"Бухгалтерский учет", 2011, N 2
Продолжаем рассматривать вопросы учета ГСМ. Как исключить возможность расходования ГСМ на непроизводственные нужды? Каким образом вести учет расходования топлива? Как учитывать происходящие по разным причинам потери топлива?
Документальное оформление расходования ГСМ
Исключить расходование топлива на непроизводственные нужды, например его использование работниками в личных целях, можно путем правильной организации выдачи и учета ГСМ.
Топливо можно закупать централизованно, хранить в специальных емкостях и только по мере необходимости выдавать его водителям (причем не любым желающим, работающим на предприятии, а лишь тем, в отношении кого руководством предприятия предусмотрена такая выдача).
Чтобы водитель мог заправиться, он должен иметь путевой лист, утвержденный уполномоченным лицом. Заправка осуществляется на основании путевого листа, в котором в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта с учетом количества топлива в баке при выезде. Заметим, что в путевых листах для легковых автомобилей такая строка отсутствует. На наш взгляд, отметку о выдаче топлива можно сделать в строке "Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки".
Количество выданных ГСМ записывается в специальной ведомости учета выдачи нефтепродуктов, в которой водитель расписывается за полученное топливо, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ.
Форма ведомости учета выдачи нефтепродуктов утверждена Госкомнефтепродуктом СССР от 15.08.1985 N 06/21-8-446.
Для усиления контроля выдачи топлива на основании путевых листов водителям могут выдаваться специальные талоны, которые и станут основанием для отпуска ГСМ. Талоны должны быть заверены печатью предприятия.
Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.
Путевые листы. Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.
Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Аналогичная точка зрения содержится и в Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.
Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности транспортных расходов (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).
Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.
Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.
Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Однако Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 разъяснил, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. К аналогичным выводам пришел и ФАС Центрального округа (Постановление от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).
В путевом листе необходимо указать начальный и конечный остаток топлива в баке, его расход, а также маршрут следования. Отражать в путевом листе данные о маршруте автомобиля нужно для того, чтобы подтвердить, что тот используется именно в производственных целях.
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов.
Учет ГСМ в местах хранения и оперативный контроль их движения
Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета по ф. N М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке нефтепродуктов.
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после отражения последней операции дня. Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении - уменьшается. При этом масса ГСМ остается постоянной.
Пример 1 . На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах - 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).
Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ. Где же эти данные брать?
Обратимся к Письму ФНС России от 24.03.2005 N 03-3-09/0412/23@, в нем указано, что в зависимости от температурного режима и пределов испаряемости автомобильного бензина показатель плотности по маркам этого бензина может варьироваться в следующих пределах:
- для А-76 (АИ-80) - от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
- для АИ-92 - от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
- для АИ-95 - от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
- для АИ-98 - от 0,730 до 0,780 г/куб. см.
ФНС России предложила на основе этих данных, используя среднее значение указанных показателей, пересчитывать количество нефтепродуктов из одних единиц измерения в другие.
Можно обратиться и к Инструкции по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84 (утв. Минавтотрансом РСФСР от 27.07.1984), которая определяет, что топлива и смазочные материалы на складах (в заправочных пунктах) учитываются в массовом выражении.
Ежедневный расход ГСМ пересчитывается из единиц измерения объема в единицы массы по средней плотности, указанной в счете-накладной на талоны, или же определяется следующим образом. При выдаче топлива заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого топлива не менее трех раз в смену (в начале, середине и конце смены). Отбор проб для определения плотности нефтепродукта должен производиться в соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта.
Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске топлива, в том числе талонами, должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.
При сменной организации работы на предприятии материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована книга учета топлива, смазочных материалов и талонов.
По окончании смены остаток нефтепродуктов инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому.
На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количеств ГСМ из объемных единиц в массовые и обратно, материально ответственное лицо составляет отчет о движении топлива, который вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем предприятия, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.
Учет выбытия ГСМ
На основе данных путевого листа бухгалтер должен произвести списание израсходованных ГСМ. Стоимость ГСМ, израсходованных на производственные нужды, списывается в большинстве случаев на счета учета затрат. Но есть и исключения: если расход топлива связан с приобретением внеоборотных активов (например, основных средств), то его стоимость включается в первоначальную стоимость объекта внеоборотных активов (пример 2).
Пример 2 . Предприятие приобрело станок стоимостью 4 200 000 руб. на условиях самовывоза со склада поставщика, находящегося в другом городе. Для доставки станка командированы экспедитор и водитель. Сумма расходов на командировочные нужды - 6000 руб. (в том числе водителю выделено 2750 руб. на бензин). При возвращении из командировки стоимость остатка топлива в баке машины - 155 руб.
