Приобретение товара через подотчетное лицо. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Компенсация перерасхода из кассы

Практическая работа № 8

Материальные ценности могут быть приобретены за наличный расчет через подотчетное лицо. В таких случаях руководитель организации принимает решение о необходимости совершения операции по приобретению МПЗ, назначает ответственное лицо за операцию и оформляет решение в виде приказа или распоряжения.

Реализация учетной процедуры включает пять этапов:

· Выдача наличных денежных средств под отчет для приобретения материалов.

В бухгалтерии организации выписывается расходный кассовый ордер. Кассир принимает РКО к исполнению и на основании документа, подтверждающего личность, выдает подотчетному лицу – работнику организации наличные денежные средства.

Совершенная кассовая операция регистрируется в кассовой книге и отражается в учете проводкой в Дт 71 с Кт 50.

· Покупка МПЗ подотчетным лицом.

Подотчетное лицо производит оплату приобретаемых МПЗ в кассовый терминал торгового предприятия. Кроме того, на получение денежных средств от подотчетного лица, действующему на основании доверенности организации, выписывается приходный кассовый ордер, подотчетному лицу выдается квитанция к этому ордеру.

Подотчетное лицо получает МПЗ и сопроводительные документы: счет-фактуру, накладную, квитанцию ПКО, а также чек ККМ.

В бухгалтерском учете организации-покупателя эта операция не отражается.

· Оприходование МПЗ на склад организации-покупателя.

Подотчетное лицо передает МПЗ на склад организации. В бухгалтерии полученные материалы регистрируются в справочнике «Номенклатура».

Кладовщик проверяет количество и качество поступивших МПЗ на соответствие накладной. На фактически сданные на склад МПЗ выписывается приходный складской ордер, данные о поступивших МПЗ заносятся в карточку складского учета.

· Оформление авансового отчета о расходовании подотчетной суммы.

В бухгалтерии организации подотчетное лицо заполняет авансовый отчет об использовании подотчетной суммы. К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы (чек ККМ, квитанция к ПКО торгового предприятия).

Для выполнения операций 3 и 4 в программе используется документ «Авансовый отчет».

· На остаток недоиспользованной суммы в бухгалтерии выписывается ПКО, по которому остаток наличных сдается в кассу. Эта операция отражается бухгалтерской проводкой в дебет счета 50.01 с кредита счета 71.01.

Если был перерасход, то на сумму перерасхода выписывается ВКО, по которому выплачиваются наличные и записывается проводка: Дт 71.01 и Кт 50.01 на сумму перерасхода.

Учет выдачи денежных средств под отчет на приобретение материалов.

14 февраля водителю-экспедитору транспортного отдела Крохину Д.Ю., по расходному кассовому ордеру № 2 от 14 февраля из кассы организации выданы под отчет наличные в размере 3000 руб. на приобретение МПЗ в мелкооптовом магазине ГУП «Маяк» и на предприятии ООО «Дубок».

Удостоверение личности работника Крохина Д.Ю.: паспорт гражданина России серия 38 17 № 245674, выдан ОВД «Отрадное» г.Москвы 11 сентября 2002 г.

Предварительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по кассе за 1 квартал. Из отчета видно, что наличные денежные средства в кассе есть (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Ведомость можно оставить открытой.

Выпишите расходный кассовый ордер для Крохина Д.Ю. Обязательно укажите статью движений денежных средств (ДДС) – Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов, Вид операции – Выдача подотчетному лицу (Рисунок 2).

Отредактируйте печатную форму документа и заполните поля Основание (Для закупки МПЗ) и Приложение (По распоряжению руководителя).

Рисунок 2 – Расходный кассовый ордер

Посмотрите проводку документа (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Движение документа

Откройте карточку счета 50.01 и убедитесь, что зарегистрирована правильная проводка (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Карточка счета 50

Таблица 1 – Накладная ГУП "Маяк"

От продавца получен счет-фактура № 112 от 15 февраля, чек ККМ № 101208 и квитанция к приходному кассовому ордеру № 120, все документы на сумму 996 руб.

15 февраля на предприятии ООО «Дубок» Крохиным Д.Ю. за наличные приобретены следующие материальные ценности:

Таблица 2 – Накладная ООО "Дубок"

От продавца получен счет-фактура № 548 от 15 февраля, чек ККМ № 2412, квитанция к приходному кассовому ордеру № 160, все документы на сумму 1980.00 руб.

Внесите в справочник «Номенклатура» в группу «Материалы» сведения о новых МПЗ. По возможности используйте возможность создавать новые элементы справочника копированием.

Проверьте результат (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Справочник "Номенклатура"

Поскольку цены за материалы в накладных, полученных от продавца, указаны с учетом НДС, для автоматического расчета суммы налога необходимо в справочник «Типы цен номенклатуры» добавить элемент с наименованием Покупная (с НДС) и установить для него флажок «Цены включают НДС» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Тип цены номенклатуры

Оформление документа «Авансовый отчет».

