П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.
Выделение документов к уничтожению
В процессе подготовки документов подразделения к дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно ), которые:
- могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
- могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.
Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.
Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю , поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».
Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила).
Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:
- строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов , когда документы готовятся к передаче в архив организации;
- устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
- каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.
Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают; - служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
- служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии) ;
- после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации , который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:
- для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
- в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).
Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):
- и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
- для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!
Акты структурных подразделений
В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:
Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.
Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).
В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы , но в хронологическом порядке (см. Пример 1).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах , один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).
Пример 1
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам
Свернуть Показать
Пример 2
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)
Свернуть Показать
Сводный акт
Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.
При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.
Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации , когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.
Фактическое уничтожение документов
В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом , которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).
Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру , то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке . Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.
Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации , то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:
- составлением отдельного акта об уничтожении либо
- путем оформления отметки об этом с подписями всех участников в конце акта о выделении к уничтожению (Пример 4).
Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.
По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях . В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.
Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.
Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации »
Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.
Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
Архивный отдел
администрации города Кемерово
ПАМЯТКА
по составлению акта
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Кемерово - 2011
Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение
документов и состояние архива в организациях – источниках
комплектования архивного отдела администрации города Кемерово
1. Общие положения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации одновременно.
Согласованный ЭК акт и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей дел постоянного хранения. С этого момента организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.
Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать правило : дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2007 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 года.
2. Основные реквизиты акта
● наименование организации;
● наименование вида документа : «Акт»;
● дата акта;
● номер акта;
● место составления : город Кемерово;
● заголовок (стандартный: «о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»);
● гриф утверждения (акт утверждается руководителем организации);
● вводная часть текста :
В качестве основания указывается наименование перечня документов с указанием сроков их хранения;
Номер фонда указывается, если организация уже сдавала дела в государственный (муниципальный) архив, если нет – указывается наименование организации. В случае если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то акт должен содержать и данные об утверждении (согласовании) описи дел с архивным учреждением, а также о том, что работник архива внес изменения в учетные документы.
● основная часть оформляется в виде таблицы:
Графа «№ п/п»: ведется валовая нумерация пунктов записей;
Графа «Заголовок дела или групповой заголовок дел» (пример заполнения: «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков, командировании за годы»);
Графа «Крайние даты дел»: даты дела или дел (пример: «»);
Графа «Номера описей (номенклатур)» заполняется, если уничтожаются дела, включенные в описи;
В графу «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи» включаются индексы дел, например, «02-04». Если трудно определить индекс дела по номенклатуре (допустим, в соответствующем году она не составлялась, либо индекс дела подвергался изменениям), то вносятся номера дел по описи, если в предыдущей графе внесены номера описей;
В графу «Количество дел» вносится общее количество дел данного вида или с данным индексом;
Графа «Сроки хранения дела и номера статей по перечню» является основной, то есть она фактически является основанием уничтожения дел;
Графа «Примечание» заполняется дополнительной информацией.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации . Если в акте отражены дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
В итоговую запись акта вносится общее количество дел, подлежащих уничтожению.
Акт подписывается лицом, его составившим.
Акт обязательно согласовывается с ЭК организации , о чем составляется протокол заседания комиссии, дата и номер которого указывается в грифе согласования акта.
Если документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный (муниципальный) архив, то акт вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
3. Заключительный этап
После утверждения акта руководителем организации можно приступать к физическому уничтожению документов, о чем в акте заполняются соответствующие разделы. Как правило, документы либо сжигают самостоятельно, либо вывозят в пункты приема вторичного сырья , где в присутствии членов комиссии или сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, документы подвергаются переработке (об этом составляется приемо-сдаточная накладная, которая хранится вместе с актом).
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя
______________ № ___________ Подпись Расшифровка
Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
____________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ____________ ____________________________________________________________________
(название фонда, организации)
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел
Крайние
даты дел
Номера
описей
(номенк -
латур)
Индекс дела
по номенкла-туре или
№ дела по описи
Коли-чество дел
Сроки
хранения
дела и
номера
статей по
перечню
Приме-чание
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Документы в количестве ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
(название организации)
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Какие документы можно уничтожить?
Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.
Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:
|
Год завершения в делопроизводстве |
Срок хранения |
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия: состав и функции
ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
1 Не приводится.
ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.
Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.
Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.
В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.
Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:
Начальника отдела кадров;
Главного бухгалтера;
Начальника юридического отдела;
Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.
Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).
Если экспертиза ценности проводится впервые
Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.
■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.
На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.
■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.
Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.
■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.
■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.
■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.
■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.
Процесс уничтожения документов
Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.
С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.
Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Акт об уничтожении документов
Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).
Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.
Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.
Первая часть акта: правила оформления
1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.
2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
3. Акт утверждает генеральный директор.
4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.
5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.
Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.
Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).
В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.
Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.
Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.
В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).
Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).
7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.
Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.
Вторая часть акта: особенности оформления
В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.
Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.
Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.
Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).
Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.
Если экспертной комиссии нет
Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.
Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.
Резюме
1. Уничтожению подлежат документы:
б) прошедшие оценку экспертной комиссии.
2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.
3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.
4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.
5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.
Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной в организации.
Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.
Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.
Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.
Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.
Правила заполнения акта
Порядковый номер
Указывается порядковый номер дела (документа).
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.
Крайние даты
В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.
Номер описи
В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.
Индекс дела
Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.
Количество единиц хранения
Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.
Итоговая запись
Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.
После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.
Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.
ФАЙЛЫ
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Правила по составлению акта об уничтожении документов
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
- Вначале документа указывается название организации.
- Отдельно вписывается состав комиссии.
- В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
- Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
- В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Хранение акта
После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.
