Как правильно писать верно или копия верна. Когда «надлежащее» заверение не обязательно. Порядок заверения копий документов: нормативная база

Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

В чем отличие копии от оригинала документа?

Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

В каких случаях требуется заверить копии документов?

Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

Подготовка документов для заверения

Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к нотариусу. Это самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. "Копия верна" - это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант - "верно". Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

Заверение выписок из документов

В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой нотариальной конторе. Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, нотариальная палата регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

<или> главой местной администрации;
<или> специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Указание на дату важно для достоверности заверения - ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

подлинник находится в ООО «Ретро»

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принят ь п. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009 .

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

<или> отдельно заверить каждый лист копии;
<или> прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения - по закону печать для них не обязательн а Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239 .

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверк и статьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизито в приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ :

заверительную надпись;
подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
печать организации.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС ст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требовани е п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 . Хотя из текста закона это совсем не следуе т ст. 91 Закона об АО.

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.

Как правильно заверить копию документа - образец?

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

Для чего заверяют копию документа

Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии.

Как заверить копию документа правильно

Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати.

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается 1 из предложенных вариантов заверки:

постранично;
путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

Если документ состоит из 1 листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

Заверка копии документа нотариусом

Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

Как правильно заверить копию документа?

Часто при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книжки. Как правильно заверить копию документа разберем в этой статье.

Для чего нужна заверенная копия документа?

Любая компания сталкивает с тем, что нужно предоставить контрагенту или отправить налоговой или другим инстанциям копию документации. Более того, для некоторых инстанций требуется копия, которая заверена особым образом.

решить именно Вашу проблему

В современных нормативных актах термин, как «копия» не найти. Однако в ГОСТе Р 51141-98 под этой трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его внешне.

К сожалению, в отличие от подлинника, заверенная ксеро- или фотокопия не могут иметь должной юридической силы. Для того чтобы копия стала практически полноправным документом на нем нужно проставить необходимые реквизиты.

Заверенная копия может понадобиться в следующих случаях:

для предоставления документации в государственные учреждения;
для предоставления документации работнику (например, трудовая книжка);
для предоставления документации контрагентам (например, договор);
для того чтобы принять участие в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).

Конечно, это далеко не полный перечень того, когда вам может потребоваться проставить реквизиты на документации.

В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру. Если того не требует закон или конкретный контрагент организации, то бумага может быть заверена прямо в компании, проставлением необходимых реквизитов на ней.

Как правильно заверить копию документа в организации?

Организация имеет право самостоятельно проставить необходимые реквизиты только на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), а также ту документацию, оригиналы которой хранятся непосредственно в организации (например, трудовые книжки работников).

Для того чтобы проставить реквизиты в организации на бумаге необходимо указать:

Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены надлежащие реквизиты. Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
Подпись должностного лица и её расшифровка.
Печать компании.
Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.

Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить. Прошить документацию можно как с помощью дырокола и ниток, так и с помощью различных станков.

После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).

После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.

Оформление документов у нотариуса

Для того чтобы проставить реквизиты на бумаге нотариальным способом нужно найти нотариальную контору, которых в любом крупном городе сейчас много. С собой вам необходимо будет взять бумагу, паспорт, а также деньги для оплаты пошлины (для каждого типа бумаги размер пошлины свой).

Заверение у нотариуса

Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.

У каждого нотариуса существует реестр, в котором он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, не имеет срока действия.

Конечно, далеко не все документы могут быть заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, в том числе поправки, внесенные карандашом или ручкой. Текст, а также другие составляющие части, должны быть четкие и легко читаемые.

Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.

Как заверить электронные документы?

Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров. Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен.

Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии. Заверить электронным способом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (например, договоры, счета-фактуры, накладные и проч.).

Заверение электронной подписи

Нельзя электронно заверять документы, относящиеся к бумагам строгой отчетности. На самом деле бумажные документы – это пережиток прошлого. Сегодня существует такое понятие, как электронный документооборот, при котором контрагенты могут обмениваться только электронными версиями необходимых бумаг, полностью исключив бумажный обмен. Даже если налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы всегда сможете направить им их электронные версии, заверенные ЭП.

Даже договор благодаря существованию такого инструмента как ЭЦП может быть представлен и подписан только в электронном виде. Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения.

Как выглядит счет фактура, для чего она нужна и как оформлять? Читайте в нашем материале.

Какие изменения были в налоговом вычете в 2016 году? Читайте здесь.

