Заполнение личный листок по учету кадров. Процесс заполнения и нюансы оформления. Можно ли забрать личный листок после увольнения

Как оформить личный листок по учету кадров: образец заполнения

Стандартная форма документа состоит из нескольких основных разделов, которые оформлены в виде строк для внесения необходимой информации или в виде таблиц. Листок применяют для формирования личного дела уже принятого специалиста. В него вносят основные персональные, биографические сведения о работающем специалисте.

Личный листок по учету кадров для коммерческих организаций не будет обязательным документом. Его форму работодатель определяет самостоятельно.

Личный листок по учету кадров: бланк (скачать)

Личный листок по учету кадров доверьте заполнить самому сотруднику. Сделать это нужно после того, как с ним заключат трудовой и соискатель станет полноправным сотрудником компании. В листке должна стоять его подпись, дата заполнения документа. Это станет подтверждением того, что сведения представлены верные и достоверные. В листок нужно вклеить фотографию работника.

Личный листок по учету кадров: образец заполнения. Что включить в основные разделы

Узнайте больше по теме в других статьях:

Когда потребуется личный листок по учету кадров

В течение трудовой деятельности сотрудника организация регулярно проводит:

• сбор,
• хранение,
• обработку информации.

Чтобы упорядочить эти сведения в компаниях применяют практику ведения личных дел. Обычно это папка с документами, которые напрямую касаются каждого конкретного сотрудника.

Обязательное ведение личных дел предусматривают только для служащих государственных и муниципальных (указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Коммерческие компании вправе принимать такое решение самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.

Хранить достоверную информацию в одной папке на каждого работающего специалиста достаточно удобно. При необходимости можно достать папку и найти нужный документ на определенного сотрудника в течение нескольких минут. Если решено вести личные дела, это необходимо закрепить в локальном нормативном акте компании, издать приказ за подписью руководителя. Документ с актуальными сведениями помещают и хранят в личном деле на протяжении установленного законодательством периода.

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Ответственность организации, если личный листок по учету кадров отсутствует

Документ используют для личного дела. В нем содержатся все биографические и персональные сведения о каждом специалисте. Унифицированной формы бланк для листка не разработан. Соответственного его заполняют в произвольной форме.

Так как личные дела сотрудников обязательно вести только в отношении муниципальных и государственных служащих, коммерческие компании вправе самостоятельно определить способ систематизации и хранения информации о каждом сотруднике. Если кто-то из работников отказался от заполнения личного листка по учету кадров или отдельных граф, работодатель не вправе применить к нему каких-либо санкций.

Если информация устарела или изменилась, например, сотрудница сменила фамилию, нужно предупредить об этом работодателя и заполнить соответствующее дополнение, которое будет храниться под тем же порядковым номером, что и основной документ.

Коммерческие компании вправе самостоятельно решать - заводить им или нет личные дела, в которые может быть включен личный листок по учету кадров. Форма документа для коммерческого сектора может включать только те сведения, которые необходимы для работы. Сотрудники заполняют листки после приема на работу и обновляют в них информацию по мере ее изменения, заполняя дополнение, которое имеет порядковый номер основного документа.

Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.

Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.

Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.

Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.

В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.

Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее. Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом. В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.

После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.

Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.

После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.

При приеме на работу потенциального работника могут попросить заполнить анкету, составленную работодателем, в которой необходимо указать биографические данные, свои навыки, опыт работы, возможно, сведения о родственниках и т.д. Если работник будет зачислен в штат, уже после приема на работу ему будет предложено заполнить личный листок по учету кадров. Этот документ является частью официальной кадровой документации и будет храниться в личном деле работника.

Что это за листок и зачем он нужен

Данный документ позволяет работодателю составить представление о работнике - какие навыки у него имеются, где он родился, кто его родители и главное — какие задачи ему можно поручить, исходя из тех сведений, которые он представил.

На самом деле данный листок состоит из нескольких страниц и представляет собой анкету с полями для заполнения. На вопросы отвечает сам работник, он же заносит информацию в листок.

Оформление данного документа не является обязательным для частных организаций. Работодатель сам определяет, нужны ли ему личные листки в целях учета кадров. Однако крупные компании чаще всего используют эти документы в своей кадровой учетной политике, так как они заинтересованы в привлечении лучших кадров. При приеме на работу в государственное учреждение такой листок должен быть заполнен сотрудником в обязательном порядке.

Заполнение личного листка по учету кадров

Требования к форме и содержанию данного документа не унифицированы, однако отдельные положения присутствуют во всех документах этого типа. Перечислим, что всегда указывается в рассматриваемом листке:

• Ф.И.О. работника;
• дата рождения;
• адрес проживания (регистрации);
• паспортные данные;
• семейное положение.

В конце документа обязательно проставляются дата его заполнения и подпись работника, заполнившего листок.

К документу прикладывается фотография работника 3х4 см, которая затем вклеивается в специально отведенное для этого место.

Другие разделы добавляются по желанию работодателя. Среди них могут быть:

• место рождения;
• национальность;
• номер телефона (домашний, мобильный);
• сведения о родных - супруге, родителях, братьях, сестрах, детях;
• воинская обязанность (военнообязанный, невоеннообязанный);
• сведения об образовании - вносится информация только о законченном образовании высшего уровня, т. е. если работник закончил университет, то указывать, в какой школе он учился, не требуется, а если работник не заканчивал ничего, кроме средней общеобразовательной школы, нужно указать именно это учебное заведение;
• опыт работы - места работы с начала трудовой деятельности с указанием периода работы и занимаемой должности;
• дополнительные знания и навыки - владение иностранными языками, ученая степень/звание, научные работы (указанные сведения должны быть документально подтверждены);
• сведения о поездках за границу, в том числе туристических;
• правительственные награды.

Работник может заполнить не все разделы, и работодатель не может заставить его это сделать. Однако это касается только работодателей-«частников». В государственных учреждениях отказ работника заполнить листок приравнивается к отказу от исполнения должностных обязанностей. В частной фирме негативным последствием отказа от предоставления информации о себе может стать лишь недоброжелательное отношение к новому работнику со стороны руководства, но и оно может подпортить работнику жизнь на новой работе.

Если работник заполнил листок, а впоследствии какие-либо сведения, указанные в документе, стали неактуальными (работник женился, съездил в командировку за границу и т.д.), работник обязан сообщить об этом руководству или сотруднику, уполномоченному на осуществление учета кадров, для своевременного внесения в листок актуальных сведений.

При увольнении данный документ работнику не выдается и остается на хранении у работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.

О бланках и формах для личного листка

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Какие ещё есть правила оформления?

Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.

Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.

Статья расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.

Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:

Личный листок по учету кадров - первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.

Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.

Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.

При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень - не имею).

Заполнение документа

В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет (при наличии).

А также документы, подтверждающие:

• уровень образования;
• наличие наград;
• какие-либо изобретения;
• ученые степени и иные привилегии.

Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).

Образец заполнения листка

В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.

Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма - анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.

Изменения относительно работника, произошедшие уже после составления личного листка учета кадров, вносятся в предусмотренное для подобных случаев Дополнение к листку. Оно включает такие пункты, как фамилия, имя, отчество, а также две табличные формы.

Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.

Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).

Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.

Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.

Личный листок учета кадров - это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.

(Размер: 69,5 KiB | Скачиваний: 5 492)