15 февраля приобретенные материалы в полном объеме доставлены на склад материалов, где приняты кладовщиком и оприходованы приемным складским ордером.

В этот же день Крохин Д.Ю. представил в бухгалтерию авансовый отчет № 1, приложив к нему все полученные на предприятии ГУП «Маяк» и в ООО «Дубок» документы. Отчет утвержден в сумме 2976,00 руб. Оформить документа «Авансовый отчет».

Банк и касса – Авансовый отчет (Рисунок 7-10).

Рисунок 7 – Авансовый отчет

Рисунок 8 – Настройка документа

Рисунок 9 – Цена и валюта

Рисунок 10 – Настройка документа

Заполните вкладку Товары, используя кнопку Подбор (Рисунок 11).

Рисунок 11 – Вкладка "Товары"

Проверьте общую сумму документа 2976 руб.

После завершения заполнения табличной части поступившими материалами в соответствующих графах справа необходимо указать продавца материалов (поставщика) и реквизиты счет-фактуры (Рисунок 12).

Рисунок 12 – Данные о поставщиках

При проведении документа программа автоматически сформирует проводки и создаст два документа «счет-фактура полученный»: один – поставщика ГУП «Маяк», второй – поставщика ООО «Дубок» (Рисунок 13 и Рисунок 14).

Рисунок 13 – Счета-фактуры поставщиков

Рисунок 14 – Счета-фактуры

Зайдите в каждую счет-фактуру и проверьте указание вычета НДС (Рисунок 15).

Рисунок 15 – Счет- фактура ООО "Дубок"

И наличие проводок (Рисунок 16 и Рисунок 17).

Рисунок 16 – Движение документа

Рисунок 17 – Движение документа

Для анализа результатов сформируйте отчет «Анализ счета 71.01» за 15 февраля для работника Крохина Д.Ю (Рисунок 18).

Рисунок 18 – Анализ счета 71

Проверьте записи в книге покупок (Рисунок 19).

Рисунок 19 – Книга покупок

Возврат в кассу неиспользованной суммы.

Выпишите приходный кассовый ордер от 16 февраля на неиспользованную Крохиным Д.Ю. сумму 24 руб. Вид операции – Возврат от подотчетного лица (Рисунок 20).

Рисунок 20 – Приходный кассовый ордер

Проведите документ, обновить отчет. Убедитесь, что Крохин Д.Ю. ничего не должен организации (Рисунок 21).

Рисунок 21 – Анализ счета 71

Сформируйте другой отчет – Анализ счета 71 по датам за февраль с детализацией по субконто Крохин Д.Ю (рисунок 22).

Рисунок 22 – Анализ счета 71 с детализацией

Предприятие общественного питания (ООО,УСН Доходы) через подотчётное лицо закупает товар для своей хоз.деятельности в магазинах розничной торговли.Подотчётное лицо к авансовому отчёту прикрепляет только кассовые чеки.1.Можно ли оприходовать закупленный товар на основании кассового чека,так как других приходных документов нет?2.Если нельзя,то чем это нарушение грозит предприятию,так как ранее таким-образом оформлялось поступление товара?3.Имеем ли мы право требовать в магазинах розничной торговли приходные документы(Торг-12 и т.д.) на основании кассового чека?4.На какие нормативные акты мы должны ссылаться требуя приходные документы и что делать,если нам отказывают их выдать?

Ответ

1. Да, можно. Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей. Например, при поступлении материалов составьте акт о приемке материалов по форме № М-7 или по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

2. Если не оформите акт о приемке, то налоговики исключат эти расходы в целях налогообложения. Кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные ценности через сотрудника к учету.

3.Если сотрудник приобретал ценности как физическое лицо без доверенности от организации, то Вы не имеете права требовать товарную накладную по форме № ТОРГ-12, счет-фактуру и другие документы на основании кассового чека. Ведь в этом случае он выступает как обычный человек, приобретающий ценности для личного пользования. Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик обязан выставить счет-фактуру и товарную накладную (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

4. Продавец обязан выдать товарный чек при продаже определенных видов товаров. Перечень таких товаров смотрите ниже. За невыдачу товарного чека при продаже товаров, отпуск которых обязательно оформляется этим документом, предусмотрена административная ответственность. Штраф составит:

Для организации от 10 000 до 30 000 руб.,

Для должностных лиц от 1000 до 3000 руб.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам или . Они утверждены .

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще .

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) ().

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ ().

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, ).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по ( , ).

Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц ( , ).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.

Если в товарном чеке есть все эти данные, авансовый отчет принять можно. Такие расходы организация сможет учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России , .

Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно. Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет. Таким документом может быть, например, .