В учете предприятия произведены записи:
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 50 "Касса"
8750 руб. (6000 + 2750)
выдано под отчет на командировку водителю и экспедитору;
Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
водитель отчитался за приобретенный бензин, ГСМ приняты к учету;
К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
4 200 000 руб.
отражена стоимость приобретенного станка;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
2595 руб. (2750 - 155)
стоимость топлива, израсходованного для доставки станка, включена в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
командировочные расходы, связанные с доставкой станка, включены в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 01 "Основные средства"
К-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
4 208 595 руб. (4 200 000 + 6000 + 2595)
станок введен в эксплуатацию.
Сумма фактических затрат на приобретение внеоборотных активов накапливается на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", который в момент ввода этих активов в эксплуатацию закрывается соответственно на счет 01 "Основные средства" и др.
Учет выбытия ГСМ, похищенных, испорченных, израсходованных на непроизводственные нужды. У бухгалтера, отражающего в учете выбытие ГСМ в связи с перечисленными причинами, должны быть в наличии следующие документы:
- заявление о краже в правоохранительные органы;
- акт, в котором указывались бы причина выбытия и характеристики выбывшего объекта;
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационная опись, сличительная ведомость, ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
- постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или уведомление о его приостановлении или прекращении.
Для отражения в учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Если конкретный виновник хищения найден, то сумма убытков относится на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (в разрезе аналитического учета по виновному лицу для ведения последующего учета расчетов по возмещению причиненного ущерба) (пример 3).
Пример 3 . На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб. В учете произведены записи:
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
выявлена недостача ГСМ;
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо.
В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива. Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации. При отсутствии согласия работника возместить ущерб данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что в этом перерасходе имеется вина работника.
Пример 4 . Сверхнормативный расход топлива водителем обошелся предприятию в сумму 617 руб. Работник не смог объяснить причину сверхнормативного расходования топлива и согласился компенсировать его стоимость.
В бухгалтерском учете были произведены следующие записи:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
отражена сумма сверхнормативного расхода ГСМ;
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
сумма сверхнормативного расхода топлива отнесена на водителя;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
сумма ущерба удержана из зарплаты водителя.
Расходование ГСМ на цели, не связанные с производственной деятельностью предприятия. В этом случае их стоимость не подлежит списанию в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.
Допустим, предприятие по просьбе дома-интерната для престарелых выделило строительные материалы для ремонта помещений. Для перевозки материалов было израсходовано топливо. В бухгалтерском учете стоимость выделенных материалов и истраченного топлива нужно отражать по дебету счета 91, в налоговом учете - в регистре расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль. Если по данному топливу имелся "входной" НДС, ранее отнесенный на вычет, его нужно восстановить. Сумма восстановленного налога отражается записью по дебету счета 91 и кредиту счета 68, субсчет "Расчеты по НДС".
Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли
Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.
Вообще, нормы естественной убыли - это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.
Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.
С 20 ноября 2009 г. действует Приказ Минэнерго России от 13.08.2009 N 364 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении". Данные Нормы являются предельными и применяются только в случае фактической недостачи (пример 5).
Пример 5 . Бухгалтер транспортного предприятия, постоянно имеющего на хранении (зачастую длительном) значительные запасы бензина, произвел расчет норм естественной убыли. Норма составила 4 л, которые он и списал. Однако данные инвентаризации показали, что количество топлива не менялось, а недостачи нет.
Действия бухгалтера не верны, так как нормы естественной убыли необходимо рассчитывать только при факте выявления недостачи.
Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах и зависит от: климатической зоны (Распределение территории по климатическим зонам для применения норм естественной убыли нефтепродуктов приведено в Приложении N 3 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периодов); группы нефтепродуктов (разделение на группы исходя из физико-химических свойств приведено в Приложениях N N 1 и 2 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); продолжительности хранения (первый месяц хранения, свыше одного месяца); типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты (наземные стальные, наземные стальные с понтоном, заглубленные), и их вместимости (пример 6).
Пример 6 . Инвентаризация, проведенная в июне, хранящихся в наземных стальных резервуарах емкостью до 1000 куб. м на предприятии (вторая климатическая зона) нефтепродуктов первой группы показала недостачу бензина автомобильного (первая группа нефтепродуктов) в количестве 6 литров на сумму 138 руб. В учете произведена запись:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
отражена стоимость недостающего ГСМ.