Тут вы найдете образец трудового договорёна и правила его составления.

Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.

Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.

После документ следует направить в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Затем документ проходит процедуру в Министерстве иностранных дел, где на нем ставится соответствующая печать. Только теперь бумага готова к отправке в другую страну. Более простым вариантом легализации бумаги является апостилирование.

Апостиль – это штамп, на котором присутствует название страны, данные должностого лица, название организации и прочие нужные для легализации реквизиты. Более того, у каждого апостиля есть свой номер, который также будет указан в штампе. Чаще всего апостиль ставиться либо на английском, либо на французском языке. Апостиль ставиться либо на самой бумаге, либо к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.

Остались вопросы?

Как заверить копию документа в различных ситуациях

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
копия верна;
название должности заверяющего лица;
подпись заверителя с расшифровкой;
дата операции;
для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

с грифом секретности;
договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
выписок без дипломов;
медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
при написании некоторых фрагментов карандашом;
при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
при нарушенной целостности;
при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
при наличии факсимильной подписи;
при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите эту статью.

Электронные документы

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные, счета-фактуры, акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
в МИДе заверяется печать;
документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Бесплатная консультация юриста

Москва и область

Санкт Петербург и область

ЗнайДело.Ру - портал для тех, кто начинает бизнес

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий.

Для чего заверяют копию документа

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Как заверить копию документа правильно

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации.

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается один из предложенных вариантов заверки:

постранично;
путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц.

Если документ состоит из одного листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии.

Заверка копии документа нотариусом

В чем отличие копии от оригинала документа?

В каких случаях требуется заверить копии документов?

для заверения

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Заверение выписок из документов

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их 300? Заверять каждый – дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Заверение многостраничных копий

Все страницы пачки должны быть пронумерованы, начиная с единицы. Это важно.

На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов» . Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.

Вспоминаем, что в него входит:

заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
при необходимости – оттиск печати

И мы , что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Например, подлинники находится в архиве ООО «Ромашка» (наименование юридического лица), дело № 09-12

Например:

Копия верна.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят ) листов.

Начальник отдела кадров Ефимова И.А. Ефимова

Подлинник находится в архиве (ООО «Ромашка»), дело № 09-12

Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.

Из статьи вы узнаете:

Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»

Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее (с учетом статьи 62 ТК).

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

свою подпись;
расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
дату непосредственного заверения;
гербовую печать организации.

Скачать документы по теме:

Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время»

Как заверить документ верно: «Копия верна»

Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…

Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.

Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как заверить ксерокопию документа , необходимо опираться на действующий закон.

Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела

По действующему законодательству копии документов, которые хранятся в работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.

Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие , которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.

На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:

ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.

Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Образец печати «Копия верна» и заверение копий по новому ГОСТу

Отметку о заверении копий документов на печати «Копия верна» проставляют под соответствующим реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ представлен без подписей. вводится несколько вариантов отметок о заверении копии. Все зависит от того, для каких целей она потребуется. На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его личную подпись , а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №... за... год». Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует.

Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов , некоторые компании изготавливают соответствующий штамп с постоянной информацией. Именно такой порядок рекомендуется применять с первого июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и .

Печати и штампы отдела кадров: когда использовать, что указать на оттиске, как хранить

Чтобы упростить работу, изготовьте дополнительную печать или штампы. Это избавит от необходимости обращаться каждый раз к руководителю или в бухгалтерию. Собственную печать кадровику удобно иметь, чтобы заверять трудовые договоры, записи о трудовом стаже, уведомления и отчеты в ведомства, фонды. Штамп пригодится, даже если компания отказалась от печати. В работе с кадровыми документами можете использовать печать организации или дополнительные печати, а также различные штампы. Печати имеют одинаковый правовой статус. Так, печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя компании (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013)...

В отметках по ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП» (основанием является пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название самой должности.положении о персональных данных размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».

Позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» (образец) содержит такие реквизиты, как:

фразу о том, что документ подписан электронной подписью;
номер сертификата ключа подписи;
ФИО владельца такого сертификата;
срок действия соответствующего сертификата.

Реквизит так же может включать и эмблему компании или соответствующего органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Важно обратить внимание на то, чтобы все элементы были видимыми и читаемыми. Специалисты по кадрам должны своевременно изучить . Это позволит избежать серьезных ошибок и дальнейших недоразумений. Необходимо всегда помнить, что неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов , а также причиной возникновения судебных разбирательств.