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как документально оформить продажу товаров в розницу

Состав документов, которые нужно выставить покупателю, различается в зависимости от того, продает ли организация товар в розницу или .

Товарный чек должен быть оформлен обязательно при продаже следующих товаров населению:

при разносной торговле, за исключением продовольственных товаров ( Правил, утвержденных );
текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий ( Правил, утвержденных );
технически сложных товаров бытового назначения, например бытовой радиоэлектронной аппаратуры, средств связи, фото- и киноаппаратуры, музыкальной аппаратуры, электробытовых приборов и т. п. (п. и Правил, утвержденных );
автомобилей, мототехники, прицепов, номерных агрегатов ( Правил, утвержденных );
драгоценных металлов и драгоценных камней ( Правил, утвержденных );
животных и растений ( Правил, утвержденных );
оружия и патронов ( Правил, утвержденных );
строительных материалов и изделий ( Правил, утвержденных );
мебели ( Правил, утвержденных ).

За невыдачу товарного чека при продаже товаров, отпуск которых обязательно оформляется этим документом, предусмотрена административная ответственность ().

При проведении проверки сотрудники Роспотребнадзора могут вынести или выписать штраф. Размер штрафа составляет:

для организации - от 10 000 до 30 000 руб.;
для должностных лиц (например, руководителя организации, кассира-операциониста (продавца)) - от 1000 до 3000 руб.

Такие правила установлены статьями и Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Товарный чек можно составить в . Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумму оплаты;
- должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.

Ситуация: можно ли вместо товарного чека выдать покупателю товарную накладную по форме № ТОРГ-12. Организация продает товары в розницу

Кроме того, требование о составлении товарного чека является одним из требований продажи отдельных видов товаров. Следовательно, если организация не выдала товарный чек, она нарушила правила торговли и права потребителя. К такому выводу, в частности, пришел ФАС Северо-Западного округа в .

За несоблюдение таких требований .

В кассовом чеке не требуется название покупок

Да, Галина, вы вправе списать расходы.

Кассовый чек не является первичным документом (). Он подтверждает только факт и время оплаты. Поэтому для списания расходов дополнительно к кассовому необходим товарный чек, в котором должны быть все необходимые для первички реквизиты. Это дата, содержание операции, ИНН и КПП продавца, список товаров и подпись составителя. Поэтому даже если кассовый чек без детализации покупок, а работник приложил к авансовому отчету товарный чек, то вы вправе учесть затраты.

Идеальный образец
Приказ о порядке расчетов с подотчетными сотрудниками и другие документы есть в разделе «Ваш кадровый секретарь» > «Оформление различных выплат работникам» > «Сотруднику выдают деньги под отчет».

По мнению ФНС России, расходы, подтвержденные лишь чеком ККТ, в налоговом учете не отражаются

По общему правилу при расчете налога на прибыль организация вправе учесть только обоснованные и документально подтвержденные расходы (). Вместе с тем Налоговый кодекс не содержит четких перечней документов, которыми можно подтвердить конкретные виды расходов. В статьи 252 НК РФ лишь указано, что подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, а если расходы произведены на территории иностранного государства, то в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом государстве.

В этой связи возникает вопрос: считаются ли надлежаще подтвержденными расходы организации на приобретение товаров, работ или услуг через подотчетное лицо, если продавец выдал лишь один первичный документ, например только кассовый чек или только товарный? И можно ли учесть расходы, подтвержденные одним лишь этим документом? Проанализируем письма налоговых органов разных уровней, чтобы узнать, что проверяющие думают по этому поводу.

ФНС России считает, что для подтверждения расходов одного лишь кассового чека достаточно, а для признания этих расходов в налоговом учете — нет

Недавно ФНС России выпустила письмо, в котором, отвечая на запрос организации, указала, что в принципе понесенные расходы можно подтвердить одним лишь кассовым чеком, выданным продавцом (). Однако в том же письме ведомство отметило, что для признания таких расходов в налоговом учете у компании-покупателя в дополнение к кассовому чеку должны быть и другие первичные документы, свидетельствующие о связи произведенных расходов с ее деятельностью, направленной на получение дохода 1 . Ведь в целях налогообложения расходами считаются только те затраты, которые произведены для осуществления предпринимательской, хозяйственной или иной деятельности, направленной на получение дохода ().

Логика налоговиков такова. По их мнению, кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждает лишь факт наличного денежного расчета между продавцом и покупателем ( Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. ). Из следует, что в чеке ККТ приводятся сведения только о расчете с продавцом (в том числе дата и время оплаты, общая сумма платежа), а не о приобретении у него товаров, работ или услуг.

