О чем пойдет речь: в очередной раз финансисты внесли изменения в порядок ведения кассовых операциях. Теперь для выдачи наличных денег под отчет не требуется погашение задолженности по ранее полученной подотчетной сумме, кроме того оформить приходные и расходные кассовые операции можно в электронном виде с использованием электронной подписи, а также скорректированы некоторые действия кассиров. Подробнее рассмотрим в статье.
Для чего нужны были изменения
В связи с введением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн - касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях чиновники ввели новшества в обработке приходных и расходных документов. Таким образом, приход и расход средств будет сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными по окончанию рабочего дня. Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде. Введенные изменения уже действуют с 19 августа 2017 г.Совет! В связи с введением новшеств в порядке ведения кассовых операций пропишите новые правила в положении о кассовых операциях.
Как теперь оформить приходный ордер
Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:- сам приходный кассовый ордер;
- отрывная часть - квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).
Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать квитанцию и сам ордер по-прежнему не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного приходного ордера выдавайте, как и прежде, на руки.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном приходном ордере, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет приходный ордер главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для его переоформления на фактически вносимую сумму денег.
При оформлении расходных ордеров в электронном виде теперь можно проставить в нем электронную подпись в получении денег.
Кто теперь может формировать кассовую книгу
Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации.Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Теперь чиновниками снято ограничение о том, что записи в кассовую книгу может вносить только кассир. С 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру.
Совет! Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет весте не кассир, а другой работник, то соответствующие обязанности должны быть внесены в его должностную инструкцию.
Можно ли выдать деньги без заявления
До 19 августа 2017 года для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник писал заявление. Теперь организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма - произвольная. Но в приказе должны быть записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата (пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).То есть с 19 августа 2017 года после получения заявления работника или приказа руководителя о выдаче денег в подотчет бухгалтер формирует расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы (форма № КО-2 в одном экземпляре).
В подотчет можно выдать при наличии задолженности
До 19 августа нельзя было выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. Был штраф до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).Но теперь компании и ИП могут выдавать сотруднику новую сумму под отчет без подобного ограничения.
С 19 августа 2017 утратил силу абзац 3 подпункта 6.3 Указания № 3210-У. Тем самым отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Срок возврата сумм подотчета никто не отменял. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги. Этот срок никто не отменял.
Напомню, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании - не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).
Противоречие между законами
Как указывалось выше, чтобы выдать деньги под отчет, не обязательно требовать от сотрудника заявление и отчет по предыдущему авансу, если закончился его срок. Но в соответствии с Инструкции № 157н по бухгалтерскому учету подотчет выдают по распоряжению руководителя и заявлению сотрудника. Также подотчетник должен отчитаться в срок по ранее полученным суммам. Как же поступить, чтобы избежать претензий контролеров? Закрепите в положении о расчетах с подотчетными лицами такие положения два пункта:Во-первых, выдавать деньги по заявлению сотрудника с визой руководителя «Выдать в подотчет».
Во-вторых, выдавать новый подотчет сотруднику, только если за ним не числится задолженность по предыдущему авансу, по которому наступил срок предоставления авансового отчета.
Кроме того, направьте запрос о разъяснении порядка ведения выдачи денег в подотчет в связи со сложившейся ситуацией вышестоящий орган (учредителю). После поступления ответа ведите кассовые операции согласно разъяснению.
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.
Новые правила подотчета:
- получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:
- Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
- Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
- Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
- Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Если работник потратил свои деньги
Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.
Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.
19 августа вступили в силу изменения кассового порядка. Сейчас проще выдавать сотрудникам деньги под отчет и отправлять работников в командировки. В статье мы подробно расскажем обо всех изменениях и приведем образцы заполнения документов.
Как работать с подочтетными без заявлений
До 19 августа, чтобы получить деньги под отчет, сотрудники должны были писать заявление. Потом его заверял руководитель и только после этого сотрудник получал деньги наличными в кассе или их переводили на карту. Порой это занимало много времени. Нововведение облегчает работу бухгалтерии. Теперь не надо требовать от сотрудников заявление, проверять их и возвращать для исправления ошибок.
Сейчас деньги можно выдавать по «распорядительному документу». Им может быть приказ руководителя, распоряжение и т.д. Унифицированной формы нет, компания должна разработать ее самостоятельно (письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642).
В распорядительном документе обязательно должны быть Ф. И. О. подотчетного сотрудника, сумма денег, подпись руководителя и дата. Кроме того, у каждого документа должен быть регистрационный номер.
По сути, распорядительный документ – это не заявление. Поэтому сотруднику необязательно ставить на нем визу. Но с другой стороны подпись работника будет означать, что он ознакомлен со сроком, на который получил деньги. Поэтому стоит требовать от подотчетников, чтобы они расписывались в документе.
В распоряжении запишите, на какие цели сотрудники получают средства. Это подтвердит, что деньги сотрудники получили на траты для компании, а не для собственных нужд. Укажите также, на какой срок сотрудники получают деньги (рабочие или календарные дни). Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).