Начиная со второго месяца хранения в резервуаре хранилось 1,2 т бензина плотностью 0,76 кг/л.
Норма естественной убыли согласно Приказу Минэнерго России от 13.08.2009 N 364, исходя из имевшихся условий составила 0,288 кг на 1 т топлива и была равна 0,346 кг (0,288 кг/т x 1,2 т) или 0,455 л (0,346 кг: 0,76 кг/л).
Соответственно, недостача в размере 0,455 л - недостача в пределах норм естественной убыли, которая и была списана:
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
10,47 руб. (0,455 л x (138 руб. : 6 л))
стоимость недостающего ГСМ в пределах норм естественной убыли списана на себестоимость продукции.
Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
127,53 руб. (138 - 10,47)
сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на материально ответственное лицо.
Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ устанавливает, что для целей налогообложения к материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Таким образом, организация вправе включить в материальные расходы по налогу на прибыль убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах Норм естественной убыли, утвержденных Минэнерго России от 13.08.2009 N 364.
Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.Вообще, нормы естественной убыли — это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.С 20 ноября 2009 г.
Ведомость учета выдачи гсм
Внимание
Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами.
Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.
Бланкер.ру
Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности транспортных расходов (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену.
Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
Талоны должны быть заверены печатью предприятия.Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.Путевые листы.
Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций.
Ведомость учета выдачи дизельного топлива и бензина
Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее — Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами). Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования.
Учет расходования горюче-смазочных материалов (гсм)
Инфо
Если ГСМ нужны для иных целей Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).
Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.
Когда допустима повторная заправка Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую. Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия.
Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу.
Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов
Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении — уменьшается.
При этом масса ГСМ остается постоянной. Пример 1. На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах — 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).
Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ.
При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.
Важно
Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации.
Образец ведомости выдачи горюче смазочных материалов
НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете. Как выглядит и заполняется документ В бумаге имеется три части:
- Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
- Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.
Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько). Также в табличной части упомянуты талоны на получение.
Ведомость выдачи горюче смазочных материалов
На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб.
В учете произведены записи:Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»К-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,23 200 руб.выявлена недостача ГСМ;Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»23 200 руб.убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо. В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива.
Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации.
Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.
ФАЙЛЫ
Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.
Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.
Законные основания
Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.
На основании чего выдается топливо
Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.
Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.
Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.
Как выглядит и заполняется документ
В бумаге имеется три части:
- Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
- Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.
Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).
Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.
- Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.
Аналоги путевого листа
Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:
- для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
- для спецтехники – рапорты о работе;
- документы системы контроля пробега и т.д.
Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.
Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.
Электронный вид
Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.
В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.
Если ГСМ нужны для иных целей
Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).
Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.
Когда допустима повторная заправка
Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.
Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.
Налоговый учет
Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.
Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.
Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.
17. Отпуск ГСМ с нефтескладов предприятий в автоцистерны, заправочные агрегаты и агрегаты технического обслуживания производится через топливо- и маслораздаточные агрегаты. Стояки, топливо- и маслораздаточные агрегаты должны быть исправны и укомплектованы в соответствии с инструкцией по их эксплуатации.
18. Материально ответственные лица нефтескладов и пунктов заправки перед отпуском ГСМ в автоцистерны, топливозаправщики и механизированные заправочные агрегаты обязаны проверить отсутствие остатка ранее перевозимого продукта, исправность заземляющего устройства, наличие огнетушителя и другого пожарного инвентаря и оборудования.
Перед наливом ГСМ автоцистерны должны быть обязательно заземлены. При обнаружении в раздаточном устройстве и оборудовании дефектов и неисправностей отпуск этих материалов прекращается до полного устранения дефектов и неисправностей.
19. В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару ГСМ отпускаются только через топливо- или маслораздаточные агрегаты при строгом соблюдении правил безопасности. Производить указанную заправку способами, при которых возможны потери ГСМ и загрязнения окружающей среды, запрещается.
Расфасованные в мелкую тару масла и смазки отпускаются по массе, указанной на трафарете, с контрольным взвешиванием.
20. Материально ответственные лица, отпускающие ГСМ через раздаточные агрегаты, обязаны следить за исправностью и нормальной их работой, требовать от водителей транспортных средств, машин и механизмов соблюдения правил заправки и пожарной безопасности, ежедневно перед началом заправки проверять правильность показаний счетчиков путем контрольного измерения отпускаемых ГСМ по образцовым мерникам. Указанные горюче-смазочные материалы из мерника сливаются в баки транспортных средств, машин и механизмов.