Более того, ведомство подчеркнуло, что чек ККТ не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые перечислены в статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (см. врезку «Справка»). В частности, в кассовом чеке обычно отсутствуют такие реквизиты, как наименование должности и подпись лица, совершившего хозяйственную операцию и являющегося ответственным за правильность ее оформления. Из этого налоговики сделали вывод, что чек ККТ не является первичным учетным документом, на основании которого компания вправе признать расходы. Тем более что кассовый чек выдается не самой организации, а физическому лицу (обычно ее сотруднику), через которое был произведен расчет с контрагентом или совершена покупка. Таким образом, чек ККТ подтверждает лишь то, что работник (а не компания) рассчитался с продавцом за приобретенные у него товары, работы, услуги.

Налоговое ведомство указало, что расходы на покупку за наличные можно учесть, только если в дополнение к кассовому чеку у организации также имеются иные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с ее деятельностью, направленной на получение дохода

В свою очередь этот сотрудник отчитывается перед организацией за израсходованные деньги путем составления и подачи в бухгалтерию авансового отчета с приложением к нему кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, бланков строгой отчетности и других документов, подтверждающих факт оплаты. Именно на основании авансового отчета и товарных, а не кассовых чеков компания принимает к учету товарно-материальные ценности, приобретенные для нее сотрудником за наличный расчет. Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности и другие подобные документы подтверждают лишь факт оплаты ТМЦ. Поэтому ФНС России пришла к следующему выводу ():

«<…> Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

Исходя из аргументов ведомства, можно предположить, что организации достаточно иметь хотя бы авансовый отчет для того, чтобы доказать наличие связи между понесенными расходами и хозяйственной деятельностью компании. Ведь авансовый отчет и общая сумма расходов по нему утверждаются генеральным директором организации или иным уполномоченным на то лицом. Утверждая авансовый отчет работника, должностное лицо компании фактически подтверждает целесообразность произведенных расходов и дает указание бухгалтерии оприходовать приобретенные подотчетным лицом товары, работы, услуги и списать с него выданные под отчет денежные средства. Однако прямого вывода о том, достаточно ли для признания расходов авансового отчета и приложенного к нему кассового чека, в не содержится.

Впрочем, раньше московские налоговики считали, что кассовый чек все-таки является первичным учетным документом, подтверждающим приобретение за наличный расчет товаров, работ, услуг (письма и ). Поэтому они разрешали компаниям признавать в налоговом учете расходы, осуществленные по такому чеку ():

«<…> Если расходы организации подтверждены документами, соответствующими требованиям Закона о бухгалтерском учете, указанные документы, в том числе кассовый чек, могут быть рассмотрены в целях документального подтверждения учитываемых при налогообложении прибыли затрат».

Справка

В любом первичном учетном документе должно быть семь обязательных реквизитов

Перечень этих реквизитов приведен в статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ и включает в себя:

— наименование документа;
— дату его составления;
— наименование организации, предпринимателя или иного экономического субъекта, составившего документ;
— содержание факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции);
— величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего сделку или операцию и являющегося ответственным за правильность ее оформления;
— подпись этого лица с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для его идентификации

Налоговики указали, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок оформление еще и товарного чека не является обязательным

Перечень обязательных реквизитов кассового чека установлен Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. ). В него включены:

— наименование и ИНН организации;
— заводской номер ККМ;
— порядковый номер чека;
— дата и время покупки или оказания услуги;
— стоимость покупки или услуги;
— признак фискального режима.

Московские налоговики признали, что кассовый чек, содержащий перечень купленных товаров, подтверждает не только их оплату, но и приобретение. Поэтому он может являться основанием для оприходования ТМЦ и отражения расходов на их покупку в налоговом учете

Помимо перечисленных в этом пункте реквизитов, в кассовом чеке могут присутствовать и другие сведения, предусмотренные техническими требованиями к ККТ либо обусловленные особенностями сферы ее применения (абз. 3 п. 4 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением). Чаще всего на кассовых чеках, отпечатанных на современной технике, имеется перечень приобретенных товаров, включающий их наименование, количество, цену и общую стоимость товаров одного наименования.

Московские налоговики считают, что при наличии в чеке ККТ перечня покупок товарный чек не нужен ():

«<…> Если на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек».

Более того, УФНС России по г. Москве признало, что кассовый чек, содержащий перечень товаров, подтверждает не только их оплату, но и приобретение, поэтому он может являться основанием для оприходования ТМЦ и отражения расходов на их покупку в налоговом учете ():

«<…> Кассовые чеки также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг)».

Лишь в случае отсутствия в чеке ККТ перечня приобретенных товаров продавец по просьбе покупателя выписывает ему товарный чек (письма и ). Этот документ должен содержать все семь реквизитов, обязательных для первичных учетных документов (см. врезку «Справка»).

