Как правильно писать копия верна на документах. Что можно заверить. Обращаемся к нотариусу

Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.

Из статьи вы узнаете:

Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»

Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее (с учетом статьи 62 ТК).

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

свою подпись;
расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
дату непосредственного заверения;
гербовую печать организации.

Скачать документы по теме:

Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время»

Как заверить документ верно: «Копия верна»

Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…

Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.

Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как заверить ксерокопию документа , необходимо опираться на действующий закон.

Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела

По действующему законодательству копии документов, которые хранятся в работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.

Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие , которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.

На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:

ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.

Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Образец печати «Копия верна» и заверение копий по новому ГОСТу

Отметку о заверении копий документов на печати «Копия верна» проставляют под соответствующим реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ представлен без подписей. вводится несколько вариантов отметок о заверении копии. Все зависит от того, для каких целей она потребуется. На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись , а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №... за... год». Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует.

Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов , некоторые компании изготавливают соответствующий штамп с постоянной информацией. Именно такой порядок рекомендуется применять с первого июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и .

Печати и штампы отдела кадров: когда использовать, что указать на оттиске, как хранить

Чтобы упростить работу, изготовьте дополнительную печать или штампы. Это избавит от необходимости обращаться каждый раз к руководителю или в бухгалтерию. Собственную печать кадровику удобно иметь, чтобы заверять трудовые договоры, записи о трудовом стаже, уведомления и отчеты в ведомства, фонды. Штамп пригодится, даже если компания отказалась от печати. В работе с кадровыми документами можете использовать печать организации или дополнительные печати, а также различные штампы. Печати имеют одинаковый правовой статус. Так, печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя компании (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013)...

В отметках по ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП» (основанием является пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название самой должности.положении о персональных данных размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».

Позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» (образец) содержит такие реквизиты, как:

фразу о том, что документ подписан электронной подписью;
номер сертификата ключа подписи;
ФИО владельца такого сертификата;
срок действия соответствующего сертификата.

Реквизит так же может включать и эмблему компании или соответствующего органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Важно обратить внимание на то, чтобы все элементы были видимыми и читаемыми. Специалисты по кадрам должны своевременно изучить . Это позволит избежать серьезных ошибок и дальнейших недоразумений. Необходимо всегда помнить, что неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов , а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

Заверение копий документов 2017

Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Когда может понадобиться заверение копий документов?

Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
при выдаче сотрудникам;
при представлении контрагентам;
для направления в тендерную комиссию;

Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

Читайте также:

Нотариальное заверение копий документов

В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

Правила заверения копий документов

В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота . Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

ГОСТ	Указ № 9779-х
Заверительная надпись «Верно» (Допустимо и более распространено «Копия верна»)
Должность сотрудника, заверившего копию
Личная подпись должностного лица
Расшифровка подписи
Дата заверения
	Отметка о месте нахождения оригинала
	Печать организации (если компания использует печать)

Несмотря на то, что Указ считается обязательным к применению, оформленную по его правилам копию могут не принять многие ведомства. В ней отсутствует расшифровка подписи должностного лица. Следование рекомендациям ГОСТа может привести к аналогичному результату. Отказ может быть вызван отсутствием отметки о месте нахождения подлинника. Многие организации, чтобы свести риск отказов к минимуму, используют в отметке все вышеперечисленные реквизиты.

Как правильно заверить копию документа: образец для организации

Согласно законодательству, любая организация может заверить копии принадлежащих ей служебных бумаг (писем, договоров, приказов) и документацию, подлинники которой находятся на хранении в компании (трудовые книжки сотрудников).

Чтобы заверить копию, необходимо проставить на ней соответствующую отметку, содержащую все реквизиты, определенные законодательством и правилами делопроизводства.

Надпись «Верно», удостоверяющая, что копия имеет все надлежащие реквизиты. Существуют разногласия по вопросу о том, как заверить документы правильно: надписью «копия верна» или «верно», использовать ли штамп или проставлять отметку от руки. Как показывает практика, широко используются оба варианта, но ГОСТ все же рекомендует проставлять отметку «Верно».
Должность ответственного лица (директора, главного бухгалтера, любого сотрудника, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом;
Подпись и расшифровка;
Печать организации;
Дата;
Место хранения оригинала.

Образец отметки о заверении копии

Право заверения копий документов

Одним из важнейших реквизитов отметки о заверении является наименование должности ответственного лица и его подпись с расшифровкой. Указ 9779-х наделяет правом заверения руководителя компании или иное уполномоченное лицо. Это должен быть сотрудник организации, наделенный определенными полномочиями, которые устанавливаются:

Локальными актами компании, приказом о праве заверения документов (приказ по основной деятельности), инструкцией по делопроизводству;

Доверенностью (для представления интересов компании в отношениях с третьими лицами);

Трудовым соглашением (в этом случае заверение копий служебных бумаг должно быть одним из положений должностной инструкции);

Что касается руководителя, его право заверения регламентируется Гражданским кодексом РФ и законами об определенных видах юридических лиц, а также уставом организации.

Как заверить прошитые копии документов

В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость заверить копию многостраничного документа. Единых правил для этой процедуры на данный момент не существует, однако, в современном делопроизводстве принято следовать следующему алгоритму:

Изготовить копию;

Скрепить листы металлической скобой или нитью в месте, где отсутствует текст. Порядок листов должен соответствовать нумерации подлинника. Расположение цифровых обозначения в данном случае не имеет значения;

На место скрепления приклеивается бумажная наклейка с указанием числа листов и подписью ответственного лица с расшифровкой («Прошито и пронумеровано 82 листа»);

Поверх наклейки ставится печать организации. Оттиск должен захватывать часть наклейки, заходя второй половиной на копию;

В действующих нормативных актах нет прямого указания о необходимости скреплять листы документации. В этом случае отметка о заверении должна быть проставлена на каждом листе.