21. Специфика количественного учета ГСМ заключается в том, что колебания температурного режима хранения ведут к изменению их плотности, а это влечет за собой изменение объема: при снижении температуры плотность увеличивается, а объем соответственно уменьшается, при увеличении температуры происходит обратный процесс, однако в обоих случаях масса продукта остается неизменной. Так как масса продукта (килограммы) при прочих равных условиях остается величиной постоянной, ее и используют в качестве учетной единицы для целей количественного учета. Материально ответственные лица отпускают моторное топливо в бензобаки водителей в литрах и, естественно, ведут оперативный учет в единицах объема. Для целей бухгалтерского учета объемные единицы (литры) переводятся расчетным путем в единицы массы (килограммы). Такой метод учета моторного топлива получил название объемно-массовый.
При выдаче топлива на заправочном пункте заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого им топлива. Отбор проб для определения плотности нефтепродукта производится в полном соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта. Организации должны имеющиеся у них измерительные приборы предъявить для проверки местным метрологическим службам в соответствии с РД-50-190-80 "Методические указания. Государственный надзор за состоянием измерений нефтепродуктов. Организация и порядок проведения".
22. Выдача водителям ГСМ производится с измерением выданного количества топлива - в единицах объема (литрах), смазок - в единицах массы (килограммах) при предъявлении водителем путевого листа или других документов, разрешающих получение. Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью выдачи топлива и масел.
Количество выданных нефтепродуктов записывается в Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (по форме согласно приложению N 1), в которой за полученные указанные материалы расписывается водитель (тракторист-машинист и т.д.), а в Путевых листах (учетных листах тракториста-машиниста) - расписывается материально ответственное лицо, отпустившее указанные материалы. Для путевых листов применяют типовые межотраслевые формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". К ним относят: "Путевой лист легкового автомобиля" (ф. N 3) , "Путевой лист специального автомобиля" (ф. N 3 - спец.) (ф. N 4-с) , "Путевой лист грузового автомобиля" (ф. N 4-п) , "Путевой лист автобуса" (ф. N 6) и др. Для учета работы сельскохозяйственных машин, механизмов используются отраслевые формы, утверждаемые организацией в установленном порядке в рамках их учетной политики.
23. Горюче-смазочные материалы для других производственных нужд (для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования) выдаются с нефтесклада на основании требований, по лимитно-заборным картам (типовые междуведомственные формы N М-10, М-8) или по накладным (внутрихозяйственного назначения) при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешать отпуск этих материалов. Выдача ГСМ по каким-либо другим документам (распискам, справкам, запискам и т.п.) запрещается.
24. Заправка и дозаправка трансмиссионными маслами и смазками производится при проведении технического обслуживания и ремонта, поэтому выдача трансмиссионных масел и консистентных смазок на отдельные автомобили, тракторы, сельскохозяйственные машины и механизмы, как правило, не производится. Выдача смазочных материалов для технического обслуживания и ремонта подвижного состава автотранспорта, сельскохозяйственных машин, механизмов и технологического оборудования производится со склада ГСМ на основании накладных (внутрихозяйственного назначения), требований установленной формы при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешения на отпуск этих материалов.
Приобретение и списание ГСМ должно быть задокументировано письменным способом с помощью актов. Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Содержание парка транспортных средств подразумевает определенные расходы предприятия. К ним относятся: ремонт, заправка, оплата труда водителей, мастерской. ГСМ занимают отдельную строку бухгалтерской отчетности и подлежат четкой фиксации. Приобретение и списание ГСМ должно быть задокументировано письменным способом, с помощью различных сопроводительных документов, в том числе актов. Образец акта на списание ГСМ можно скачать бесплатно по прямой ссылке на просматриваемой странице.
Списание каждого грамма ГСМ должно подтверждаться бумажными носителями информации. Списание ГСМ в произвольном порядке недопустимо. Расчеты, связанные с горюче-смазочными материалами, влияют на баланс предприятия, налогообложение, иные государственные выплаты. Расход топлива устанавливается учреждением исходя из средних показателей, предоставляемых самими водителями, а также специальными устройствами (GPS, ГЛОНАС и т.д.). В конце отчетного периода данные обрабатываются и средние показатели корректируются.
Обязательные пункты акта на списание ГСМ
:- Технические характеристики и индивидуальные опознавательные знаки транспортного средства;
- ФИО водителя;
- Указание календарного периода, за который происходит списание ГСМ;
- Наименование горюче-смазочных материалов и их количество;
- Другие информационные данные, по усмотрению участников.
- Подпись, расшифровка составителя и членов рассматривающей комиссии.