По мнению ФНС России, чеки с номером ККТ, не зарегистрированной за продавцом в налоговых органах, не являются подтверждением расходов

Если в качестве документального подтверждения расходов представлен кассовый чек с номером ККТ, не зарегистрированной за контрагентом в налоговых органах, ФНС России рекомендует инспекторам на местах исключать у покупателя расходы и отказывать ему в вычете НДС по этой сделке

Нередко при проведении выездных проверок налоговики обнаруживают, что на кассовых чеках, предъявленных в качестве документального подтверждения расходов на приобретение товаров, работ или услуг, указан номер ККТ, которая не зарегистрирована за контрагентом в налоговых органах. В подобных ситуациях инспекторы как минимум исключают расходы организации-покупателя на покупку товаров, работ, услуг у этого контрагента и пересчитывают ей налог на прибыль. ФНС России подтвердила правильность таких действий.

В июне 2013 года ведомство подготовило для территориальных инспекций обзор арбитражной практики по спорам, возникающим в связи с применением административной ответственности за наиболее распространенные нарушения в порядке ведения кассовых операций и при работе с наличными деньгами ( 2). Помимо прочих выводов, рекомендованных инспекторам для применения на практике, ФНС России указала:

«<…> Представленные в подтверждение расходов кассовые чеки, содержащие номер контрольно-кассовой техники, которая в налоговом органе за контрагентом не зарегистрирована, свидетельствуют о том, что хозяйственные операции организацией, от имени которой представлены кассовые чеки, фактически не осуществлялись».

Поскольку реальность операций с контрагентом не доказана, ведомство отметило, что при аналогичных обстоятельствах инспекторы вправе исключить у покупателя расходы, подтвержденные такими кассовыми чеками, и отказать ему в вычете НДС по этой сделке.

Московские налоговики считают, что в некоторых случаях расходы можно подтвердить даже с помощью заверенной копии кассового чека

Со временем информация, отраженная на кассовом чеке, может потускнеть или вообще полностью выцвести. Нередко по истечении всего нескольких месяцев чеки ККТ превращаются в абсолютно чистые листки бумаги, как будто на них вообще ничего не было напечатано. Такое случается, если в ККМ используется, например, метод термопечати. Самостоятельно восстановить утраченную информацию практически невозможно.

Конечно, организация-покупатель может попросить дубликат кассового чека у продавца. Но и это не всегда удается. В такой ситуации московские налоговики порекомендовали делать ксерокопии с чеков ККТ и заверять их должным образом (письма УФНС России по г. Москве и ). Очевидно, что ксерокопии необходимо сделать, когда информацию на кассовом чеке еще можно прочитать. Оригинал самого чека целесообразно подшить к его копии. О том, как заверить копию кассового чека, читайте во врезке «Обратите внимание».

По мнению УФНС России по г. Москве, заверенные ксерокопии чеков ККТ можно считать первичными учетными документами, подтверждающими расходы на приобретение за наличный расчет товаров, работ, услуг (). Значит, отсутствие читаемого чека ККТ при наличии заблаговременно сделанной с него копии не является препятствием для признания в налоговом учете расходов на покупку товаров, работ, услуг, оплаченных этим чеком. Вместе с тем выдача самим продавцом копий кассовых чеков, а не их дубликатов не допускается ().

Даже если чек ККТ все-таки выцвел и организация-покупатель не успела снять с него ксерокопию, она сможет подтвердить расходы товарным чеком (письма УФНС России по г. Москве и ):

«<…> Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами».

Если кассовый чек все-таки выцвел и организация-покупатель не успела снять с него ксерокопию, она сможет подтвердить расходы на приобретение товаров, работ, услуг по нему товарным чеком

В товарном чеке должны быть указаны наименование продавца, дата продажи, названия приобретенных товаров или услуг, их цены и количество, фамилия, инициалы и подпись продавца, то есть все реквизиты, являющиеся обязательными для первичного учетного документа.

Расходы на покупку ТМЦ у лица, применяющего ЕНВД или патентную систему и не использующего ККТ, и на их оплату можно подтвердить одним товарным чеком

Некоторые категории продавцов при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт вправе не применять ККТ. К таким категориям, в частности, относятся ( Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — ):

— организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ЕНВД, при реализации товаров, работ, услуг в рамках «вмененной» деятельности;
— предприниматели, перешедшие на патентную систему налогообложения, при осуществлении видов деятельности, в отношении которых применяется эта система.

Указанные лица вместо чека ККТ обязаны в момент оплаты товара, работы, услуги выдавать по требованию покупателя товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денег. Перечень сведений, которые должны быть отражены в этом документе, приведен в статьи 2 Закона о ККТ. ФНС России пояснила, что чек ККТ и такой документ с точки зрения подтверждения факта оплаты товара являются идентичными ( 3):

«<…> В этой связи организация, которая приобрела за наличный расчет товар у поставщика — плательщика ЕНВД, вправе использовать для подтверждения своих расходов в целях налогообложения прибыли документ, оформленный в соответствии с статьи 2 Закона о ККТ».