Ответ на вопрос:

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью . На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Если речь идет об ином полномочном лице (это может быть любое лицо, любой работник организации), то его полномочия надо подтвердить доверенностью, копию которой по запросу работника нужно предоставить месте с предоставлением заверенных копий документов. Доверенность (ст. 185.1 ГК РФ) оформляется на бланке организации и скрепляется подписью руководителя организации (печать в настоящее время не является обязательным реквизитом доверенности). В доверенности обязательно должна быть указана дата ее выдачи.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Правовая база:

Действующая редакция

УКАЗ ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР от 04.08.1983 № 9779-X

О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан

Президиум Верховного Совета СССР
постановляет:

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий , учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствование верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., № 17, ст.144; 1980 г., № 11, ст.192).

5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.

6. Признать утратившим силу постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года "Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина" (СЗ СССР, 1937 г., № 37, ст.149).

Председатель Президиума
Верховного Совета СССР
Ю.Андропов

Секретарь Президиума
Верховного Совета СССР
Т.Ментешашвили

Материал из Системы Кадры

Дата копирования: 17.02.2016

2. Ситуация : Как оформить копию документа по запросу сотрудника

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (). Для этого на копии документа укажите:

заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
должность лица, заверившего копию;
его личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения;
печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. ).

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом .

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 17.02.2016

3. Ситуация : Как оформить доверенность на временное предоставление сотрудником полномочий руководителя организации

Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации на нескольких сотрудников и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить . Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

От имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность (). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе (). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в Гражданского кодекса РФ.Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Документ - это бумага, которая служит подтверждением определенного факта либо основанием для претензии на определенные права. Под документом в таком случае подразумевается подлинник, действительно выпущенный таким образом, что он получает соответствующее значение. Однако существует возможность получить копию, которая будет обладать не меньшим значением, нежели оригинал. Разумеется, ее необходимо оформить только с соблюдением особой процедуры.

Когда нужно заверять

Существуют следующие ситуации, когда нужно удостоверить копию документа.

Гражданину это необходимо когда:

ему требуется поступить на учебу или устроиться на работу , ему понадобится копия диплома или трудовой.
нужно оформить льготу или пособие;
при вступлении в наследство;
при заключении договора купли-продажи объекта недвижимости.

Правила процедуры

Заверенное копии производится в соответствии с определенной процедурой , речь о которой пойдет далее в этом разделе.

Какие документы можно заверять самостоятельно

В организации допускается самостоятельно заверять в основном те документы, которые в ней и были оформлены. Речь идет о бумагах бухгалтеров, письмах, приказах и т.п.

Также существуют и ситуации, когда на предприятии допускается заверение копий в отношении документов, которые были составлены вне их пределов.

Такое возможно, когда в настоящее время они хранятся у них. Речь идет в частности о трудовых книжках сотрудников.Во всех прочих случаях необходимо обращаться к нотариусу.

Кто вправе ставить надпись

В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.

В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.

Правила по ГОСТу

Заверение копии с 1 июля 2018 года происходит согласно новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ.

Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве. Также ксерокопию необходимо прошить , скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги. Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии , а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель );
Также нужно указать наименование его должности;
Пишется число, когда произошло это заверение;
Новация с 1 июля 2018 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой , и в ситуации, когда банку требуется подобное указание - и желательной.

Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник. К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании .

В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.

Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты , о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов» (их количество выражается словами, а не цифрами).

Удостоверение копии у нотариуса

Удостоверение копии у нотариуса придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно. Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется. При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено.

Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.

Обязательные случаи

Нотариальное удостоверение документа является обязательным в том случае, когда очевидно, что выполнение такой процедуры на предприятии недопустимо, поскольку бумага не была оформлена внутри данной организации и не хранится там.

Нотариальный порядок

Нотариус принимает документ у его владельца, проверяет его соответствие всем требованиям (см. следующий раздел), далее ставит на нем полагающийся штамп и следом заверительную надпись.

На что обратить внимание

Нотариус предъявляет целый ряд требований к документам, которые подаются ему на заверение. При их несоблюдении он имеет право отказать в выполнении соответствующей процедуры. В частности, не допускается следующее:

Также нотариус не заверяет рукописных документов, бумаг, имеющих гриф «Секретно» и ряда документов, имеющих медицинский характер.

Подробнее о заверении копий документов смотрите ниже на видео.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам во внебюджетные фонды, для выдачи работникам, участникам, для участия организации в конкурсе (аукционе) и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или) нотариус;
(или) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии.
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан».
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.
Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты.

№	Реквизит	Чем предусмотрен	Примечания
1	Заверительная надпись		Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2	Должность лица, заверившего копию	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, главное - закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности
3	Подпись лица, заверившего копию	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	-
4	Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)	ГОСТ Р 6.30-2003	Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем не менее подпись лучше расшифровать - это давно уже стало правилом делового оборота
5	Печать	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6	Отметка о том, что подлинный документ находится в организации	Указ N 9779-X	Организация может заверять: (или) копии собственных документов; (или) копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации. Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии
7	Дата выдачи (заверения)	Указ N 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003	Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию. Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»
Руководитель кадровой службы Иванова И.А. Иванова
Печать
ООО «Ретро»
3 ноября 2011 г. М.П.

Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или) отдельно заверить каждый лист копии;
(или) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательна.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов:
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование. Хотя из текста Закона этого совсем не следует.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.

ПС Консультант Плюс_