Мы учли все требования законодательства и разработали образец распорядительного документа
Иногда требуется выдать деньги сразу нескольким сотрудникам. Необязательно каждый раз оформить отдельное распоряжение или приказ – достаточно в одном документе перечислить всех сотрудников, которые получат деньги.
Выдача новых авансов должникам
Как было сказано выше, еще одно нововведение – компания вправе выдавать новый подотчет, если сотрудник не отчитался по старому долгу. Это правило несколько рискованно для компаний. Бухгалтерии потребуется отслеживать, сколько долгов у сотрудника, напоминать отчитаться за полученные деньги.
Переход на новые правила выдачи подотчетных сумм в 2017 году
Компании не обязательно менять правила выдачи денег. Она вправе продолжать требовать от сотрудника заявление и выдать деньги, если работник отчитался по старому долгу.
Можно сочетать новые правила с прежними. Например, выдавать деньги без заявлений. Но только тем сотрудникам, у которых нет долгов по подотчету. Другой вариант – ограничить сумму долга, при которой возможно получить средства еще раз. Порядок выдачи денежных средств под отчет пропишите в положении о подотчетных.
Ответы на сложные вопросы по порядку выдачи денег в подотчет в 2017 году по новым правилам.
С 19 августа 2017 года вступили в силу новые поправки в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У. Перед тем, как перейти к описанию новых правил работы, давайте рассмотрим самые волнующие вопросы, которые нам задают бухгалтеры:
1) Нужно ли применять онлайн-кассу при выдаче денег в подотчет? Нет, не нужно. Посмотрите наши объяснения по данному вопросу, пожалуйста, в статье .
2) Надо ли писать заявление работнику, чтобы получить деньги в подотчет? Нет, это теперь не обязательно. Но работодатель вправе предусмотреть в своей работе правило составления такого заявления (если компании так будет удобнее). Но обязанность такая теперь отсутствует.
3) Надо ли пробивать чек в онлайн кассе, когда работник возвращает остаток неиспользованной подотчетной суммы? Нет, этого делать не надо. Чек ККТ при возврате подотчетной суммы в кассу предприятия не пробивается. Напомним, что подотчетные средства, возврат их – это не выручка организации или ИП, это возврат денег, которые ранее были выданы в подотчет.
Давайте посмотрим, на что следует теперь обратить внимание в работе:
Правила, касающиеся выдачи денежных средств в подотчет:
1) Если ранее работник, чтобы взять денежные средства в подотчет, обязан был написать заявление на имя руководителя работодателя, то новые поправки отменили такое обязательство. Заявление на выдачу денег в подотчет стало необязательным. Выдавать денежные средства в подотчет (например, если ваш сотрудник собирается уехать в командировку) можно только на основании приказа или иного локального акта. Работодатель вправе оставить «старые» правила относительно заявления, но это уже не обязанность.
2) Если ранее нельзя было выдавать денежные средства в подотчет, пока работник не отчитается по ранее полученным суммам, то сейчас такое правило отменили. Работник вправе взять в подотчет вторую сумму, даже если он не успел отчитаться по первой полученной подотчетной сумме.
Правила, касающиеся выписки и оформления приходных и расходных кассовых ордеров:
3) Если сейчас мы привыкли к «бумажным» приходным и расходным ордерам, то «приходник» можно оформить в электронной форме. Ранее при внесении денег в кассу, сотрудник получал на руки квитанцию к приходному ордеру, как подтверждение факта внесения суммы в кассу. А сейчас, при выписке электронного кассового документа, квитанцию к приходному кассовому ордеру можно будет направить на адрес электронной почты того человека, который вносит деньги в кассу.
4) Кассовую книгу (речь идет не о журнале кассира-операциониста, а о кассовой книге бухгалтерской) теперь может вести любое уполномоченное на это лицо. Ранее записи в кассовую книгу мог вносить только кассир.
5) Подписи на приходных и расходных кассовых ордерах «живые» ставят на бумажных документах. Если кассовые документы выписаны в электронной форме, то подпись, на такого рода, приходных и расходных ордерах будет стоять уже электронная.
6) Приходные и расходные документы можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций (на основании фискальных данных). Напомним, что ранее приходные и расходные ордеры должны были составляться «по факту», то есть сразу при совершении той или иной операции.
Приглашаем , чтобы было легче определиться с тем, какие правила были введены в действие.
Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?
Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.
Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.
Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.
Сумма, которую можно выдать подотчет
Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.
В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.
Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:
«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».
Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.
Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.
Выдача под отчет: новый порядок
Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.
В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.
Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.
Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.
Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.
Выдача подотчет наличными: образец заявления
Образец заявления на выдачу подотчет наличными
Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).
Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).
Выдачу подотчет на карту: образец заявления
Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.
Образец заявления на перечисление подотчет на карту
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).
Образец заявления о возмещении служебных расходов
Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности
Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).
Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).
Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.
За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.
Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.
Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.
Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.
Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.
Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.
Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.
В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.
Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).
Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.
Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.
Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