Таким образом, товарный чек, квитанция или другой аналогичный документ, выданный «вмененщиком» или применяющим патентную систему налогообложения предпринимателем, одновременно подтверждает и приобретение ТМЦ, и их оплату. Аналогичной точки зрения придерживаются и московские налоговики (). Они дополнительно указали, что типовая форма товарного чека не утверждена, поэтому каждый налогоплательщик вправе разработать, утвердить и применять собственную его форму. Главное, чтобы в нее были включены все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные Законом о ККТ и законодательством о бухгалтерском учете.

Обратите внимание

Для подтверждения расходов достаточно, чтобы ксерокопия кассового чека была заверена подписью должностного лица и печатью организации

Копия документа полностью воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеет юридической силы ( ГОСТ Р 51141-98, утв. ).

В отличие от простой копии заверенная копия документа содержит дополнительные реквизиты, придающие ей юридическую силу (). Речь идет о проставлении на копии документа заверительной надписи. Такая надпись состоит из следующих элементов ( ГОСТ Р 6.30-2003, утв. ):

— слова «Верно»;
— наименования должности лица, заверившего копию (не обязательно этим лицом должен быть генеральный директор организации, копию документа вправе заверить, например, его заместитель, главный или даже рядовой бухгалтер);
— личной подписи этого должностного лица;
— расшифровки подписи (инициалов и фамилии);
— даты заверения.

Налоговики признают, что законодательство о налогах и сборах не уточняет, что следует понимать под документом, заверенным должным образом (). Поэтому они считают, что, если гражданским законодательством РФ не установлена обязанность по нотариальному заверению документов или их копий, достаточно их заверить подписью должностного лица компании и оттиском ее печати

Товарный чек, квитанция или другой аналогичный документ, выданный «вмененщиком» или применяющим патентную систему налогообложения предпринимателем, одновременно подтверждает и приобретение ТМЦ, и их оплату

Однако, чтобы признать в налоговом учете расходы на такую покупку, организации-покупателю в дополнение к указанному документу также потребуются первичные документы, свидетельствующие о связи произведенных расходов с осуществлением деятельности, направленной на получение доходов ( НК РФ и ).

Отметим, что в случае приобретения товаров, работ, услуг у лиц, которые на совершенно законных основаниях не используют ККТ, инспекторы все равно могут предъявить претензии к документальному подтверждению этой операции. Ведь только на основании одного товарного чека невозможно достоверно установить, что его выдал именно плательщик ЕНВД или предприниматель, применяющий патентную систему налогообложения. Поэтому организациям, приобретающим ТМЦ у указанных категорий налогоплательщиков, целесообразно запрашивать у них копию патента или выданного инспекцией уведомления о постановке на учет в качестве «вмененщика».

Конечно, не исключено, что продавец откажется выдать копию такого документа, тем более что он не обязан предоставлять ее своим клиентам. В таком случае при возникновении разногласий с налоговиками рекомендуем ссылаться на то, что нормы Налогового кодекса не возлагают на покупателя обязанность по проверке налогового статуса его контрагентов.

1 О том, в каких случаях организациям для подтверждения расходов приходится представлять еще и различные внутренние документы, читайте в статье «С помощью каких внутренних документов, не являющихся первичными, компании подтверждают экономическую обоснованность расходов» этого номера журнала.

3 Это письмо включено в перечень разъяснений ФНС России, обязательных для применения налоговыми органами, и размещено на сайте Федеральной налоговой службы в соответствующем разделе.

Организация планирует закупать товар для перепродажи на рынке и в розничных магазинах через подотчетное лицо. Можно ли учитывать товар на основании полученных кассовых или товарных чеков и нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными - читайте в статье.

Вопрос: Организация планирует приобретать некоторый товар для перепродажи на рынке у индивидуальных предпринимателей и в розничных магазинах через подотчетное лицо. На рынке будем получать товарный чек и, может быть, еще кассовый чек, в магазине кассовый чек. Нужно ли соблюдать при наличных расчетах в данной ситуации лимит расчетов наличными 100 000 руб? А также можно ли на основании полученных кассовых или товарных чеков от подотчетника на основании авансового отчета оприходовать товар на 41 счет для дальнейшей продажи. Есть ли в данной ситуации какие-либо налоговые риски? Не будет ли это признано реализацией товара от подотчетника организации?

Ответ: 1.Лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако, если подотчетное лицо действует от имени организации (то есть покупает товары по доверенности), при расчете с продавцом) лимит наличных должен быть соблюден (абз. и пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает товары (или оказанные ему услуги), лимит расчетов не применяется.

2.Организация может закупать товары, за наличные деньги через подотчетника.

В день утверждения авансового отчета, товары, предназначенные для перепродажи, оприходуйте на счет 41. Налоговых рисков нет.

Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете НДФЛ и взносов.

Стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после их реализации покупателю (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ). При этом расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены(авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснование

Как соблюдать лимит расчетов наличными

Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок расчетов наличными. Такое требование прямо прописано в пункте 6 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. И если его нарушить, то организации грозит штраф .

Для того чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует. Обо всем этом подробнее читайте в этой рекомендации.

Каков максимальный размер расчетов наличными и как его применять

Максимальный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. Это ограничение действует для платежей по одному договору. А значит, если заключить несколько договоров с одним и тем же контрагентом, то сумма всех наличных расчетов с ним может быть больше лимита. Главное - соблюсти ограничение для каждого отдельного соглашения. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 07.09.2015 № А41-27520/15).

Лимит действует без временных ограничений. То есть, сколько бы времени ни прошло с момента, когда договор заключен, лимит по нему учитывайте при расчетах наличными.

Лимит установлен для расчетов между:

организациями;

организацией и индивидуальным предпринимателем;

индивидуальными предпринимателями.

На расчеты с гражданами ограничения не влияют.

Из всего этого следует, что организация или предприниматель не может оплатить наличными всю сумму по договору (в т. ч. долгосрочному), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей значения не имеет. То есть если, допустим, цена договора - 200 000 руб., то расплатиться наличными по нему можно только в сумме 100 000 руб. И если первый взнос в кассу контрагента по такому договору вы сделали в сумме 55 000 руб., то размер следующего наличного платежа по тому же соглашению будет максимум 45 000 руб. Сверхлимитный же остаток по договору придется перечислять в безналичном порядке на счет контрагента.

Для примера, организация вовремя не рассчиталась по договору, цена которого 80 000 руб. Теперь она обязана доплатить еще и 30 тыс. штрафа. В этом случае долг погаситьналичными можно только в пределах 100 тыс. Остальные 10 тыс. нужно будет оплатить только по безналу.

Когда не нужно соблюдать лимит расчетов наличными деньгами

Наличные можно расходовать без учета лимита :

на определенные выплаты гражданам, в том числе сотрудникам. В частности, на зарплату, различные пособия и компенсации, подотчет (но не их трату) и т. п.;

на личные нужды предпринимателя.

Лимит расчетов наличными нужно соблюдать, даже если нет как такового договора купли-продажи. В частности, когда факт заключения договора подтверждает накладная.

Напомним, что за нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать .

Какая ответственность предусмотрена за превышение лимита наличных расчетов

Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов .

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Внимание: предельный размер расчета наличными - 100 000 руб. по одной сделке не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. и Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в КоАП.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися. Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными. Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя (п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2005 № 5 , ч. 1 ст. 4.5 КоАП).

Подотчетник представляет организацию или лично себя . Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.

Одна сделка — один договор . Ограничение суммы расчетов наличными установлено для одного договора. При этом срок действия договора и количество платежей по нему значения не имеют. Несколько платежей по одному договору, превышающих в общей сумме 100 000 руб., — нарушение. Обратите внимание: под действие лимита подпадают и все дополнительные соглашения к договору.

Если в течение дня расчеты производятся по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не является нарушением.

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждены доверенностью. Ее можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а . Они утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а .

Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок. Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а .

Как оформить и хранить заявление на выдачу денег под отчет

Авансовый отчет

В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно . Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике. Такой порядок следует из указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.

Как проверить авансовый отчет

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых , проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых , убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте - оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12.08.2003 № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, - такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 № КА-А40/12227-05).

Какие документы должен приложить сотрудник

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Можно ли принять авансовый отчет сотрудника на покупку материалов, если к нему приложен только товарный чек или товарная накладная (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у плательщика ЕНВД или предпринимателя с патентом

Допустим, сотрудник приложил к авансовому отчету только товарный чек или товарную накладную без чека ККТ. Принять расходы можно, если продавец платит ЕНВД либо это предприниматель на патентной системе.

Плательщики ЕНВД и предприниматели с патентами до 1 июля 2018 года вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые подтверждают продажу товара. Обязательные реквизиты документов взамен чеков ККТ:
- наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
- наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумма оплаты;
- должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Если в товарном чеке или товарной накладной есть все эти данные, авансовый отчет можно принять. Такие расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль или упрощенного налога. В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2 , от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499 , от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470 .

Какие документы нужно приложить к авансовому отчету, если подотчетный сотрудник приобретает материальные ценности на рынке у физлица

Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Дата признания расходов

Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.

Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Приобретение имущества

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

НДФЛ и страховые взносы

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов

Нет, не нужно. Но только если в документах, которые представил сотрудник, указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар организация приняла к учету.

В отношении НДФЛ объяснение такое. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 № 03-04-06/3-65).

Теперь про страховые взносы. Если на основании представленных документов товар приняли к учету, у сотрудника были расходы в интересах организации. Стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов. Это следует из статьи 420 , подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.

