиной утраты документа тем более умышленно ведет к наложению на вас административного наказания в виде штрафа .
Полезное видео
Как завести новую трудовую книжку при утере, смотрите в видео ниже.
Заключение
Трудовая книжка – это очень важный и нужный документ. Оформление дубликата трудовой книжки при утере зачастую может быть невозможным, если не удастся восстановить информацию из нее.
Поэтому, даже зная как сделать новую трудовую книжку, необходимо следить за самим документом, ведь всякое может происходить, но именно ваша трудовая является абсолютным гарантом выплаты вашей будущей пенсии. Поэтому берегите свой стаж и документ, в котором он заключен.
Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.
Процедура восстановления трудовой книжки (ТК) регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Сам документ восстановлению не подлежит, но его владелец может получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.
Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 . Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить свой стаж. Трудовой кодекс, как таковой, в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Неприятности, которые могут произойти с книжкой
Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК может быть только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Также, хранить дома ТК может человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе, или даже регионе.
Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая, как восстановить которую он не знает. Работодателю может быть не сильно важно иметь достоверные сведения о его предыдущих местах работы, поэтому он может не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Однако восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат, а также обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. Также такого человека можно просто направить по прошлому месту работы, для восстановления ТК там.
Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и не может вестись дальше, работодатель может самостоятельно завести дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе, которые можно достоверно узнать из старой книжки.
Кстати, именно такие ситуации наиболее часты, ведь у гражданина может произойти утеря документа о прошлых местах работы после уво-льнения, когда он имеет его на руках. В остальное время до-ку-мент о тру-до-вой био-гра-фии хранится в отделе кадров и доступа к нему его владелец фактически не имеет. Однако, бывают и исключения.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ
он имеет право попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю. Кроме того, ТК может сгореть, намокнуть или быть украдена.
Если такая неприятность произошла, человек должен незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Далее он должен написать за-яв-ле-ни-е о восстановлении данных и вы-да-че дуб-ли-ка-та. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. В принципе, никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Его текст может выглядеть примерно так:
Генеральному директору
ООО "Пример"
И.И.Иванову
от машиниста 2-го разряда
Антропова Владислва Константиновича
Заявление
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки
Подпись /В.К.Антропов/
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае, ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки после утери будет происходить по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2 . Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово "дубликат" в пра-вом верх-нем углу пер-вой стра-ни-цы. При этом данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится. Правильно оформленный первый лист выглядит примерно так:
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему све-де-ния о ра-бо-те, вклю-чая по-сто-ян-ные пе-ре-во-ды, а также об уволь-не-нии гражданина. Эти записи делают на ос-но-ва-нии тру-до-во-го до-го-во-ра и до-п-олнительных со-гла-ше-ний к нему, а также информации, вписанной в лич-ную кар-точ-ку формы Т-2.
Шаг 4.
Специалист-кардровик заполняет раздел о на-граж-де-ни-ях и по-ощ-ре-ни-ях. Запись также делают только на основании документов, хра-ня-щим-ся в организации (при-ка-зам, рас-по-ря-же-ни-ям и др.).
Шаг 5.
Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Ведь сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не был утерян, а только получил повреждения, но кадровик все же может прочесть сделанные в нем записи, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делает общая запись такого вида:"Общий стаж ра-бо-ты со-став-ля-ет 10 лет 7 ме-ся-цев 14 дней". После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин и далее делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик должен помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже, поэтому он должен формировать запросы в организации, которые являлись преды-ду-щими ме-стами ра-бо-ты такого граж-да-ни-на с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не должен писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку ис-кать пра-во-пре-ем-ни-ка лик-ви-ди-ро-ван-но-го юри-ди-че-ско-го лица и хо-дить по раз-лич-ным ар-хи-вам в по-ис-ке до-ку-мен-тов придется самостоятельно. Ведь Пенсионный фонд России непосредственно в вос-ста-нов-ле-нии утра-чен-ных сведений уча-стия не при-ни-ма-ет, он может только под-твер-дить упла-ту пен-си-он-ных взно-сов и стра-хо-вой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.