Налог на прибыль

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров через подотчетное лицо

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Организация на ОСНО, есть частая необходимость закупа некоторых расходных материалов для оборудования (термостаты, батарейки, болты, саморезы и пр.) - для этого ответственный сотрудник получает деньги подотчет, уточните пожалуйста какие документы на приобретенные ТМЦ должны быть в наличии (и как они должны быть правильно оформлены) в авансовом отчете чтобы отразить эти затраты в учете.

Все документы должны быть оформлены в соответствии с нормами законодательства.

Проводки и порядок отражения в налоговом учете приведены в тексте подробного ответа.

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Отчет по подотчетным суммам*

Документальное подтверждение покупок

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека, накладной)

Да, можно.*

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , ).

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только товарный чек (без кассового чека). Сотрудник купил материалы у организации на ЕНВД

Да, можно. Но только если в товарном чеке приведены обязательные реквизиты.*

Организации на ЕНВД вправе не применять ККТ. Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, подтверждающие продажу товара. При этом данные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:
– наименование, порядковый номер и дату выдачи документа;
– наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
– сумму оплаты;
– должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 января 2010 г. № 03-03-06/4/2 , от 11 ноября 2009 г. № 03-01-15/10-499 , от 22 октября 2009 г. № 03-01-15/9-470 .

Утверждение авансового отчета*

Документальное подтверждение*

Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» .

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Приобретение имущества*

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Входной НДС*

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

поставить к вычету;
включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);

Такой вывод следует из статей , Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

– предъявлен к вычету НДС (на основании счета-фактуры поставщика).

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах и ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если входной НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.

Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль*

расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения*

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.).

6 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер «Альфы» списал входной НДС за счет собственных средств организации.

В бухучете эти операции он отразил такими проводками.

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 91-2 Кредит 19

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил в прочие производственные расходы 1695 руб.

Допустим, сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества). Например, внести предоплату или погасить задолженность. Учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Израсходованные сотрудником суммы отразите как авансы выданные.

НДС*

В зависимости от того, какие условия выполнены, с входным НДС можно поступить одним из трех способов:

принять к вычету;
включить в стоимость расходов;
списать за счет собственных средств организации.

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:

налог предъявлен поставщиками;
товары (работы, услуги) приняты на учет ;
товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

Такие требования содержит статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Пример предъявления к вычету входного НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом

3 апреля водителю ООО «Торговая фирма "Гермес"» Ю.И. Колесову выдано 5000 руб. на ремонт служебной машины в автосервисе.

6 апреля Колесов отремонтировал автомобиль. За это он заплатил 5000 руб. В этот же день руководитель «Гермеса» утвердил авансовый отчет сотрудника. Согласно счету-фактуре, который приложен к отчету, входной НДС по услугам автосервиса составил 763 руб. К отчету также приложен акт, который подтверждает факт их оказания. Отремонтированный автомобиль организация использует в деятельности, облагаемой НДС.

Бухгалтер «Гермеса» сделал в бухучете такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет Колесову.

Дебет 44 Кредит 71
– 4237 руб. (5000 руб. – 763 руб.) – отражена стоимость услуг по ремонту автомобиля;

Дебет 19 Кредит 71
– 763 руб. – учтен НДС по услугам, оказанным автосервисом;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 763 руб. – поставлен к вычету НДС по услугам, оказанным автосервисом.

Входной НДС надо включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) при соблюдении одного из условий, предусмотренных в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. В частности, это ситуации, когда:*

полученные ценности (работы, услуги) не будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
организация пользуется освобождением от НДС по Налогового кодекса РФ.

Пример списания НДС за счет собственных средств организации по расходам, понесенным через подотчетное лицо*

3 апреля секретарю ООО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации.

6 апреля секретарь купила канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, выделен НДС в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Поэтому бухгалтер «Альфы» отнес «входной» налог за счет собственных средств организации.

В бухучете он сделал такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб.) – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу;

Дебет 19 Кредит 71
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 61 руб. (305 руб. х 20%) – начислено постоянное налоговое обязательство.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует

Нет, нельзя.*

По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (

Приобретение материальных ценностей подотчетным лицом отражается проводкой в зависимости от того, есть ли у подотчетного лица доверенность от организации или нет. Что должен знать бухгалтер, принимая ТМЦ по авансовому отчету, какими проводками приходуются данные ценности и какие оправдательные документы должны быть у подотчетного лица — об этом пойдет речь в данной статье.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале .

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале .

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале .

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

выдана ли работнику доверенность от имени организации;
является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом без доверенности

Если материальные ценности приобретены работником без доверенности, то проводки следующие:

Дт 10 (15, 41) Кт 71 — куплены за счет подотчетных средств материальные ценности;

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.